1. Introducere

EVIDENŢA ŞI ORGANIZAREA COLECŢIILOR DE DOCUMENTE

1. Introducere

Prin definiţie, biblioteca reprezintă "orice colecţie organizata de cărţi si seriale, tipărite sau orice alte documente grafice si audiovizuale, disponibile pentru împrumut sau lectura în sală."[1], dar si un"Organism sau parte a unui organism a cărui principala menire este de a conserva o colecţie si de a facilita, gratie serviciilor oferite de personal, folosirea documentelor răspunzând nevoilor de informare, de cercetare, de educaţie sau de loisir ale utilizatorilor"[2].

Ea a cunoscut o dezvoltare fără precedent de la primele biblioteci, arhivele regale sau sacerdotale din Egiptul antic, până la biblioteca moderna.

Descoperirile arheologice si izvoarele scrise au scos la iveala biblioteci ale trecutului, la Memphis - formata din manuscrise cu caractere samaritene si pietre gravate, in Mesopotamia, la Assur, Nippur, Uruk, Ninive - biblioteca regelui asirian Assurbanipal (668 - 662 i.Hr.), biblioteci formate din tăbliţe de lut.

Cea mai mare biblioteca a antichităţii - biblioteca de la Alexandria, care număra 700 000 de volume (tăbliţe, papirusuri, pergamente)[3] - nu a fost numai o clădire care adăpostea numeroase lucrări, ci si o biblioteca organizata.

Manuscrisele erau ordonate in funcţie de limba: greaca, egipteana, babiloniana, ebraica, indiana etc. Poetul grec Calimach - menţionat, în istoria domeniului, pentru perioada antichităţii ca bibliotecar reprezentativ - a întocmit catalogul bibliotecii, care ţinea loc şi de catalog şi de registru inventar, menţionând ca marea biblioteca poseda peste 550 de tragedii si peste 1500 de comedii. Lucrările erau consemnate in catalog după autor, iar fiecare carte era individualizata după primul cuvânt, deoarece majoritatea lucrărilor nu aveau titlu.

Catalogul întocmit de Calimach poate fi considerat ca fiind ilustrativ pentru debutul evidentei colecţiilor unei biblioteci.

În România, bibliotecile au luat fiinţa odată cu mânăstirile. Până în sec. al XIII - lea, cărţile se păstrau în dulapuri închise (armarium), însă nu beneficiau de nicio organizare. Abia din sec. al XIV - lea, mânăstirile mai înstărite aveau săli speciale pentru bibliotecă, iar la fiecare fereastră se afla câte un pupitru, cărţile fiind, uneori, fixate de pupitru cu lanţuri solide (cărţi înlănţuite - libri câtenati)[4].

În ceea priveşte Evidenţa cărţilor, acesta era consemnată în catagrafiile mânăstirilor.

Aşadar, Evidenţa colecţiilor a fost realizata, la început, prin registrul inventar care era acelaşi cu catalogul - distincţia dintre cele două realizându-se abia la începutul sec. al XIX-lea.

Sistemul unic de Evidenţa, introdus in bibliotecile din tara noastră prin HCM nr. 1542/1951 si aplicat pe baza unor Instrucţiuni pentru păstrarea, securitatea şi igiena fondurilor bibliotecii din 1955 a reprezentat o corelare biblioteconomica a evidentei individuale, reprezentata in mod tradiţional de registrul inventar, cu o nouă formulă de Evidenţă primară şi globală, consemnată în Registrul de mişcare a fondurilor (RMF).

Evidenţa de bibliotecă desemnează totalitatea operaţiunilor de înregistrare a datelor cantitative (numărul de documente) şi valorice (preţul tuturor documentelor deţinute de biblioteca) - globale (părţi de, seturi, loturi, ploturi pe provenienţe) şi individuale (unitate cu unitate, volum cu volum) - referitoare la mărimea, componenta si dinamica colecţiei. Prin ea sunt avute în vedere  şi următoarele aspecte:

"  -   păstrarea, identificarea si gestionarea corecta a documentelor;

-        cunoaşterea, în orice moment - global si pe tipuri de documente - a volumului si valorii fondului de publicaţii;

-        urmărirea ritmicităţii intrărilor în biblioteca - pe provenienţe - şi a ieşirilor - pe cauze;

-        obţinerea de  date necesare politicii de  completare  si  dezvoltare a colecţiilor  şi  pentru statisticile  interne  sau  cele  departamentale  si naţionale;

-        facilitatea verificărilor gestionare periodice"[5].

Realizându-se în conformitate cu reglementările pe plan naţional, pentru  Evidenţa de biblioteca se folosesc numai instrumente tipizate, aprobate potrivit legii, iar  înscrierea datelor în instrumentele de Evidenţa trebuie să fie clară, exactă şi corectă din punct de vedere biblioteconomic şi financiar.

2. I. Etapele procesului de Evidenţa pentru toate tipurile de documente

Orice document reprezintă o "informaţie înregistrata care poate fi tratată ca o unitate într-un proces documentar, indiferent de caracteristicile si forma ei fizica"[6], dar şi  "ansamblul unui suport de informaţii, a datelor existente pe acel suport şi a semnificaţiei lor."[7]

În vederea păstrării lor ca valori materiale ale culturii, a organizării şi circulaţiei lor în rândurile cititorilor, documentele oricarei biblioteci sunt supuse unei serii de operatii.[8]

O menţiune relevantă pentru modalitatea de intrare a documentelor în colecţia bibliotecilor şcolare apare în 1898 în primul regulament al bibliotecilor (Regulamentul bibliotecilor populare), întocmit de D. Constantinescu, modificat de C. Meissner si aprobat de Spiru Haret şi de Consiliul de Miniştri. Acesta prevedea in art. 4 ca "Imediat ce o carte intră în bibliotecă, trebuie trecută în catalogul bibliotecii, care face parte din inventarul şcolii. Cartea va purta stampila şi semnătura directorului şcolii. Pe muchia cărţii se va lipi o etichetă care va avea numărul de ordine al cărţii din catalog şi numărul volumelor (în cazul în care cartea are mai multe volume)"[9].

Procesul de Evidenţa implică anumite etape:

I.  etapele preliminare:

a)        primirea documentelor,        

b)     stampilarea documentelor;

II.    înregistrarea documentelor.

1. 
   a)   Primirea documentelor
   

Indiferent de tipul lor - cărţi, periodice, hărţi, albume, CD-ROM-uri, DVD-ROM - uri etc. -, documentele intrate in biblioteca reprezintă o valoare materiala si culturala. Prin urmare, acestea sunt luate in Evidenţa, constituindu-se, in urma înregistrării lor, in unităţi de Evidenţa.

Conform Normelor metodologice - publicate în M.O. al României, Partea I, Nr. 387/18.VIII.2000 - documentele intrate in biblioteca sunt insotite întotdeauna de acte, astfel:

"Art.10 (2) Intrarea în gestiune a colecţiilor de documente impune efectuarea următoarelor operaţiuni:

a) dacă documentele intra cu acte însoţitoare de provenienţa (facturi, procese - verbale de donaţie, acte de transfer etc.), se confrunta datele înscrise în acte cu existentul, se verifica / se stabileşte preţul pentru fiecare bun, precum şi adiţionarea corecta a actului; orice nepotrivire între actele însoţitoare si situaţia existenta a bunurilor se specifica intr-un proces - verbal.

b) dacă documentele intră fără acte însoţitoare, se întocmesc acte de intrare, stabilindu-se numărul lor, preţul / exemplar şi totalul, starea fizica potrivit hotărârii comisiei de evaluare care funcţionează în cadrul bibliotecii;

c) dacă documentele provin din cercetări şi activităţi proprii ale bibliotecilor (cercetări bibliografice şi documentare, culegeri tematice, editări, etc.), se întocmesc acte de intrare ca şi în cazul prevăzut la lit. b.)"[10] 

La primirea documentelor în bibliotecă, prima etapa o reprezintă confirmarea legalităţii actelor. După verificarea integrităţii coletelor, se urmăreşte, pe baza actului însoţitor, concordanta intre act si stocul de documente, în privinţa autorului, titlului, numărului de exemplare si a valorii; apoi se constata integritatea fizica si a valorii documentare şi ştiinţifice a documentelor.

Inadvertentele numerice, valorice sau de conţinut între act şi stocul de documente precum şi existenţa unor volume deteriorate sau cu defecte tipografice sunt semnalate, în scopul remedierii, prin întocmirea unui proces - verbal în două exemplare. Primul exemplar se înaintează instituţiei ce a emis actul, împreună cu volumele ce fac obiectul reclamaţiei, cu o adresa prin care se cere înlocuirea exemplarelor defecte, prin trimiterea exemplarelor care lipsesc sau au fost trimise greşit, iar cel de-al doilea exemplar al procesului - verbal rămâne în bibliotecă, drept act justificativ.

În cazul publicaţiilor periodice, în urma realizării evidentei preliminare - care se efectuează prin verificarea ritmicităţii intrărilor, numerelor, numărului de exemplare, titlului, valorii -, după constatarea inadvertentelor sau a lipsei unor numere, acest fapt este sesizat organelor care le-au difuzat.

Dacă documentele ce urmează a fi preluate de biblioteca nu sunt însoţite de acte, cum este cazul donaţiilor, se va completa pe loc, in dublu exemplar un formular "Act de primire nr. " (cod 19 - 1 - 4) , in care se specifica numele si adresa celui de la care provin cărţile, cantitatea si valoarea, după care, în rubricaţia următoare, sunt trecute datele cerute pentru fiecare titlu. Continuarea listei se face pe borderouri.

Borderoul reprezintă "un act contabil destinat a înregistra şi a însoţi documentele care intră şi ies din gestiunea unei biblioteci". Borderoul de însoţire a documentelor in circuitul prelucrării este borderoul "care serveşte la Evidenţa, titlu cu titlu, a exemplarelor de semnal sau de depozit legal primite de la edituri sau întreprinderi tipografice, însoţeşte documentele in circuitul prelucrării, iar după finalizarea prelucrării serveşte la comanda pentru fisele tipărite. Are formatul standard naţional A3 si codul 19-1-5"[11]

2. 
   b) Stampilarea documentelor
   

Tuturor documentelor luate in primire de biblioteca li se aplica o stampila - dreptunghiulara sau ovala - care atesta intrarea lor in proprietatea bibliotecii. In textul ştampilei este precizata denumirea exacta a bibliotecii si este prevăzut un spaţiu destinat completării numărului de inventar.

Potrivit primului regulament de biblioteca din tara noastră, HCM. Nr. 1542/1951, stampila era aplicata, la cărţi, broşuri si reviste, pe foaia de titlu, in mijlocul spaţiului alb dintre datele de apariţie si titlu; pe ultima pagina imprimata, imediat după text. La cărţile care au peste 100 de pagini,stampila se aplica si din 100 in 100 de pagini, in coltul din dreapta, deasupra textului, pe o pagina stabilita de fiecare biblioteca. Foile pliante, hărţile, schemele, ilustraţiile, reproducerile etc. se stampilează fiecare în parte, pe verso, în mijloc. Sub stampila se înscrie numărul de inventar. Pe ziare stampila se aplica pe prima pagina a fiecărui număr, la mijlocul marginii albe de jos.[12]

În conformitate cu noile uzanţe, stampila se aplica pe verso-ul paginii de titlu, pe pagina secreta, aleasa de fiecare biblioteca, in mijlocul câmpului alb de jos si, pornind de la aceasta, din o suta in o suta de pagini. Stampila se mai imprima sub ultimul rând din text, pe filele pliante nepaginate, pe verso-ul ilustraţiilor (hărţi, diagrame, scheme), pentru securizarea acestora=.[13]

Serialele care depăşesc 48 de pagini se stampilează si pe ultima pagina de text. Manuscrisele sub forma de codici se stampilează la fel ca tipăriturile, iar cele volante se stampilează exemplar cu exemplar. Foile volante se stampilează unitate cu unitate.

3. 
   II   Înregistrarea documentelor
   

După etapele preliminare - de primire şi de stampilare a documentelor -, urmează cea mai importanta etapă, cea a înregistrării documentelor în Registrul de mişcare a fondurilor (RMF) si in Registrul inventar (RI).

Registrul inventar este cel mai vechi instrument de lucru intr-o biblioteca. Conform Normelor metodologice[14], "fiecărui document de biblioteca înscris în registrul de evidenţă individuală îi revine un număr de identificare unic. Acelaşi număr este înscris şi pe documentul în cauză, direct sau prin aplicarea unor etichete, inclusiv cod de bare, în funcţie de natura suportului pe care este imprimata informaţia. Documentele se marchează cu stampila bibliotecii în gestiunea căreia se afla. Fiecare document de biblioteca, purtător al unui număr de identificare, constituie o unitate de evidenţă sau un volum'.

Unitatea de evidenţă a fondului bibliotecii este volumul de bibliotecă, fiecare exemplar de carte sau de broşură este considerat pentru evidenţă ca un volum. În cazul titlurilor care au în componenţa mai multe volume - exemplu: Fraţii Jderi, Răscoala, Cel mai iubit dintre pământeni - unitatea de evidenţă (volumul de bibliotecă) - este reprezentată de fiecare volum din suită.

Pentru publicaţiile seriale, volumul de biblioteca se stabileşte în funcţie de periodicitatea şi de numărul de pagini al fiecărui titlu (volumul lor): cele care apar în mod frecvent în numere separate cu peste 48 de pagini reprezintă, fiecare, câte o unitate de evidenţă; în acelaşi mod se procedează şi în privinţa colecţiilor anuale ale publicaţiilor periodice lunare şi trimestriale, a colecţiilor semestriale ale periodicelor bilunare si săptămânale, dar şi în cazul colecţiilor trimestriale ale cotidienelor şi ale altor publicaţii cu o periodicitate mai mică de o săptămână.