Xizmat ma’lumotnomasi muassasa faoliyatiga doir voqea-hodisalarni rasmiy ravishda aks ettiradi va tasdiqlaydi, axboriy xususiyatga ega bo‘lgan xilma-xil ma’lumotlarni o‘z ichiga oladi. Zarur hollarda esa raqamli jadvallar ko‘rinishida tayyorlanadi. Bu turdagi ma’lumotnomalar tashkilotning ma’lim bir vaqt oralig’ida bajargan ishlari, amalga oshirgan tadbirlar, ko‘rgan choralari yuzasidan bo‘ladi. Shuningdek, taqdim etilayotgan ma’lumotlar ishlab chiqarish va moliyaviy faoliyat, xodim(shtat)lar soni, topshiriqlarning bajarilishi, madanaiy yoki moliyaviy qiymatga ega boyliklarning saqlanishi, mehnat intizomining ahvoli haqida va boshqa xilma-xil masalalar to‘g’risida tayyorlanadi.
Xizmat ma’lumotnomasi o‘z navbatida ikkiga bo‘linadi: a) ichki xizmat va b) tashqi xizmat ma’lumotnomasi.
Ichki xizmat ma’lumotnomasi tashkilot ichki ishlari, xo‘jalik faoliyati, biror takbiy bo‘linma yoki ayrim xodimning ishi, faoliyati haqida tayyorlanib, shu tashkilot rahbari yoki yo‘qori organi(sessiya, kengash, yig’lish, qurultoy)ga yo‘llanadi. Bunday ma’lumotlar bevosita tuzuvchi tomonidan imzolanadi. U rasmiy blankalarga kompyuterda, yoki oddiy oq qog’ozga qo‘lda ham yozilishi mumkin. Tuzuvchi bo‘lim boshlig’I, kadrlar bo‘yicha xodim, ish yurituvchi, oddiy xodim, jamoat tashkiloti rahbari kabilar bo‘lishi mumkin.
Tashqi xizmat ma’lumotnomasi – muayyan muassasa nomidan yuqori idora yoki mansabdor shaxsga, ularning ko‘rsatmasiga binoan tayyorlanib jo‘natiladi. Bunda esa rasmiy ish qog’ozi(blanka)ga yoziladi va tashkilot rahbari tomonidan imzolanadi.
Har qanday xizmat ma’lumotnomasi boshqa biron-bir hujjatni guvohlantirish yoki muayyan qaror qabul qilish uchun asos bo‘ladi. Ma’lumotnomaga imzolangan va yo‘llangan kuni sanasi qo‘yiladi. Chunki har bir tashqi ma’lumotnoma rasmiy xat sifatida jo‘natma hujjatlar daftariga qayd etilishi shart.
Rasmiy xizmat ma’lumotnomasida bosma ish qog’ozidagi yozuvlardan tashqari, yana quyidagi zaruriy qismlar bo‘ladi:
Hujjat jo‘natiladigan yuqori idora yoki mansabdor shaxsning nomi (bosma ish qog’ozining yarmidan o‘ng tomonga qarab yoziladi).
Hujjat nomi(ma’lumotnoma).
Sarlavha (xat boshidan yoziladi).
Asosiy matn.
Mansabdor shaxs (tuzuvchi yoki tashkilot rahbari)imzosi.
Moliyaviy masalalarni aks ettiruvchi rasmiy ma’lumotnomalarda bosh hisobchining imzosi bo‘ladi.
