Kiruvchi hujjatlar- bu turli xil aloqa kanallari orqali tashqi tomondan tashkilotga kiradigan hujjatlar.
Chiquvchi hujjatlar- bu tashkilot ichida ishlab chiqilgan va uning tashqarisida quyi boshqaruv organlariga (quyi mansabdor shaxslar, muassasalar va tashkilotlar) yoki yuqori hokimiyat (rahbar xodimlar) ning yozma ko'rsatmalarini (rahbarlik hujjatlarini) bajarish uchun yuboriladigan hujjatlar.
Tashkilotning chiqish hujjatlari bilan ishlashning umumiy tashkil etilishi quyidagicha:
Elektron hujjat aylanish tizimlari
Elektron hujjat aylanishi tizimi (EDMS) EDMS (Elektron hujjat aylanish tizimlari) va EMC (Enterprise Content Management) - bu butun umr davomida axborot hujjatlari bilan ishlashni (yaratish, o'zgartirish, saqlash, izlash, tasniflash va boshqalar) avtomatlashtirish tizimi, shuningdek, xodimlar o'rtasidagi o'zaro ta'sir jarayonlaridir. Shu bilan birga, hujjatlar deganda, avvalo, tuzilmagan elektron hujjatlar (Word, Excel fayllari va boshqalar) tushuniladi. Qoida tariqasida, EHM hujjatlarning elektron arxivini va ish jarayonlarini avtomatlashtirish va ish yuritishning funktsional imkoniyatlarini o'z ichiga oladi.
Hozirgi kunda juda ko'p sonli elektron hujjat aylanish tizimlari mavjud. Bunday holda, "ish oqimi" va "ish yuritish" atamalarini farqlash kerak. Ish yuritish - Bu ofis amaliyotida hujjatlar bilan ishlash qoidalari rasmiy to'plamiga murojaat qilish uchun ishlatiladigan atama. Ofis ishlarining zarur qoidalariga moslashtirilishi mumkin bo'lgan hujjat aylanish tizimlari mavjud. Ammo dastlab ushbu qoidalarni qo'llab-quvvatlashga qaratilgan va shu ma'noda hujjatlarni boshqarish tizimlari deb ataladigan umumiy funktsiyalar mavjud bo'lmagan tizimlar mavjud.
Elektron hujjat aylanishi tizimlarining tasnifi:
1.Umumjahon "quti" EDMS:
• standart xususiyatlar to'plami;
• ma'lum bir tashkilotning ehtiyojlarini to'liq qondirishning mumkin emasligi;
• sotib olish va o'rnatish uchun kam vaqt sarf-xarajatlari;
• nisbatan arzon narx;
• har bir amalga oshirilayotgan ish joyi uchun litsenziya olish zaruriyati.
2.Shaxsiy ishlab chiqilgan ERI:
• eng moslashtirilgan tizim;
• vaqt sarflash;
• rivojlanishning yuqori qiymati;
• tegishli xarajatlar: xodimlarni o'qitish, yangi uskunalar va dasturiy ta'minot sotib olish xarajatlari.
3.Birlashtirilgan EDMS:
• zarur qo'shimcha modullar ishlab chiqiladigan bazaviy platforma;
• korxona ehtiyojlariga to'liq mos kelishi;
• ishlab chiqish va amalga oshirish uchun kichik vaqt xarajatlari;
• narx quyidagilarni o'z ichiga oladi: buyurtmaning murakkabligiga qarab tayanch platformaning narxi va individual tozalash narxi;
• mahsulotga bo'lgan huquqlarni mijozga topshirish;
• rivojlanish va foydalanish qulayligi;
• to'liq ruslashtirish;
• qulay interfeys;
• mavjud ofis ilovalari bilan o'zaro aloqa.
Dostları ilə paylaş: |
