Academia de Studii Economice din Moldova

? Probleme supuse discuţiei

1. 
   Ce deosebire este între scrisoarea de referinţă şi cea de recomandare?
   
2. 
   De ce reguli trebuie să se ţină cont la întocmirea scrisorilor de referinţă şi de recomandare?
   
3. 
   Sunteţi nevoit să concediaţi pe cineva din motive de reducere a personalului. Ce informaţii trebuie să indicaţi, obligatoriu, într-o scrisoare de referinţă?
   
4. 
   Faceţi o scrisoare de recomandare pentru o persoană care solicită unei bănci un credit. Ce trebuie să se menţioneze în această scrisoare?
   

Exerciţii şi studii de caz

1. 
   Redactaţi o reclamaţie favorabilă pentru funcţia de şef al serviciului Formare profesională, conducându-vă de informaţiile:
   

• 
  îl cunoaşteţi de 8 ani;
  
• 
  a lucrat şef serviciu 7 ani;
  
• 
  a realizat următoarele …;
  
• 
  caracteristici de caracter;
  
• 
  calităţi deosebite.
  

2. Redactaţi o referinţă nefavorabilă motivând-o cu următoarele:

• 
  caracteristici negative de caracter (nervozitate pronunţată);
  
• 
  integrare incorectă în echipa de lucru;
  
• 
  abandonare a serviciului fără îndeplinirea angajamentelor.
  

3. 
   Sunteţi şeful echipei de merceologi dintr-o firmă. Redactaţi pentru colegul dumneavoastră, pe care-l cunoaşteţi bine, o recomandare pentru funcţia de marketolog la o altă firmă evidenţiindu-i aptitudinile şi abilităţi profesionale.
   

3. 
   Redactaţi o scrisoare de recomandare unei persoane care a fost demisionată din motive de reducere a personalului.
   

3. 
   Redactaţi o recomandare pentru o persoană care doreşte să obţină un credit de la o bancă din Republica Moldova.
   

3. 
   Redactaţi o referinţă şi o recomandare favorabilă ca răspuns la următoarea scrisoare:
   

„Stimate domnule Marin DINU,

Trebuie să vă informăm că cererea şi Curriculum-ul Dumneavoastră pentru funcţia de şef al Serviciului relaţii externe ne-au interesat mult.

Am dori însă ca, până la data de …, să ne prezentaţi o referinţă sau o recomandare din partea managerilor dumneavoastră, care ar fi o reflectare a calificării dumneavoastră de o terţă persoană, ceea ce ne-ar ajuta să ne determinăm într-un mod cât mai obiectiv la selectarea candidaţilor.

Aceasta vine din motivul că numărul candidaţilor este neobişnuit de mare şi, prin urmare, n-am vrea să comitem o greşeală în alegerea celei mai competente candidaturi.
Vă mulţumim că ne-aţi contactat şi aşteptăm scrisoarea Dumneavoastră.
Cu mult respect, ”

Capitolul XVIII
Scrisoarea de prezentare
❏ 18.1. Reguli generale privind redactarea scrisorii de prezentare (motivaţie)

Scrisoarea de prezentare, numită şi scrisoare de motivaţie, este un element decisiv în vederea selectării unui candidat la un post. Cu alte cuvinte, ea trebuie să însoţească obligatoriu C.V.-ul. Scrisoarea de prezentare precedă C.V.-ul, îl anunţă, constituind primul contact al candidatului cu persoana care selecţionează candidaţii. Cei care angajează, citind o scrisoare banală sau confuză, sunt tentaţi să întrerupă lectura şi să treacă la candidatul următor. De aceea, ca şi C.V.-ul, motivaţia trebuie să se conformeze unor reguli de prezentare şi de stil:

• 
  Scrisoarea poate fi dactilografiată, dar şi manuscrisă, astfel putând constitui şi obiectul unei analize grafologice (dacă unitatea dispune de experţi în grafologie);
  
• 
  Trebuie folosită hârtie de cea mai bună calitate de format 21x27 cm, fără linii sau caroiaje;
  
• 
  Nu se expediază niciodată o fotocopie imprimată sau o scrisoare-tip. Dacă există mai mulţi destinatari, conţinutul scrisorilor e bine să fie diferit, conform stilului întreprinderii sau anunţului;
  
• 
  Textul scrisorii se structurează în trei paragrafe plasate pe o singură pagină, respectându-se astfel forma estetică de redactare a scrisorii de afaceri;
  
• 
  Prezentarea numelui şi adresei trebuie să fie impecabile: în stânga, sus, se plasează prenumele, numele, adresa şi numărul de telefon. În dreapta, ceva mai jos – data;
  

• 
  Scrisoarea de motivaţie este adresată unei persoane fizice, şi nu juridice sau, cu atât mai mult, unei funcţii. De aceea destinatarul trebuie identificat. Nu se va scrie: Managerului, Directorului, ci: Domunului director Nicolae DONŢU;
  
• 
  Paragrafele trebuie să fie alineate, respectându-se marginile colii.
  

❏  18.2. Reguli de stil şi de conţinut

Textul scrisorii de motivaţie trebuie să fie concis, cu fraze clare şi termeni precişi. Nu sunt recomandate exprimările impersonale şi/sau condiţionale de tipul: „se poate realiza ”, „pot fi făcute”, „s-ar putea face ”, „cred că aş putea face faţă ” etc.

Stilul nu trebuie să fie nici prea original, ieşit din comun, nici prea banal: şi unul, şi celălalt displace. Se recomandă a evita cu stricteţe:

• 
  Stilul administrativ („Alăturat vă trimit …”);
  
• 
  Stilul pompos („Prin prezenta, vă rog să luaţi în considerare …”);
  
• 
  Tonul implorator („Sunt şomer de trei ani, sunteţi ultima mea speranţă…”);
  
• 
  Tonul lăudăros („Sunt persoana de care aveţi nevoie …”);
  
• 
  Tonul agresiv („Cum se face că produsele dumneavoastră sunt atât de puţin competitive?”);
  
• 
  Stilul narcistic („Sunt convins că eu pot să vă aduc un profit de …”).
  

18.2.1. Introducerea autorului în context

Conţinutul trebuie să demonstreze că destinatarul nu a copiat fraze din nişte scrisori-tip sau „standard”. Candidatul trebuie să sublinieze faptul că este la curent cu activităţile şi obiectivele firmei, cunoaşte rezultatele de ansamblu ale acesteia şi îl interesează soarta ei. În acest context, pot fi folosite formulări de genul: „Recent, am făcut un sondaj asupra întreprinderilor care domină piaţa produselor … şi am constatat că întreprinderea Dvs. deţine un segment important pe piaţă …;. „Activitatea societăţii de consulting managerial pe care o conduceţi este extrem de utilă pentru mine, de aceea am luat cunoştinţă de rezultatele pe care le aveţi înscrise în fişierele informatice ale Camerei de Comerţ şi Industrie a Moldovei, care m-au interesat şi mai mult …”; „Am luat cunoştinţă de activităţile firmei Dvs. încă din anii studenţiei, cu prilejul stagiilor practice pe care le-am desfăşurat în perioada …, în cadrul compartimentelor … ” etc.

18.2.2. Expunerea motivaţiilor şi definitivarea obiectivelor

Un paragraf distinct al scrisorii de prezentare trebuie să evidenţieze faptul că experienţa profesională a candidatului (dacă o are) corespunde nevoilor firmei pentru care candidează acesta. În acest caz, va fi suficientă o simplă referire la activitatea profesională anterioară sau la capacităţile relevante ale candidatului. Spre exemplu: „Luând în considerare experienţa mea profesională, îmi permit să apreciez că voi reuşi să contribui la ameliorarea rezultatelor firmei Dumneavoastră”; „Îmi permit să vă asigur că sunt pregătită în domeniu şi pot să-mi asum sarcinile implicate de problematica activităţilor specifice unităţii Dumneavoastră”.

18.2.3. Sugerarea unei întrevederi

În finalul scrisorii, poate fi solicitată, în mod fin, o întrevedere anticipată prezentării C.V.-lui, menţionându-se faptul că o întâlnire cu domnia sa va fi de natură să clarifice unele dintre problemele comune care necesită o abordare mai detaliată. Se poate apela la formulări de genul: „Aş putea (îmi permiteţi) să vă contactez la începutul săptămânii viitoare, pentru a putea stabili, de comun acord cu Dumneavoastră, data unei întrevederi?”, „Sper că veţi fi de acord să ne întâlnim săptămâna viitoare, astfel încât să putem discuta despre problema …” etc.

18.2.4. Post-scriptum

Scrisoarea de prezentare poate fi încheiată cu un post-scriptum (P.S.), deoarece, în general, aşa cum experienţa o demonstrează, cel mai atent sunt citite primul paragraf şi P.S.-ul. Acesta din urmă poate conţine un exemplu cifric al unei realizări personale sau un aspect important din C.V., dar expus unei analize mai detaliate. În acest fel, candidatul se arată a fi convingător şi un fidel exponent al trăsăturilor unei persoane care acordă maximum de atenţie detaliilor celor mai semnificative. De exemplu: „În ciuda unei conjuncturi economice defavorabile a firmei Z, am reuşit să închei trei contracte cu firmele X,Y şi W, stabilizând, astfel, în decursul ultimilor ani ai activităţii mele, cifra de afaceri a exporturilor, care era în constantă scădere”; „În urma propunerii şi aplicării măsurilor de marketing, departamentul de export al firmei X a reuşit ca, până astăzi, să-şi mărească vânzările cu 140%”.

Conţinutul scrisorii de prezentare nu trebuie să repete informaţiile incluse în C.V., dar să reflecte, într-o manieră cât mai convingătoare, elementele fundamentale care l-au determinat pe candidat să opteze pentru postul scos la concurs.

În general, o scrisoare de prezentare, fie că este scrisă în baza unui anunţ de publicitate, fie că se referă la depunerea unei candidaturi spontane, trebuie să urmeze schema de mai jos:

Primul paragraf: Cum v-am cunoscut? (introducerea în mod succint a autorului în contextul dat);

Al doilea paragraf: De ce vă scriu? (expunerea motivaţiilor care stau la baza depunerii candidaturii);

Al treilea paragraf: Ce pot să vă aduc? (definitivarea obiectivelor şi a posibilităţilor pentru realizarea lor).

Al patrulea paragraf: Vă cunosc şi am putea să ne întâlnim (prezentarea elementelor cunoscute despre firma pentru care candidează autorul; sugerarea unei întrevederi).
18.2.5. Referirea la un anunţ

1. Atunci când se răspunde la un anunţ, firul călăuzitor este deja găsit: textul anunţului. Referirea la anunţ se poate face în stânga, sus, sau în introducere, citându-se publicaţia şi data apariţiei:

• 
  Oferta de serviciu, apărută în ziarul „…” din … 2003.
  
• 
  Anunţul din... 2003, apărut în „Reclama”...
  

Tot aici urmează explicaţia de ce anunţul a fost remarcat: postul propus corespunde cu cel solicitat de candidat sau cu postul pe care-l ocupă, însă având caracteristici deosebite, ce i-ar „călăuzi eforturile” continue depuse de candidat pentru reuşita carierei sale.

În continuare, sunt prezentate motivaţiile pentru care se solicită postul. Descrierea motivaţiilor trebuie să fie simplă, succintă, la obiect, să releve, nuanţat şi fin, principalele trăsături de caracter ale candidatului: are pregătirea necesară; cunoaşte bine sectorul de activitate; are capacitatea de a lucra în echipă; reuşeşte în toate acţiunile întreprinse; se poate adapta la condiţiile impuse de mediul ambiental, concurenţial; are marea dorinţă de a reuşi; „spiritul mentalităţii specifice învingătorului etc.”

2. Pentru crearea unei imagini complexe asupra personalităţii şi a motivaţiilor acesteia, este obligatoriu ca emitentul scrisorii de prezentare să releve, în contextul elaborat, un plan de carieră, definitivând obiectivele, posibilităţile şi disponibilităţile personale, în scopul demonstrării atât a unei înalte adaptabilităţii, cât şi a capacităţii sale de a se integra rapid şi eficient în echipa viitorilor colegi.

3. Relevând elementele cunoscute despre firma pentru care candidează, autorul va demonstra cititorului că este original şi dinamic în activitatea sa.

În continuare, în baza elementelor incluse în consideraţiile expuse, vom prezenta, pentru analiză, câteva dintre modalităţile posibile de redactare a conţinutului unei scrisori de motivaţie (de prezentare).


Scrisori de prezentare
✉ Exemplul nr.1
Elena DORU

Str. Gh. Madan nr. 51,

2020-MD, mun. Chişinău

16 septembrie 2001

Stimate domnule manager al ...,

Anunţul Dumneavoastră din 15 septembrie 2003 mi-a reţinut întreaga atenţie.

Am 38 de ani, sunt necăsătorită şi sunt absolventa Academiei de Studii Economice din Moldova, facultatea Finanţe şi Asigurări.

Sunt ataşată la Direcţia Generală a Băncii Naţionale de 10 ani şi absenţa posibilităţii de promovare mă determină să-mi schimb serviciul.

Vă trimit alăturat Curriculum vitae.

Sunt la dispoziţia Dumneavoastră pentru o eventuală întrevedere.

Vă rog să primiţi expresia devotamentului meu.
Comentarii

Această scrisoare este prea banală:

• 
  Nu se face suficient de multă referire la anunţ;
  
• 
  Scrisoarea reia toate elementele expuse în C.V.: nimeni nu va mai avea dorinţa să-l mai citească, pentru că s-a spus deja totul;
  
• 
  Stilul este prea sec, prea administrativ;
  
• 
  Formulele de politeţe şi de adresare trebuie revăzute: „salutări distinse” şi indicarea numelui managerului ar fi mai potrivite.
  

✉ Exemplul nr. 2

Dumitru LUNGU

Bd. C. Negruzzi nr. 57, ap.18

2020-Md, mun. Chişinău

20 octombrie 2002

Domnilor...,
Anunţul Dumneavoastră mă interesează, pentru că sunt în căutarea unui post.

Sunt în şomaj de 10 luni şi nu am reuşit până în prezent să găsesc un post corespunzător.

Vă trimit alăturat C. V.-ul meu.

Sper că vă v-a interesa candidatura mea, pentru că doresc să-mi reiau activitatea cât mai repede.

În speranţa de a vă întâlni, vă rog, să acceptaţi distinsele mele salutări.

(Semnătura)

Comentariu

Această scrisoare nu aduce nimic C.V.-ului.

• 
  Termenii folosiţi sunt negativi şi dau o impresie de tristeţe şi descurajare;
  
• 
  Nu se identifică anunţul, ceea ce constituie o greşeală, pentru că unele întreprinderi publică simultan anunţuri pentru diferite posturi;
  
• 
  Nu trebuie să se vorbească de şomaj; era mai bine să se menţioneze: „disponibil imediat”. Termenul de „şomaj” nu este deosebit de valorizant. Din contra, disponibilitatea imediată poate fi un factor pozitiv pentru candidat.
  

✉ Exemplul nr. 1 (redactat)

Elena DORU

Str. Gh. Madan nr. 51, ap.15

MD-2020, mun. Chişinău
16 septembrie 2001
Stimate domnule Preşedinte (numele şi prenumele),
Subsemnata Elena DORU, am luat cunoştinţă de anunţul publicat în ziarul „Monitorul” din 15 ianuarie 2002.

Însufleţită de dorinţa de a reuşi şi de realele posibilităţi de afirmare, propun atenţiei Dvs. candidatura mea pentru ocuparea postului de economist la Banca Comercială.

Beneficiind de o pregătire universală adecvată, inclusiv de o diplomă de absolventă a Academiei de Studii Economice din Moldova, facultatea Finanţe şi Bănci, sunt pregătită să pun la dispoziţia instituţiei pentru care candidez avantajele formării mele teoretice, pe cele ale semnificativei experienţe de care dispun (îndeosebi în domeniul financiar-bancar).

Documentându-mă asupra activităţii derulate de banca pe care o conduceţi, am constatat, cu nedisimulată satisfacţie, că profilul şi realizările acesteia corespund pe deplin aspiraţiilor mele. Iată de ce îmi permit să apreciez că dorinţa mea de afirmare, entuziasmul, adaptabilitatea, fidelitatea şi pasiunea pentru reuşita totală sunt numai câteva dintre trăsăturile de caracter pe care voi fi onorată să le expun la dispoziţia unei echipe tinere şi dinamice.

În acelaşi context, subliniez faptul că experienţa acumulată de mine pe parcursul a 15 ani de activitate, adăugată principiilor neconformiste de simplificare a acţiunilor întreprinse şi dorinţei de finalizare eficientă pe care se bazează întreaga mea activitate, poate dovedi din plin utilitatea şi aportul benefic la creşterea rezultatelor unităţii în cadrul căreia aş dori să mă integrez, oferind, şi pe această cale, maximum de satisfacţii celor care îmi vor acorda încrederea lor.

Cu convingerea că atenţia Dumneavoastră va fi reţinută de candidatura mea, vă mulţumesc pentru timpul acordat, sperând că un interviu va fi de natură să releve aspecte suplimentare aferente personalităţii, capacităţilor şi disponibilităţilor mele.

Vă rog să primiţi, stimate Domnule Preşedinte, expresia sentimentelor mele cele mai distinse.
(Semnătura)

✉ Exemplu nr. 2 (redactat)

Dumitru LUNGU

Bd. C. Negruzzi nr. 57, ap.18

MD-2020, mun. Chişinău

Stimate domnule director ...,

Luând cunoştinţă de avizul publicat în ziarul „Economica” din 15 octombrie 2006, îmi permit să Vă prezint, în cele ce urmează, scrisoarea mea de motivaţie, anexată C.V.-ului.

În calitatea mea de absolvent al facultăţii Business şi Administrare din cadrul Academiei de Studii Economice din Chişinău, caut un loc de muncă capabil să-mi permită valorificarea aptitudinilor şi disponibilităţilor mele în domeniul managementului resurselor umane. Motivul pentru care solicit acest post este atât interesul meu major pentru domeniul menţionat, cât şi puternica dorinţă de a reuşi în cadrul unei echipe tinere şi dinamice.

În timpul ultimilor doi ani de studenţie am lucrat sezonier în perioada vacanţelor de vară, într-o firmă de consultanţă, în domeniul managementului resurselor umane. Experienţa acumulată de mine în domeniul relaţiilor de comunicare pe parcursul anilor de studii şi pe parcursul stagiului practic din domeniul tehnicilor de comunicare, în intervalul de 2 februarie 2006–10 mai 2006, în cadrul Firmei „Proiect” din or. Chişinău, mi-a conferit o şi mai puternică motivaţie pentru a mă implica în problematica managementului resurselor umane.

La cunoştinţele de specialitate dobândite, ca urmare a stagiilor de perfecţionare, mai pot adăuga fidelitatea mea faţă de echipa de apartenenţă, entuziasmul, puternica dorinţă de afirmare şi înalta adaptabilitate şi capacitate de efort de care dispun.

Cu speranţa că voi primi, cât mai curând, un răspuns din partea Dumneavoastră, precum şi cu convingerea că am reuşit să vă reţin atenţia prin candidatura mea, sper că veţi avea posibilitatea de a-mi oferi o întrevedere cu Dumneavoastră, care va putea dezvălui unele dintre tangenţele pe care aţi dori să le aflaţi.
Primiţi expresia întregii mele consideraţii.
(Semnătura)

✉ Ana GURĂU

Bd. Dacia nr. 115, ap. 16

MD-2020, mun. Chişinău

10 august 2002

Stimate Doamne, Stimaţi Domni,

Cu referire la anunţul Dumneavoastră apărut în „FLUX”, îmi permit să-mi depun candidatura pentru postul de translatoare-şefă de formaţie trilingvă.

Din fotocopiile alăturate ale examenelor de translatoare în franceză şi engleză, puteţi vedea că îndeplinesc condiţiile solicitate de Dumneavoastră pentru acest post. În perioada studiilor, am absolvit cu succes examenele „Camerei de Comerţ Moldo-Franceze” şi pe cele ale „Camerei de Comerţ Britanice”.

Pe lângă cunoştinţe bune de translatoare, am şi o mare experienţă în domeniul biroticii (prelucrare de texte şi de fişiere pe calculatoare compatibile IBM), pe care le-am căpătat în cei patru ani de activitate în departamentul de export al unei firme multinaţionale.

În speranţa că candidatura mea vă V-a trezit interesul, vă stau la dispoziţie pentru o discuţie.

Cu mult respect,
Ana GURĂU

? Probleme supuse discuţiei

1. 
   De ce reguli trebuie să ţineţi cont la redactarea unei scrisori de prezentare?
   
2. 
   Care este schema (structura) unei scrisori de motivaţie?
   
3. 
   Ce veţi releva în paragraful „Experienţa profesională a candidatului”?
   
4. 
   În ce mod veţi solicita o întrevedere anticipată? Exemplificaţi prin câteva formulări concrete.
   
5. 
   Ce trebuie să releve descrierea motivaţiilor?
   
6. 
   Cum veţi încheia o scrisoare de prezentare?
   

Exerciţii şi studii de caz

1. 
   Redactaţi o scrisoare de motivaţie folosind următoarele cuvinte şi îmbinări lexicale: anunţ publicat; dorinţa de a reuşi; ambiţie; perseverenţă; posibilităţi de afirmare; postul de economist; pregătire universitară; experienţă; profilul firmei; aspiraţii; posibilităţi; disponibilităţi; a contribui la dezvoltarea activităţilor; analiza condiţiilor; formarea mea în domeniul ….
   

2. 
   Redactaţi o scrisoare de motivaţie, ce urmează să fie anexată la un C.V., în care emitentul relevă următoarele:
   
   • 
     a realizat creşterea cifrei de vânzări lunare cu…
     
   • 
     a implementat un nou sistem de distribuţie a produselor firmei care a determinat creşterea vânzărilor cu …%;
     
   • 
     cunoaşte fluent limbi străine: italiană, franceză, engleză.
     

3. 
   Aţi absolvit recent Academia de Studii Economice din Moldova. Nu aveţi nici o experienţă profesională. Redactaţi o scrisoare de prezentare în care să relevaţi calităţile personale ce ar impresiona cititorul şi l-ar face să accepte o întrevedere cu Dumneavoastră.
   

4. 
   Răspundeţi la un anunţ de mică publicitate evidenţiind următoarele:
   

• 
  Postul propus corespunde cu ceea ce căutaţi Dumneavoastră;
  
• 
  Aveţi pregătirea cerută;
  
• 
  Cunoaşteţi bine sectorul de activitate;
  
• 
  Aveţi un plan de carieră;
  
• 
  Sugeraţi o întrevedere.
  

5. Depuneţi o candidatură spontană adresând scrisoarea conducătorului întreprinderii care vă interesează. Indicaţi persoana căreia îi adresaţi scrisoarea. În primul paragraf, arătaţi cum aţi ales întreprinderea: la sfatul unui prieten, după imaginea de marcă a societăţii, în urma unui articol apărut în presă… Explicaţi motivele pentru care căutaţi acest post. Menţionaţi faptul că sunteţi disponibil. Sugeraţi mobilitatea, dorinţa de a pleca în străinătate, de a urma stagii de limbi străine.