 Capitolul IV
❏ 4.1. Principii de redactare a scrisorilor circulare
Circularele sunt scrisorile cu acelaşi conţinut, adresate unei anume sau eventuale clientele sau persoanelor subalterne, pentru a anunţa modificările de structură sau de politică ale unităţii economice, schimbările de adrese, numirea unor noi reprezentanţi etc.
În funcţie de rolul pe care îl îndeplinesc, scrisorile circulare se clasifică după cum urmează:
-
Scrisori elaborate de un organ ierarhic superior şi adresate celor din subordine, pentru a transmite anumite decizii, dispoziţii, reguli de comportament sau pentru a comunica anumite schimbări de ordin general, survenite în activitatea unităţii în cauză. Acestea sunt dispoziţia, ordinul, decizia
-
Scrisori circulare de afaceri folosite în activitatea comercială, cu scopul de a motiva clientul, de a-l atrage, de a anunţa diferite schimbări de preţuri, de producţie, comerţ, transport etc.
Acestea sunt scrisorile-tip trimise numeroşilor corespondenţi, cu scopul de a transmite aceeaşi informaţie. Ele sunt importante şi fac să se câştige mai mult timp pentru iniţierea relaţiilor de parteneriat şi pentru rentabilizarea acestei activităţi.
Întreprinderile bogate sunt dispuse să finanţeze operaţiuni de anvergură pentru a atrage clientela şi anume: organizează campanii publicitare, utilizează mijloace tehnice şi psihologice pentru atragerea atenţiei unei potenţiale clientele, aşa ca:
-
radioul, televiziunea, presa, ziarele şi revistele;
-
expedierea eşantioanelor/ mostrelor, listelor de preţuri, cataloagelor, prospectelor (fără plată);
-
vizite ale intermediarilor angajaţi sau reprezentanţilor firmei.
Furnizorii cu capital mai modest nu-şi pot permite astfel de cheltuieli costisitoare. În această situaţie, ei folosesc scrisorile circulare, care trebuie să aibă un conţinut concis, dar, în acelaşi timp, să dezvăluie exhaustiv obiectul tratat. Dacă circulara este adresată mai multor potenţiali clienţi, conţinutul ei este redactat într-un stil mai oficial şi mai puţin personal, spre deosebire de alte scrisori de afaceri, cu ton mult mai familiar, adresate persoanelor nominalizate.
Scrisorile publicitare circulare (fără destinatar) au scopul de a prezenta informaţii clientului asupra unor obiecte, produse, servicii, cu scopul de a influenţa într-un mod sau altul: de a-i trezi interesul sau dorinţa, de a se informa mai detaliat asupra mărfii sau chiar de a o cumpăra. Trăsătura lor esenţială este eficienţa.
Prima parte a unei circulare trebuie să atragă imediat atenţia cititorului şi să-i trezească dorinţa de a citi în continuare.
În a doua parte, trebuie să se facă o descriere clară a obiectului, a serviciului, a modificării unei situaţii etc., indicându-se, dacă e cazul, şi avantajele de care va putea beneficia.
Dacă circulara anunţă doar o modificare de preţ, un nou tarif, un eveniment, ea poate fi prezentată sub forma unui simplu aviz, fără titlu sau formulă de apel (în cazul schimburilor între profesionişti ai comerţului).
De obicei, această circulară nu prezintă detalii, ea este concepută pentru a trezi interesul destinatarului, pentru a-l incita să fie atent.
Circulare pot fi numite şi micile prospecte care sunt distribuite persoanelor şi care anunţă activităţi sau vânzări la preţuri avantajoase. Adresate unei persoane concrete, ele pot fi înlocuite prin scrisori-circulare mai detaliate, care oferă informaţii suplimentare asupra obiectului. În acest caz, scrisoarea va avea un conţinut mai sofisticat şi un ton mai degajat. Şi anume:
-
Introducerea va conţine o parte informativă de prezentare de către emitent a imaginii întreprinderii sale, a activităţii sau a produsului său.
-
Tratarea scrisorii va conţine descrierea argumentată a obiectului, făcută în aşa fel, încât să convingă destinatarul. Aici se va aminti de avantajele financiare ale clientului, de eficientizarea afacerii lui, de facilităţile eventuale care i se vor aduce beneficiarului.
În cele mai dese cazuri, astfel de circulare sunt urmate de relansări. Prin relansare se înţelege o trimitere repetată prin intermediul poştei, la intervale de timp calculate astfel, încât să se menţină curiozitatea clientului.
Dacă acest demers este suficient, cataloagele şi pliantele trimise menţin clientul într-o permanentă stare de atenţie şi interes. Succesul operaţiunii depinde de calitatea redactării şi de argumentaţia folosită.
Modele de scrisori circulare
Scrisoare circulară pentru anunţarea deschiderii unei societăţi comerciale.
✉ Stimaţi domni, stimate doamne,
Avem plăcerea (onoarea) să vă aducem la cunoştinţă faptul că am fondat (am deschis) de curând o societate comercială (o casă de comerţ) având ca obiect de activitate vânzarea angro a articolelor de marochinărie.
Existenţa unui stoc de materii prime, destul de important pentru a garanta executarea rapidă a comenzilor, capitalul suficient pentru a oferi condiţii de plată avantajoase ne permit să solicităm comenzile Dvs., cu convingerea fermă că le vom satisface.
Acordându-ne nouă comenzile dumneavoastră, veţi avea avantajul de a fi în relaţii cu producătorii…, ale căror produse sunt cel mai bine situate atât sub raportul calităţii, cât şi sub raportul moderaţiei preţurilor.
În speranţa că veţi binevoi să ne onoraţi cu corespondenţa dumneavoastră, rugăm să primiţi urările noastre cele mai bune.
✉ Scrisoare circulară pentru a anunţa schimbarea proprietarului.
Stimaţi domni / Stimate doamne…,
Aş dori să vă aduc la cunoştinţă că, începând cu 1 octombrie curent, urmează să preiau conducerea afacerilor domnului…, patronul meu actual, al cărui colaborator sunt din … (de … ani).
Ţin să vă asigur de dorinţa mea de a continua bunele relaţii cu dumneavoastră, precum şi de faptul că toate eforturile mele vor fi îndreptate către păstrarea bunei imagini de care se bucură firma noastră în prezent.
Cu cele mai sincere salutări...
✉ Circulara pentru anunţarea numirii unui reprezentant în străinătate
Domnilor,
Avem plăcerea să vă informăm că, în vederea dezvoltării de mai departe a relaţiilor comerciale cu partenerii români, am hotărât să acordăm reprezentanţă exclusivă pentru comerţul nostru firmei…, al cărei sediu social se află la Chişinău, str.…tel....
Prin intermediul acestei firme, veţi putea obţine toate informaţiile, atât în ceea ce priveşte preţul, cât şi calitatea produselor noastre.
Deschiderea acestei agenţii va facilita executarea comenzilor Dvs. şi va înlătura orice întârzieri în livrare.
Asigurându-vă de atenţia pe care agentul nostru o va acorda executării comenzilor Dvs., vă rugăm să acceptaţi…
✉ Anunţarea schimbării sediului social al firmei
Domnilor,
Avem onoarea de a vă informa că, începând cu (data de…) …, birourile noastre vor fi transferate la adresa de mai jos: ......................
...............................................................................................................
Vă rugăm ca, pe viitor, să trimiteţi pe această adresă comenzile cu care veţi avea plăcerea să ne onoraţi. Vă asigurăm de grija şi atenţia deosebită pe care le vom acorda comenzilor dumneavoastră şi vă rugăm să acceptaţi…
❏ 4.2. Anunţuri
După cum am menţionat, alocarea resurselor financiare şi umane de către firmele mici, specializate în servicii de comunicare publică, este dificilă. În cele mai dese cazuri, acestea, în afară de scrisorile publicitare, folosesc cea mai simplă formă de relaţii cu publicul – anunţul. Acesta poate avea un impact eficient asupra publicului, dacă este întocmit adecvat, lucru care nu este chiar atât de uşor.
Însuşi Hemingway spunea că „a scrie de reclame creatoare este mai dificil decât a scrie romane”. Dacă anunţul este exagerat, agramat, ilizibil, publicul nu-i va da nici o atenţie.
Scopul anunţului este de a stimula vânzările. Pentru a ajunge la aceasta, el trebuie să trezească involuntar atenţia, interesul clientului potenţial, adică să fie luat în seamă. Doar dacă anunţul va fi interesant şi credibil va putea convinge clientul. Există câteva reguli simple, dar utile pentru redactarea anunţurilor:
-
Un anunţ trebuie să fie atractiv, excitant, plăcut, afectiv. Pentru evidenţiere imediată, trebuie să aibă un imbold vizual, o imagine originală, ieşită din comun, care să contrasteze cu alt conţinut.
-
Titlul poate fi şocant, alcătuit dintr-un slogan sau o replică originală. Cele mai multe anunţuri încep cu un ton autocratic, sec, uzat, ceea ce nu mai atrage ochiul publicului. De exemplu: „S.R.L. … vinde şi livrează din stoc…”, „Uniunea Economiştilor vă invită la…”. În schimb, un titlu în care se întreabă ceva direct sau promite ceva şocant nu va fi ignorat, mai ales când este vorba de bani, hrană, sănătate, tinereţe, frumuseţe, confort, realizări în afaceri etc. De exemplu: „Adio, durere!”, „Adio, sărăcie”, „Un bănuţ, un pic de noroc şi te faci bogat pe loc!”, „Câştigă tu milionul!”, „Vrei să câştigi 500000?”, „Tinereţe fără bătrâneţe!”, „Tabla secolului” etc. Se zice că, dacă ai de făcut un text în trei zile, lucrează două la titlu şi una la conţinut.
-
E bine ca textul să aibă un stil familiar, şi simplu, pe înţelesul tuturor. Aceasta înseamnă că va prevala adresarea „Tu” şi nu „Dvs.”, iar sloganele vor fi simple şi apropiate publicului, evitându-se cuvintele academice, tehnice şi termenii necunoscuţi.
-
E necesar să se ofere dovezi şi probe, ceea ce înseamnă cifre şi nume reale şi nu inexistente, căci ele pot fi verificate.
-
Limbajul trebuie să fie adecvat, precis, adică lipsit de echivocuri şi de calificative vagi ce sunt în detrimentul credibilităţii cititorului. Nu trebuie să fie prezente cuvinte şi sintagme de genul: „mult”, „puţin”, „rar”, „des”, „preţuri mai mici”, „calitate maximă”, „reducere mare”, căci ele nu exprimă precis şi clar ceea ce doreşte clientul, ci numai îl irită.
-
Ironiile şi sarcasmele vor fi evitate. Sintagmele de genul: „mănuşi din piele de damă”, „vindem gazometre”, „Pentru montări în masă se fac reduceri”, „Brânză de vacă proaspătă”, „Lapte de vacă grasă, 25%” sunt comice şi alogice. (Există oare şi vreun redactor?!)
-
Textul se scrie concis, căci clientul nu este interesat de tehnologia produsului, ci de avantajele obţinute de la produs, de eficacitatea lui şi de un preţ convenabil.
Probleme supuse discuţiei
-
Prin ce se deosebesc scrisorile circulare de alte tipuri de scrisori de afaceri?
-
Cu ce scop se scriu scrisorile circulare?
-
Credeţi că scrisorile circulare de afaceri ar putea substitui o campanie publicitară prin eficacitatea lor?
-
Care este diferenţa dintre o scrisoare circulară adresată unei persoane concrete şi o circulară fără destinatar?
 Glosar tematic
Marochinărie, marochinării – (Aici) 1. Atelier sau magazin unde se lucrează sau se vând obiecte din marochin (piele de capră sau, rar, de oaie sau de viţel, tăbăcită vegetal, pentru a căpăta lustru şi fineţe; cordovan). 2. Obiecte făcute din marochin (sau din orice fel de piele). Din fr. maroquinerie.
reprezentanţă, reprezentanţe – Organ care reprezintă în altă ţară interesele ţării sale în domeniul economic, politic etc. (În sintagmele) Reprezentanţă naţională = organ de stat constituit din totalitatea deputaţilor. Reprezentanţă comercială = organ al unui stat, al unei companii, societăţi comerciale care îl / o reprezintă în relaţiile comerciale cu alte state. – Din germ. Repräsentanz.
sold, solduri – 1. Diferenţă între totalul sumelor înscrise în debitul aceluiaşi cont. 2. Rest de plată la lichidarea unei obligaţii şi totalul sumelor înscrise în creditul acelui cont. 3. (Aici). Marfă rămasă nevândută (şi care se desface cu preţ redus). În expresia: Vă invităm la desfacerea soldurilor. – Din fr. solde.
 Exerciţii şi situaţii de caz
-
Citiţi atent circulara de mai jos. Identificaţi şi comentaţi greşelile care au fost comise la redactarea ei. De ce reguli n-a ţinut cont emitentul la întocmirea ei? Corectaţi textul.
Stimaţi domni!
Aşa cum ştiţi cu toţii, serviciul nostru de activităţi funcţionează de aproape un an. Din păcate, însă mulţi dintre noi încă mai cad în greşeala de a trimite comenzi direct furnizorului.
Îmi dau seama cât e de greu să renunţi la un obicei atât de vechi, dar sunt sigur că veţi înţelege că unul dintre motivele de a avea un achizitor este acela de a permite societăţii să se aprovizioneze la cel mai mic preţ posibil. E treaba achizitorului să negocieze pentru societate. Dacă plasaţi direct comenzile, îl împiedicaţi să-şi facă slujba şi s-ar putea să plătiţi mai mult decât este necesar şi să cheltuiţi o parte din timpul destinat propriei Dvs. activităţi. De altfel, vina va fi numai a Dvs.
Contez deci pe Dvs. să rezistaţi tentaţiei de a face comenzi direct şi să apelaţi pe viitor la serviciul de achiziţii.
Cu respect,
-
Redactaţi o circulară internă în care patronul anunţă decizia de a plăti salariile prin transfer în contul fiecărui salariat. Indicaţi motivul deciziei şi solicitarea de a completa un formular adresat băncii corespunzătoare.
-
Redactaţi câte o scrisoare pentru scenariile de mai jos:
-
Într-o circulară, un fabricant îi informează pe clienţii săi despre participarea sa la un salon internaţional de electronică deschis publicului larg.
-
Un librar oferă preţuri promoţionale interesante clientelei sale.
-
Un magazin de vânzări prin corespondenţă îi informează pe clienţii săi despre avantajele comenzilor prin mijloace electronice.
-
O firmă de comenzi îşi schimbă adresa şi propune clientelei o vizită la noul sediu cu ocazia unei zile a uşilor deschise.
-
Un fabricant de pantofi laudă meritele modelelor sale.
-
Redactaţi o circulară cu obiectul: „Invitaţie la desfacerea soldurilor”.
-
Situaţie: „În urma creşterii preţului la materia primă şi a creşterii salariului şi a impozitelor, patronul este obligat să majoreze tarifele cu 10%”.
Adresaţi o circulară clienţilor Dvs. exprimându-vă regretul, vizavi de aceasta.
6. Redactaţi o circulară în care un magazin îşi anunţă clienţii potenţiali că face reduceri considerabile la produsele cosmetice.
Dostları ilə paylaş: |
