Acord privind servicii de

4. Aranjamente privind implementarea, monitorizarea și evaluarea PSI

Pentru a fi relevant, un plan strategic instituțional trebuie să fie corelat cu politicile prioritare și procesele de planificare financiară ale guvernului. Astfel, PSI al MMJS pentru 2017-2020 trebuie să includă prevederi pentru pregătirea cererii de buget din acest an, care va fi pregătită în 2016 pentru 2017-2020. Se observă că, deși bugetul include proiecții ale cheltuielilor pentru trei ani, oferă detalii legate de activități și cheltuieli doar pentru un an. Totuși, se anticipează că în timp se va acorda o mai mare atenție celui de-al doilea și celui de-al treilea an.

Responsabilitate: Implementarea planului strategic începe după aprobarea bugetului de stat în Parlament. Prin intermediul Unității de Politici Publice și cu ajutorul direcțiilor tehnice, MMJS va pregăti planurile operaționale anuale pentru implementarea PSI. Această activitate este extrem de importantă, întrucât permite managementului superior să identifice și să rezolve în avans eventualele provocări.

Cadrul de monitorizare și evaluare: Cadrul de monitorizare și evaluare este descris în Anexele 2 și 3; acesta prevede indicatori pentru diverse niveluri de planificare (vezi tabelul de mai jos). Anexa 1 oferă o privire de ansamblu asupra resurselor financiare. În măsura în care este posibil, și pentru a nu supraîncărca MMJS, cadrul de monitorizare al PSI a fost conceput astfel încât să se integreze pe deplin în Cadrul Comun de Monitorizare și Evaluare (CCME) care se aplică în mod obligatoriu programelor europene în 2017-2020.

Colectarea și gestionarea datelor: A fost dezvoltat un sistem IT de planificare strategică și evaluare a performanțelor, urmând formatul structurii propuse a PSI. Aplicația va ilustra funcții cheie ale PSI. Aplicația IT este conectată cu SGG și MFP, iar progresul implementării PSI se poate urmări la toate nivelurile de execuție și management. Progresul față de indicatori poate fi urmărit de toate părțile interesate, inclusiv de către cetățeni, printr-o interfață disponibilă pentru publicul larg.

Raportare: Când se decide ce trebuie monitorizat și cu ce frecvență, este important să nu se supraaglomereze direcțiile operaționale ale MMJS. În general, calendarul de raportare variază în funcție de indicatorii de performanță. Astfel:

Indicatorii de intrare și de proces/produs se vor măsura lunar, sau cel puțin trimestrial

Indicatorii de rezultat imediat se vor măsura trimestrial

Indicatorii de rezultat se vor măsura bi-anual

Indicatorii de impact se vor urmări anual

În continuare este prezentată o diagramă a ciclului de monitorizare pentru PSI al MMJS.

Figura . Ciclul de monitorizare pentru Planul Strategic al MMJS

Ian.

Apr.

Iul.

Oct.

analiză anuală a rezultatelor: toți indicatorii

Analiză trimestrială: Indicatori de Proces/ Produs și indicatori de intrare

Analiză trimestrială: Indicatori de Proces/ Produs și indicatori de intrare

Analiză trimestrială: Indicatori de Proces/ Produs și indicatori de intrare

Analiză trimestrială: Indicatori de Proces/ Produs și indicatori de intrare

analiză bi-anuală a rezultatelor: indicatori de rezultat imediat, produs și iNTRARE

Este important ca progresele realizate în direcția îndeplinirii rezultatelor planificate, conform indicatorilor de performanță și țintelor stabilite, să fie raportate guvernului, parlamentului, părților interesate și publicului larg. Deși în prezent nu se întocmesc rapoarte de progres anuale, pe viitor va fi foarte important ca aceste rapoarte să fie redactate și făcute publice de MMJS.

Evaluare: În afară de programele cu finanțare europeană, care fac obiectul unor evaluări ex-ante, intermediare și ex-post riguroase, MMJS nu a dezvoltat o abordare formală asupra evaluărilor ex-post a celorlalte programe și politici. În viitor, această activitate va oferi informații importante pentru a face schimbări în ceea ce privește livrarea programelor și a politicilor. Aceste schimbări nu vor afecta planul strategic în mod semnificativ.

Va fi de dorit să se consolideze evaluarea periodică a întregului portofoliu de programe pe care MMJS le gestionează și care sunt incluse în PSI, și, preferabil, să se sincronizeze cu calendarul de evaluare a programelor europene. Această activitate ar putea fi externalizată către aceiași evaluatori care se vor ocupa de Programul Operațional Capital Uman, creând astfel sinergii în activitatea de evaluare, având în același timp o viziune holistică asupra rezultatelor politicilor.

Actualizarea PSI: Un exercițiu complet de planificare strategică va fi efectuat la fiecare patru ani. În intervalul respectiv, MMJS va pregăti o actualizare anuală, pentru a vedea dacă sunt necesare schimbări ale planului strategic. Această actualizare va presupune trei activități:

compararea rezultatelor anului anterior cu cele planificate; această comparație se va face pe baza țintelor stabilite în planurile strategice și operaționale;

efectuarea unei analize a mediului, pentru a vedea dacă trebuie operate schimbări semnificative la nivelul ipotezelor care stau la baza planului curent; și

adăugarea unui an în plus la plan.

An	Stabilirea de noi ținte
2017	pentru 2021
2018	pentru 2022
2019	pentru 2023

Asigurându-se că planul acoperă cel puțin trei ani după anul în care se face planificarea, planul strategic actualizat poate continua să reprezinte o bază pentru cererile de buget anuale care necesită, de asemenea, o proiecție pe trei ani. Cel mai adesea, viziunea, obiectivele strategice și obiectivele de program rămân neschimbate, cu excepția apariției unui eveniment major, precum o criză economică neprevăzută. Exercițiul de actualizare ar trebui finalizat până la finele lunii mai a fiecărui an, ceea ce ar lăsa timp pentru colectarea și analiza rezultatelor obținute în anul anterior.

5.