Anadolu Üniversitesi

DIŞ HALKLA İLİŞKİLERDE ORTAM VE ARAÇLAR

Kuruluşlar hedef kitlelerine ve paydaşlarına ulaşarak, karşılıklı anlayış sağlamayı amaç- larlar. Halkla ilişkiler bu yönetim sürecinin önemli bir ayağını oluşturur. Kurumun dış çevresini hedefleyen halkla ilişkiler faaliyetlerinin gerçekleştirilebileceği pek çok ortam ve araç söz konusudur. Çeşitli organizasyonlar ve kitle iletişim araçlarının kullanımını buna örnek olarak verebiliriz. Dışarıdan bakıldığında kolayca organize edildiği sanılabilen her halkla ilişkiler faaliyetinin ardında, uzun bir hazırlık süreci yatmaktadır. Üstelik her faa- liyet kendine ait dinamikler barındırır ve belli tekniklerin kullanımını zorunlu kılar. Dış halkla ilişkilerde kullanılan ortam ve araçları; organizasyon faaliyetleri, kitle iletişim araç- ları ve medya ile ilişkiler olarak sıralanabilir (Gürgen, 2006, s. 168-180).

Organizasyon Faaliyetleri

Kuruluşlar, halkla ilişkiler çalışmaları altında pek çok organizasyona imza atarlar. Hatta pek çok insan halkla ilişkileri sadece; lüks otellerde düzenlenen, katılımcıların şıklık ya- rışı içinde olduğu, güzel yemeklerin ve içeceklerin servis edildiği bir ortam olarak tanım- lar. Bu durumda halkla ilişkiler uzmanları da sadece yakışıklı ve güzel, çokça konuşan ve gülümseyen kişilerdir. Gerçek elbette böyle değil. Her organizasyon faaliyetinin belli bir amacı ve hedef kitleye iletmek istediği farklı mesajları vardır. Halkla ilişkiler uzmanları da bu mesajların en doğru iletileceği ortamı yaratmaktan sorumludurlar. Diğer yandan organizasyon faaliyetleri hedef kitle ve paydaşlarla yüz yüze iletişim imkânı sunması açı- sından da kritik öneme sahiptir. Katılımcıların mutlu olduğu bir organizasyon esnasında ulaştırılacak mesajlar da daha etkili olmaktadır. Halkla ilişkilerde yer alan organizasyon faaliyetleri toplantılar, sergiler, fuar, festivaller, yarışmalar ve törenler olarak sıralanabilir.

Toplantı

Kuruluşlar dış halkla ilişkiler çalışmaları kapsamında, farklı amaç ve büyüklüklerde top- lantılar düzenler. Her toplantı birbirinden farklı özellikler gösterip farklı düzenlemelere ihtiyaç duyar. Yine de hemen her toplantı için halkla ilişkiler uzmanının izlemesi ve her aşamasını kontrol altında tutması gereken planlama süreçleri vardır. Bir toplantı organize ederken uygulama planına sadık kalmak, sürecin yönetimini kolaylaştıracaktır. Toplantı uygulama planının aşamaları şu şekilde açıklanabilir.
Bir toplantı organize etmenin ilk aşamasını tarih belirlemek oluşturur. Toplantı, tüm davetlilerin katılabileceği ve medya organlarının haber yapma olasılığının yüksek olduğu gün ve saatlerde gerçekleştirilmelidir. Bu yüzden gündemin çok yoğun olmadığı, katılım- cıların rahatlıkla toplantı mekânına ulaşabileceği gün ve saatler tercih edilmelidir.

Toplantının ne kadarlık bir bütçeyle gerçekleştirileceği önceden belirlenmelidir. Bu- nun için katılımcı sayısı, katılımcı sayısına uygun büyüklükte mekân alternatifleri, ko- naklama gerekip gerekmeyeceği, ne tür ikramların yapılacağı, ulaştırma sağlanıp sağlan- mayacağı gibi birçok sorunun önceden cevaplanması gerekir. Elbette bir organizasyonda beklenmedik masrafların çıkması olasılık dahilindedir. Bu yüzden bütçe belirlerken opsi- yonlu davranmakta fayda vardır.

Toplantı yerinin belirlenmesi oldukça stratejik bir karardır. Konuklar toplantı mekânına girdiklerinde etkilenmeli ve kurumun imajı hakkında bir fikir edinebilmelidirler. Toplan- tının yapılacağı yerin fiziki büyüklüğü bu açıdan önem taşır. Katılımcı sayısının az olduğu bir toplantı için büyük bir mekân seçmek yanlış olacaktır. Bütçeyi gereksiz yere artıran böyle bir seçim, aynı zamanda toplantıya ilginin az olduğu yönünde yanlış bir kanı da ya- ratabilir. Tam tersi bir durum, yani çok katılımcısı olan bir toplantıyı küçük bir salonda gerçekleştirmek de yanlış olacaktır. Bazı toplantılar oturma düzeni gerektirebilir. Özellikle protokolün davetli olduğu toplantılarda bu düzen önem taşımaktadır. Her halkla ilişkiler uzmanı güncel protokol listelerine sahip olmalı, hiyerarşi gereği nasıl bir yerleşim planı yapması gerektiğini bilmelidir. Medyanın toplantıya katılan protokol mensuplarına ilgisi daha yoğun olur. Bu yüzden protokolün oturacağı alan, medya mensupları tarafından ko- lay görüntü alınacak şekilde ayarlanmalıdır. Protokol mensupları, toplantı yerine ulaştıkla- rında sıra beklemeden mekâna girmek isteyeceklerdir. Bu kişilerin karşılanması ve salona transferleri için halkla ilişkiler uzmanının önceden bir planlama yapması, protokol men- suplarının memnuniyeti açısından şarttır. Toplantı yerinin giriş-çıkış kapılarını ve koridor- ları ayrıntılı şekilde gösteren bir kroki, halkla ilişkiler uzmanına fazlasıyla yardımcı olur.
Toplantının diğer katılımcılarının karşılanması da dikkat edilmesi gereken bir başka konudur. Toplantı başlamadan önce katılımcıların kayıtlarının alınması, organizasyona kimlerin geldiğinin belirlenmesi ve bu kişilerin güncel iletişim bilgilerinin edinilmesi açısından önemlidir. Toplantı sonrası değerlendirme aşamasında da bu veriler önem ta- şıyacaktır. Kayıt masalarının karışıklığa yol açmayacak şekilde düzenlenmesi, karşılama elemanlarının organize edilmesi, toplantıyla ilgili doküman ve hediyelerin nasıl sunula- cağının önceden kararlaştırılması gerekir. Toplantının amacına bağlı olarak sunum dokü- manları; dosya, CD veya farklı teknolojik formatlarda katılımcılara verilebilir. Kuruluşla ilgili çeşitli bilgiler de bu bilgilendirme setleri içinde yer alabilir.
Bir toplantı organize edilirken, konukların nelere ihtiyaç duyacakları öngörülerek ha- zırlık yapılmalıdır. İletişim çağında yaşadığımız göz önüne alınırsa, konukların telekomü- nikasyon konusunda beklentileri olacağı açıktır. Bugün pek çok insanın, bir toplantıya izleyici olarak katıldıklarında, sosyal medya araçları vasıtasıyla konuşulanları çevreleriyle paylaştıkları gözlemlenmektedir. Mobil bilgisayarlara ve akıllı cep telefonlarına sahip bu kişilerin bir toplantı ortamında en çok ihtiyaç duyacakları şey internet bağlantısıdır. Bir- çok kişinin mobil internet abonelikleri olsa da toplantının düzenlendiği yerde ücretsiz ve hızlı kablosuz internet hizmetinin sunulması son derece önemlidir. Medya mensupları da aynı ihtiyaç içinde olacaklardır. Oluşturdukları haber metinlerini ve çektikleri fotoğraf- ları, hatta videoları hızlı bir şekilde haber merkezlerine ulaştırmak isteyeceklerdir. Ger- çekleştirilen toplantının akşam haberlerinde veya ertesi günkü gazetelerde yer bulması- nı isteyen bir halkla ilişkiler uzmanı, bu konuya önem vermek zorundadır. Toplantının düzenlendiği alanda bilgisayar, telefon, faks gibi araçların da bulundurulması önemlidir. Toplantıda konuşacak yabancı konuklar söz konusuysa, simültane (anında) çeviri gerekli olabilir. Katılımcılar böyle bir durumda kulaklık sistemine ihtiyaç duyacaklardır. Bunlar gibi birçok teknik aracın düzgün çalışıp çalışmadığı halkla ilişkiler uzmanı tarafından top- lantıdan önce kontrol edilmeli, gerekli düzeltmelerin yapılması sağlanmalıdır.
Bazı toplantılar aynı gün başlayıp bitmeyebilir. Seminer, sempozyum gibi toplantı çe- şitleri günlere yayılabilir. Bu durumda katılımcıların konaklamalarının, havaalanı/tren garı/ otobüs terminali gibi yerlerden karşılanmalarının sağlanması önemlidir. Konukların akşamları katılacakları ve keyif alacakları sosyal aktivitelerin planlanması da gerekecektir. Üstelik tüm bu organizasyonların, toplantı akış planı aracılığıyla katılımcılara önceden bildirilmelidir. İyi bir halkla ilişkiler uzmanı toplantının olduğu kadar yan etkinliklerin de aksaksız yürümesinden sorumludur.
Halkla ilişkilerin temel amaçlarından biri; medyada kuruluşla ilgili olumlu haberle- rin herhangi bir ücret ödenmeden yayınlanmasının sağlanmasıdır. Kurumun düzenlediği toplantılarda da bu amaç ilk sıralarda gelir. Halkla ilişkiler uzmanının medyayla olan iliş- kisine bu ünitenin ilerleyen bölümlerinde detaylı olarak değineceğiz.
Toplantının bitmesi halkla ilişkiler uzmanının işinin bittiği anlamını taşımaz. Toplan- tının ne derece başarılı geçtiğinin değerlendirilerek raporlanması son derece önemlidir. Katılımcıların toplantıdan ne derece memnun kaldığı, medyada toplantıyla ilgili ne türde haberlerin yer aldığı analiz edilmelidir.

Sergi

Kuruluşlar ürün veya hizmetlerini hedef kitlelere anlatmak için sergilerden yararlanabilir. Sergiler farklı amaç ve içeriklerle düzenlenebilir. Çok köklü bir kuruluş; tarihsel gelişimini, markanın dönüm noktalarını ve topluma katkılarını farklı bir mizansenle hedef kitlesine sergileyebilir. Kuruluşun ürettiği ürün veya hizmetler de yaratıcı fikirlerle birleştirilerek sergilenebilir. Beğenilen ve ilgi gören sergiler kurumların imajını güçlendirir. Sergiler yeni ürünlerin tanıtımında etkilidir. Sergiler belli bir süre ile açılmalı ve mutlaka basılı tanıtım malzemeleri de hazırlanmalıdır. Kuruluşlar tasarlayacakları bir mekân sayesinde devamlı sergiler veya mobil bazı çözümler sayesinde gezici sergiler düzenleyebilir.

Fuar

Fuar; belli bir konu veya sektörle ilgili olarak düzenlenen ve pek çok firmanın katılarak, marka ve ürün/hizmetlerini tanıttıkları geniş kapsamlı organizasyonlardır. Fuarlar, ku- ruluşu hedef kitlesiyle yüz yüze getirmesi açısından önemli bir halkla ilişkiler ortamıdır. Diğer yandan, fuarlarda ulusal ve uluslararası yeni iş anlaşmaları imzalamak için fırsatlar söz konusudur. Halkla ilişkiler uzmanı fuarı ziyaret edecek hedef kitleleri önceden analiz etmeli, gerekli hazırlıklarını buna göre yapmalıdır. Medyanın fuarlara olan ilgisi genelde yüksektir. Burada kritik olan nokta, pek çok kuruluşun yer aldığı bir ortamda medya- nın ilgisini çekecek bir standa sahip olmaktır. Standın tasarımı, gerçekleştirilecek etkinlik veya şovlar medyanın kuruluşa olan ilgisini artıraraktır. Halkla ilişkiler uzmanı fuar da- vetiyelerini medyaya ulaştırırken de bu açıdan yaratıcı ve bilgilendirici olmalıdır. Tüm bu çabaların amacı; medyada haber olma şansını artırmak içindir.