Anexa invitatie

ANEXA INVITATIE

Tipurile de servicii propuse a fi achiziționate, descrierea succintă, cerințele minime solicitate:

1. 
   Închiriere sală de conferințe:
   

- sala de conferință va fi situată în incinta hotelului unde vor fi cazați participanții sau într-o locația aflată la maxim 800 de metri și va oferi standarde ridicate de calitate;

- sala de conferințe va dispune de o capacitate de cel puțin 36 de persoane și va fi distinctă de sala de mese;

- aranjamentul în sala de conferințe va fi în format U-shape sau theatre;

- sala de conferințe va fi disponibilă între orele:

• 
  12:00 – 18:00, în data de 15 septembrie 2016;
  
• 
  09:00 - 18:00, în data de 16 septembrie 2016;
  

- sala de conferințe va dispune de următoarele dotări tehnice și facilități: acces internet wireless; sistem de sonorizare cu cel puțin o boxă audio; 3 microfoane mobile pentru layoutul theatre, 31 microfoane fixe și unul mobil pentru layoutul U-shape; instalație digitală wireless de traducere simultană din/în limba română în/din limba engleză (1 cabină dublă), care să fie plasată în sala unde se va desfășura evenimentul; cel puțin 36 de căști și 36 de receptori, precum și căști și receptori de rezervă (nu se acceptă căștile de tip in-ear); 2 laptop-uri (cu telecomandă de derulate a prezentărilor de tip PowerPoint); videoproiector; flip-chart;

- în cele 2 zile de eveniment (15 și 16 septembrie 2016) se va asigura asistență tehnică și asistență logistico-organizatorică.

2. 
   Servicii de interpretariat:
   

- 2 interpreți care să asigure interpretariatul simultan din limba română în limba engleză și din limba engleză în limba română;

- interpreții trebuie să dețină autorizație de traducător și interpret, în conformitate cu prevederile legii, să aibă experiență în interpretariatul simultan dobândită în contextul unor evenimente similare și să fie familiarizați cu terminologia ce va fi utilizată în cadrul evenimentului (sisteme și aplicații IT pentru sistemul judiciar);

- la solicitarea Ministerului Justiției, ofertantul câștigător va pune la dispoziție copiile autorizațiilor de traducător și interpret și CV-urile interpreților propuși, din care să reiasă că au experiența solicitată, Ministerul Justiției rezervându-și dreptul de a cere înlocuirea interpretului care nu îndeplinește cerințele impuse.

3. 
   Cazare și cine:
   

- cazarea participanților se va face în regim de 3 stele, pentru 2 nopți (15-16/ 16-17 septembrie 2016), la un hotel situat în una din localitățile: Sinaia, Bușteni, Predeal, Poiana Brașov, Brașov, Bran, Moieciu, Sibiu;

- se solicită cazare în regim de camere single, cu mic dejun inclus, pentru 31 de participanți (lista cu numele acestora va fi transmisă în timp util de Ministerul Justiției);

- în incinta aceluiași hotel vor fi asigurate suplimentar camere în regim single, cu mic dejun inclus, pentru aproximativ 5 participanți străini, însă costurile de cazare pentru aceștia nu vor fi suportate de Ministerul Justiției, ci participanții străini vor achita direct la hotel prețul cazării (Ministerul Justiției va transmite o listă separată cu numele acestor participanți străini);

- hotelul să aibă capacitatea de a oferi cazare tuturor participanților în aceeași unitate, nefiind acceptată cazarea în mai multe locații;

- se vor asigura cine pentru 31 de participanți, în seara zilelor de 15 și 16 septembrie 2016;

- hotelul să fie în aceeași unitate în care se află și sala de conferințe sau la o distanță de maxim 800 metri;

Ofertantul va avea în vedere faptul că, datorită specificului activității derulate de către participanții la seminar, respectiv activități în cadrul unor instituții importante din sistemul judiciar (de ex., instanțe, parchete etc.), aceștia ar putea infirma participarea cu puțin timp înainte de începerea evenimentului. În acest caz, ofertantul contractat pentru organizarea evenimentului va anula serviciile de cazare, masă etc. comandate pentru participanții care infirmă participarea, fără a percepe penalizări în acest sens.

4. 
   Mese de prânz:
   

- se vor asigura mese de prânz pentru 31 de participanți în zilele de 15 și 16 septembrie 2017;

- mesele de prânz vor fi tip bufet suedez și vor include cel puțin: 3 feluri de aperitive, 2 feluri ciorbe/ supe, 3 feluri principale (2 feluri care să conțină carne de pui/ porc/ vită și 1 fel vegetarian), 3 feluri de salate, 3 feluri desert, apă plată/ minerală, sucuri, cafea.

5. 
   Pauze de cafea(în limita sumei de 540 lei/total cu TVA inclus):
   

- se vor asigura 1 pauză de cafea în ziua de 15 septembrie și 2 pauze de cafea în ziua de 16 septembrie;

- pauzele de cafea vor include cel puțin: apă plată/minerală la sticle de 0,5 l, cafea și ceai, alte tratații (produse de patiserie dulci și sărate etc.);

- apă plată/minerală la sticle de 0,5 l se va asigura și la începutul seminarului, în ambele zile.

6. 
   Transport cu autocarul - se va asigura transport cu autocarul pentru 28 de persoane din Piața Constituției (sau proximitatea acesteia) din București până la hotel în prima parte a zilei de 15 septembrie și retur în data de 17 septembrie.