Aydin sanayi odasi personel El Kitabı

ODA PERSONELİNİN GÖREV TANIMLARI

Odamızda çalışanlarımız tarafından icra edilen görevlerin yetkinlik ve tanımları aşağıda belirtilmiştir.

8.1 Yönetim Temsilcisi Görev Tanımı

Bağlı Bulunduğu Kademe : Yönetim Kurulu

Bağlı Bulunan Kademe : Kalite Sorumlusu

Deneyim : Özel Sektörde en az beş yıl veya Kurumda en az üç yıldan beri çalışıyor olmak

Eğitim Durumu :Üniversitelerin Mühendislik Fakültelerinden, İktisat, İşletme, Maliye, Çalışma Ekonomisi, Hukuk, İstatistik ve Ekonometri gibi 4 senelik eğitim veren bölümlerinden herhangi birinden mezun olmak. Yabancı Dil

Vekalet : ………………………..vekalet eder.

Görev ve Yetkileri :

1. 
   Yönetim Temsilcisi sorumluluğu ile Kalite El Kitabının kontrol edilmesi ve onaylanmasını sağlamak.
   
2. 
   Yönetim Temsilcisi sorumluluğu ile Üst Yönetimin ve / veya kendi talebi ile Kalite El Kitabının güncellenmesini, dağıtımını ve dağıtım listesindeki sorumlularda bulunmasını sağlamak.
   
3. 
   Faaliyetlerin prosedürlerini ve süreç akış şemalarını kontrol etmek, onaylamak.
   
4. 
   Prosedürler ve süreç akış şemaları ile ilgili değişikliklerin gerçekleştirilmesi için gerekli incelemeyi ve kontrolü yapmak ve onaylanmasını sağlamak.
   
5. 
   Prosedürlerin ve süreç akış şemalarının güncellenmesini izlemek ve güncellenmiş prosedürlerin/ süreç akış şemalarının dağıtımının yapılarak kullanım yerlerinde bulunmasını sağlamak.
   
6. 
   Hizmetlerde, proseslerde ve sistemdeki uygunsuzluk nedenleri ve hata kaynaklarını araştırmak, saptamak.
   
7. 
   Kendisine bildirilen uygunsuzlukları gözden geçirerek, ilgili sorumlulara aktarmak, görüş almak, kayıtlarını tutulmasını ve toplantılarda görüşülmesini sağlamak.
   
8. 
   Düzeltici faaliyetlerin kuruluş içinde yaygın olarak uygulanmasının sağlanmasını ve kalıcı önlemlerin oluşturulmasını sağlamak.
   
9. 
   Uygunsuzlukların düzeltilmesi çalışmalarında ilgili sorumlulara destek vermek.
   
10. 
    İlgili sorumlularla işbirliğine gidilerek uygunsuzluğa neden olan uygulamanın değiştirilmesini sağlamak.
    
11. 
    İlgili sorumluları yapılan değişiklikler hakkında bilgilendirmek.
    

12. 
    Düzeltici faaliyetlerin uygun kanallardan başlatılması, izlenmesi, doğrulanması ve kaydının tutulmasını sağlamak .
    
13. 
    Önleyici faaliyetlerin kuruluş içinde yaygın olarak uygulanmasını ve kalıcı önlemlerin oluşturulmasını sağlamak.
    
14. 
    Potansiyel uygunsuzlukların önleyici faaliyetlerinin çalışmalarında ilgili sorumlulara destek vermek.
    
15. 
    Önleyici faaliyetlerden kaynaklanan değişiklikler hakkında ilgili sorumlulara bilgilendirmek.
    
16. 
    Önleyici faaliyetlerin uygun kanallardan başlatılması, izlenmesi, doğrulanması ve kaydının tutulmasını sağlamak.
    
17. 
    Eğitim sürecini yürütmek, planlamak ve gerçekleştirmek.
    

8.2 Genel Sekreter Görev Tanımı

Bağlı Bulunduğu Kademe : Yönetim Kurulu

Bağlı Bulunan Kademe :Dış Ticaret, Bilgi İşlem, Kapasite, Araştırma ve Veri Toplama, Muhasebe, Sicil Sorumluları, Şoför ve Evrak Kayıt

Deneyim : En az 5 yıllık deneyim

Öğrenim Durumu : En az 4 yıllık Üniversite

Yabancı Dil :Bu pozisyon için yabancı dil aranmamaktadır

Vekalet : Kapasite Sorumlusu vekalet eder.

Görev ve Yetkileri :

Genel Sekreter, Sanayi Odası personelinin disiplin ve sicil amiridir. Genel Sekreter görev ve yetkileri şunlardır;

1. 
   Sanayi Odasının idari işlerini, iç çalışmalarını ve yazı işlerini düzenlemek ve yönetmek.
   
2. 
   Sanayi Odasınca verilecek belgeleri düzenlemek ve bu belgelerin düzenlenmesine esas olacak bilgilerin toplanmasını sağlamak.
   
3. 
   Organ toplantılarının gündemine ilişkin hazırlık yapmak, toplantı davetiyelerinin ve gündeminin üyelere zamanında gönderilmesini sağlamak, bu toplantılara ait tutanakları düzenlemek, karar özetlerini tutmak ve imzalamak, organ toplantılarına ilişkin hazirun cetveli ve organ kararlarını yazmak ve muhafaza etmek.
   
4. 
   Oy kullanmamak şartıyla meclis ve yönetim kurulu toplantılarına iştirak etmek.
   
5. 
   Organlarca alınan kararları takip etmek ve sonuçlandırmak ve kararların zamanında gereğinin yerine getirilmesini sağlamak.
   
6. 
   Sanayi Odası personelinin işe alınması, yükselmesi, ödüllendirilmesi, cezalandırılması ve işine son verilmesi konusunda yönetim kuruluna öneride bulunmak.
   
7. 
   Sanayi Odası personelinin çalışmalarını denetlemek ve personele gerekli emir ve talimatları vermek.
   
8. 
   Resen yaptığı harcamaları yönetim kurulunun onayına sunmak ve haftalık harcamalar hakkında yönetim kurulunu bilgilendirmek.
   
9. 
   Aylık mizanı ve aktarma taleplerini hazırlamak, hazırlık bütçesini, gelir tablosunu, kesin mizanı ve kesin hesabı yapmak ve bunları yönetim kuruluna sunmak.
   
10. 
    Demirbaş ve ayniyat kayıtlarının düzenlenmesini ve saklanmasını sağlamak, arşiv malzemelerini muhafaza etmek.
    
11. 
    Yayın işlerini yönetmek.
    
12. 
    Sanayi Odası iç yönergesi taslağını hazırlamak ve yönetim kuruluna sunmak.
    
13. 
    Meclise sunulmak üzere yönetim kurulu tarafından hazırlanacak odanın bir yıl içindeki faaliyeti ve bölgesinin iktisadi durumu hakkındaki yıllık raporun tanzimi hususunda gerekli hazırlıkları yapmak.
    
14. 
    Üye kayıtlarının tutulması, güncelleştirilmesi ve silinmesine ilişkin işlemleri mevzuat ve ilgili organ kararları çerçevesinde yürütmek.
    
15. 
    Yönetim kurulunca devredilen yetkileri kullanmak.
    
16. 
    Bu Yönetmelik ve sair mevzuatla verilen diğer görevler ile mevzuat çerçevesinde meclis, yönetim kurulu veya yönetim kurulu başkanı tarafından verilecek görevleri yapmak.
    
17. 
    Genel sekreter, odaya yükümlülük getirmeyen, resmi makamlarla veya gerçek ve tüzel kişilerle yapılan yazışmalarda, organları tarafından alınan kararların yürütülmesine ilişkin hususlarda imzaya yetkilidir.
    

8.3 Kapasite Sorumlusu Görev Tanımı

Bağlı Bulunduğu Kademe : Genel Sekreter,

Bağlı Bulunan Kademe :

Deneyim : Özel Sektörde en az 2 yıl veya Kurumda en az bir yıldan beri çalışıyor olmak

Eğitim Durumu : Üniversitelerin Mühendislik Fakültelerinden mezun olmak.

Yabancı Dil : Bu pozisyon için yabancı dil aranmamaktadır

Vekalet : Araştırma ve Veri Toplama Sorumlusu vekalet eder.

Görev ve Yetkileri :

1. 
   Personel tüm çalışmalarda Genel Sekretere karşı sorumludur.
   
2. 
   Firmalardan gelen taleplere istinaden Kapasite Raporu hazırlanması için gerekli ön şartları firmalara anlatmak.
   
3. 
   Ön şartları sağlayan firmaların ilgili belgelerinin evrak kayda geçirilmesini sağlamak.
   
4. 
   Firma belgelerine ve firmadan yapılan incelemeye istinaden kapasite raporunu hazırlamak.
   
5. 
   Kapasite raporu süresi dolmak üzere olan üyelerle irtibata geçmek.
   
6. 
   Firmalardan gelen talepler üzerine muhtelif Ekspertiz Raporlarını hazırlamak.
   
7. 
   Hazırlanan belgelerin usulüne uygun şekilde arşivlemek.
   
8. 
   Genel Sekreter ve Yönetim Kuruluna periyodik faaliyet raporu vermek.
   
9. 
   14-15 grup meslek komiteleri toplantılarını organize etmek ve karar defterinin düzen ve tertibini sağlamak.
   
10. 
    Su ihtiyaç belgesi düzenlemek.
    
11. 
    Kapasite muafiyet yazılarını düzenlemek.
    
12. 
    Kendi bölümü ile ilgili olarak kurumlara resmi yazılar yazmak.
    
13. 
    Ön kapasite değerlendirme raporu düzenlemek.
    
14. 
    İlgili sorumlu olmadığında; tahsilat yapmak, kasa raporu hazırlamak, dış ticaret belgesi tasdiki ve satışını yapmak, imalatçı belgesi, imalat yeterlilik belgesi, yerli malı belgesi hazırlamak, üye kaydı yapmak.
    
15. 
    Yönetim Kurulu ya da Genel Sekreter tarafından verilecek diğer görev ve talimatları yerine getirmek,
    

8.4 Araştırma ve Veri Toplama Sorumlusu

Bağlı Bulunduğu Kademe : Genel Sekreter,

Bağlı Bulunan Kademe :

Deneyim :Özel sektörde en az 2 yıl veya kurumda en az bir yıldan beri çalışıyor olmak

Eğitim Durumu :Üniversitelerin mühendislik fakültesinden mezun olmak.

Yabancı Dil :İyi derecede İngilizce bilgisine sahip olmak

Vekalet : Kapasite Sorumlusu vekalet eder.

Görev ve Yetkileri :

1. 
   Personel tüm çalışmalarda Genel Sekretere karşı sorumludur.
   
2. 
   İhracat ve İthalat İstatistiklerini tutmak, derlemek.
   
3. 
   Oda üyeleri ile ilgili çalışmalar yapmak.
   
4. 
   Oda yayınları ve web sayfasının güncellenmesini sağlamak.
   
5. 
   Yerli Malı, imalat yeterlilik ve imalatçı belgesi hazırlanması sağlamak.
   
6. 
   Organize Sanayi Bölgeleri Tanıtımı konusunda çalışmalar yapmak.
   
7. 
   Yönetim Kurulu ya da Genel Sekreter tarafından verilecek diğer görev ve talimatları yerine getirmek,
   
8. 
   Proje yazılması ve yürütülmesini sağlamak.
   
9. 
   Stratejik Plan hazırlanmasında ve revizyonunda bölümler ile iletişime geçerek tamamlanmasını sağlamak
   
10. 
    1-2-3 Grup meslek komiteleri toplantılarını organize etmek ve karar defterlerinin düzen ve tertibini sağlamak.
    
11. 
    Kapasite sorumlusu olmadığında kapasite raporu sürecini yürütmek
    
12. 
    Üye şikayetlerinde, şikayetin kayıt altına alınmasını ve iş akış şemasına uygun süreci yürütür.
    

8.5 Kalite Sorumlusu Görev Tanımı

Bağlı Bulunduğu Kademe : Yönetim Temsilcisi

Bağlı Bulunan Kademe :

Deneyim : Özel Sektörde en az 5 yıl veya Kurumda en az bir yıldan beri

Öğrenim Durumu : En az 4 yıllık Üniversite

Yabancı Dil : Bu pozisyon için yabancı dil aranmamaktadır

Vekalet : Kapasite Sorumlusu vekalet eder.

Görev ve Yetkileri :

1. 
   Kalite El Kitabını hazırlamak
   
2. 
   Faaliyetlerin prosedürlerini ve süreç akış şemalarını hazırlamak, revizyon talebinde bulunmak ve yayınlamak.
   
3. 
   Prosedürlerin ve süreç akış şemalarının dağıtımını gerçekleştirmek.
   
4. 
   Talimatları hazırlamak, kontrol etmek, onaylatmak ve yayınlamak.
   
5. 
   Yayınlanmış talimatların dağıtımını yapmak ve güncelliğini sağlamak.
   
6. 
   Talimatların güncellenmesini izlemek ve güncellenmiş talimatların dağıtımının yapılarak kullanım yerlerinde bulunmasını sağlamak.
   
7. 
   Kuruluşta bulunan tüm dokümanların ana listelerini oluşturmak ve güncelliğini sağlamak.
   
8. 
   İç Denetim faaliyetlerini denetlenecek alan ve proseslerin önem ve durumlarına göre planlamak, dokümanlarını hazırlamak.
   
9. 
   İç Denetçilerin seçimini ve denetimlerin uygulanmasını objektif olarak sağlamak.
   
10. 
    Denetim faaliyetlerini planlara uygun ve eksiksiz olarak yürütmek.
    
11. 
    Denetim sonuçlarını değerlendirmek ve raporlanmasını sağlamak.
    
12. 
    İç Denetim kayıtlarını ve dokümantasyonunu tutmak.
    
13. 
    Düzeltici faaliyetleri doğrulanmasını sağlamak,
    
14. 
    Üye Memnuniyet anketlerinin toplanması ve her altı ayda bir istatistiksel veri haline getirmek.
    

8.6 Akreditasyon Sorumlusu Görev Tanımı

Bağlı Bulunduğu Kademe : Yönetim Temsilcisi, Genel Sekreter

Bağlı Bulunan Kademe :

Deneyim : Özel Sektörde en az 5 yıl veya Kurumda en az bir yıl Kalite Yönetim Sistemleri ile ilgili çalışmış olmak

Öğrenim Durumu : En az 4 yıllık Üniversite

Yabancı Dil : İyi derecede İngilizce bilgisi.

Vekalet : Genel Sekreter/Yönetim Temsilcisi vekalet eder.

Akreditasyon Sorumlusu aşağıda belirtilen görevleri yerine getirir.

1. 
   Akreditasyon Sistemi konusunda personeli bilgilendirmek
   

2. 
   Stratejik hedeflerin izlenmesini sağlamak ve gerçekleşme durumunu Genel Sekretere iletmek
   

3. 
   İyi uygulamalar hakkında Genel Sekretere bilgi vermek
   

4. 
   Akreditasyon sisteminin esaslarının yerine getirilmesi, akreditasyon sistemi gereği yürütülmesi gereken işlerin devamlılığını, sürekli iyileştirilmesini ve geliştirilmesini sağlamak
   

5. 
   Kıyaslama yöntemlerini belirlemek
   

6. 
   Akreditasyon uygulamaları hakkında diğer oda / borsaların Akreditasyon Sorumluları ile iletişim sağlamak
   

7. 
   Akreditasyon İnceleme Komisyonunun 3 ayda bir toplanmasını sağlamak.
   

7. 
   Dış Ticaret Sorumlusu Görev Tanımı
   

Bağlı Bulunduğu Kademe : Genel Sekreterlik

Bağlı Bulunan Kademe :

Deneyim : Özel Sektörde en az 5 yıl veya Kurumda en az bir yıldan beri

Öğrenim Durumu : En az 4 yıllık Üniversite

Yabancı Dil :Bu pozisyon için yabancı dil aranmamaktadır

Vekalet : Muhasebe Sorumlusu vekalet eder.

Görev ve Yetkileri :

1. 
   Dış Ticaret Sorumlusu tüm çalışmalarda Genel Sekretere karşı sorumludur.
   
2. 
   Dış ticaret belgelerinin takibi, satışı ve onayından sorumludur.
   
3. 
   Dış ticaret belgelerinin TOBB otomasyon sistemine aktarılması ve sonrasında arşivlenmesi.
   
4. 
   Oda üzerinden tasdik edilen dış ticaret belgeleri ile ilgili istatistik çalışmaları yapmak.
   
5. 
   İş Makinaları tescil işlemlerini yapmak.
   
6. 
   Dış ticaret ile ilgili istatistiklerin ve odamıza gelen bilgilerin odamız web sayfasında ilan edilmesi ve takibi.
   
7. 
   Türk Malı Belgesinin hazırlanması
   
8. 
   11-12-13 Grup meslek komiteleri toplantılarını organize etmek ve karar defterlerinin düzeni ve tertibini sağlamak.
   
9. 
   Yönetmelik ve sair mevzuatla verilen diğer görevler ile Yönetim Kurulu veya Genel Sekreter tarafından verilecek görevleri yapmak.
   
10. 
    Üye şikayetlerinde, şikayetin kayıt altına alınmasını ve iş akış şemasına uygun süreci yürütür.
    

7. 
   Muhasebe Sorumlusu Görev Tanımı
   

Bağlı Bulunduğu Kademe : Genel Sekreter

Bağlı Bulunan Kademe :

Deneyim : Özel Sektörde en az 5 yıl veya Kurumda en az bir yıldan beri çalışıyor olmak

Öğrenim Durumu :Üniversitelerin İktisat, İşletme, Maliye, Çalışma Ekonomisi, İstatistik ve Ekonometri gibi 4 senelik yada Maliye, Muhasebecilik Yüksek Okulu mezunu olmak.

Yabancı Dil :Bu pozisyon için yabancı dil aranmamaktadır

Vekalet :Evrak Kayıt Sorumlusu vekalet eder.

Görev ve Yetkileri :

1. 
   Muhasebeci tüm çalışmalarda Genel Sekretere karşı sorumludur.
   
2. 
   Muhasebe Yönetmeliğine uygun olarak Odanın varlık borç ve alacak durumlarını ve değişikliklerin tespitini, değerlendirilmesini ve neticelerinin belirtilmesini sağlayacak esaslara göre muhasebe kayıtlarını tutmak,
   
3. 
   Odaya kayıtlı üyelerin aidatlarının (yıllık aidat ve munzam aidat) ve belge ücretlerinin muntazam bir şekilde tahsilini sağlamak, zamanında tahsil olmayan aidatlar ve adreslerini güncellemeyen (geriye dönük 2 yıl içerisinde) üyelerimizin durumlarını takip etmek, bu kapsamdaki üyelerin 5174 Sayılı Kanunun 10. Maddesi gereği her yıl ocak ayında üyeliklerini askıya alma işlemlerini ile ilgili çalışmalarını yaparak Genel Sekreterliğe sunmak. Yönetim Kurulu ve Meclisin onayı ile üyeliği askıya alma işlemini tamamlamak.
   
4. 
   Genel Sekreterin kontrolünde Odanın tüm alacak ve haklarını takip ve bunların tahsili işlerini yürütmek,
   
5. 
   Aylık yıllık mizanlarla bilanço ve bütçe taslağını hazırlamak, tahsisatı biten veya bitmek üzere olan fasılları Genel Sekreterin oluru ile Yönetim Kuruluna sunmak ve maddelere yapılacak aktarma tekliflerini Genel Sekreterliğe bildirmek,
   
6. 
   Oda masraflarını mevzuat ve Muhasebe yönetmelik hükümleri ve yetkililerin talimatları dâhilinde ödemek üzere fişlerini tanzim ve tüm ödemelerin sarf belgelerini tetkike hazır bulunacak şekilde TOBB otomasyon programında işlemek ve saklamak,
   
7. 
   Personelin sigorta ve emekli sandığı ile ilgili muamelelerini yürütmek,
   
8. 
   Personelin maaşları / ücretleri ile bu yönergede verilmiş ve özlük haklarından doğan sosyal yardımlarına ait bordrolarını tahakkuk ettirmek ve istihkakları tediye etmek, ödemeleri yapmak,
   
9. 
   Oda Meclisinin belirlediği harcırah cetveline göre harcırah tahakkuk ettirmek ve tediye etmek, ödemeleri yapmak,
   
10. 
    Bina, tesisat ve demirbaşların muhafazası, bakım ve onarımı için her bütçe döneminde munzam tedbirleri nakdi ve kaydı olarak ikmalinde bulundurmak, demirbaş kayıt defterini tutmak, demirbaşlarını numaralayıp listelerini muhafaza etmek, kayıttan düşürülecekler için Genel Sekreterliğin onayını alarak gerekli işlemleri yapmak,
    
11. 
    Her ihtiyaçtan evvel servislerin kırtasiye, matbu evrak, yakacak, yakıt vs. ihtiyaçlar için nakdi ikmali hazır tutmak ve genel sekreterliği önceden raporla uyarmak ve alınacak emirle gereğini yerine getirmek.
    
12. 
    Yönetim Kurulu Başkan, Başkan Yardımcıları veya Sayman Üye ile Genel Sekretere Mahsup fişlerini imzalatmak,
    
13. 
    Yönetmelik ve sair mevzuatla verilen diğer görevler ile Yönetim Kurulu veya Genel Sekreter tarafından verilecek görevleri yapmak.
    

7. 
   Sicil Sorumlusu Görev Tanımı
   

Bağlı Bulunduğu Kademe :Genel Sekreterlik

Bağlı Bulunan Kademe :

Deneyim : Özel Sektörde en az 2 yıl veya Kurumda en az bir yıldan beri çalışıyor olmak çalışıyor olmak

Öğrenim Durumu :Üniversitelerin öncelikle Hukuk, İktisat, İşletme, Maliye, Çalışma Ekonomisi gibi 4 senelik okul mezunu ya da Adalet Yüksek Okulu mezunu olmak.

Yabancı Dil :Bu pozisyon için yabancı dil aranmamaktadır

Vekalet : Evrak Kayıt Sorumlusu vekalet eder.

Görev ve Yetkileri :

Sicil Sorumlusu aşağıdaki görevleri yerine getirir.

1. 
   Personel tüm çalışmalarda Genel Sekretere karşı sorumludur.
   
2. 
   Ticaret siciline kayıtlı tacirler ve 5 inci maddeye göre sanayici ve deniz taciri sıfatını haiz tüm gerçek ve tüzel kişiler ile bunların şubeleri ve fabrikaları, bulundukları yerdeki odaya kaydolmak zorundadırlar. Meslek gruplarına göre üye kayıtlarını yapmak elektronik ortamda Bakanlık ve Birlik bünyesinde düzenlenen ortak veri tabanında güncel olarak tutmak.
   
3. 
   Yönetim Kurulu ya da Genel Sekreter tarafından verilecek diğer görev ve talimatları yerine getirmek
   

7. 
   Evrak Kayıt Sorumlusu Görev Tanımı
   

Bağlı Bulunduğu Kademe : Genel Sekreter

Bağlı Bulunan Kademe :

Deneyim :

Eğitim Durumu : Ön lisans veya lisans mezunu olmak

Yabancı Dil : Bu pozisyon için yabancı dil aranmamaktadır

Vekalet : Muhasebe Sorumlusu vekalet eder.

Görev ve Yetkileri :

1. 
   Tüm çalışmalarda Genel Sekretere karşı sorumludur.
   
2. 
   Odaya gelen her türlü evrakın kayıt işleminin bilgisayar otomasyon programı dahilinde yapmak, takip etmek ve ilgili birimi bilgilendirmek,
   
3. 
   Odaya gelen telefon, faks ve maillerin yönlendirmesini yaparak oda içi iletişimi kurmak,
   
4. 
   Oda içinde oluşturulan her türlü evrakın kayıt işlemini yaparak gönderilmesi, teslim edilmesi ve takibi.
   
5. 
   Oda arşiv işlerinin yapılması ve takibi
   
6. 
   Yönetmelik ve sair mevzuatla verilen diğer görevler ile Yönetim Kurulu veya Genel Sekreter tarafından verilecek görevleri yapmak.
   
7. 
   Kalite Temsilcisi ve Akreditasyon Sorumlusu olmadığında süreçler ile ilgili evrak takibini ve süreçlerin aksamamasını sağlamak
   
8. 
   4-5-6-7 Grup meslek komiteleri toplantılarını organize etmek ve karar defterlerinin düzen ve tertibini sağlamak.
   
9. 
   Meclis ve Yönetim Kurulu toplantılarından önce üyeleri bilgilendirmek, toplantı hazironlarını imzalatmak.
   
10. 
    Yönetim Kurulu Başkanı randevu ve toplantılarını takip etmek ilgili sorumlu olmadığında 2. Sorumlu olarak fotoğrafları çekip arşivlemek.
    
11. 
    TOBB’dan gelen-giden evrakların kaydını ve istatistiğini hazırlamak.
    
12. 
    Odamızda çıkan haberlerin takip dosyasını tutar ve istatistiğini hazırlamak.
    
13. 
    Kalite ve Akreditasyon sürecinde verilen görevleri yapmak.
    
14. 
    Üye şikayetlerinde, şikayetin kayıt altına alınmasını ve iş akış şemasına uygun süreci yürütür.
    

8.11 Bilgi İşlem Sorumlusu Görev Tanımı

Bağlı Bulunduğu Kademe : Genel Sekreter

Bağlı Bulunan Kademe :

Deneyim : Özel Sektörde en az 3 yıl veya Kurumda en az bir yıldan beri çalışıyor olmak

Öğrenim Durumu : Bilgisayar veya Mühendislik programlarından mezun olmak.

Yabancı Dil :Bu pozisyon için yabancı dil aranmamaktadır

Vekalet : Araştırma ve Veri Toplama Sorumlusu vekalet eder.

Görev ve Yetkileri :

Bilgi İşlem Sorumlusu aşağıda belirtilen görevleri yerine getirir.

1. 
   Tüm çalışmalarda Genel Sekretere karşı sorumludur.
   
2. 
   Odanın teknik donanımlarının bilgilerini toplamak ve araştırmak.
   
3. 
   Odanın bilgisayar, yazıcı ve tarayıcı için vb gibi donanımlarının çalışır halde bulunmasını sağlamak.
   
4. 
   Kamera sistemlerinin çalışır halde olmasını sağlamak.
   
5. 
   Toplantı salonunda bulunan mikser, mikrofon gibi cihazların çalışır halde bulunmasını sağlamak.
   
6. 
   Kurumda bulunan lisansların alınmasını sağlamak ve bunları arşivlemek.
   
7. 
   Alınması gereken donanım ve yazılımlarla ilgili rapor hazırlamak.
   
8. 
   Evrak kayıt vb. yazılımların çalışır halde bulunmasını sağlamak.
   
9. 
   Oda web sitesini hazırlamak ve çalışır halde bulunmasını sağlamak.
   
10. 
    Tüm birimler tarafından hazırlanan içerikleri web sitesinde yayınlamak.
    
11. 
    Yönetmelik ve sair mevzuatla verilen diğer görevler ile Yönetim Kurulu veya Genel Sekreter tarafından verilecek görevleri yapmak.
    

8.12 Basın ve Halkla İlişkiler Sorumlusu Görev Tanımı

Bağlı Bulunduğu Kademe : Yönetim Kurulu Başkanı, Genel Sekreter

Bağlı Bulunan Kademe :

Deneyim : Özel Sektörde en az 5 yıl veya Kurumda en az bir yıl Kalite Yönetim Sistemleri ile ilgili çalışmış olmak, Metin yazma konusunda deneyim sahibi olmak.

Öğrenim Durumu : İlgili alanda eğitim almış olmak.

Yabancı Dil : Bu pozisyon için yabancı dil aranmamaktadır.

Vekalet : Dış Ticaret Sorumlusu vekalet eder.

1. 
   Yönetim Kurulu Başkanı ve Genel Sekreter tarafından verilen bilgiler doğrultusunda basın bültenleri ve basın bilgilendirme dosyalarının hazırlanmasını sağlamak.
   
2. 
   Hazırlanan ya da gelen basın bültenlerini (kurumsal kimliğe göre düzenledikten sonra) ilgili basın mensuplarına, kurumlarına gönderilmesini sağlamak.
   
3. 
   Basın bültenleri ve basın bilgilendirme dosyalarını hazırlanmasını sağlamak.
   
4. 
   Yönetim Kurulu Başkanı ve Genel Sekreter tarafından belirlenen ve AYSO tarafından gerçekleştirilen etkinliklerin haberlerinin yapılmasını sağlamak.
   
5. 
   Yapılan haberlerin basına servis edilmesini sağlamak.
   
6. 
   AYSO hakkında basında yer alabilecek haberlerin yapılmasını sağlamak.
   
7. 
   Basın bültenleri, basın bilgilendirme dosyaları ve haberlerin Genel Sekreter onayı sonrası AYSO web sitesinde ve sosyal medyada paylaşılmasını sağlamak.
   
8. 
   AYSO’da ki gelişmeler hakkında basını bilgilendirici metinler hazırlanmasını sağlamak.
   
9. 
   Basının AYSO hakkında görüntü, bilgi ve haber isteklerinin karşılanması, bu konularda basına yardımcı olunmasını sağlamak.
   
10. 
    AYSO içindeki basın çekimlerinde koordinasyonu sağlamak.
    
11. 
    AYSO yönetimi ve meslici ile basın arasında iletişimi sağlamak.
    
12. 
    AYSO’nun basın toplantılarında basın koordinasyonu sağlamak.
    
13. 
    Etkinliklerde Genel Sekreter onayından sonra basın masası kurulup, basın bilgilerinin toplanmasını sağlamak.
    
14. 
    Basın bilgilerinin güncellenmesini sağlamak.
    
15. 
    AYSO ile ilgili olarak, basına bilgilendirici materyal (tanıtım CD’si ve DVD’si, katolog, broşür, kitap vs.) gönderilmesini sağlamak.
    
16. 
    AYSO hakkında basında çıkan haberlerin, ilgili yerlerde kullanılmak üzere arşivlenmesini sağlamak.
    

8.13 Soför Görev Tanımı

Bağlı Bulunduğu Kademe : Genel Sekreter,

Bağlı Bulunan Kademe : -

Deneyim : -

Eğitim Durumu : En az ilkokul mezunu

Yabancı Dil : Bu pozisyon için yabancı dil aranmamaktadır

Görev ve Yetkileri :

Vekalet : Dış Ticaret Sorumlusu vekalet eder.

1. 
   Üslerinin verdiği görevleri kanunlar ve yönetmelikler çerçevesinde eksiksiz ve zamanında yerine getirmek
   
2. 
   Trafik kurallarına uymak, yol güzergahını önceden belirlemek
   
3. 
   Aracın bakım, onarımından ve temizliğinden sorumlu olmak
   
4. 
   Kılık kıyafet kurallarına uygun olarak göreve hazır bulunmak
   
5. 
   Göreve çıkarken görev kağıdı hazırlamak
   
6. 
   Aracın Kasko, sigorta ,vergi vb. ödeme zamanlarını takip etmek
   
7. 
   Oda Meclis ve Yönetim Kurulu toplantı salonunda toplantı saatinden önce hazır hale getirilmesi eksikliklerin giderilmesi ile ilgili muhasebeye bilgi verilmesi ve toplantı sonrası aynı düzenin sağlanması.
   
8. 
   Evrak kayıt sorumlusu olmadığında evrak kayıt işlemlerini yerine getirmek
   
9. 
   Yazılı talimatlar doğrultusunda bankalar ile ilgili para çekme ve yatırma işlemlerini, para ile ilgili alışverişleri yapmak.
   
10. 
    Meclis ve Yönetim ziyaretleri fotoğraf çekimi ve arşivlenmesi