Azərbaycan Respublikası Təhsil Nazirliyi Otel biznesində idarəetmə uçotunun təşkili və onun təkmilləşdirilməsi

2.4. Otellər tərəfindən tərtib edilən daxili idarəetmə hesabatı və onun tərkibi

Otel əməliyyatlarının qiymətləndirilməsində idarəetmə və xarici tərəflər tərəfindən üç cür maliyyə hesabatı - mənfəət və zərər (P & L) hesabatı, balans hesabatı və Pul vəsaitlərinin hərəkəti haqqında hesabat istifadə olunur. İndi isə otel menecerlərinin istifadə etdiyi iki növ daxili maliyyə və idarəetmə hesabatları barədə danışacağıq:

• Birinci hesabat əvvəlki gün və ya həftənin əməliyyat nəticələrini yekunlaşdırır və təqdim edir.

• İkinci hesabat növbəti gün və ya önümüzdəki həftənin əməliyyat və funksiyalarını əvvəlcədən planlayır və siyahıya salır.

Menecerlər bu hesabatları keçmiş əməliyyatları anlamaq və qiymətləndirmək, gündəlik və həftəlik gələcək əməliyyatları planlaşdırmaq üçün istifadə edirlər. Büdcələrə və proqnozlara nail olmaq və ya bazar və xarici şəraitə cavab vermək üçün gündəlik əməliyyatlara lazımi dəyişikliklər edirlər.

Daxili idarəetmə hesabatları mühasibat bürosu tərəfindən hazırlanır və istifadə üçün otel rəhbərlərinə verilir. Maliyyə İdarəetmə dövrünə yenidən nəzər salaq:

1. Əməliyyatlar nömrələri hasil edir.

2. Mühasibat rəqəmləri hazırlayır.

3. Əməliyyatlar və uçot nömrələri təhlil edilir.

Daxili otel idarəetmə hesabatının nə demək olduğu barədə bir çox təriflər mövcuddur. Daxili idarəetmə hesabatı xüsusi bir məhsul, müştəri, şöbə və ya bütün otel və ya restoran üçün xüsusi bir vaxtı əhatə edən ətraflı əməliyyat məlumatını özündə birləşdirir. Bu, əvvəlki gün və ya həftənin fəaliyyəti üzrə əməliyyat nəticələrini özündə ehtiva edə bilər və ya növbəti gün və ya həftənin planlaşdırılması üçün lazım olan məlumatları əks etdirə bilər. Gündəlik və həftəlik hesabatlar idarəetmə vasitəsi kimi daxili olaraq istifadə olunur, halbuki aylıq hesabatlar həm idarəetmə vasitəsi kimi, həm də üç maliyyə hesabatları: Mənfəət və Zərər, Balans hesabatı və Pul hərəkəti haqqında hesabatı üçün aylıq maliyyə nəticələrini təqdim etmək üçün istifadə oluna bilər.

Bu daxili idarəetmə hesabatları əməliyyat menecerləri üçün son dərəcə dəyərlidir. Menecerlərin gündəlik əməliyyatlarında istifadə üçün onlar doğru idarə vasitəsi sayılır. Menecer bu hesabatları nə qədər geniş şəkildə başa düşsə əməliyyatları dəyişdirmək və ya təkmilləşdirmək üçün bu hesabatlardan bir o qədər yaxşı istifadə edə bilər.

Hesabatlar gündəlik, həftəlik, aylıq və rüblük məlumatları özündə birləşdirir. Bunlar gələcək dövrlər üçün ətraflı planlaşdırılan əvvəlki dövrlərin və hesabatların faktiki əməliyyat məlumatlarını və maliyyə məlumatlarını təqdim edən hesabatları daxil edir. Faktiki əməliyyat nəticələrini təmin edən gündəlik və aylıq hesabatlar növbəti gün, həftə, ay və ya rüb üçün əməliyyatları proqnozıaşdırır və cədvələ salır. Cədvəl 2.1. daxili idarəetmə hesabatlarının növləri və istifadə nümunələrini əks etdirir.

Bu hesabatları bəzi böyük otel və restoran şirkətlərinin istifadə etdiyi hesabatlar da daxil olmaqla ətraflı müzakirə edəcəyik. Xatırlamaq lazımdır ki, hesabatın bir tipi tarixi əməliyyat məlumatlarını təmin edir, digər tipi isə növbəti həftə üçün əməliyyatları proqnozlaşdırır.

İki ən mühüm gündəlik hesabatlar gəlir və əmək xərcləri haqqında məlumat verir. Bu hesabatların adları və formatları şirkətdən şirkətə fərqli ola bilər, ancaq məzmun eynidir. Onlar bir əvvəlki gün üçün faktiki əməliyyat nəticələrini təmin etmək və bu nəticələri proqnozlar, büdcə, əvvəlki ay və keçən ilin məlumatları ilə müqayisə etmək üzərində fokuslanır.

Bu hesabat, gecə audit yoxlaması və ya gündüz yoxlaması zamanı hazırlanır və əvvəlki gün üçün bütün əməliyyat məlumatlarını toplayır və təqdim edir. Bu, Satış və Yerlərin Tutulması Hesabatı, Gündəlik Gəlir Hesabatı və ya şirkətdən asılı olaraq Ümumi Gəlir Hesabatı kimi adlandırıla bilər. Hamısı faktiki olaraq eyni məlumatları özündə ehtiva edir.

Gündəlik gəlir hesabatının ikinci nümunəsi gündəlik əmək məhsuldarlığını və əmək haqqı məlumatlarını da əhatə edir. Otel şirkətinin menecerləri həmin hesabatda onlara verilən gəlir və əmək məlumatlarına malikdirlər. Bu hesabat forması rahatdır və onu nəzərdən keçirərək lazımi dəyişikliklər edilə bilər.