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Ao identificar e analisar os riscos, é imprescindível que uma resposta seja proposta e realizada. Segundo Dinsmore (2009) a fase do planejamento da resposta do risco é a parte mais importante do processo, devido ao fato da equipe de projeto se prepara para fazer a diferença em relação ao aparecimento dos riscos enfrentados no projeto.
Segundo Possi (2006), o Planejamento de Resposta aos Riscos é o processo que encontra as opções e sugere ações para que as oportunidades cresçam e que as ameaças aos objetivos do projeto diminuam, incluindo a identificação dos stakeholders para cada resposta ao risco planejada.
“Este processo assegura que os riscos identificados serão corretamente tratados. A efetividade da resposta planejada determinará diretamente se o risco aumentou ou diminuiu para o projeto”. (POSSI, 2006, p.23)
A Tabela - Planejamento de Resposta aos Riscos demonstra as entradas, ferramentas e técnicas e saídas para o planejamento de resposta aos riscos:
Planejamento de Resposta aos Riscos
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Entradas
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Ferramentas e Técnicas
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Saídas
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- Plano de gerenciamento de riscos.
- Registro de Riscos.
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- Estratégia para riscos negativos ou ameaças.
- Estratégia para riscos positivos ou oportunidades.
- Estratégia para ameaças ou oportunidades.
- Estratégia para respostas contingenciadas.
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- Registro de riscos (Atualizações).
- Plano de Gerenciamento de Projetos (Atualizações).
- Acordos contratuais relacionados a riscos.
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Tabela - Planejamento de Resposta aos Riscos
Fonte: POSSI (2006)
Ainda segundo Possi (2006), normalmente são utilizadas três estratégias com riscos que, caso consolidados, podem vir a resultar em um impacto negativo aos objetivos do projeto:
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Prevenir: A prevenção do risco se dá com a mudança do plano do projeto, para que, assim, o risco deixe de ser uma ameaça e ter uma melhor chance de se tornar uma oportunidade. Reduzir escopo, adicionar recursos e prorrogar prazos são exemplos de prevenção às ameaças.
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Transferir: A transferência de risco é a transferência das consequências do risco a uma terceira parte, bem como a responsabilidade da resposta ao risco. Porém, isso simplesmente coloca um terceiro como responsável do gerenciamento do risco, mas não o elimina.
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Mitigar: A mitigação busca reduzir as consequências ou probabilidade de ocorrências das ameaças. Isso se dá por agir preventivamente ao risco. Em alguns casos, cabe-se até uma alteração de escopo para que essa redução aconteça.
De acordo com Daychoum (2005), são utilizadas quatro estratégias com riscos que, caso consolidados, podem vir a resultar em um impacto positivo aos objetivos do projeto:
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Melhorar: Procurar aumentar a probabilidade de ocorrência ou os impactos positivos ao projeto.
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Compartilhar: Procurar transferir a responsabilidade e propriedade do risco a terceiros que possam ter um melhor aproveitamento das oportunidades geradas pelo risco.
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Explorar: Verificar maneiras para que o risco (oportunidade) realmente se concretize, eliminando a incerteza da ocorrência.
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Aceitar: Não modificar o plano do projeto para lidar com o risco ou não ser capaz de identificar e fazer um planejamento de resposta ao risco.
Já para Passos (2008), as respostas planejadas dependem da capacidade da equipe de agir sobre os eventos. O desenvolvimento de resposta aos riscos envolvem definições de passos para tratamento das oportunidades e desenvolvimento das ações necessárias aos riscos de impacto negativo, e eles podem ser do tipo:
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Eliminação: trata-se de eliminar o risco através da eliminação de suas causas. É impossível eliminar todos os riscos, mas certos riscos específicos sempre podem ser eliminados.
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Mitigação: trata-se de reduzir o valor monetário esperado de um evento de risco reduzindo sua probabilidade de ocorrência ou reduzindo o valor esperado do evento (valor do impacto) ou ambos.
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Transferência: esta técnica não elimina o risco, mas trata de transferir a sua consequência para uma terceira parte. Algumas vezes, significa dar-lhes a responsabilidade pelo gerenciamento do agente causador do risco. Pode-se ainda transferir a consequência financeira do risco firmando contratos de seguros. Da mesma maneira que as pessoas fazem seguros de automóveis contra colisões e outros sinistros como forma de dispor de reserva financeira extra para tratamento desses riscos caso ocorram, também podem ser feitos esses seguros para projetos ou suas partes dependendo da necessidade e do grau de impacto.
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Aceitação: nessa abordagem o risco será aceito, bem como suas consequências. A aceitação pode ser ativa ou passiva. No caso da aceitação ativa são desenvolvidos planos de contingência a serem executados caso o risco venha acontecer.
2.7Monitoramento e controle de riscos
Para Dinsmore (2009), a fase final do processo de risco tem a finalidade de assegurar que as resposta planejadas tenham tido a solução do que foi esperado para o seu desenvolvimento. É de suma importância o acompanhamento do aparecimento de novos riscos, avaliando a eficácia total do processo de gerenciamento de riscos. Para um melhor resultado, esses objetivos deverão passar por uma reunião de revisão do risco, embora seja possível, em projetos menores, rever o risco como parte de uma reunião de progresso regular do projeto.
Segundo Possi (2006), os objetivos do monitoramento dos Riscos são verificar se:
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As respostas aos riscos estão sendo executadas de acordo com o planejado;
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As ações de resposta aos riscos estão efetivas, conforme esperado;
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As premissas do projeto ainda estão válidas;
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O risco se modificou de acordo com seu estado anterior, verificando suas tendências;
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Um alerta de risco aconteceu;
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Os procedimentos estão sendo seguidos;
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Um novo risco está iminente.
Ainda segundo Possi (2006), o controle dos riscos pode se dar pela escolha de estratégias alternativas, pela implementação de um plano de contingência, por tomada de ações corretivas ou até mesmo pelo replanejamento do projeto.
Monitoramento e Controle dos Riscos
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Entradas
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Ferramentas e Técnicas
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Saídas
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- Plano de gerenciamento de riscos.
- Registro de Riscos.
- Solicitação de Mudanças aprovada.
- Informações sobre o desempenho do Projeto.
- Relatório de Desempenho.
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- Reavaliação dos Riscos.
- Auditoria de Riscos.
- Análise das tendências e da variação.
- Medição do Desempenho Técnico.
- Análise de Reservas.
- Reuniões de Andamento.
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- Registro de riscos (Atualizações).
- Mudanças Solicitadas.
- Ações corretivas solicitadas.
- Ações preventivas recomendadas.
- Ativos de processos organizacionais (Atualizações).
- Plano de Gerenciamento de Projetos (Atualizações).
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Tabela - Monitoramento e Controle dos Riscos
Fonte: POSSI (2006)
O gerenciamento de risco é um processo interativo cíclico, e segundo Dinsmore (2009), esse processo não deverá ser executado apenas uma vez, o ideal, sempre que possível, seja analisado no projeto. Isso devido a alta modificação dos riscos, principalmente quando envolve eventos externos, como ações ou falta delas, tanto da equipe, quanto de outras partes.
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