Bilan moral du bde 2006

Bilan WEI (PAR MARIE)

Le bilan du wei est positif. Le contact était assez facile avec l’équipe et donc malgré des irrégularités dans l’envoi des comptes-rendus, le suivi de l’événement était relativement aisé. D’autant plus que je savais de quoi on parlait !

Le point important de ce poste est de donner des conseils à l’équipe tout en leur laissant une certaine liberté de choix et d’actions. Le but n’est pas de faire un événement parfait mais que chacun apprenne à manager un projet.

Bilan Anim/Bar PA (PAR BRIX)

En ce qui concerne les rapports avec l’administration : comme chaque année, les soirées ont été interdites un certain temps. L’accord que nous avons actuellement avec l’administration est le suivant :

-une soirée est une activité dans le foyer qui se termine plus tard que minuit (hors événement exceptionnel type Gala ou Challenge)

-elle doit faire l’objet d’une autorisation préalable déposée au moins 15 jours à l’avance (papier disponible sur l’intranet)

-il ne peut y avoir qu’une soirée maximum par semaine

-le bar doit arrêter de servir à 3h du matin

-le foyer ferme à 5h du matin

-les locaux (foyer+hall+ escaliers+toilettes) doivent être dans le même état de propreté dans lequel il était avant la soirée  les organisateurs doivent faire en sorte que cela soit nettoyé (en le faisant eux-mêmes, en se faisant aider, en payant un service de nettoyage, etc..), la solution choisie actuellement par les organisateurs est de faire une grande partie du ménage et de payer une finition aux services techniques.

Bilan VPE (PAR MARIE)

Le contact était beaucoup moins facile qu’avec l’équipe du wei. C’est dommage.

L’équipe n’est pas assez soudé selon moi, il y a un manque évident de cohésion. Il n’est pas rare de voir un VPE seul organisé l’HH qu’il a décroché.

Par ailleurs, il y a eu un manque évident de communication avec les VP HH du BDA, par exemple l’HH General Electric (qui a insisté pour être au foyer et qui paie 3 000€ pour la prestation) était en même tant que l’HH Bœuf !!

Au final, le bilan est mitigé car malgré les problèmes cités ci-dessus, on ne peut pas nier le travail des VPE qui ont ramenés bien plus de tables rondes/ HH que les années précédentes (vendues plus cher que les pages dans l’agenda, ou le trombi et plus intéressantes pour les élèves).

Bilan PH (PAR BRIX)

Le PH a dérapé sur un numéro : propos homophobes et attaques personnelles notamment. Suite à ce dérapage, le PH a systématiquement été relu avant impression, les censures éventuelles doivent porter sur deux points :

-dans la limite du légal (racisme par exemple)

-attaques personnelles : on peut attaquer dans le PH une personne pour son rôle de membre de l’Assoce (travail mal effectué par exemple) mais pas sur le plan personnel (famille, amis… pas de vie privée en gros)
En cas de problème, un droit de réponse doit être publié dans le PH suivant comme c’est la règle dans la presse classique.
De plus, nous avons eu affaire à une équipe très divisée. Il est important de faire comprendre aux membres du PH qu’ils constituent une équipe. Même si certaines affinités ne sont pas au rendez-vous, il faut qu’ils prennent conscience que la responsabilité morale de l’équipe est engagée à chaque numéro qui sort, une relecture de tous avant parution ne serait donc pas superflue…

Bilan 150 ans (PAR MARIE)

Le suivi a été changé de main en cours d’année et il va rechanger après les élections. Le projet n’a pas été suivi en terme organisationnel des événements en eux même mais plus au niveau du budget. L’accord d’une subvention de 25 000 € par le CA en décembre 2006 a donné un nouveau souffle au projet.

Selon moi : attention au tournoi de sports « d’antan », il faut qu’il attire du monde pour que ce soit un succès donc il faut compter sur les équipes de sport des autres écoles qui viendront si elles se reconnaissent dans le sport. Donc je pense qu’il faut privilégier les sports co classiques avec quelques règles « d’antan » !

A suivre : Accenture est peut-être intéressé par sponsoriser les 150 ans. Il faut envoyer un mini-dossier avec description et budget à une ancienne centralienne en charge du sponsoring de l’école chez accenture.

Bilan PAO (PAR MARIE)

La PAO a réalisé du bon boulot tout au long de l’année :

En plus des affiches, des soirées et du gala, nous l’avons sollicitée pour le trombi d’assoce, les vestes d’assoce, les tee-shirts de rentrée et 3A, pour l’agenda... Nous sommes très satisfaits des travaux fournis même s’ils n’étaient pas toujours dans les délais..! Pour être sûr du résultat, on ne peut pas lancer un mail et attendre un fichier pdf à une date donnée, il faut suivre le projet pour savoir qui s’en occupe particulièrement et quel est son avancement.

Conseils à nos successeurs

Conseils au futur président (PAR BRIX)

J’ai voulu mettre par écrit certaines choses qui me semblent importantes pour remplir le rôle de prez BDE de manière efficace. Il y en a sûrement d’autres mais celles-ci sont tirées de mes expériences personnelles et doivent donc être pris sans prétention : que chacun y prenne ce qu’il a envie d’y prendre.

Déléguer de manière intelligente

C'est-à-dire en impliquant les gens. Il faut que la personne impliquée voie une fin et un début à ce qui lui est demandé car s’il ne peut pas entrevoir le résultat de son action, il ne se motivera pas. De même, Il faut donc impliquer la personne dès le début du projet car quand on prend un train en route, on a plus de mal à s’approprier une tâche et donc à se motiver. Bref, on peut découper un projet en plusieurs tâches pour se répartir le travail mais il faut chaque tâche soit un « mini-projet » en soi.

A chaque tâche (même si elle nécessite plusieurs personnes), il faut un et un seul responsable : lancer 3 personnes sur le même projet en leur faisant confiance est très risqué car chacun risque de se reposer sur les autres. Il faut une personne qui se sente responsable si le projet n’avance pas et à qui on peut s’adresser en tant que tel sans naviguer dans le flou.

Quand un problème se présente et que ce n’est pas le rôle du prez BDE de s’en occuper, il ne faut pas céder à la tentation de s’en occuper soi-même même si cela est important. En effet, on risque de se retrouver tout seul à porter le problème et on est vite submergé si l’on fonctionne ainsi. Il faut d’abord impliquer les personnes concernées (VP soc’ si c’est un problème de résidence par exemple) afin qu’ils soient porteurs de la démarche. Ensuite on doit les soutenir (vis-à-vis de l’administration par exemple) afin d’appuyer cette démarche avec le surpoids que peut apporter le prez BDE mais il ne faut pas se positionner d’emblée en porteur de la démarche. De plus, d’un point de vue tactique, si le prez BDE se met en première ligne en permanence, il se grille : ses interlocuteurs ont l’impression qu’il est seul alors qu’il doit au contraire apparaître soutenu.

Il faut aussi choisir ses interlocuteurs : on sait vite qui est performant dans une équipe et qui ne l’est pas. Il faut donc d’abord s’adresser à la personne légitimement concernée par le projet mais si celle-ci n’est pas assez réactive/motivée, il ne faut pas hésiter à repasser le flambeau à quelqu’un en qui on a confiance et qui saura mener à bien le projet. Par exemple, au lieu d’envoyer un mail à tout le Gala, il faut envoyer un mail à la personne concernée en mettant en copie asso-gala et ne surtout pas envoyer son mail à asso-gala tout court : cela augmente considérablement les chances d’avoir une réponse (c’est comme envoyer un mail au directeur, il faut adresser le mail au directeur mais systématiquement mettre sa secrétaire en copie)

Avoir des rapports informels tout en gardant un certain RECUL

Le rôle de prez BDE consiste pour beaucoup à du relationnel, surtout avec l’administration. Pour pouvoir faire bouger les choses efficacement et rapidement, il faut donc être très présent. Être présent uniquement pour des demandes précises lors de rendez-vous ne suffit pas. Il faut saisir le moindre prétexte pour inciter les gens à se rappeler de l’association des élèves. Si on peut croiser un membre de la direction entre deux portes, il faut le faire.

En ce qui concerne plus particulièrement les services techniques, l’échange de services avec eux est permanent et ils sont beaucoup plus disponibles. Avoir des prétextes pour leur demander des choses de manière informelle est donc beaucoup plus facile : par exemple, si les services techniques veulent savoir comment réserver la salle ciné, il ne faut pas hésiter à passer en disant que l’on passait dans le coin et leur expliquer comment faire en leur remémorant que la serrure de la salle ciné n’a pas été changée, etc… Bref, toute occasion est bonne à prendre et il n’est jamais inutile de relancer l’administration… De plus, vous glanerez des informations qui peuvent se révéler extrêmement utiles (c’est grâce à cela que l’on a un 2eme frigo en Comparat notamment car les personnes concernées s’étaient bien gardées de me dire que ceci avait été voté il y a 2 ans !). De la même manière ne pas oublier de discuter avec les secrétaires….

De façon générale, une grande disponibilité et une forte réactivité sont nécessaires pour toujours rappeler aux gens que l’on existe afin d’accélérer les démarches (par exemple, le jour ou quelquechose se trame, la secrétaire vous appelle car elle vous connaît bien..) : avoir des rapports humains plutôt que par mail est donc capital.

Attention cependant à ne pas être trop proche car cela trouble le jugement : il ne faut pas oublier qui l’on représente depuis le début, si l’on est trop proche de l’administration, on s’éloigne des préoccupations des étudiants.

Responsabilité légale

Le prez BDE est le seul responsable légal de l’association. Ce qui veut dire qu’en cas d’accident lors d’un événement, il est le seul à pouvoir être poursuivi car il est officiellement celui qui l’organise même si ce n’est pas exactement le cas.

Par conséquent seule sa signature a une valeur, la très grande majorité des membres de l’Association n’étant même pas déclarés en préfecture : il est donc le seul à pouvoir signer le contrat du WEI, les contrats de groupes du Gala, un contrat de sponsoring, etc… Il est très important qu’aucun autre membre de l’Association ne signe de papiers au nom de l’Assoce (ou d’une partie de l’Assoce) par commodité car en cas de problème, on ne pourrait se retourner contre personne.

De plus, c’est un moyen de se faire implicitement « valider » un contrat par le BDE, il est donc très important d’informer les gens à ce sujet.

Critères d’attribution des subventions

Le BDE a comme rôle de redistribuer les subventions au sein de l’Association. Les critères que nous avons retenus pour l’attribution de ces dernières sont :

-le nombre de centraliens touchés par le service ou l’événement, la qualité et le but de ce service (l’intégration au sens large par exemple : WEI, BI, etc…)

-le rayonnement extérieur du projet

CONSEIL AU FUTUR VP COM’INT’ (par puj)

Le VP Com’ Int’ du BDE est chargé de la communication entre l’assoce, au sens large, et les élèves. Il doit donc trouver des moyens de communications, modérer des mails, pour rendre la communication la plus efficace possible.

J’ai beaucoup travaillé sur la communication informatique, puisque mon stage (forcé…) ne m’a pas permis de m’occuper efficacement de la communication visuelle sur le campus. J’ai développé de nouvelles techniques de communication, mis au point un site pour l’association, tout en essayant de laisser derrière moi un système facile à gérer, sans connaissance poussée en informatique, et surtout en rendant le travail de VP Com’ Int’ le plus simple et le plus rapide possible à gérer.

Mais mis à part ce rôle de communication, le VP Com Int participe au BDE, et s’investi dans les différentes entreprises du BDE.

Pour faire le bilan sur mon mandat, je dirai que d’un point de vue informatique, la communication est assez efficace. Il faudrait maintenant développer la communication visuelle, par un ordonnancement des zones d’affichages, et créer un ou des points de communication, où afficher des infos synthétiques sur la vie de l’assoce.

Je pense également que pour bien communiquer, il faut essayer de proposer le maximum de supports de communication, pour que chacun puisse se tenir au courant par la méthode qui lui convient de la vie centralienne, sans pour autant rendre le travail de communication lourd, et sans « conchier » les personnes visées.

Je trouve également que l’assoce ne manque pas de communication, mais plutôt de visibilité. Je pense qu’il faudrait trouver un moyen pour présenter la vie des clubs d’une manière plus complète, plus intéressante que les mots qu’on trouve dans le mail de promo.

infos pratiques pour le futur Secrétaire Général (par Julien)

La programmation des transpondeurs

Depuis maintenant plus d’un an, l’accès à la plupart des locaux de l’assoce est géré par des serrures magnétiques, et l’une des attributions du SG consiste donc à programmer ces serrures. Il faut donc bien veiller à être bien à jour au niveau des modifications, surtout dans le cas d’une perte de transpondeur, surtout depuis que l’on a étendu ce système à l’accès au foyer. Durant mon mandat, le système de programmation a été grandement amélioré car on peut maintenant programmer grâce à un PALM que l’ancien BDE avait acheté. Par contre, j’ai pu noter vers la fin du mandat quelques problèmes techniques au niveau du matériel qui gène la programmation. Il faudra peut être penser à renouveler l’équipement.

Les services techniques

Pendant ton mandat, tu devras faire le lien entre les services techniques et les membres de l’assoce qui ont des problèmes matériels (prises défectueuses, changements de lignes téléphoniques lors de déménagements de locaux, besoin d’effectuer des travaux d’aménagement, etc...)

Pour les réparations minimes, surtout électriques, il ne faut surtout pas contacter les services techniques, mais directement l’atelier (les Schtroumpfs). Soit par mail [e-mail], en allant les voir directement au bâtiment Y20 ou alors par téléphone (poste interne : 61 28). Pour les réparations électriques, tu peux même contacter directement l’électricien Abdelilah Kettam. (Très compétent, rapide et assez sympa).

Par contre, pour les plus grosses interventions ou pour les demandes exceptionnelles (par exemple nous avions eu besoin de barrières pour les différentes chaînes de rentrée) il faut s’adresser aux services techniques (directeur : F.Roberjot, directeur adjoint :E.Benhamou ; chargé de la sécurité : J.F.Besse). Tu peux aussi contacter la secrétaire Angélique Laplace qui te réorientera directement vers la bonne personne.

Comptes rendus des réunions

J’étais chargé durant le mandat d’assurer une trace écrite des réunions BDE. C’est important parce que ça permet de s’assurer que personne n’oublie rien, et cela peut aussi servir de support de communication de l’action du BDE : depuis cette année, on mettait les CR des réunions en ligne sur le site du Mail de Promo comme ça tout le monde pouvait savoir ce que faisait le BDE. En plus le CAA peut toujours avoir envie de savoir ce que fait le BDE… Ce n’est pas toujours super fun de faire les CR, mais je les faisais en live pendant les réunions et finalement ce n’était pas non plus si chiant que ça. Et puis tu peux toujours essayer de soudoyer quelqu’un pour qu’il te remplace…

Le travail au sein de l’équipe

Je trouve que ce qui a été très bénéfique durant notre mandat c’est qu’on a vraiment travaillé comme une vraie équipe, personne n’hésitait à déléguer ses taches si il était débordé, et le travail avec les trezs et le VP Club s’est très bien passé. D’ailleurs, durant les réunions BDE, les trezs étaient très souvent présents.

Tout le monde s’entendait très bien (c’était je pense une des forces de l’equipe) et justement cela nous permettait de pouvoir avoir des débats internes assez sereins. A vous de garder une bonne ambiance… Mais bon a priori, il y a pas vraiment de gros moments de rsuh donc il ne devrait pas y avoir trop de moments ou tout le monde est à bout et où tout le monde s’insulte…