BiLGİ YÖnetiMİ ve teknolojileri İntranet hazırlayan : Berk Ayvaz No: 507072002 aralik 2008 İÇİndekiler

İTÜ

FEN BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ

BİLGİ YÖNETİMİ VE TEKNOLOJİLERİ

İNTRANET

Hazırlayan : Berk Ayvaz

No:507072002

ARALIK 2008

İÇİNDEKİLER

1. Tanım 3

2. İntranetin Yapısı ve İçeriği 3

2.1 İntranetlerin işletmelere sağladığı hizmetler 4

2.2 İntranet kullanım şekli 5

2.3 İntranetin İnternetten Farkı 6

2.4 Kritik Başarı Faktörleri 6

2.5 İntranetin faydaları 6

2.6 İntranetin Dezavantajları ve Riskleri 8

3. İntranetin Bilgi Yönetimindeki Rolü 8

3.1 İntranet ve Nonaka Bilgi Çevrimi 9

2. İntranet Tabanlı Bilgi Araçları 10

3.2.1 Weblogs 10

3.2.2 K-logs 11

3.2.3 Wikis 11

4.Vaka Çalışmaları 11

4.1 IBM : W3 İntraneti 11

4.2 GM: MySocrates 13

4.3 HP İntranet 15

KAYNAKLAR 18

1. Tanım

Örgütlerde bilgi kaynaklarının çalışanlar arasında paylaşılması, bilişim sistemlerinin tasarlanması, iş akışı, örgütsel iletişim ve örgütlerin yeniden yapılandırılmasında 1994 yılından itibaren kullanılmaya başlanan intranet :

Bilgi yönetim stratejisinin önemli bir parçası olan bilgi paylaşımını destekleyen pratik yollardan biridir (Stoddart,2001).

Organizasyon içinde kurumsal iletişimi sağlamak maksadıyla internet teknolojisini kullanan bir ağdır (Yen ve Chou,2001).

İnternet teknolojilerinin dışsal global internete bağlanmak için kullanılması yerine organizasyon içinde kullanılmasıdır (Masrek ve diğ.,2008).

2. İntranetin Yapısı ve İçeriği

Geleneksel uygulamalarda, kurumlar tescilli donanım ve yazılımlara bağımlı idiler. Bu sistem, özellikle kurum geniş alana dağılmış ise iletişimin ve paylaşımın maliyetini çok arttırıyordu. En iyi durumda bile, farklı donanım platformları, farklı dosya sistemleri ve yazılımlarla bilgiyi ortak bir noktada paylaşmak kolay değildi. İnternet teknolojisini kullanan intranet bu soruna tam bir çözüm getirdi. Nasıl internette farklı bilgisayarlar ve işletim sistemleri tek bir protokol kullanarak bilgiyi paylaşabiliyorlarsa, artık, intranet ile firmalarda iletişim ve işbirliğini çok daha kolay uygulanabilir duruma gelinmiştir.

Bir intranet, internet için kullanılan konsept ve teknolojilerin aynıları kullanılarak inşa edilmektedir. Örneğin alıcı ve sunucu TCP/IP üzerinde çalışmaktadır. HTTP(web servisleri),SMTP(e-posta) ve FTP(dosya transferi ) gibi en iyi bilinen internet protokolleri bir intranette bulunabilir (wikipedia.com).İntranetler döküman oluşturmak için HTML'yi ve bilgiyi ağ üzerinde ulaştırmak için TCP/IP kullanırlar (http://zorlu.co.uk/intranet.asp) . Bilgi firmanın sunucusunda saklanır ve Internet Explorer yada Netscape Navigator gibi popüler tarayıcılarla bilgiye erişilebilir (Stoddart,2001).

İntranet, bilinen büyük internet ağının sunduğu her türlü imkanı sunabilmektedir. Bunlar arasında e-mail, haber grupları, web sayfaları , rehberler,yıllık bütçeler, raporlar, anlaşmalar, arşiv, politikalar, eğitim malzemeleri, yönetim enformasyonu, elektronik dergiler, tartışma grupları, bültenler vb. özellikler sayılabilir (Mphidi ve Snyman,2004). Fakat internetten farklı olarak bu bilgilere ve sayfalara sadece firma çalışanları ulaşabilir. İnternet üzerinde geliştirilmiş standart teknolojileri ve protokolleri kullanan intranet yalnızca kuruma özgüdür (Rumizen,2001).

İntranetin, internete bağlantısı olduğu durumlarda ise firmalar firewall (Ateş Duvarı) kullanarak dışarıdan intranetlerine girişi engelleyebilir yada kısıtlayabilirler. Dahili sunucularda o kadar fazla kurumsal bilgi varken güvenlik tedbiri almak bir gerekliliktir. İntranetler geçit yollarıyla (gateway) diğer ağlara bağlanabilir (Kartan, 2007).

Buna göre en basit anlamada bir intranet üç yazılım parçasından oluşmaktadır: web sunucusu,web tarayıcısı ve izinsiz ziyaretçileri engellemek için güvenlik duvarı. Bunlara ek olarak arama motoru da eklenebilir (Watson ,1999).

2.1 İntranetlerin işletmelere sağladığı hizmetler

İntranetlerin temel hedefi, çalışanlar arasında kesintisiz iletişim ve işbirliği sağlayabilmektir. Önceleri, bilgi kaynakları, birbirinden ayrı alanlarda saklanmakta ve yalnızca o alanda çalışan kişilerin erişimine açık tutulmaktaydı. İntranet ortamında ise kullanıcılar, çeşitli veritabanlarına, raporlara ve işleriyle ilgili değişik bilgilere tek bir arayüz üzerinden ulaşabilmektedirler(Rumizen,2001). İntranet, şirket içi bilgi akışının diğer bir deyişle enformasyon alış-veriş sisteminin kalbi olarak düşünülmektedir (Hannon, 1998).



Şekil 1 İntranet ile departmanlar arası iletişim

İntranet, şekil 1’den de görüleceği üzere departmanlar arası iletişimin artırılması varsa engellerin ortadan kaldırılması ve entegrasyonun sağlanmasında hayati rol oynamaktadır. Muhasebe, finans, pazarlama, üretim ve insan kaynakları gibi temel işletme bölümleri arasındaki iş süreçlerinin etkin ve verimli çalışması, zamanın etkin kullanımı, bürokrasinin azaltılması, daha az hiyerarşik yapının sağlanması, maliyet tasarrufu gibi bir çok konuda sayısız fayda sağlamaktadır.

İntranet, en temel özelllikleriyle etkinlik ve verimlilik konularında önemli üstünlükler sağlaması, işletme içi güvenilir iletişim ,işbirliği,maliyet ve zaman tasarrufları yanında bilgi kullanma ,üretme ve paylaşma gibi konularda getirdiği yeniliklerle organizasyonların yeniden bilgiye dayalı olarak yapılanmasını sağlamaktadır.İntranetler aynı zamanda hızlı iletişim ile beraber çalışanlar arasında fikir alış verişlerini de mümkün kılmaktadır (Uluköy,2002).

Bir intranet işletmelere ne gibi hizmetler sağlayabilir sorusunun cevabını aşağıdaki gibi sıralamak mümkündür:

• 
  İşbirliğine yönelik teknoloji ve iletişim ortak alanı sağlar, böylece kuruluşun bir bütün,bir grup, bir aile olmasına, herkesin kendi rollerine sahip olmasına, ortak bilgi temeline sahip olmasına, stratejik olarak kuruluşun hedefi, amaçları, ilkeleri ve kuruluşla paylaşılabilen web sayfaları ile entelektüel ürünlerin ortaya çıkarılmasına imkan tanır.
  
• 
  Tek evrensel kullanım alanından yararlanır. Görevlerin, amaçları, süreçlerin, ilişkilerin, etkileşimlerin, standartların, projelerin, takvimlerin, bütçelerin, kültürün online olarak “tek evrensel” ortak alanda tanımlanması ve iletişime geçirilmesidir.
  
• 
  Öğrenen kurumun kurulmasını sağlar. En iyi uygulamaların paylaşılması yoluyla yeni düşünce,inovasyon ve öğrenmeyi ilham eder(Sarnoff ve Wimmer, 2003).Herkes intraneti kullanarak değer katar, dinamik bir öğrenme yapısı kazanır, katılımcı ve çalışma gücünden hızlı yanıt alınabilen yaratıcılığa kavuşur.
  
• 
  İntranetler çalışanlara interaktif beyin fırtınası yapma,proje yönetme,beraber çalışma ve beraber bir veritabanı oluşturma fırsatları vermektedir (Stoddart ,2001).
  
• 
  İntranet organizasyondaki birbiriyle bağdaşmayan sistemlerin entegrasyonu,kağıtsız ofis sürecine ulaşımı sağlar (Scott,1998).
  
• 
  İntranetler insanların kendi bilgi ihtiyaçlarını karşılamalarına olanak tanır ve aynı ilgi alanındaki insanların işlevini tamamlayabilmelerine, birbirlerinin kolayca bulabilmelerine olanak tanır.
  
• 
  Organizasyonun hedef ve süreçlerine doğrudan destek verir (Sarnoff ve Wimmer, 2003)
  
• 
  Kullanıcı ihtiyaçlarına odaklanır (Sarnoff ve Wimmer, 2003).
  

2.2 İntranet kullanım şekli

İntranetin ne işe yaradığı sorusu yanında bir de firmaların intraneti genellikle hangi maksatlar için kullandığı da önem taşımaktadır.İntranet firmalar tarafından genellikle beş farklı işlem için kullanılmaktadır (Masrek ve diğ.,2008; Ba ve diğ.,1997) :

1. 
   Yayınlama:İntranetin ana sayfalar, gazeteler, teknik dökümanlar gibi enformasyonların yayılımı için kullanımıdır.
   
2. 
   İşlem yapma: İntranetin , insan kaynakları,finans,müşteri ilişkileri vb. organizasyonel enformasyon sistemlerinin intranet sayfaları ve diğer web tabanlı formlarının işlevselliğini sağlamak için kullanılmasıdır.
   
3. 
   Etkileşim:İntranetin organizasyon içindeki diğer kişiler ve gruplarla forum odaları,tartışma odaları,e-grup,e-posta yoluyla etkileşim sağlamak için kullanılmasıdır.
   
4. 
   Arama:İntranetin çalışan bilgileri,formlar,el kitapları,gazeteler,teknik dökümanlar gibi organizasyonel bilgilerin aranması için kullanılmasıdır.
   
5. 
   Kaydetme: İntranetin en iyi pratik uygulamalar,iş süreçleri,sıkça sorulan sorular gibi organizasyonel hafızanın kaydedilmesinde kullanımıdır.
   

Roderick ve Rushbrook (2002), yaptıkları çalışmaya göre intranet birçok organizasyon tarafından şu maksatlarla kullanıldığını belirtmektedir:

• 
  Dökümanların dağıtılması
  
• 
  Enformasyon paylaşımı
  
• 
  Yazılım dağıtımı
  
• 
  Veritabanına giriş
  
• 
  Çalışanların eğitimine yardım etmek
  
• 
  Grup çalışmasına yardımcı olmak,kolaylaştırmak
  
• 
  Telekonferansı mümkün kılmak
  

2.3 İntranetin İnternetten Farkı

İntranet ile internet arasındaki farkları aşağıdaki gibi özetlemek mümkündür (Kartan,2007):

• 
  İntranet, kullanıldığı firmanın ya da kurumun bulunduğu yerle sınırlı iken, internetin dünya çapında bir ağ olması,
  
• 
  İntranet üzerinden internete ulaşılabilir, fakat internetten intranete ulaşılamaz olmasıdır.
  

İntranet, internetin en iyi özelliklerinden yararlanma ve sakıncalarını dışarıda bırakma temeli üzerine kurulmuştur. Bu açıdan, intranetler daha güvenli, denetlenebilir ve belirli amaçlara yönelik olmaları açısından internetten ayrılırlar.

2.4 Kritik Başarı Faktörleri

İntranet sisteminden başarı elde edebilmek için aşağıdaki faktörlerin sağlanması gerekmektedir (Norzaidi ve diğ.,2007):

• 
  Üst yönetimin destek ve katılımı sağlanmalı
  
• 
  İntranet fonksiyonları ile görev gereksinimleri örtüşmeli
  
• 
  Kullanıcılara eğitim verilmeli
  
• 
  Kullanıcıların katılımı teşvik edilmeli
  
• 
  Kullanıcılara kullanma kılavuzu sağlanmalı
  

2.5 İntranetin faydaları

İntranetin işletmelere sağladığı faydalar şu şekilde sıralanabilir (Kartan,2007;Yen ve Chou,2001; Baines,1996; Wen ve diğ.,1998; Rumizen,2001;wikipedia):

1. 
   İşgücü verimliliği: Web tarayıcısının yardımı ile organizasyonun herhangi bir veritabanında bulunan bilgiye kolay ve hızlı bir şekilde ulaşılabilir. Bu ise çalışanların işlerini daha hızlı,güvenilir ve doğru yapmalarını sağlayarak iş gücü verimliliğini artırır.
   
2. 
   Zaman : Arama motorları sayesinde istenen bilgiye erişim hızlanır. Çalışanlar işleri için gerekli olan enformasyonu aramak zorunda kalmazlar. İndex sisteminin devrede olması, bilgi kayıplarını ve mükerrerliği engeller. Çalışanların hangi bilgiye nereden, nasıl erişeceklerini anımsamaları gerekmez.
   
3. 
   İletişim: İntranetler oranizasyonda yatay ve dikey olarak iletişimi güçlerindiren araçlara sahiptir. E-posta sistemi,görüntülü haberleşme sistemleri ,bloglar ,forumlar çalışanlar arasındaki iletişimi canlı tutmaktadırlar. Ekipler, departmanlar ya da kişiler arası soru cevap trafiği oluşturularak tartışma ve uzlaşma zemini hazırlanması ile bilgi iletişiminde esneklik sağlar ve iletişimi artırır.
   
4. 
   Enformasyon paylaşımı:Özellikle iyi tasarlanmış bir web ortamında internet bileşenleri kullanılarak çeşitli linkler aracılığıyla, her türde enformasyon ve döküman (sunumlar,makaleler,hesap özetleri,çizimler vb.) yetki seviyeleri dahilinde, anında paylaşıma açılabilir. İntranetler organizasyonda herkesin aynı güncel ve açık enformasyona ulaşmasını sağlar. Bu açıdan enformasyona “just in time” yaklaşımı sağlar.
   
5. 
   İş operasyonları ve yönetimi: İntranet ayrıca uluslararası çalışan firmalarda iş operasyonlarını ve kararlarını desteklemek için kullanılan uygulamalar için bir platform sağlar. Bu uygulamalara destek verir. (veri tabanı,iletişim,entegrasyon vb.)
   
6. 
   Maliyet azalması: Her türlü kağıt kullanım (döküman,katalog,bülten,fiyat listesi,personel bilgileri vb.),çıktı,postalama ve iletim maliyetlerini azaltır.Kullanım kolaylığına ve kullanıcı dostu bir arayüze sahip olduğu için, personel eğitim maliyetleri azalır. Bunun yanında telefon ,faks,toplantı düzenleme,eğitim,veri depolama vb. maliyetleri azaltmaktadır.
   
7. 
   İşbirliği ve takım çalışmasını artırır: Çalışanlar arasında işbirliği artırır ve takım çalışmasını teşvik eder. Özellikle intranet üzerindeki tartışma grupları beyin fırtınasını teşvik ederek daha iyiye ulaşmada ortak akıl kullanımını teşvik eder. Yine bloglar kullanılarak her kullanıcı bir problem üzerindeki görüş ve tecrübelerini arkadaşları ile paylaşabilir. Bütün bunlar birlikte çalışma güdüsünü çalışanlarda artırır.
   
8. 
   Güvenlik : Yüksek güvenlik sağlar. Organizasyon dışındaki kişilerin organizasyona ait enformasyona erişmelerini engeller. Kendi içerisinde genel olarak kabul görmüş güvenlik standartları kullanılır.
   
9. 
   Enformasyon depolama: Bilgi ambarı oluşturularak herkesin kullanımına sunulabilir. Bu sayede problemlere daha hızlı çözüm bulunarak, hızlı kararlar almak olanaklı olur.
   
10. 
    Kurum kültürünü yaygınlaştırır: Her kullanıcı intranet sayesinde organizasyon içinde aynı bilgiyi izler.
    
11. 
    Farklı uygulamaların birarada bulunmasını sağlayabilir.( Windows,Mac,Unix )
    
12. 
    Entellektüel sermayeyi artırır.
    

2.6 İntranetin Dezavantajları ve Riskleri

1. 
   Karmaşa için ihtimal:Çok kolaylıkla kurabilmesi nedeniyle kontrolün elden kaçması söz konusu olabilir. Bu nedenle sistem yönetiminden sorumlu kişiler kurumun, intranetinin kuruluşundan başlayarak en son ana kadar kontrolü elden bırakmamalıdır (Kartan,2007).
   
2. 
   Uygulama güçlügü: Birçok kişi ve yönetici bilgilerin başkaları tarafından kullanılmasına karşıdır. Bu onun bilgilerinin bozulması veya bildiklerinin başkaları tarafından öğrenilmesi korkusundan kaynaklanmaktadır. Bu kişileri ikna etmek ve onları birlikte çalışma ortamında çekmek oldukça büyük bir çaba gerektirir (Kartan,2007).
   
3. 
   Gereksiz enformasyon yığılması: Kontrolsüz ve bilinçsiz bir program uygulanması sonucu ve her türlü bilginin ise yarayacağı varsayımı ile hareket etmek kurumda gereksiz yere bir enformasyon yığılmasına neden olacaktır (Kartan,2007).
   
4. 
   Üretim kaybı: Özellikle uygulamanın ilk aşamasında pek çok kullanıcı zamanının büyük bir bölümünü intranet sayfalarını dolaşarak harcayabilir. Kullanımla ilgili getirilecek kurallarla bu problem kısa sürede çözülebilir.
   

3. İntranetin Bilgi Yönetimindeki Rolü

Teknolojideki gelişmeler organizasyonel bilgi yönetim sistemlerinin tasarımındaki gelişmeleri beraberinde getirmiştir. Bunlardan biri de intranettir (Skoka ve Kalmanovitch, 2005). İntranetler bilgi yönetim çabalarını artırmaktadır. İntranetin bilgi yönetimindeki rolü ile alakalı değişik görüşler olmakla beraber intranetler genellikle bir enformasyon aracı,bir iletişim aracı ve bu ikisinin birleşimi olarak görülmektedir (Skoka ve Kalmanovitch, 2005) . Bir başka çalışmaya göre de intranetler bilgi yönetimini en az üç yolla desteklemektedirler(Ruppel ve Harrington,2001):

1. 
   Kullanıcılar arasındaki boşluğu ve zamanı azaltmayı sağlar.
   
2. 
   Enformasyon değişiminde esneklik sağlar.
   
3. 
   Enformasyon transferini ve organizasyon içinde ağ kurarak bağımsız kullanıcılar arasında direkt iletişimi sağlar.
   

Günümüzde intranet organizasyonlarda en etkin enformasyon ve bilgi paylaşım yollarından biridir (Mphidi ve Snyman,2004). İntranetler geleneksel yöntemlerde olduğu gibi kayıtlı enformasyondan ziyade döküman seviyesinde enformasyon ve konseptlerin kolay ve hızlı bir şekilde paylaşımına izin vermektedir (Ruppel ve Harrington,2001). İntranetler bir sinir ağı gibi davranarak tüm organizasyonu kaplar ve iş süreçlerinde akan enformasyonu destekler. Bilgi paylaşımı olmadan intranetin organizasyonel etkinliğe etkisi çok kısıtlıdır. Tarayıcı,arama yeteneği ve enformasyon paylaşımı yapabilmesi ile intanetler gerçekte bir bilgi yönetim sistemidirler.

Bilgi yönetimi organizasyonda açık ve örtülü bilginin akışını kolaylaştırma olarak da görülebilir. Bu açıdan bakıldığında intranetler bilgi iletiminde bir boru hattı gibi çalışmaktadırlar. İntranetler iletişim ve interaktifiliği kolaylaştırması ile bir bilgi iletişimi sağlarlar (Ruppel ve Harrington,2001).

Firmalar intranetleri bir bilgi deposu olarak kullanmaktadırlar. Buna ek olarak intranetler çalışanlar şirketten ayrıldıklarında şirkette kalan bilgiyi muhafaza etmektedirler (Begbie ve Farooq,2002).

Bilginin oluşturulabilmesi için enformasyonun çalışanlara kullanılabilir bir şekilde sunulması gerekmektedir. İntranet teknolojisi çalışanlara enformasyon kaynaklarına giriş fırsatı vermektedir. Ayrıca organizasyonda farklı bölümlere dağılmış çalışanlar arasında bir bağ kurmaktadır. İntranet organizasyonlarda bilgi yönetimini kolaylaştırması açısından populer hale gelmiştir. İntranet bilgi edinmeyi herkes için mümkün kılarak organizasyonel hiyerarşi,resmi iletişim politikaları,fiziksel bariyerler ve sosyal gruplaşmaların üstesinden gelmeyi sağlamaktadır(Begbie ve Farooq,2002).

İntranetler organizasyonlara birçok açıdan fayda sağlamaktadır; dökümanların güncel olması ,birden fazla farklı güncellikte döküman bulunmaması,çalışanlar arasında iletişimi kolaylaştırarak grup çalşmasını,beyin fırtınalarını,tartışma gruplarının oluşturulmasını teşvik etmesi,çalışanları takım halinde çalışmaya yönlendirmesi,çalışanların istedikleri zaman merkezi bir veritabanından herhangi bir bölgedeki enformasyona hızlı,kolay bir şekilde ulaşabilmesi vb. bunlar arasında sayılabilir. Bu faydalar intranetin organizasyon içinde bilgi paylaşımı ve iletişimi için değerli bir bilgi yönetim aracı olduğunu göstermektedir(Mphidi ve Snyman,2004).

İntranet aynı zamanda en güncel haldeki enformasyon ve bilgiyi içermektedir. İntranetler, hazırlanması zaman alan,masraflı, ve saklanması yer alan kağıt işlerinden de organizasyonların kurtulmasını sağlayarak kağıtsız ofis uygulamalarına geçişi kolaylaştırırlar. Çünkü çalışanlar belgeleri elektronik ortamda hazırlayıp ,paylaşımını yapabilmektedirler (Mphidi ve Snyman,2004).

3.1 İntranet ve Nonaka Bilgi Çevrimi

İntranetin bilgi yönetimine katkılarından biri de Japon Profesör Nonaka tarafından işletmelerde açık ve örtülü bilgiler arasındaki çevrimi gösteren SECI yaklaşımına olan katkısı dolayısıyladır. Bu şekilde intranet işletmedeki entellektüel sermayenin artmasına katkıda bulunmaktadır. Zaten bilgi yönetimi de entellektüel sermayenin etkin ve etkili bir şekilde yönetilmesi demek olduğundan intranetlerde bu amaca hizmet etmektedir.

İçselleştirme ; açık bilginin örtülü bilgi haline getirilmesidir. Buna intranet açısından örnek vermek gerekirse intranette çalışanların karar verme süreçlerini desteklemek ve eğitim için bir takım görsel simülasyonlar,bloglarda geçmiş deneyimler bulunmaktadır. Bu enformasyon türleri çalışanların problemleri çözmede yazılı enformasyonu içselleştirerek yeni çözümler üretmelerinde etkili olmaktadır (Scott,1998).

Dışsallaştırma ; örtülü bilginin açık bilgi haline getirilmesidir. İntranette tartışma grupları kişileri diyaloğa ,bilgilerini paylaşmaya yönlendirmektedir.Örneğin, bir ürün geliştirmede herkes ürün ile alakalı bir takım tecrübelerini tartışma grubundaki takım arkadaşları ile paylaşabilir. Tabiiki bu bilgi aktarımları yazışma şeklinde olup kayıt altına alınacağından örtülü bilgiler açık hale getirilmiş olacaktır. Yine aynı şekilde intranetteki beyin fırtınaları,video konferans,webloglar vb. bu işlevi destekleyen diğer uygulamalardır(Scott,1998).

Birleştirme ; birleştirme açık bilginin açık hale getirilerek birleştirilmesidir. Burada kişisel açık bilgiler intranet üzerinden paylaşıma sunularak organizasyonel açık bilgi haline getirilir. Bu ise bu enformasyon kullanılarak yeni bir takım çıkarımlar yapılmasına ve böylece yeni açık bilgiler oluşturulmasına imkan tanır. (Scott,1998).

3.2 İntranet Tabanlı Bilgi Araçları

Bilgi yönetiminde söz sahibi olan intanet tabanlı bilgi araçlarına örnek olarak webloglar, k-loglar ve wikiler gösterilebilir. Bu teknolojiler şu şekilde karakterize edilebilirler: düşük maliyet, geniş katılım, topluluk katılımı ile geliştirilirler,açık kaynaklılık, bilyi paylaşmak için gerçek dünya ihtiyaçlarınca yönlendirilirler.

3.2.1 Weblogs

Blog (web günlüğü), teknik bilgi gerektirmeden, kendi istedikleri şeyleri, kendi istedikleri şekilde yazan insanların oluşturdukları, günlüğe benzeyen web siteleridir. İngilizcedeki "web" ve "log" kelimelerinin birleşmesinden oluşan weblog kavramının zamanla yaygınlaşmış adıdır. Blog, genellikle güncelden eskiye doğru sıralanmış yazı ve yorumların yayınlandığı, web tabanlı bir yayını belirtir. Çoğunlukla her gönderinin sonunda yazarın adı ve gönderi zamanı belirtilir. Yayıncının seçimine göre okuyucular yazılara yorum yapılabilir. Yorumlar, blog kültürünün çok önemli bir dinamiğidir; bu sayede yazar ve okuyucular arasında iletişim sağlanır. Bunun dışında, geri izleme (trackback) mekanizmasıyla, belirli bir yazı hakkında yazılan diğer yazıların belirlenebilmesi de mümkündür.Bilgi yönetimi perspektifinden weblogs geleneksel yöntemlerin dışında bir bilgi paylaşım ortamı sağlamaktadır (Robertson,2004).

3.2.2 K-logs

Weblog‘lar organizasyon içinde kullanıldığında bilgi-blogları ya da k-bolgs olarak adlandırılırlar. K-logs bilgi ve enformasyon paylaşımını ve akışını daha etkin hale getirmek için organizasyondaki engellerin kaldırılmasını sağlamaktadır. intranet üzerinden çalışanlar rahatlıkla bir takım tecrübelerini paylaşarak örtülü bilgi açık bilgi haline getirilmektedir.

Örneğin bilgi için anahtar kişiler weblogs’ları stratejik projelerdeki işleyişi kayıt altına almak için kullanabilirler.Weblogs büyük organizasyonlarda proje ekipleri arasındaki iletişimi sağlamak için de kullanılabilirler. Bu şekilde Weblog projenin sesi ve geçmiş kararların bir arşivi niteliğini kazanmaktadır(Robertson,2004).

3.2.3 Wikis

Online enformasyonun yayınlanması için yeni bir yaklaşımdır. İçerik yönetiminin çok hafif bir uygulamasıdır. Wiki ismi Hawaii dilinde "hızlı" anlamına gelen wiki kelimesinden türetilmiştir.Wiki, GNU Özgür Belgeleme Lisansı altında kullanıcıların yeni sayfa yaratmasına, sayfalarda düzenlemeler yapmasına ve bu sayfaları birbirine bağlamasına izin verenbir yazılımdır. Wikipedia bu wikilerden en bilinenidir. Wiki’ler daha çok iş dünyasında intranet ve bilgi yönetim sistmlerinde kullanılmaktadır.Gruplar, wiki sayesinde kolayca geniş dökümantasyonlar oluşturabilir, diff özelliği sayesinde sayfanın yazılmış önceki versiyonlarını görebilir, böylelikle belgeler arasındaki sürüm farklılıklarını takip edebilir. Sayfalar arasındaki bağlantılar ve sayfa biçimlemeleri sistem tarafından otomatik olarak yapılandırılacağından, bilgiye erişme ve bilgi belgeleme wiki ile son derece kolaylaşmaktadır. Sayfaların üstündeki Edit ya da Değiştir linkleri ile sayfaları yeniden düzenlemek mümkündür (Robertson,2004).

4.Vaka Çalışmaları

4.1 IBM : W3 İntraneti

IBM’in intraneti olan W3, IBM’in 300.000 çalışanına hizmet vermektedir. W3 IBM’in işgücü dönüşüm stratejisinin anahtar parçasıdır. Bu projenin ana amaçları şu şekildedir:

• 
  Komplekliği azaltmak
  
• 
  Organizasyon pazar alanı haline getirilmesi (bilgi alış verişi )
  
• 
  Yeni araçlarla kişilerin kontrol ve verimliliğini iyileştirmek
  
• 
  Firma çalışanlarının bilgisini ortak kullanıma açmak
  

Şekil 2 W3 Giriş Sayfası

Komplekslik intranet sitelerinin çoğalmasını da içermektedir. Ve bu rakam 1998’de 10.000,şimdi ise 5000 site ve 11 milyon sayfa civarındadır. W3, çalışanların iş yerindeki rolüne göre uyarlanmış kişisel bir sayfa ile günlük işlerine başlamasını sağlar. W3, ana sayfadaki linklerin ,borsa bilgileri ve neler yeni gibi özelliklerin kişiselleştirilmesine izin vermektedir. Her çalışan kendi istediği şekilde ana sayfayı özelleştirebilmektedir.

Ana sayfada çalışma bilgisi linki altında çalışanların coğrafik bölge,iş yerindeki rolü vb . bilgileri bulunmaktadır.W3’ün sistem yöneticisi Michael Reiter ‘in beyanına göre W3’te arama kolaylıkla yapılabilmekte, kişiler bazı anahtar kelimeler girirek işleri ile ilgili özel kategoriler,bloglar ve siteler oluşturabilmektedir.


Şekil 3 W3 Kişiye Özel Ana Sayfası

W3 ile ;

• 
  E-Toplantılar
  
  • 
    36,000 çalışan her ay bu toplantılara iştirak etmektedir.
    
  • 
    Seyahat ve hazır maliyetlerinden tasarruf sağlamaktadır.
    
  • 
    Anlık mesajlar,sunumlar ve sesler kadedilir.
    
• 
  E-Öğrenme
  
  • 
    48% Çalışan web’den öğrenmektedir.
    
  • 
    $284 milyon yıllık tasarruf sağlamaktadır.
    
  • 
    Çalışanlar online olarak yıllık 200,000 eğitim almaktadır.
    
• 
  E-İnsan kaynakları
  
  • 
    40% - 90% çalışılanların yerleştirilmesi
    
  • 
    sağlık kayıtları
    
  • 
    performans ölçümleri, beceri ve kariyer geliştirme
    
  • 
    maaş, hisse senedi opsiyonu, sigorta, emeklilik
    
  • 
    izinler, transferler, yaş haddi, adaptasyon, toplum programları
    
• 
  Yıllık ROI :
  
  • 
    $1.3 milyardan fazla maliyet tasarrufu($683 milyon direkt maliyet tasarrufu)
    
• 
  80% IBM çalışanı W3’ü her gün en az bir kez ziyaret etmektedir
  
• 
  $80.6 milyon verimlilik artışı sağlanmıştır
  
• 
  Her web projesinin geliştirme ve uygulamasından potansiyel olarak $200K tasarruf sağlamıştır.
  
• 
  İşlerin 68%’i için kesinlikle intranete bakılması gerekmektedir.
  
• 
  Çalışanları 52%’si W3’ten elde edilen enformasyondan dolayı bir IBM çalışanı olmaktan dolayı çok memnun olduğunu ifade etmektedir.(Çalışan tatmini)
  
• 
  3 milyon sayfa her gün ortalama bir kez ziyaret ediliyor.(literatürde birçok çalışma IS ‘lerin başarı faktörlerinden birinin de kullanım oranı olduğunu göstermektedir.)
  

4.2 GM: MySocrates

GM 75 yıldır küresel çapta satış lideri olan, dünyanın en büyük otomotiv üreticisidir. GM İntranet 33 ülkede 327.000 çalışanı bulunan bu büyük ve yaygın işletmeyi birleştirmektedir. GM ilk olarak farklı iş üniteleri için fonksiyonel intranetler kullanmaya başladı. 90’ların sonlarında GM, intraneti bu büyük ve geniş alana yayılmış olan yapıdaki kompleksliği azaltmaya ve yönetimin tek merkezden yapılmasına yönelik kullanmaya başladı. Kurulan intranete mySocrates adı verildi.



Şekil 4 Mysocrates Ana Sayfası
İntranetin amacı:

• 
  Kullanıcı girişlerini genişletmek
  
• 
  Sisteme girişleri kişiselleştirme
  
• 
  Çalışan profilleri ve rehber özellikleri
  
• 
  Takımların yönetimi
  
• 
  Çözümlerin yeniden kullanılabilmesi
  
• 
  Maliyetlerin azaltılası
  
• 
  İmajın geliştirilmesi
  

GM ‘nin eski sisteminde isteyen herkes GM ağına Sokrates ile giriş yapabilmekteydi. Herhangi bir kişiselleştirme mevcut değildi. Herkes aynı içerik ve araçları görmekteydi. MySocrates’te ise giriş şifrelenip, sayfalar kişiselleştirildi. Socrates’teki statik sayfaların yerini birçok farklı kaynaktan ve veritabanından beslenen yeni mySocrates aldı. Bu yeni sistem Mayıs 2006 yılında devreye alınmasıyla beraber aylık girişlerde %20 ‘den fazla artış yaşanarak sayı 543.000 ‘nin üzerine çıktı. Sistem 100.000 aktif kullanıcıya sahiptir.

MySocrates günümüzde GM’yi dünya çapına yayılmasına rağmen tek firma gibi göstermektedir. İlk kullanım zamanlarında yeni bir sistem olmasına rağmen bazı değerler oluşturmuştur:

• 
  411.1M ziyaretçi toplamıştır.
  
• 
  1.1M işlemin 98.1% ‘ini gerçekleştirmiştir.
  
• 
  $17.4M maliyet tasarrufu sağlamıştır.
  
• 
  İlk myJobs hesabı $1m senelik tasarruf sağlamıştır.
  

Gelecekte intranete eklenmesi düşünülen özellikler ise şu şekildedir:

• 
  Departmanlar arası tamamen entegrasyon sağlanması
  
• 
  İşbirliği araçları ( wikis ve blogs vs.)
  
• 
  Ayrıntılı veri ve raporlama (iş zekası vb.)
  
• 
  Çoklu platform teslimatı (wireless / PDA)
  

GM kendisini 500 sanayi kuruluşu arasında üst sıralara çıkartan bir “tek şirket” intraneti yapmayı mySocrates projesi ile başarmıştır.

4.3 HP İntranet

HP bilgisayar sektöründe en başarılı firmalardan biridir. Bilgisayar,network ürünleri,elektronik test ve ölçüm cihazları ,elektronik komponentler vb. dahil olmak üzere 25.000 çeşitten daha fazla ürün üretmektedir. Firmanın 150 ayrı ülkede 170.000 çalışanı bulunmaktadır. HP aylık 10 terabyte’lık enfomasyon işleyen 140.000 bilgisayar ağı ile dünyanın en büyük intranetlerinden birini işletmektedir. HP günde 1,5 milyon e-posta almaktadır. Kısacası kendi içinde küçük bir internete sahiptir.

HP bu ağı küresel elektronik iletişim,yazılım dağıtımı,döküman yönetimi,çalışan eğitimi ve takım çalışması ve işbirliği gibi konular için kullanmaktadır. HP ‘nin içsel vaka çalışmalarına göre intranet büyük bir organizasyonel esneklik ve çalışanlar arasında bilgi paylaşımında bir patlama meydana getirmiş , bu da çalışanların verimliliğini artırmıştır. Ayrıca müşteri ilişkilerini geliştirmiş,daha rekabetçi ve karlı ürünlerin ortaya çıkmasını sağlamış,maliyetleri azaltmış ve iletişimi iyileştirmiştir. Firmanın CEO’su Lewis E. Platt ,HP’nin organizasyonel kültürünün çalışanlar arasında açık iletişimi desteklediğini belirtmiştir.

1980’lerden önce HP küresel operasyonlarını bağlama ve pazara çıkma sürelerini kısaltması gerektiğini anladı. O zamanlarda fax makineleri iletişimi değiştirmekte ve tam zamanında üretim politikaları rekabet avantajı için anahtar kavramlar haline gelmekteydi. Bu zamanlarda HP küresel çaptaki kuruluşlarıyla iletişim ve bilgi paylaşımı için bir sisteme ihtiyacı olduğunu anladı.

HP’nin öncelikleri yenilik,esneklik ve iş fırsatlarını değerlendirme hızıydı. 1997 Ocak ayında HP 48 saat içinde yeni intranet uygulamasını 100.000 kullanıcının hizmetine sundu. İntranet HP için enformasyon sistemleri departmanının yazılım dağıtımı için bir araç olarak kullanılmaktaydı.İntranet böylece IS departmanı için verimliliğin ana kaynağı oldu. Göreceli olarak çok daha ucuz olan TCP/IP internet iletişim protkolünün kullanımı firmaya mliyet avantajı sağlamaktadır. IS departmanı intranet ile dünya çapındaki 150 veri merkezinin sayısını 8’e indirdi. Yapılan araştırmalar bilgisayarların intranet ile yapılandırılmasının bilgisayar başına $2000 yıllık maliyet tasarrufu sağladığını ortaya koymaktadır.

HP’nin IS departmanı intraneti teknik destek için kullanmaktadır. Problemler merkez sitelerdeki mühendisler tarafından teşhis edilip çözülebilmektedir. HP intraneti ayrıca yazılım güncellemelerini ve genel araçları dağıtmak,dökümanları yönetmek ,çalışanların kayıtlarını depolamak ve işlemek ve intranet üzerinden çalışanların eğitimi için kullanmaktadır.HP intranet ayrıca şu hizmetleri de sağlamaktadır:

Veri yayımlama: Firma yada endüstrinin haberleri doğrudan çalışanların bilgisayarlarına yüklenerek şimdiye kadar ki tüm haberler saklanır.

İnsan kaynakları yönetimi: Personelin politika ve rehberlerinin dağıtımı sağlanır.

Ürün tasarım ve enformasyonu: Tasarım aşamalarının ve siparişlerin değişimlerinin koordinasyon ve iletişimi ve satış ve pazarlama enformasyonu sağlayan bir ana sayfa içermektedir.

Yazılım paylaşımı: Kelime işleme ,sunum gibi genel bilgisayar uygulamalarında ihtiyaç duyulan kopyaların sayısını azaltan merkezi bir server’a internet girişi sağlamaktadır.

Elektronik satış partneri:Satışların ve ürün enformasyonunun teslimi,bu sayede satış temsilcisi müşterileri ile daha az zaman harcamaktadır. Yapılan çalışmalar mail ve çıktı maliyetlerinde tasarruf edildiğini,haftalık olarak da 5 saat zaman kaybının önlendiğini ortaya koymaktadır.

Son zamanlarda HP intraneti daha da geliştirilerek herşey kişiselleştirilmiştir. Haberler her bir intranet uygulamasında olduğu gibi HP içinde önemlidir. Bu nedenle her haberin arkasında 5 soruluk “bilgini test et” şeklinde ufak çoktan seçmeli quizler yapılmaktadır. Cevaplar bir veritabanında toplanmakta ve analiz edilmektedir. 

HP uygulamasınından elde edilen diğer somut başarılar şu şekilde sıralanabilir: 

• 
  Çalışanların 95% ‘i intraneti haftada en az bir kere kullanmaktadır.
  
• 
  US. çalışanlarının 68%’i anasayfa olarak kullanmaktadır.
  
• 
  Tüm HP bölgelerine bir tıklama ile ulaşılabilmektedir.
  
• 
  22 dil seçeneği sunmaktadır.
  

KAYNAKLAR

1. 
   Masrek M.N., Abdul Karim N.S., Hussein R.,2008, The effect of organizational and individual characteristics on corporate intranet utilizations, Information Management &Computer Security, Vol. 16, No. 2, pp. 89-112
   
2. 
   Norzaidi M. D., Chong S. C., Murali R., Salwani M. I.,2007, Intranet usage and managers’ performance in the port industry, Industrial Management & Data Systems, Vol. 107 No. 8, 2007,pp. 1227-1250
   
3. 
   Skoka W., Kalmanovitch C., 2005, Evaluating the role and effectiveness of an intranet in facilitating knowledge management: a case study, Information & Management 42 (2005), p.731–744
   
4. 
   Mphidi H., Snyman R.,2004,The utilisation of an intranet as a knowledge management tool in academic libraries,The Electronic Library,Volume 22 , Number 5 , 2004 , pp. 393-400
   
5. 
   Robertson J.,2004,Intranets and knowledge sharing,Knowledge Management Challenge Conference,www.steptwo.com.au
   
6. 
   Sarnoff A., Wimmer T.,2003,Knowledge Management and Intranets: Putting People First , Intranet Journal The online resource for intranet professionals
   
7. 
   Begbie R.,Farooq C.,2002,The Intranet Chaos Matrix: A Conceptual framework for designing an effective knowlaege management intranet,Journal of Database Marketing,9/4,ABI/INFORM Global,p.325
   
8. 
   Uluköy M.,2002,Bilişim Teknolojilerinin İşletme Rekabetinin Sürdürülebilirliğine Katkıları LBS Örneği,T.C. Dumlupınar Üni.Sos.Bil.Ens.İşl.ABD.,Yüksek Lisans Tezi
   
9. 
   Kartan N.,2007,Intranetin Örgütsel İletisime Etkileri ve Intranetin Bir Alt Sistemi Olarak Datashare Teknoloji Ltd.Şti. Uygulaması , Eskisehir Anadolu Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İletisim Anabilim Dalı ,Yüksek Lisans Tezi
   
10. 
    Roderick T., Rushbrook G.,2002, ICT for GCSE,Oxford University Press
    
11. 
    Stoddart L.,2001,Managing intranets to encourage knowledge sharing: opportunities and constraints, Online Information Review,Volume 25 , Number 1 , pp. 19-28
    
12. 
    Yen D.C., Chou D.C.,2001,Intranets for Organizational Innovation,Information Management and Computer Security,Vol.9/2 , P.80-87
    
13. 
    Rumizen M.C.,2001,Complete Idiot's Guide to Knowledge Management, Alpha Books,p.132-133
    
14. 
    Yen D.C.,Chou D.C,2001,Intranets for organizational innovation,Information Management and Computer Security,9/2,p.80-87
    
15. 
    Ruppel C.P., Harrington S.J., 2001 , Sharing Knowledge Through Intranets: A Study of Organizational Culture and Intranet Implementation, IEEE Transactıons on Professıonal Communicatıon, Vol. 44, No. 1, March 2001
    
16. 
    Watson I.,1999, Internet, intranet, extranet: managing the information bazaar,Aslib Proceedings ,Vol 51, No.4, April 1999 – 109
    
17. 
    Scott J.E.,1998, Organizational knowledge and the Intranet,Decision Support Systems 23,p.3–17
    
18. 
    Wen H.J., Yen D.C., Lin B., 1998, Intranet document management systems, Internet Research: Electronic Networking Applications and Policy,Volume 8 , Number 4 ,1998 , pp. 338–346
    
19. 
    Keen P.G., Mougayar W., Torregrossa T., 1998, Business Internet and Intranets: A Manager's Guide to Key Terms and Concepts, Harvard Business Press
    
20. 
    Ba S., Kalakota R., Whinston A.B.,1997,Using client-broker-server architecture for Intranet decision support, Decision Support Systems 19 (1997),P. 171-192
    
21. 
    Baines A.,1996,Intranets, Work Study, Volume 45 · Number 5 · 1996 · pp. 5–7
    
22. 
    http://www.communitelligence.com/blps/article.cfm?weblog=59&page=339
    
23. 
    http://zorlu.co.uk/intranet.asp