BöLÜm a gençLİk programi hakkinda genel biLGİ 5

Ödeme süreci

A) Ön ödeme süreci

Gençlik Programı kapsamında desteklenen projelerin çoğunluğu ön ödeme ve nihai ödeme/iade olarak şekillenen bir ödeme sürecine tâbidir. Bu süreç aşağıdaki şekildedir:

Ön ödeme

Sözleşmeyi iki tarafın da imzalamasından sonraki 45 gün içerisinde % 80’lik kısım olan ilk dilim, gerekli durumlarda ilgili garanti alındıktan sonra, yararlanıcıya transfer edilir. Ön ödemenin amacı, yararlanıcının faaliyetlere başlamasını sağlamaktır.

Nihai ödeme veya iade

Yararlanıcıya yapılacak nihai ödeme miktarı, proje bitiş tarihini takip eden iki ay içerisinde sunulan nihai raporun incelenmesi neticesinde oluşan rakamdır (Resmi nihai rapor formları Avrupa Komisyonu, Yürütme Ajansı ve Ulusal Ajansların internet sitelerinden edinilebilir).

Proje esnasında yararlanıcı beklenenden daha az masraf yaptıysa, hibe miktarı orantısal olarak azaltılabilir ve yararlanıcıdan gerekli durumlarda, önceden ödemesi yapılmış olan ilk dilimden artan miktarı iade etmesi istenir.
Eğer verilen destek götürü miktar veya birim masraf üzerinden yapılmışsa gerçekleşen masrafları belirlemeye gerek yoktur. Bununla birlikte yararlanıcı, Avrupa Birliği hibesiyle düzenlenen faaliyetlerin etkin bir şekilde gerçekleştiğinin delili olmak üzere, ilgili ödeme belgelerini talep edilmesi halinde sunmak zorundadır. Eylemler ve alt-Eylemlerin finansman detayları için bu Kılavuzun B bölümünü inceleyiniz.

B) Ön ödemenin iki taksitte yapılması süreci

Bazı durumlarda mali riski asgariye indirmek için Yürütme Ajansı veya Ulusal Ajanslar ön ödemeyi iki ayrı taksitte ödeme, arkasından bakiye miktar için nihai ödeme/iade alma sürecini yürürlüğe koyabilirler. Bu süreç aşağıdaki durumlarda devreye girebilir:
Gayrıresmi gençlik grupları tarafından sunulan ve bütçesi 25.000 €’yu geçen projeler, 6 ila 24 ay arasında olan 50.000 €’dan fazla talepte bulunan ve başvuru esnasında gönüllünün/gönüllülerin belirlenmemiş olduğu AGH projeleri.


İlk dilim ön ödeme

İlk dilim ön ödeme olan % 40’lık kısım sözleşmenin iki tarafca imzalanmasını takip eden 45 gün içerisinde yararlanıcının hesabına, gerekli hallerde uygun güvence alındıktan sonra, aktarılır.

İkinci dilim ön ödeme

% 30’luk ikinci dilim ön ödeme, Yürütme Ajansı veya Ulusal Ajanslar tarafından yararlanıcıdan gelen talebin onaylanmasından sonraki 45 gün içerisinde transfer edilir. Bu ikinci dilim ön ödeme, ilk dilim ön ödemenin en az %70’lik kısmının kullanılmaması durumunda yapılmayabilir.

Nihai ödeme veya iade

Yararlanıcıya yapılacak nihai ödeme miktarı, proje bitiş tarihini takip eden iki ay içerisinde sunulan nihai raporun incelenmesi neticesinde oluşan rakamdır (Resmi nihai rapor formları Avrupa Komisyonu, Yürütme Ajansı ve Ulusal Ajansların internet sitelerinden edinilebilir).

Proje esnasında yararlanıcı beklenenden daha az masraf yaptıysa, hibe miktarı orantısal olarak azaltılabilir ve yararlanıcıdan gerekli durumlarda, önceden ödemesi yapılmış olan ilk dilimden artan miktarı iade etmesi istenir.
Eğer verilen destek götürü miktar veya birim masraf üzerinden yapılmışsa gerçekleşen masrafları belirlemeye gerek yoktur. Bununla birlikte yararlanıcı, Avrupa Birliği hibesiyle düzenlenen faaliyetlerin etkin bir şekilde gerçekleştiğinin delili olmak üzere ilgili ödeme belgelerini talep edilmesi halinde sunmak zorundadır. Eylemler ve alt-Eylemlerin finansman detayları için bu Kılavuzun B bölümünü inceleyiniz.

Diğer temel sözleşme hükümleri

Geriye yürümezlik

Daha önceden tamamlanmış hiçbir proje için hibe sağlanamaz.
Başvuran tarafından daha önce başlatılan ve sadece projenin sözleşme imzalanmasından önce başlatılmasına ihtiyaç olduğu ispatlanan projeler için hibe sağlanabilir. Bu tür durumlarda finanse etmek için uygun masraflar, başvurunun sunulma tarihinden önce gerçekleşemez.
Projenin sözleşme imzalanmasından önce başlaması yararlanıcı için bir risktir ve hibenin sağlanması için avantaj sağlayan bir durum değildir.

Teminat

Yürütme Ajansı ve Ulusal Ajanslar hibe sağladığı herhangi bir yararlanıcıdan ön ödemeye ilişkin mali riskleri azaltmak için önceden bir teminat isteyebilir.
Bu tür bir teminat, düzenleyen kuruluşu geri alınamaz şekilde sorumlu tutmak veya o kuruluşu hibe sağlanan yararlanıcının yükümlülükleri hususunda birinci derecede sorumlu garantör kılmak amacıyla istenmektedir.
Teminat, Avrupa Birliği üye ülkelerinden birinde onaylı bir banka veya finans kurumundan alınmış olmalıdır. Yararlanıcının başka bir Program Ülkesinde veya bir Ortak Ülkede yerleşik olması durumunda, Yürütme Ajansı veya Ulusal Ajans, o ülkedeki bir banka veya finans kurumunca verilen teminatı bir Üye Ülkede kurulmuş banka veya finans kurumundan verilmiş teminata güvenliği ve özellikleri açısından denk olarak görürse kabul edebilir.
Teminatın yerini, hibe sözleşmesinin taraflarından biri olarak ortaklardan birinin sunacağı üçüncü şahıs teminatı alabilir.
Ön ödeme, hibe sözleşmesinde belirtilen şartlara uygun olarak, yararlanıcıya yapılan ödeme bakiyesinin azaltılması yoluyla serbest bırakıldıkça, teminat da aşamalı olarak kaldırılacaktır.

Devletlerarası anlaşmalar çerçevesinde kurulmuş olan kamu kuruluşları, uluslararası kamu sektörü kuruluşları, bu tür kuruluşlar tarafından teşekkül ettirilmiş uzman ajanslar, Uluslararası Kızılhaç Komitesi (ICRC), Uluslararası Kızılhaç ve Kızılay Örgütleri Federasyonu bu uygulamadan muaftırlar.

Alt-Sözleşme ve satınalma sözleşmesi

Projelerde 2004/18/EC sayılı Direktife halel getirmeksizin bir alt sözleşme veya satınalma sözleşmesi yapılması gerektiği durumlarda hibe yararlanıcıları, paranın değerini en üst düzeyde tutan, yani en kaliteliyi en ucuza sağlayan teklif sağlayıcısıyla, menfaat çatışmasını da gözetmek suretiyle, sözleşme yapabilirler.
Uygulanan projelerde satınalma sözleşme bedeli 60.000 €’yu geçen durumlarda Ulusal Ajans veya Yürütme Ajansı yararlanıcıdan yukarıdaki paragrafta belirtilen hükümlere ilaveten özel kurallara uymasını talep edebilir. Bu özel kurallar Avrupa Komisyonu Finansal Yönetmeliğinde belirtilmekte ve ilgili sözleşme tutarına, projenin toplam maliyetindeki Avrupa Birliği katkısının oranına ve riske bağlı olarak tespit edilmektedir.