BöLÜm a gençLİk programi hakkinda genel biLGİ 5

Nasıl iyi bir proje hazırlanır?

Eylem 2 bölümündeki “Hibe Ölçütleri’ tablosunda, proje kalitesinin hangi ölçütlere göre değerlendirileceği sıralanmıştır. Burada iyi bir proje hazırlamanıza yardımcı olacak bazı öneriler verilmektedir.

Proje kurgusunun kalitesi

• 
  Ortaklığın kalitesi/projedeki tüm ortakların aktif katılımı
  

Gönderen, Ev Sahibi ve Koordinatör Kuruluşlar ile gönüllüler arasındaki sorunsuz ve etkili işbirliği, başarılı bir proje yapmak için hayati öneme sahiptir. Ortaklar, projedeki tüm tarafların aktif katılımını ve ulaşılacak ortak hedefleri içeren uyumlu bir ortaklık kurma ve bu ortaklığı devam ettirme yeteneğini sergilemelidir. Bu bağlamda, aşağıdaki etkenler göz önünde bulundurulur: Proje ortakları arasındaki ağ kurma, işbirliği ve kararlılık düzeyi; faaliyetin niteliği ve hedefi belli kalifikasyonlara sahip olmayı gerektirdiğinde ortakların profili ve arkaplanı; projedeki her ortağın görev ve sorumluluklarının net ve mutabık kalınmış bir tanımı;
ortaklığın, AGH faaliyeti aracılığıyla ulaşılan sonuçların etkili bir biçimde yaygınlaştırılmasını sağlama kapasitesi. Belli bir etkinlikle bağlantılı Grup AGH Faaliyetleri, etkinliği düzenleyen kuruluşla sağlam bir ortaklığı gerekli kılar.

• 
  Gönüllü seçim sürecinin kalitesi
  

AGH’nin tüm gençlere açık olması ve Programın ruhu, erişilebilir ve şeffaf bir seçim sürecinde yansımasını bulmalıdır.

• 
  Hazırlık aşamasının kalitesi
  

Hazırlık aşaması bir AGH projesinde hayati öneme sahiptir. Gönüllülerin, gönderen kuruluş tarafından AGH faaliyetine hazırlanması ve gönderen kuruluşun bu süreçte diğer proje ortaklarıyla ve Ulusal Ajanslarla işbirliği içinde olması gerekir. Ortak kuruluşlar, sorumluluk paylaşımı, zaman çizelgesi, gönüllünün görevleri, pratik düzenlemeler (yer, transferler, barınma, dil desteği, vs.) oluşturulurken ortaklaşa çalışmalıdır.
Ayrıca, gönüllüler belirlendikten sonra, ortaklar arasında, gönüllü hizmet öncesi kurulacak sürekli iletişim ve bilgi alışverişi, proje kurgusunun, gönüllünün profili ve motivasyonuyla birebir örtüşmesini sağlayacaktır.

• 
  Hizmet ve gönüllü görevlerinin kalitesi
  

Gönüllü hizmet programı, net bir biçimde tanımlanmış, gerçekçi, dengeli ve hem projenin hem de Gençlik Programının hedefleriyle bağlantılı olmalıdır.
Görevler ve gönüllü profili arasında uygun eşleştirme yapılması amaçlanmalıdır. Gönüllülerin görevleri belirlenirken, mümkün olduğunca, yetenekleri ve istekleri de göz önünde bulundurulmalıdır. İş ikamesi veya aşırı sorumluluk yüklenmesi riskini ortadan kaldırmak için gönüllülerden profesyonel görevlilerin işini yapması beklenmemelidir. Rutin görevler azami düzeyde sınırlandırılmalıdır. Gönüllünün görevleri, yerel toplumla temas kurulmasını içermelidir. AGH gönüllüleri, başka bir AGH projesine destek niteliği taşıyan görevler üstlenmemelidir. (örn. AGH gönüllüleri, proje yönetiminden ya da diğer AGH gönüllülerinin seçimi ve eğitiminden sorumlu olamazlar).

• 
  Gönüllüye sunulan destek ve eğitimin kalitesi
  

Projenin her aşamasında gönüllüye uygun destek verilmelidir. Her gönüllü, kişisel, görevle ilgili, dilsel ve idari destek almalıdır. Kişisel destek, görevle ilgili destekten sorumlu olan ve bu konuda tecrübeli bir rehberin (mentor) vereceği destekle güçlendirilmelidir.
AGH kapsamındaki genç gönüllülerin başka bir ülkede uzun sürelerle, projenin her aşamasında yeterli düzeyde eğitim verilmesi çok önemlidir. Her gönüllü, ayrılış öncesi eğitim, varış sonrası eğitimi, ara değerlendirme toplantısı ve nihai değerlendirme toplantısından oluşan AGH eğitim döngüsüne katılmalıdır. Gönüllülere, AGH deneyimlerini paylaşma, değerlendirme ve görüş alışverişinde bulunma imkanı tanınmalıdır. Dil eğitimi de gönüllülere verilmeli ve bu eğitim gönüllünün gündelik görev programında yer almalıdır. Dil eğitimin biçimi, süresi ve sıklığı gerek gönüllünün ihtiyaç ve yeteneği gerekse de kuruluşun faaliyet alanı ve kapasitesine göre farklılık gösterebilir.

• 
  Projenin değerlendirme aşamasının kalitesi
  

Projeyi ve sonuçlarını daha sürdürülebilir hale getirmek için, proje ortakları ve gönüllülerden bir nihai değerlendirme sürecine dahil olmaları beklenir. Değerlendirme aşamasında projenin (ki proje birkaç faaliyetten de oluşabilir) genel olarak nasıl yürütüldüğü ele alınır. Değerlendirmenin amacı, projede öngörülen hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını ve ortak kuruluşlarla gönüllülerin beklentilerinin karşılanıp karşılanmadığını incelemektir.

Nihai değerlendirmenin yanı sıra, AGH faaliyeti öncesi, sırası ve sonrasında da Faaliyetin sorunsuz bir şekilde yürümesini sağlamak üzere değerlendirme oturumları düzenlenmelidir.

Proje koordinatörü ve rehber ile düzenli toplantılar düzenlenmelidir. Bu düzenli değerlendirme oturumları, gönüllülerden geri bildirim almak ve Faaliyeti bu bildirimlere göre uyarlamak için büyük önem taşımaktadır.

• 
  Risk önleme ve kriz yönetimi mekanizmalarının kalitesi
  

Ortak kuruluşlar, projede risk önleme ve kriz yönetimi mekanizmaları öngörmelidir. Gönüllünün, öğrenme deneyimini makul düzeyde güvenli bir ortamda yürütmesini mümkün kılacak uygun mekanizmalar projede yer almalıdır.

• 
  İmkanları kısıtlı gençleri içeren projelerde öngörülen özel hususların kalitesi
  

İmkanları kısıtlı gençleri içeren projeler, projenin öncesi ve sonrasındaki sürece dahil edilmeli ve yalıtılmış bir etkinlik olarak kalmamalıdır. Bu projeler, güçlü pedagojik yeteneği olan ve dahil etme (inclusion) konusunda deneyimli kuruluşları içermelidir.
Bu projeler yürütülürken, imkanları kısıtlı gönüllünün profili ve özel ihtiyaçlarına özel önem verilmeli, kişiye özel ve destekleyici yaklaşım benimsenmelidir. Bu projeler, imkanları kısıtlı gençleri aktif katılımcı olarak faaliyetlere dahil etmelidir.
Gönüllü hizmet öncesinde Ev Sahibi kuruluşa bir Ön Hazırlık Ziyareti yapılması teşvik edilmektedir. Bu ziyaret, sağlam bir ortaklığın kurulmasını ve imkanları kısıtlı genç gönüllünün projeye aktif katılımını kolaylaştırır.
Gerek gönderen gerekse ev sahibi kuruluş tarafından, imkanları kısıtlı gençlere verilen desteği sağlamlaştırmak için güçlendirilmiş rehberlik öngörülebilir. Güçlendirilmiş rehberlik, sorumluluklarına göre gönderen ve ev sahibi kuruluşlar tarafından paylaşılmalıdır.