3. Başvurunuz kabul edildiğinde ne olacak?
Hibe sözleşmesi
Başvurunun Yürütme Ajansı veya Ulusal Ajans tarafından kesin olarak kabul edilmesi durumunda Avro bazında rakamların yer aldığı, fonlama şartlarının ve aşamalarının detaylandırıldığı bir hibe sözleşmesi Yürütme Ajansı/Ulusal Ajans ve yararlanıcı arasında imzalanır. Yönetim Ajansı, Avrupa Birliği'ne üye ülkelerdeki yararlanıcılar
için geçerli olmak üzere, hibe sözleşmesinin yerine hibe kararı uygulamasını geçirmiştir. Hibe kararı, yararlanıcıyı desteklemek üzere oluşturulan tek taraflı bir işlemdir. Sözleşmenin aksine, yararlanıcı kararı imzalamak zorunda değildir ve kararın tebliğinden itibaren projeye derhal başlayabilir.
Yürütme Ajansı tarafından kabul edilen projeler için yararlanıcıların son başvuru tarihinden sonraki altı ay içerisinde sözleşmeyi almaları öngörülmektedir.
Ulusal Ajanslar tarafından kabul edilen projeler için yararlanıcıların son başvuru tarihinden sonraki üç ay içerisinde sözleşmeyi almaları öngörülmektedir.
Bu sözleşme imzalanmalı ve Yürütme veya Ulusal Ajansa tekrar gönderilmelidir. Yürütme veya Ulusal Ajans sözleşmeyi imzalayan son taraf olacaktır.
Gençlik Programı kapsamındaki model hibe sözleşmeleri Komisyonun internet sitesinden edinilebilir.
Eğer bir yararlanıcıya tarafından bir alt Eylem altında sunulan bir kaç başvuru aynı dönemde Yürütme Ajansınca kabul edilmiş ise sözleşme sürecini basitleştirmek ve düzenli hale getirmek adına tek bir sözleşme düzenlenebilir. Bu durumda yararlanıcının mali kapasitesi toplam hibe üzerinden değerlendirilir.
Hibe sözleşmesini bir sonraki aşamada hibe ödeme kararının takip edeceğini aklınızda tutunuz. Hibe ödeme kararı yararlanıcıya tahsisatı sağlayan tek taraflı bir işlemdir. Yararlanıcı ödeme kararına sözleşmede olduğu gibi imza atmaz ve ödemeyi alır almaz projesine başlayabilir.
Hibe miktarı
Bir
başvuruyu kabul etme, başvuruda talep edilen miktarı olduğu gibi hibe etme anlamına gelmemektedir (talep edilen hibe miktarı, her Eylemin özel finansman kuralları çerçevesinde azaltılabilir).
Verilen hibe sonraki yıllarda kullanılamaz.
Sözleşme ile belirlenen hibe miktarının azami rakam olduğu, yani hiçbir şartta yükseltilemeyeceği akılda tutulmalıdır. Ayrıca,
tahsis edilen miktar, talep edilen miktarı geçemez.
Yararlanıcı tarafından beyan edilen hesap veya alt hesaba Yürütme Ajansı veya Ulusal Ajansın yaptığı transfer miktarı belirlenmiş olmalıdır.
AB hibesi için kim yetkilidir?
Her ne kadar AB hibesinin transfer edildiği başvuru sahibi (Koordinatör Kuruluş) yararlanıcı olarak hibe sözleşmesini imzalar ve projenin bütün mali ve idari yükümlülüğü altına girerse de, bu hibe proje katılımcısı bütün yararlanıcı ortakların masraflarını da kapsar. Dolayısıyla AB hibesi, yararlanıcı ortaklar arasında roller,
görevler, projede gerçekleşen faaliyetler çerçevesinde paylaşılmak durumundadır. Ortaklıklar arasında karışıklığı önlemek için ortakların görevlerinin, sorumluluklarını ve AB hibesinin paylaşımını kendi aralarında yazılı bir sözleşmeyle fomüle etmeleri önemle tavsiye edilir.
Bu program kapsamında uygun olabilmek için masrafların:
Projenin uygulanması için gerekli olması lazımdır, anlaşmanın bir parçası olan şartlı bütçede yer almalıdır ve paranın değeri ve maliyet etkinliği göz önüne alınarak mali yönetim açısından tutarlı olmalıdır.
Sözleşmede belirtilen proje süresi içerisinde yapılmalıdır.
Gerçek yararlanıcı tarafından yapılmalıdır. Uygun muhabese prensipleri çerçevesinde yararlanıcını hesabında kayıt altında olmalıdır; uygulanabilir vergi ve sosyal güvenlik açısından gerekli beyanatlar yapılmalıdır.
Tanımlanabilir ve doğrulanabilir olmalıdır, destekleyici dökümanları (ödeme belgeleri) saklanmalıdır.
Uygun doğrudan masraflar
Uygun doğrudan masraflar yukarıda belirtilen şartlarla birlikte doğrudan projenin performansına dair masraflardır.
Uygun dolaylı masraflar (idari masraflar)
Bazı belli projeler için projenin uygun doğrudan masraflarının % 7’yi
geçmeyen miktarda sabit oran, uygun dolaylı masraf olarak yararlanıcının projeye dönük olarak genel idari masrafları için kullanılır. Eylemler ve alt-Eylemlerin finansman detayları için bu Kılavuzun B bölümünü inceleyiniz.
Dolaylı masraflar diğer bütçe kalemlerini içermemelidir.
Yararlanıcının Avrupa Birliği bütçesinden işletim hibesi alması durumunda (mesela Gençlik Programı alt-Eylem 4.1) dolaylı masraflar uygun olmaz.
Uygun olmayan masraflar
Aşağıdaki masraflar uygun değildir:
-
Sermaye getirisi
-
Borç ve borç çevirme masrafları
-
Zarar veya gelecekteki potansiyel yükümlülükler için ayrılan karşılıklar
-
Faiz borçları
-
Şüpheli borçlar
-
Kambiyo zararları
-
KDV (yararlanıcının, geri alamadığını göstermesi durumu hariç)
-
Yararlanıcı tarafından beyan edilen ve diğer bir Eylemin veya AB hibesi alan diğer bir iş programının kapsamında olan masraflar
-
Aşırı ve dikkatsiz harcamalar.
