BöLÜm a gençLİk programi hakkinda genel biLGİ 5

Başvuru tarihine uyunuz

Başvuru proje başlangıç tarihine bağlı olarak ilgili son başvuru tarihi için yapılmalıdır.
Bir Ulusal Ajansa proje sunmak için yıl içinde beş tane son başvuru tarihi vardır:

Proje başlangıç tarihi	Başvuru tarihi
1 Mayıs - 30 Eylül	1 Şubat
1 Temmuz - 30 Kasım	1 Nisan
1 Eylül - 31 Ocak	1 Haziran
1 Aralık - 30 Nisan	1 Eylül
1 Şubat - 31 Temmuz	1 Kasım

Yürütme Ajansına proje sunmak için yıl içinde üç tane son başvuru tarihi vardır:

Proje başlangıç tarihi	Başvuru tarihi
1 Ağustos ve 31 Aralık	1 Şubat
1 Aralık ve 30 Nisan	1 Haziran
1 Mart ve 31 Temmuz	1 Eylül

Proje tarihi ve Faaliyet tarihi arasındaki fark

Gençlik Programı (Youth in Action) kapsamında sunulan projelerin hepsi iki ayrı tarih aralığı belirtmek zorundadır: Proje tarihleri ve Faaliyet tarihleri.
Proje tarihleri

Bu tarihler, projenin başlama ve bitiş tarihlerini ifade etmektedir. Bu iki tarih arasındaki dönem, proje için uygunluk dönemidir; yani proje ile ilgili harcamalar bu iki tarih aralığında gerçekleştirilebilir. Bu dönem, projenin hazırlık ve nihai değerlendirme (muhtemel bir takip faaliyetinin yansıması da dahil) sürecini de kapsar.

Faaliyet tarihleri

Bu tarihler, ana Faaliyetlerin gerçekleştiği tarihleri (örn. bir Gençlik Değişiminin, seminerin vb. ilk ve son günleri) ifade etmektedir. Faaliyet tarihleri, projenin hazırlık ve nihai değerlendirme (muhtemel bir takip faaliyetinin yansıması da dahil) sürecini kapsamaz. Böylelikle, Faaliyet tarihleri proje tarihleri içerisinde gerçekleşir ama bununla birlikte harcamalar, Faaliyetlerin öncesi ve sonrasında da gerçekleşebileceğine göre, proje başlangıç ve bitiş tarihleriyle aynı olmaması tavsiye edilmektedir.

Harcamalar için uygunluk dönemi, hibe sözleşmesinde belirtilen başlangıç tarihinde başlar; bu, proje başlangıç tarihidir. Yararlanıcı, sözleşme imzalanmasında önce harcama yapma ihtiyacını gerekçelendirmesi durumunda sözleşme imzalanmadan önce proje için harcama yapmaya yetkilendirilebilir. Ancak proje sunulmasından önce yapılmış olan hiçbir harcama uygun kabul edilemeyecektir.
Bir masrafın uygun dönem içerisinde gerçekleşmesi gerekliliği, proje masrafları için yapılacak bütün ödemelerin uygun dönemler içerisinde gerçekleşmesi zorunluluğu anlamına gelmemektedir. Örneğin, bazı ön işlem masrafları (tercüme, konaklama, yeme-içme, seyahat, vb.) veya projede kullanılacak malzeme temini için faturalandırılan ve ön ödeme yapılması gereken durumlarda proje tarihi öncesi ve sonrasında harcama yapılabilir. Ancak bunun için aşağıdaki şartların mevcut olması gerekir:

• 
  Bu hizmet ve materyallerin uygun tarihler içerisinde teslim edilmiş/gerçekleşmiş olması,
  
• 
  Bu masraflar için ödemenin proje başvurusundan önce yapılmamış olması.
  

Grafik: Proje döngüsü. Proje tarihi ve Faaliyet tarihi arasındaki fark

2. Projeyi sunduktan sonra neler olacak?

Yürütme Ajansı ve Ulusal Ajansa sunulan bütün proje başvuruları bir seçim sürecine muhatap olur.

Seçim süreci

Başvuruların seçimi aşağıdaki şekilde gerçekleşir:

• 
  Başvurular ilk önce uygunluk ölçütleri, seçim ölçütleri, eleme ölçütleri açısından incelenir.
  
• 
  Bu ölçütler açısından değerlendirme aşamasından başarıyla geçen projeler bu kez hibe ölçütleri açısından değerlendirmeye tabi tutulurlar.
  

Nihai karar

Mali şartların uygun olması halinde, değerlendirmenin tamamlanmasından sonra Yürütme Ajansı veya Ulusal Ajans proje seçim komitesinin tavsiyeleri doğrultusunda ve bütçe imkanları çerçevesinde projenin fonlanmasına karar verir.

Kabul kararının bildirilmesi

Yürütme Ajansına sunulan başvurular için:
Prensip olarak başvuru sahipleri başvuru tarihinden sonraki beş ay içerisinde değerlendirme sonucu hakkında bilgilendirilirler.
Ulusal Ajansa sunulan başvurular için:
Prensip olarak başvuru sahipleri başvuru tarihinden sonraki iki ay içerisinde değerlendirme sonucu hakkında bilgilendirilirler.
Bütün başarılı ve başarısız projelerin sahiplerin yazılı olarak bilgilendirilirler. Seçim sürecinin tamamlanmasından sonra başvuru dosyaları ve ilgili belgeler başvurana gönderilmez.

3. Başvurunuz kabul edildiğinde ne olacak?

Hibe sözleşmesi

Başvurunun Yürütme Ajansı veya Ulusal Ajans tarafından kesin olarak kabul edilmesi durumunda Avro bazında rakamların yer aldığı, fonlama şartlarının ve aşamalarının detaylandırıldığı bir hibe sözleşmesi Yürütme Ajansı/Ulusal Ajans ve yararlanıcı arasında imzalanır.
Yönetim AjansıYürütme Ajansı, Avrupa Birliği'ne üye ülkelerdeki yararlanıcılar için geçerli olmak üzere, hibe sözleşmesinin yerine hibe kararı uygulamasını geçirmiştir. Hibe kararı, yararlanıcıyı desteklemek üzere oluşturulan tek taraflı bir işlemdir. Sözleşmenin aksine, yararlanıcı kararı imzalamak zorunda değildir ve kararın tebliğinden itibaren projeye derhal başlayabilir. Yararlanıcılar hibe kararının ayrılmaz bir parçasını oluşturan ve Yürütme Ajansının internet sitesinden indirilebilecek genel koşullara tabidirler:

http://eacea.ec.europa.eu/about/eacea_documents_register_en.php

Yürütme Ajansı tarafından kabul edilen projeler için yararlanıcıların son başvuru tarihinden sonraki altı ay içerisinde hibe kararı/sözleşmeyi almaları öngörülmektedir.

Ulusal Ajanslar tarafından kabul edilen projeler için yararlanıcıların son başvuru tarihinden sonraki üç ay içerisinde sözleşmeyi almaları öngörülmektedir.
Bu sözleşme imzalanmalı ve Yürütme veya Ulusal Ajansa (veya yürütme Ajansına, bir hibe sözleşmesi atandığı zaman) tekrar gönderilmelidir. Yürütme veya Ulusal Ajans (veya Yürütme Ajansı) sözleşmeyi imzalayan son taraf olacaktır.
Gençlik Programı kapsamındaki model hibe sözleşmeleri Komisyonun internet sitesinden edinilebilir.
Eğer bir yararlanıcıya tarafından bir alt Eylem altında sunulan bir kaç başvuru aynı dönemde Yürütme Ajansınca kabul edilmiş ise sözleşme sürecini basitleştirmek ve düzenli hale getirmek adına tek bir sözleşme düzenlenebilir. Bu durumda yararlanıcının mali kapasitesi toplam hibe üzerinden değerlendirilir.
Hibe sözleşmesini bir sonraki aşamada hibe ödeme kararının takip edeceğini aklınızda tutunuz. Hibe ödeme kararı yararlanıcıya tahsisatı sağlayan tek taraflı bir işlemdir. Yararlanıcı ödeme kararına sözleşmede olduğu gibi imza atmaz ve ödemeyi alır almaz projesine başlayabilir.