BöLÜM: proje nediR?

1. 
   BÖLÜM: PROJE NEDİR?
   

ANAHTAR KAVRAMLAR ve TERİMLER

Proje Vizyon Misyon Strateji Amaç Hedef Faaliyet Proje Fikri Proje Döngüsü Yönetimi Proje Yönetimi

Öğrenim Çıktıları

Proje ve proje yönetimi ile ilgili temel kavramları tanımlayabileceksiniz. Projeyi diğer kavramlardan ayıran özellikleri biliyor olacaksınız.

1. 
   GİRİŞ
   

Proje kavramı diğer bazı yönetim kavramları ile karıştırılabilmektedir. Bu kapsamda öncelikli olarak vizyon, misyon, strateji, amaç, hedef ve faaliyet kavramlarının tanımlarına açıklık getirmek faydalı olacaktır.

Misyon: Bir kuruluşun varlık sebebidir; bir kuruluşun ne yaptığını, nasıl yaptığını ve kim için yaptığını açıkça ifade eder. Hizmetin yerine getirilme sürecini değil, amacını tanımlar (DPT, 2006: 27).

Misyon Bildirimi Örnekleri:

• 
  Evrensel nitelikte bilgi ve teknoloji üreten araştırmacı, katılımcı, paylaşımcı, özgün ve estetik değerlere sahip, çağdaş bir öğretim kültürü oluşturmak ve mesleki açıdan yetkin, toplumsal değerlere saygılı bireyler yetiştirmektir. (Sakarya Üniversitesi)
  
• 
  Misyonumuz, her alanda yetkin ve kendine güvenen, çok boyutlu ve bağımsız düşünce yeteneği ile donanmış, toplumsal sorumluluk bilincine sahip bireyler yetiştirmek; bilimsel ve teknolojik gelişime ve üretilen bilginin topluma yayılmasına katkıda bulunmaktır. (Sabancı Üniversitesi)
  

Vizyon: Kuruluşun ideal geleceğini sembolize eder. Kuruluşun uzun vadede neler yapmak istediğinin güçlü bir anlatımıdır (DPT, 2006: 29).

Vizyon Bildirimi Örnekleri:

• 
  Türkiye’nin öncü otomotiv şirketi ve Fiat tarafından ‘tercih edilen’ bölgesel Ar-Ge ve üretim merkezi olmak. (Tofaş Türk )
  
• 
  Otomotiv ürün ve hizmetlerinde Türkiye'nin lider tüketici odaklı şirketi olmak. (Ford Otomotiv)
  

Strateji: Stratejiler, kuruluşun amaç ve hedeflerine nasıl ulaşılacağını gösteren kararlar bütünüdür (DPT, 2006:40).

Strateji Örneği:

Amaç: Verilen hizmetler tam ve zamanında yerine getirilerek, hizmet alanlarının memnuniyeti ve güveni sağlanacaktır.

Hedef 1: …

Hedef 2: ...

Bu amaç ve hedeflere ilişkin izlenecek stratejiler:

• 
  Hizmetlerin mümkün olduğunca yerinden karşılanması,
  
• 
  Hizmetlerden yararlananların hizmet alım sürecine dâhil edilmesi,
  
• 
  Kredi kullandırılarak yapılacak işlerin ihalelerinin hizmet alanlarca yapılması.
  

Projeler genellikle aşağıda belirtilen stratejik değerlendirmelerin birinin ya da daha fazlasının sonucu olarak onaylanmaktadır (PMBOK, 2008:10):

• 
  Pazardaki talep (örneğin yakıt tüketimi düşük otomobil projesine onay verilmesi),
  
• 
  Stratejik fırsat/iş ihtiyacı (örneğin bir eğitim şirketinin gelirlerini artıracak yeni bir kurs yaratmaya yönelik bir projeye onay vermesi),
  
• 
  Müşterilerin talebi (örneğin bir elektrik kuruluşunun yeni bir sanayi bölgesine hizmet verecek yeni bir trafonun inşa edilmesine yönelik bir projeye onay vermesi),
  
• 
  Teknolojik ilerleme (örneğin bir elektronik cihaz firmasının bilgisayar belleklerindeki ve elektronik teknolojisindeki ilerlemenin ardından daha hızlı, daha ucuz ve daha küçük bir dizüstü bilgisayarın geliştirilmesine yönelik bir projeye onay vermesi),
  
• 
  Yasal zorunluluklar (örneğin bir kimyasal madde üreticisinin yeni bir toksik malzemenin işlenmesine ilişkin bir kılavuz oluşturulmasına yönelik bir projeye onay vermesi)
  

Projeler, stratejik plan çerçevesindeki örgütsel amaçlara ve hedeflere ulaşmak için birer araç olabilirler (PMBOK, 2008:10).

Bir örgütün stratejik planı projelerdeki yatırımları yönlendiren birincil faktör haline gelebilir (PMBOK, 2008:11).


Amaç: Amaçlar kuruluşun ulaşmayı hedeflediği sonuçların kavramsal ifadesidir.

Amaç Bildirimi Örneği:

Yol ve yük taşımacılığında konforu artırmak, zaman kayıplarını ve ekonomik kayıpları en aza indirmek.

(Karayolları Genel Müdürlüğü Stratejik Planı 2006-2010)

Amaçların özellikleri aşağıda belirtilmiştir (DPT, 2006: 32).

• 
  Kuruluşun misyonunu gerçekleştirmesine katkıda bulunmalıdır.
  
• 
  Misyon, vizyon ve temel değerler ile uyumlu olmalıdır.
  
• 
  İddialı ama gerçekçi ve ulaşılabilir olmalıdır.
  
• 
  Ulaşılmak istenen sonuçları açık bir şekilde ifade etmelidir. Ancak bunlara nasıl ulaşılacağını ayrıntılı bir şekilde açıklamasına gerek bulunmamaktadır.
  
• 
  Hedefler için bir çerçeve çizmelidir.
  
• 
  Durum analizi sonuçlarına göre şekillenmelidir.
  
• 
  Orta vadeli bir zaman dilimini kapsamalıdır.
  
• 
  Önemli dışsal değişiklikler olmadığı sürece değiştirilmemelidir.
  

Hedef: Hedefler, amaçların gerçekleştirilebilmesine yönelik spesifik ve ölçülebilir alt amaçlardır. Hedeflerin miktar, maliyet, kalite ve zaman cinsinden ifade edilebilir olması gerekmektedir (DPT, 2006:34).

Hedef Örneği:

Amaç: Yol ağımız üzerindeki trafik güvenliğini sürekli olarak artırmak.

Hedef 1: Yol bakım, onarım ve trafik güvenliği hizmetlerinin standartları her mevsimde konforlu ve güvenli ulaşımı sağlayacak şekilde yükseltilerek 5 yıl içerisinde müşteri memnuniyeti %20 artırılacaktır.

Hedef 2: Karayollarından kaynaklanan ölümlü ve yaralanmalı kazalar 5 yıl içerisinde %40 azaltılacaktır.

(Karayolları Genel Müdürlüğü Stratejik Planı 2006-2010)

Plan ve Programlar Paydaş Analizi GZFT Analizi	DURUM ANALİZİ	NEREDEYİZ?
Kuruluşun Varoluş Gerekçesi Temel İlkeler	MİSYON ve İLKELER	NEREYE ULAŞMAK İSTİYORUZ?
Arzu Edilen Gelecek	VİZYON
Orta Vadede Ulaşılacak Amaçlar Spesifik, Somut ve Ölçülebilir Hedefler	AMAÇ ve HEDEFLER
Amaç ve Hedeflere Ulaşma Yöntemleri	STRATEJİLER	GİTMEK İSTEDİĞİMİZ YERE NASIL ULAŞABİLİRİZ?
Detaylı İş Planları Maliyetlendirme Performans Programı Bütçeleme	FAALİYET ve PROJELER
Raporlama Karşılaştırma	İZLEME	BAŞARIMIZI NASIL TAKİP EDER ve DEĞERLENDİRİRİZ?
Geri Besleme Ölçme Yöntemlerinin Belirlenmesi Performans Göstergeleri Uygulamaya Yönelik İlerleme ve Sonuçların Değerlendirilmesi	PERFORMANS ÖLÇME ve DEĞERLENDİRME

Şekil: Stratejik Yönetim Süreci (Kaynak: DPT, 2006:5)

2. 
   PROJE NEDİR?
   

Örgütlerin veya grupların belirli bir sorunu çözme amacına ulaşabilmek için çalışmalarını belirli zaman, faaliyetler ve kaynaklar temelinde tasarlayıp yürütmeleri proje olarak adlandırılmaktadır (Yentürk ve Aksakoğlu, 2006:17). Bu kapsamda projeler,

• 
  belirli bir başlangıç ve bitiş noktası olan,
  
• 
  amacı, kapsamı ve bütçesi açıkça tanımlanmış,
  
• 
  bir defaya mahsus gerçekleştirilen aktiviteler bütünüdür.
  

Projeler, geçici nitelikte olmalarından dolayı kesin başlangıç ve bitiş tarihleri bulunmaktadır. Projenin hedeflerine ulaşıldığında ya da hedeflerine ulaşılamayacağı veya artık projeye ihtiyaç duyulmadığı için projeye son verildiğinde bitişe ulaşılmış olur (PMBOK, 2008:5). Ancak projelerin belirli süreli yürütülmesi projelerin kısa süreli veya kalıcı olduğu anlamına gelmemektedir. Genellikle projelerin kendilerinden çok daha uzun süreli etkileri olması hedeflenmektedir.

Bir proje kapsamında bir ürün, hizmet gerçekleştirme kapasitesi veya belge (araştırma projesi vb.) ortaya çıkarılabilir. Bazı proje örnekleri aşağıda sunulmuştur:

• 
  Yeni bir prototip aracın tasarlanması ve test edilmesi
  
• 
  Yeni bir ürünün piyasaya sürülmesi
  
• 
  Hedef zamanda verimliliğin artırılması
  
• 
  Kalite Yönetim Sisteminin kurulması
  

1. 
   Proje Fikri ve Proje
   

Proje ile proje fikrini birbirinden ayırmak gerekir. Çevremizde sıkça duymaya başladığımız ‘bir projemiz var’ ifadesi genellikle bir proje fikridir. Fikir, proje değildir (Yentürk ve Aksakoğlu, 2006:17).

Proje fikri bir gereklilikten doğmalıdır ve bu gereklilik, projenin hedefi olacaktır. Bu noktaları kontrol etmenin en iyi yolu, aşağıdaki soruları cevaplamaktır (Kabukçuoğlu, 2005:14):

• 
  Proje tamamlandığında hangi problemler çözülmüş olacak?
  
• 
  Proje gerçekleşmezse problemler çözülmez mi?
  
• 
  Proje kimlerin problemlerini çözecek?
  

Bir projeden söz edilebilmesi için proje fikrinin belirli bir yaklaşım, amaç, içerik, yöntem; sorumlu/yürütücü; süre; plan/faaliyet; beklenen sonuç, ürün, etki; kaynak ve bütçe; bitiş ve değerlendirme yöntemlerini içerecek şekilde düzenlenmesi gerekmektedir (Yentürk ve Aksakoğlu, 2006:13). Bu aşamaların tümünü içine alarak kavramsallaştıran ve formelleştiren yaklaşım ‘Proje Döngüsü Yönetimi’ olarak adlandırılmaktadır. Proje fikrinin oluşması ise proje döngüsü yönetiminin ön aşamasıdır.

3. 
   PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ
   

Proje döngüsü, proje fikrinin ortaya çıkışından tasarlanmasına, bu fikrin kağıda dökülmesinden geliştirilmesine, proje için kaynak yaratılmasından, projenin yürütülmesine, bitmesi ve değerlendirilmesine, bilgi üretiminin sağlanmasına ve bunun ilgili paydaşlara yayılmasına kadar olan süreci kapsayan tüm döngüyü yönetme yaklaşımıdır.

Proje yönetimi, bilgilerin, becerilerin, araçların ve tekniklerin, projenin gereksinimlerini yerine getirmek amacıyla proje aktivitelerine uygulanmasıdır. PMBOK (2008) proje yönetimi süreçlerini beş grupta ele almıştır:

• 
  Başlangıç
  
• 
  Planlama
  
• 
  Yürütme
  
• 
  İzleme ve Kontrol Etme
  
• 
  Kapanış
  

1. 
   Proje Yönetiminin Kısıtları
   

Bir projenin yürütülmesinin genellikle gereksinimlerinin belirlenmesi, planlama ve yürütme aşamasında paydaşların çeşitli ihtiyaçlarının, kaygılarının ve beklentilerinin ele alınması ve projenin birbiri ile çekişen kısıtlarının dengelenmesini içerdiği belirtilmektedir. Bu kısıtların bazıları aşağıda belirtilmiştir (PMBOK, 2008:6):

• 
  Kapsam
  
• 
  Kalite
  
• 
  Zaman Çizelgesi
  
• 
  Bütçe
  
• 
  Kaynaklar
  
• 
  Risk
  

Girdi: İstek / İhtiyaçlar

Çıktı: tatmin olmuş ihtiyaçlar

Kısıtlar: finansal,yasal, etik, çevresel, mantık, harekete geçirme, zaman, kalite, dolaylı etkiler (Mekanizmalar: insanlar, bilgi ve uzmanlık, sermaye, araçlar ve teknikler, teknoloji

Şekil: (Kaynak: Maylor, 2003:26)

Yukarıda belirtilen faktörlerden birinde değişiklik olması durumunda diğer faktörlerin de bundan etkilenmesi muhtemeldir. Örneğin zaman çizelgesinin kısalması durumunda insan, ekipman vb. daha fazla kaynağa ihtiyaç duyulacağından bütçenin artırılması beklenebilir. Bütçenin artırılmasının mümkün olmadığı durumda ise kapsam daraltılabilir veya kalite düşürülebilir. Bu noktada proje paydaşlarının farklı taleplerini dengeleyebilmek önem kazanacaktır (PMBOK, 2008:7). Bu kısıtlar çerçevesinde yapılan tercihlerin projenin kapsamını oluşturduğu belirtilebilir.

Zaman

Tercih


Kalite

Maliyet

Şekil: Hedefler Üçgeni ( Kaynak: Burke, 1992:16)

2. 
   Proje Yönetimi ve Operasyon Yönetimi
   

Operasyonlar, aynı ürünü üreten aktiviteleri sürekli olarak yürüten ya da tekrarlanan bir hizmet sağlayan fonksiyonlardır (PMBOK, 2008:12). Örnek olarak üretim operasyonları, imalat operasyonları, muhasebe operasyonları ve İK operasyonları gösterilebilir. Operasyonlar, projenin özelliklerini taşımamaktadırlar. Operasyonlar özgün (yeni) bir ürün ortaya çıkarmaz veya bir başlangıç ve bitişleri bulunmamaktadır. Örneğin bir veri merkezi oluşturmak proje iken, veri merkezi kurulduktan sonra işletimini sağlamak bir operasyondur (Sanghera, 2011:5). Projeler proje yönetimi gerektirirken, operasyonlar iş süreci yönetimi ya da operasyon yönetimi gerektirir (PMBOK, 2008:12). Bununla beraber proje süreci veya çıktıları operasyonları da etkileyebilir

Proje	Çıktı (Ürün, Hizmet veya Sonuç)
Olimpiyat stadı inşa edilmesi	Ürün
Seçim kampanyasının yürütülmesi	Sonuç: Kazanmak veya kaybetmek; Ürün: Dökümanlar
Online eğitim için web sitesi geliştirmek	Hizmet
Bir binaya bilgisayar bağlantısının kurulması	Hizmet
İşsizlik oranının araştırılması	Sonuç (Araştırma Bulguları); Ürün: Araştırma Raporu

Proje Yönetim Ofisi

Proje Yönetim Ofisi (PYO), kendi alanına giren projelerin merkezi olarak ve koordinasyon içinde çeşitli sorumluluklar üstlenen bir organ veya birimdir (PMBOK, 2008:11). PYO’nun sorumlulukları proje yönetimi destek fonksiyonları sağlamaktan projenin doğrudan yönetimini üstlenmeye kadar farklılık gösterebilir (PMBOK, 2008:11).

Program Yönetimi

Program, koordinasyon içerisinde yönetilen bağlantılı projeler grubu olarak tanımlanır. Bir projenin mutlaka bir programın parçası olması gerekmezken her programın içinde mutlaka projeler bulunmaktadır (PMBOK, 2008:9).


KAYNAKÇA
A Guide to the Project Management Body of Knowledge, PMBOK Guide (2004)
Burke, Rory (1999), Project Management Planning and Control, İkinci Baskı, John Wiley & Sons
Cleland, David I. (1999), Project Management Strategic Design and Implementation, McGraw Hill
Kabukçuoğlu, Serdar M. (2005), Herkes İçin Fizibilite, Ankara

http://www.yatirimfikri.com/yazilar/fizibilite%20hazirlarken%20(TUGIDEM).pdf , 05.08.2010

Luecke, Richard (2009), Proje Yönetimi, Çeviren: Ümit Şensoy, Türkiye İş Bankası Kültür Yayınları, İstanbul.
Martin, Vivien (2006), Managing Projects in Human Resources, Training and Development, Kogan Page, Birleşik Krallık ve ABD.
Maylor, Harvey (2003), Project Management, 3. Baskı, Pearson Education Limited, Essex.
Newton, Richard (2006), Adım Adım Proje Yönetimi, Çeviren: İlker Gülfidan, Optimist Yayım Dağıtım, İstanbul.
Proje Yönetimi Bilgi Birikimi Kılavuzu (PMBOK Kılavuzu) (2008), Project Management Institute,
Sanghera, Paul (2011), Study Guide for the CAPM Exam, Course Technology, Boston.
Yentürk, Nurhan ve Yiğit Aksakoğlu (2006), Proje Döngüsü Yönetimi 1: Proje Teklifi Yazma, İzleme ve Değerlendirme, İstanbul Bilgi Üniversitesi Yayınları, İstanbul.