Buku pedoman organisasi (bpo) jamaah nurul huda unit kegiatan mahasiswa islam universitas sebelas maret surakarta periode 2012

KETERANGAN LAIN

• 
  Surat dibuat di kertas berlogo resmi Jamaah Nurulhuda UKMI UNS
  
• 
  Surat dibuat rangkap dua, satu untuk arsip
  
• 
  Surat masuk dicatat di buku surat masuk
  
• 
  Surat keluar dicatat pada buku surat keluar
  
• 
  Setelah pelaksanaan kegiatan selesai kepanitiaan harus membuat LKM & LPJ Kegiatan:
  

• 
  LKM & LPJ Kegiatan dibuat oleh Panitia
  
• 
  LKM di serahkan ke MAWA paling lambat 1 pekan setelah pelaksanaan kegiatan.
  
• 
  LPJ Kegiatan Diserahkan Panitia kepada Sekretaris Bidang / Biro maksimal 2 pekan setelah kegiatan dilaksanakan.
  
• 
  LPJ Kegiatan diserahkan Oleh Sekretaris Bidang/Biro kepada Sekretaris I maksimal 1 bulan setelah pelaksanan kegiatan.
  

• 
  Setiap selesai kepanitiaan dibuat LPJ oleh panitia yang bersangkutan dalam jangka waktu maksimal 3 pekan setelah pelaksanaan
  
• 
  Hal – hal yang belum diatur dalam mekanisme ini akan diatur dalam musyawarah koordinasi bidang kesekretariatan selanjutnya.
  

********************************************************

• 
  MEKANISME KEBENDAHARAAN
  

MEKANISME KEBENDAHARAAN

JN UKMI UNS PERIODE 2012

1. 
   FUNGSI DAN TUGAS BENDAHARA
   

1. 
   Bendahara Umum
   
   1. 
      Bertanggung jawab atas fungsi keuangan JN UKMI UNS secara umum
      
   2. 
      Bertugas dan berwenang mengatur manajemen keuangan organisasi
      
2. 
   Bendahara Bidang
   
   1. 
      Bertanggung jawab atas pengelolaan dan fungsi keuangan dibidang
      
   2. 
      Mempunyai tugas sebagai berikut:
      
      1. 
         Mengelola keuangan di bidang beserta pembukuannya.
         
      2. 
         Melakukan pencairan dana kepada bendahara umum
         
      3. 
         Menyetorkan dana yang masuk ke bidang kepada bendahara umum
         
      4. 
         Membuat dan melaporkan laporan kondisi keuangan bidang kepada bendahara umum setiap akhir bulan.
         

2. 
   MEKANISME PENCARIAN DAN PEMASUKAN DANA
   

1. 
   Mekanisme Pencairan Dana Bidang
   

1. 
   Pemintaan dana dilakukan oleh bendahara bidang kepada bendahara umum dengan mengajukan memo permohonan dana yang ditandatangani ketua bidang.
   
2. 
   Apabila bendahara umum telah menyetujui permohonan dana yang diajukan, bendahara umum akan memberikan memo persetujuan dana kepada bendahara bidang
   
3. 
   Selanjutnya bendahara bidang membawa memo persetujuan ke bendahara 1/sekbid bendahara umum untuk mencairkan dana
   
4. 
   Bendahara 1 menyerahkan dana beserta memo pencairan dana
   

2. 
   Mekanisme Pemasukan Dana
   

Semua dana yang masuk ke bidang, baik dari bendum, kepanitiaan, maupun dari sumber lainnya dicatat dan dikelola terlebih dahulu di bidang yang bersangkutan. Kemudian saldo surplus pada akhir bulan diserahkan kepada bendahara 1 dengan mekanisme:

1. 
   Mendapat persetujuan dari bendahara umum
   
2. 
   Menyerahkan dana dan mendapatkan kuitansi pemasukan sebagai bukti penerimaan dari bendahara 1
   

3. 
   MEKANISME KEUANGAN KEPANITIAAN
   

1. 
   Bendahara kepanitiaan bertugas mengatur dan mengelola keuangan kepanitiaan.
   
2. 
   Permohonan dana ke Rektorat ditangani oleh kepanitiaan, sedangkan pencairannya ditangani oleh bendahara umum
   
3. 
   Bendahara kepanitiaan dibawah koordinasi bendahara bidang.
   
4. 
   Permohonan dana kepanitiaan pada bendahara umum ditangani oleh bendahara bidang sesuai dengan mekanisme pencairan dana.
   
5. 
   Surplus keuangan kepanitiaan diserahkan ke bendahara bidang.
   
6. 
   Defisit kepanitiaan diselesaikan dengan ketentuan:
   

1. 
   Kurang dari Rp. 50.000,00 ditanggung oleh bidang
   
2. 
   Rp. 50.000,00 – Rp. 100.000,00 optimalisasi dana dari rektorat
   
3. 
   Lebih dari Rp. 100.000,00 dibagi 2 antara bendum dan bidang
   

4. 
   MEKANISME KEUANGAN NON BIDANG
   

Apabila terdapat pengeluaran yang selain dari pengeluaran bidang seperti: dana studi banding, dana kasih, FORBES, dan yang semisalnya maka mekanisme permohonan dana ke bendahara umum adalah:

1. 
   Mengajukan memo permohonan dana yang ditandatangani oleh personal yang mengurusi dengan persetujuan ketum kepada bendahara umum
   
2. 
   Apabila bendahara umum telah menyetujui permohonan dana yang diajukan, bendahara umum akan memberikan memo persetujuan dana kepada personal yang mengajukan
   
3. 
   Selanjutnya yang mengajukan mencairkan uang kepada bendahara 1
   

5. 
   MEKANISME PEMBUKUAN DAN PELAPORAN
   

1. 
   Pembukuan dan Pelaporan Bidang
   

1. 
   Pembukuan dilakukan oleh bendahara bidang
   
2. 
   Setiap transaksi keuangan dibidang, dicatat dalam jurnal umum bendahara bidang dengan berdasarkan tanda bukti transaksi seperti: nota, kuitansi, faktur, dan lain-lain
   
3. 
   Adapun jenis transaksi yang termasuk dalam sisi pemasukan antara lain : saldo awal kepengurusan, pencairan dana dari bendahara umum, infak pengurus, iuran pengurus, saldo surplus kepanitiaan, dana donasi dan dana yang lain dari usaha penggalian dana yang dilakukan oleh bidang.
   
4. 
   Transaksi yang termasuk sisi pengeluaran antara lain : pengeluaran untuk operasional bidang (undangan rapat, fotokopy dll), dana pelaksanaan program kerja, iuran pengurus, adanya defisit kepanitiaan dll
   
5. 
   Pada akhir bulan, bendahara bidang diharuskan menyusun laporan keuangan berdasarkan pada jurnal umum dengan format yang telah ditentukan.
   
6. 
   Laporan keuangan dibuat rangkap dua. Satu untuk arsip bidang, satu lagi diserahkan pada bendahara umum
   

1. 
   Pembukuan dan Pelaporan Dana Kepanitiaan
   

1. 
   Pembukuan dilakukan oleh bendahara panitia berdasarkan tanda bukti transaksi, seperti: nota, kuitansi dll.
   
2. 
   Satu pekan setelah pelaksanaan acara suatu kepanitiaan, maka bendahara panitia berkewajiban menyusun laporan keuangan dengan format yang telah ditentukan. Laporan keuangan kepanitiaan diserahkan kepada bendahara bidang
   
3. 
   Dari bendahara bidang dibuat rangkap 2, satu lembar untuk arsip bidang dan satu lagi untuk bendahara umum
   

*******************************************************

• 
  FORMAT LAPORAN KEUANGAN
  

Format laporan keuangan bendahara tiap bulan:

LAPORAN KEUANGAN

Bidang .................................

Bulan ............................... Tahun.................




PEMASUKAN

Dana dari BENDUM Rp.xxxxxx

Infak pengurus Rp.xxxxxx

Surplus kepanitiaan Rp.xxxxxx

Iuran pengurus Rp.xxxxxx

Dana donasi Rp.xxxxxx

Total pemasukan Rp.xxxxxx
PENGELUARAN

Dana operasional Rp.xxxxxx

Defisit kepanitiaan Rp.xxxxxx

Iuran pengurus Rp.xxxxxx

Pengeluaran lainnya Rp.xxxxxx

Total pengeluaran (Rp.xxxxxx)

Saldo bidang ... Rp.xxxxxx

• 
  LAPORAN KEUANGAN KEPANITIAAN
  

Contoh laporan keuangan kepanitiaan

LAPORAN KEUANGAN KEPANITIAAN

(nama kegiatan) ...................................................

Bulan ................................. Tahun ...................

1. 
   Pemasukan
   
   1. 
      Bendahara Umum JN UKMI UNS : Rp.xxxxxx
      
   2. 
      Rektorat : Rp.xxxxxx
      
   3. 
      Sponsor : Rp.xxxxxx
      
   4. 
      Donatur : Rp.xxxxxx
      
   5. 
      Kontribusi peserta : Rp.xxxxxx
      

TOTAL PEMASUKAN Rp.xxxxxx

2. 
   Pengeluaran
   

1. 
   Kesekretariatan
   
   1. 
      Penggandaan proposal dan surat-surat : Rp.xxxxxx
      
   2. 
      Penggandaan makalah : Rp.xxxxxx
      
   3. 
      Pembuatan vandel : Rp.xxxxxx
      
   4. 
      Sertifikat : Rp.xxxxxx
      

Sub total Rp.xxxxxx

2. 
   Sie Acara
   

1. 
   Insentif pembicara dan pengisi acara
   

• 
  Insentif pembicara : Rp.xxxxxx
  
• 
  Insentif moderator : Rp.xxxxxx
  
• 
  Insentif hiburan : Rp.xxxxxx
  

2. 
   Biaya telepon dan fax : Rp.xxxxxx
   
3. 
   Tiket (stiker) : Rp.xxxxxx
   
4. 
   Cocard panitia : Rp.xxxxxx
   
5. 
   Cocard peserta : Rp.xxxxxx
   

Sub total Rp.xxxxxx

3. 
   Sie Pubdekdok
   

1. 
   Pamflet : Rp.xxxxxx
   
2. 
   Dokumentasi
   
   • 
     2 Roll film + cuci cetak Rp.xxxxxx
     
   • 
     Kaset handycam Rp.xxxxxx
     
   • 
     Blank cassette + baterai Rp.xxxxxx
     

Jumlah : Rp.xxxxxx

3. 
   Spanduk : Rp.xxxxxx
   
4. 
   Back Drop : Rp.xxxxxx
   

Sub total Rp.xxxxxx

4. 
   Sie Perkap dan Transportasi
   

1. 
   Sewa gedung + kursi : Rp.xxxxxx
   
2. 
   Sound system : Rp.xxxxxx
   
3. 
   LCD : Rp.xxxxxx
   
4. 
   Transportasi pembicara : Rp.xxxxxx
   

Sub total Rp.xxxxxx

TOTAL PENGELUARAN (Rp.xxxxxx)

Saldo/defisit kepanitiaan Rp.xxxxxx

• 
  MEKANISME PENDELEGASIAN
  

MEKANISME PENDELEGASIAN

JN UKMI UNS PERIODE 2012

1. 
   Alur penanganan surat undangan delegasi
   
   1. 
      Surat undangan delegasi adalah surat masuk yang bersifat memohon delegasi untuk menghadiri kegiatan/acara ekstern lembaga.
      
   2. 
      Surat undangan delegasi dari lembaga lain, semua masuk ke Sekretaris Umum, yang kemudian akan disampaikan kepada Bidang yang bersangkutan
      
   3. 
      Nama – nama yang akan didelegasikan diusulkan oleh Bidang yang bersangkutan, dan untuk kepastian ada di Ketua Umum JN UKMI UNS.
      
   4. 
      Ketua Umum bersama Sekretaris Umum dapat merekomendasikan Delegasi yang dikirim
      
   5. 
      Pengarsipan surat undangan delegasi ditangani oleh Kesekretariatan ( sebagai surat masuk )
      

2. 
   Arsip Pendelegasian
   

1. 
   Delegasi yang ditunjuk akan memperoleh :
   
   1. 
      Surat Pendelegasian
      
      • 
        Surat pendelegasian adalah surat yang menyatakan bahwa delegasi telah secara formal ditunjuk sebagai wakil lembaga.
        
      • 
        Surat pendelegasian ditandatangani oleh Ketum dan Sekum
        
      • 
        Surat pendelegasian dibuat rangkap 2, satu sebagai arsip.
        
   2. 
      Lembar berita acara kegiatan
      
      • 
        Lembar berita acara kegiatan adalah lembaran yang berisi poin-poin acara kegiatan yang wajib diisi oleh delegasi
        
2. 
   Lembar berita acara kegiatan dan makalah kegiatan (Asli/salinan) diserahkan ke Sekretaris Umum maksimal 1 pekan setelah acara selesai.
   
3. 
   Hasil – hasil direkap oleh delegasi dan diserahkan ke Sekretaris Umum maksimal 1 pekan setelah acara selesai.
   
4. 
   Semua hal tentang arsip pendelegasian dan keperluan delegasi ditangani oleh Kesekretariatan
   

3. 
   Pendanaan Delegasi
   

1. 
   Sumber dana yang digunakan pendelegasian menjadi wewenang Bendahara Umum atas sepengetahuan Ketua Umum
   
2. 
   Pengajuan surat pengantar dan permohonan dana dilakukan oleh Kesekretariatan
   

Pencairan dana Universitas menjadi wewenang Bendahara umum diambil sebelum delegasi berangkat, mengambil dana, surat tugas dari MAWA dan syarat – syarat yang harus dipenuhi dan dikoordinasikan dengan delegasi

4. 
   Alur Pendelegasian
   

LPJ

Ket :

: Arah informasi

*******************************************************

• 
  MEKANISME INVENTARISASI BARANG
  

MEKANISME INVENTARISASI BARANG

JN UKMI UNS PERIODE 2012

1. 
   Barang – barang milik JN UKMI UNS harus diinvetarisasi agar terjaga dengan baik
   
2. 
   Inventarisasi barang – barang JN UKMI UNS berada dibawah tanggung jawab Kesekretariatan, barang-barang ini disebut sebagai barang umum
   
3. 
   Inventarisasi barang – barang JN UKMI UNS yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan suatu bidang menjadi tanggung jawab Sekretaris Bidang dibawah koordinasi Kesekretariatan, barang – barang ini disebut sebagai barang khusus
   
4. 
   Setiap 2 bulan sekali diadakan pengecekan ulang terhadap barang JN UKMI UNS sehingga laporan inventarisasi barang harus diperbaharui setiap 2 bulan sekali
   
5. 
   Sistem Pelabelan Barang
   

Terdapat 2 jenis barang, yaitu :

1. 
   Peralatan (Equipment) yaitu barang yang sifatnya permanen dan bisa berkelanjutan
   

Kode jenis barang : E

2. 
   Perlengkapan (Supplies) yaitu barang yang sifatnya tidak permanen sehingga bisa habis sewaktu-waktu serta merupakan barang-barang penunjang keperluan JN UKMI UNS
   

Kode jenis barang : S

Sistem pelabelan:

1. 
   Barang Umum
   
   1. 
      Identitas
      
   2. 
      Nama barang
      
   3. 
      No. Urut/Inv.Kode Jenis barang/JN UKMI UNS/Bulan romawi/Tahun
      

Contoh : 03/Inv.E/JN UKMI UNS/VII/2012

20/Inv.S/JN UKMI UNS/VII/2012

2. 
   Barang Khusus
   

- Identitas

- Nama barang

- No. Urut/Inv.Kode Jenis barang/Kode bidang/JN UKMI UNS/Bulan romawi/Tahun

Contoh : 05/Inv.E/BP/JN UKMI UNS/IX/2012

43/Inv.S/BP/JN UKMI UNS/XI/2012

Kode Bidang :

SU : Sekretaris Umum

BU : Bendahara Umum

BP : Bidang Pembinaan

BD : Bidang Dakwah

Hum : Bidang Humas

Nis : Bidang Nisaa’

Med : Bidang Media

6. 
   Barang – barang milik JN UKMI UNS diusahakan dilabeli dengan baik agar mudah teridentifikasi
   

• 
  MEKANISME PEMINJAMAN BARANG
  

MEKANISME PEMINJAMAN BARANG

JN UKMI UNS PERIODE 2012

1. 
   Barang Umum
   

Barang umum yang dipinjam oleh perseorangan/instansi dalam rentang waktu diatas 1 hari (24 jam) harus seijin Kesekretariatan (Kesekretariatan)

2. 
   Barang Khusus
   

Barang khusus yang dipinjam oleh perseorangan/instansi dalam rentang waktu diatas 1 hari (24 jam) harus seijin Sekretaris Bidang yang selanjutnya harus dilaporkan kepada kesekretariatan maksimal ketika pengecekan ulang barang.

******************************************************

• 
  CONTOH INVENTARISASI BARANG
  

1. 
   Barang Umum
   

DAFTAR INVENTARISASI BARANG

JN UKMI UNS