Büro Hizmetleri ve Sekreterlik Eğitim Notları A. Yönetici Asistanlığı ve Sekreterlik 2

8. Üstlerin Astlarıyla İlişkileri

Örgütsel yaşamda üstlerin astlarıyla verimli ve etkili ilişkiler kurması; onlarla uyumlu, işbirliği çerçevesinde, güvene, sevgi ve saygıya dayalı ilişkiler geliştirmesi örgütü daha başarılı yapacaktır.

Üstlerin astlarıyla verimli ve etkili ilişki kurmasının yolları şunlardır:

1. 
   Astlara insan olarak saygı göstermek, önem ve değer vermek.
   
2. 
   Astlara karşı açık, dürüst, tarafsız olmak, samimi ve aynı zamanda ciddi ve mesafeli olmak
   
3. 
   Kararlı, tutarlı, güvenilir ve verdiği sözü tutan olmak
   
4. 
   Astlara direkt emir vermek yerine dolaylı emir vererek ve ikna ederek yönetmek ve yöneltmek,
   
5. 
   Yaşlı, kıdemli ve bayan çalışanlara karşı ölçülü ve dikkatli konuşmak,
   
6. 
   Örgütsel yaşamda sosyal etkinliklere önem vermek ve astların gerçekleştirdikleri sosyal etkinliklere katılmak,
   
7. 
   Astlara ismiyle hitap etmek, selam vermek, hatır sormak, teşekkür etmek ve rica etmek,
   
8. 
   Astların özel günlerinde tebrik etmek; hastalandıklarında ziyaret etmek ve herhangi bir sorunda onlarla ilgilenmek,
   
9. 
   Astlarla konuşurken daha çok onları dinlemek, ben zamiri yerine biz zamirini kullanmak,
   
10. 
    Otoriteyi daima yönetim odasında kullanmak, yönetim odası dışında güç ve otorite kullanmamak,
    
11. 
    Elde edilen başarıları çalışanlarla paylaşmak ve onlara mal etmek,
    
12. 
    Dedikodu ve ispiyonculuğu teşvik etmemek,
    
13. 
    Astların özel yaşamını kendisi konuyu açmadığı sürece araştırmamak,
    
14. 
    Bir astın yanında diğer astları, halef ya da selefleri kötülememek,
    

9. Astların Üstleriyle İlişkileri

Astların üstleriyle olan ilişkileri hem başarılarının hem de işyerindeki huzur ve mutluluklarının temelidir.

Astların üstleriyle etkili ve verimli ilişki kurmasının yolları şunlardır:

1. 
   Üstü tanımak, üste uyum sağlamak. Söz ve davranışlarında kendisine saygılı olmak
   
2. 
   Üstü temsil etmek.
   
3. 
   Üstün önüne geçmemek (haddini bilmek).
   
4. 
   Üstün yetkisini, gücünü ve otoritesini kabullenmek.
   
5. 
   Örgütte iş disiplinine, çalışma düzenine ve hiyerarşiye uymak. Üste destek ve yardımcı olmak,
   
6. 
   Üste sık sık iş ve sorun getirmemek,
   
7. 
   Üstün amaç ve hedeflerini ve yönetim politikasını benimsemek,
   
8. 
   Üstün görevlerini ve paylaşmak ve kolaylaştırmak,
   
9. 
   Üstün mevzuata, plan-programa uygun olan istek, emir ve direktiflerini zamanında, tam ve doğru olarak en iyi şekilde yerine getirmek,
   
10. 
    Protokol, saygı ve nezaket kurallarına uymak,
    

10. Bürolarda Çalışanların Gereksinimleri ve Beklentilerinin Temel Boyutları

Bütün örgütlerde ve büro yönetiminde çalışanların örgütten ve yöneticilerden beklentileri ve gereksinimleri vardır. Çalışanlar bu beklentileri ve gereksinimleri karşılandığı sürece örgüt ve yönetici tarafından karşılandığı sürece etkili ve verimli çalışırlar.

Konumuzun başında anlattığımız hususları da göz önünde bulundurarak yöneticilerin astlarına karşı davranış geliştirirken aşağıdaki üç unsura dikkat etmesi gerektiğini söyleyebiliriz.

Bireysel Özellikler: Doyum, yükselme ve ilerleme olanakları, kişiye verilen önem ve saygınlık, engelleme, güven duygusu, öteki örgüt üyelerine karşı beslenen duyarlılık, tehlikeyi göze alabilme, arkadaşlık ilişkileri

Örgütsel Özellikler: Örgüt yapısı, örgüt politikası, örgütün amacı, büyüklüğü, ödül düzeni ve ücret, örgütsel çatışma, örgütle bağdaşmazlık çok sıkı gözetim ve denetim, iletişim, önderlik, karar verme, örgütün gelimse olanakları, örgütsel açıklık, sorumluluk

Çevresel Özellikler: Sınırlayıcı ve güdüleyici çevre, çalışma koşulları (Sıkıcı, Hoşnut edici), yönetsel destek, baskı, uyum.

Yönetici astların bu üç unsur bağlamında beklentilere sahip olacağını unutmamalıdırlar.

11. Bürolarda Çalışanları Gereksinimleri ve Beklentileri

Örgütlerde ve bürolarda çalışanların temel beklentileri ve gereksinimleri şunlardır:

• 
  Kendisine yol gösterilmesi, önderlik edilmesi,
  
• 
  İşinde ve görevinde yetiştirilmesi ve eğitilmesi,
  
• 
  Önemli işlerde görevlendirmesi,
  
• 
  Yaptığı işin sonuçlarını görmesi,
  
• 
  Düzenleme ve değişikliklerden zamanında haberdar edilmesi,
  
• 
  Görüş ve düşüncesinin sorulması,
  
• 
  Haklarının ve çıkarlarının korunması ve savunulması,
  
• 
  Görev, yetki, inisiyatif ve sorumluluk verilmesi,
  
• 
  Kendisinden ne beklenildiğinin açıkça söylenmesi,
  
• 
  Zaman zaman işi nasıl yaptığının söylenmesi,
  
• 
  Çabaları ve çalışmaları takdir etmek,
  
• 
  Örgüt içinde yetişme ve yükselme olanağını tanımak,
  
• 
  İnanılmak ve güvenilmek,
  
• 
  Haklı olduğunda desteklenmek,
  
• 
  Sorunlarının olup olmadığının sorulması ve gerektiğinde sorunlarıyla ilgilenilmesi,
  

12. Mobbing

Thomas Hobbes’un “insan insanın kurdudur (homo homini lupus)” sözünde olduğu gibi insanın olduğu her yerde insan doğasından kaynaklanan ego tatminine yönelik güç yarışı olacaktır. Bu yarışa yönelik olarak fesatlık, kıskançlık gibi psikolojik olarak insanı yıpratan davranışlar da görülecektir. Thomas Hobbes da bir başka sözünde “İnsanın doğasında onu kavgaya sürükleyen üç şey vardır: Rekabet, güvensizlik ve şöhret” diyerek insanın doğasında olan bu güç yarışını ifade etmektedir. İnsanların olduğu her yerde görülebilecek mobbing kavramı, birine karşı cephe oluşturmak, duygusal saldırıda bulunmak, psikolojik terör olarak ifade edilmektedir.

• 
  Bir veya birkaç kişi tarafından diğer bir kişiye yönelik olarak, düşmanca ve ahlâk dışı yöntemlerle sistematik bir biçimde uygulanan psikolojik bir terördür.
  
• 
  Mobbing uygulayan kişiye ise mobber denmektedir. Mobberler günümüz iş hayatında hemen hemen her birimde bulunmaktadır. Sinsice kendilerine avlarını seçerek harekete geçen mobberler zaman zaman özellikle büro çalışanlarının korkulu rüyası haline gelmektedir.