Büro Hizmetleri ve Sekreterlik Eğitim Notları A. Yönetici Asistanlığı ve Sekreterlik 2

4. Yönetici Asistanlarının Sahip Olması Gereken Özellikler

Yönetici Sekreterinin Kişisel Özellikleri

• 
  Nezaket
  
• 
  Sır Saklayabilmek
  
• 
  Dedikodudan Uzak Durmak
  
• 
  Hoşgörülü Olmak
  
• 
  Soğukkanlılık ve Kararlılık
  
• 
  Ağırbaşlılık
  
• 
  Sorumluluk Bilincine Sahip Olmak
  
• 
  Özür Dileyebilmek
  
• 
  Mantıklılık ve Empati
  

Yönetici Sekreterinin İşe Dönük Özellikleri

• 
  Kusursuz Türkçe Kullanımı
  
• 
  Etkin Okuyabilme
  
• 
  Dilbilgisi Kurallarına Hâkimiyet
  
• 
  Güzel Konuşabilmek
  
• 
  İnsan İlişkileri Becerisine Sahip Olmak
  
• 
  Yabancı Dil Bilmek
  
• 
  Büro Teknolojisini Kullanmaya Yatkınlık
  
• 
  Sorumluluk ve İnisiyatif Alabilmek
  
• 
  Arşivleme Bilgisine Sahip Olmak
  

5. Yönetici Sekreterinin Örgütsel Görevleri

• 
  Yönetici İletişimini Sağlamak
  
• 
  Randevuları Düzenlemek
  
• 
  Ziyaretçilerle İlgili İşleri Yerine Getirmek
  
• 
  İş Seyahatlerini Organize Etmek
  
• 
  Toplantıları Organize Etmek
  
• 
  Dosyalama ve Arşivleme Yapmak
  
• 
  Kontrol
  

Yönetici İletişimini Sağlamak

Yönetici kendi kurumu içerisinde astları, aynı mevkideki mesai arkadaşları ve üst yöneticileriyle ve dış çevrede örgütle ilgili kişilerle sürekli iletişim halinde olmaktadır. Yöneticinin bu iletişim trafiği içerisinde örgüt açısından önem taşıyan ya da taşımayan birçok ilişkiye gireceği muhakkaktır. Sekreterler yöneticilerin ilişki rollerini yerine getirmesinde ve etkin olarak gerçekleştirmesinde temel rol oynayan elemanlardır. Bu nedenle yöneticinin iletişim trafiğini düzenleyecek olan ve iletişimde aksamaların en aza indirilmesini sağlayacak olan kişiler de sekreterlerdir.

Randevuları Düzenlemek

Günlük randevuların tespiti ve programlandırılması sekreterin görevlerindendir. Yönetici belirli zamanlarını ziyaretçilere ayırmak zorunda kalmaktadır. Eldeki zamanın durumuna göre ziyaretçilere randevu verilerek belirli bir gün ve saatte gelmeleri istenmelidir. Çünkü yöneticinin zamanı kısıtlı ve değerlidir. Sekreterler randevu defterlerinin yardımıyla yöneticilerin randevularını düzenler ve takip ederler. Gerektiği durumlarda randevu iptalleri 24 saat önce bildirilmelidir. Bir sekreterin randevu verme işini düzgün ve aksaksız yürütebilmesi için yöneticisinin günlük programını, alışkanlıklarını, iş yerinin özelliklerini çok iyi bilmesi gerekmektedir.

Ziyaretçilerle İlgili İşleri Yerine Getirmek

Yöneticilerin kişiler arası rolleri ve bilgilendirme rollerinin bir gereği olarak çeşitli ziyaret ve ziyaretçileri bulunmaktadır. Bu ziyaretçiler üstler, eşit düzeydeki kişiler, astlar, dostlar, arkadaşlar, iş sahipleri, yabancılar olabilmektedir. Bu ziyaretler iş ziyareti, resmi amaçlı bir görüşme ziyareti, iş sohbeti veya özel amaçlı sohbet ziyareti olabilir. Her ziyaret bir zaman ve iş kaybı olsa da, aynı zamanda insan ilişkileri ve sosyal ilişkiler açısından önemli bir yakınlık pekiştirme aracıdır.   Ziyaretçilerin karşılanması büyük önem taşımaktadır. Ziyaretçi geldiğinde çekingen, sinirli ya da ön yargılı olabilir. Bu yüzden ona oldukça kibar ve ilgili yaklaşmak gerekmektedir.

İş Seyahatlerini Organize Etmek

Günümüzde birçok iş şehirlerarası veya ülkeler arası boyutta yapılmakta ve yöneticilerin iş seyahatlerinin programlanmasına daha çok ihtiyaçları olmaktadır. Sekreterin en önemli görevlerinden biri de bu işle ilgili seyahatlerin yönetilmesidir. Sekreter, sadece bilet bulma ve rezervasyonları gerçekleştirme işlerini üstlenebileceği gibi, gezi ile ilgili tüm görevlerde etkin rol de alabilir. Seyahat için hazırlıklara yöneticinin seyahat amacını tam olarak öğrenmeyle başlanmalıdır. Nereye, ne kadar süreyle ve hangi bilgi ve belgeleri götürmek istediği tam olarak öğrenilmelidir. 

Toplantıları Organize Etmek

Toplantılar iş yaşamının en önemli parçalarından bir tanesidir. Toplantılarda örgütün işleyişi ve sorunlarıyla ilgili fikir alışverişi yapma imkânları doğmaktadır. İş hayatında önemli olan toplantıların, büyüklüğüne küçüklüğüne ve yöneticinin bu konudaki beklentilerine göre, sekreterin toplantı ile ilgili görevleri değişmektedir. Sekreterler toplantıdan önce yöneticiyle konuşarak, uygun bir yeri, toplantı için ayarlar. Toplantıya katılması istenen kişiler, toplantıya davet edilir. Toplantı gündemi toplantının amacına göre önceden belirlenmiş olmalıdır. Gündem ve gündem ile ilgili maddeler sekreter tarafından kaleme alınmalıdır. Gerektiğinde toplantıya katılacak olan kişilere kopyası verilmelidir ki ilgili kişiler toplantıya hazırlıklı gelebilsinler. Toplantıya katılanların toplantıda kullanacakları malzemeleri hazırlamak, toplantı gündemini çoğaltarak, katılanların hazırlanmaları için yeterli zaman öncesinde katılımcılara dağıtmak, kent dışından katılacak olanların barınma, gezi ve yiyecek rezervasyonlarını yapmak, toplantı tutanaklarına ve basınla olan ilişkilere yönelik hazırlıklar yapmak, sekreterlerin toplantılarla ilgili yerine getirecekleri görevlerin başında gelmektedir.

Dosyalama ve Arşivleme Yapmak

İşyerinde her türden faaliyetle ilgili belgelerin düzgün bir şekilde saklanması, arandığında hemen bulunabilmesi ve işi bittiğinde ait olduğu yere kaldırılmasına dosyalama ve arşivleme denilmektedir. Büro işlerinin, belli bir sistematik çerçevede yürütülmesi için imza formları, evrak kayıt defterleri ve zamanında kayıt ve takip işlemleri yapılarak, evrakların kaybolması engellenmektedir. Kayıt işlemleri sayesinde evraklar kolaylıkla bulunmaktadır. Bu kayıt işlemleri sayesinde alınan evrakların kim tarafından alındığını ve yerine konup konmadığını takip etmek kolaylaşmaktadır. Yerinde olmayan dosyaların yerleri belirlenir. Sekreterlerin evrak ve dosya kayıt işlemlerinde yapmaları gereken şey, evrak ve dosyaların imza karşılığında alınması ve teslim edilmesidir.

Kontrol

Sekreterin kontrolüne dayalı işler aşağıdaki gibi sıralanabilir:      

• 
  Randevuların, yazıların, imzalanacak dokümanların, yöneticinin özel iş ve görüşmelerinin izlenmesi.
  
• 
  Belli bir düzen içerisinde imza dosyaları kullanarak, yazıların önem ve acelelik derecelerine göre sıralanarak izlenmesi ve denetlenmesi.
  
• 
  Mektupların açılması, gerekli notların alınması, eğer sekreterin cevaplayabileceği durumdaysa hemen cevaplanması.
  

Bütün bunların yapılabilmesi iyi bir denetim ve izlemeden geçmektedir. Ancak iyi bir kontrol için sekreterin, kuruluşun çalışma konusunun içeriğini iyi bilmesini gerektirmektedir.