Büro Hizmetleri ve Sekreterlik Eğitim Notları A. Yönetici Asistanlığı ve Sekreterlik 2

RESMİ YAZILARIN GÖNDERİLMESİ

Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır. Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına; ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir. Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır. İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.

İç zarf ve kontrollü evrak senedi (iki suret) dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir.

Elektronik ortamdaki yazışmalar, kurum ve kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır. Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve gönderilen belgelerin gizli olması durumunda bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.

“Çok gizli” gizlilik dereceli yazılarda ise dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan “çok gizli” ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.

2. Resmi Yazı Türleri

GİRİŞ

Resmi kurumların kendi aralarında, özel kurumlarla ve kişilerle olan yazışmalarında kullandığı birçok resmi yazı türü bulunmaktadır. Okulların öğrencilere verdikleri mezuniyet belgesi, not dökümü (transkript), başarı belgesi, kurumların çalışanlarına verdikleri muvafakat belgesi, izin belgesi, görevlendirme yazıları, soruşturma yazıları, kişilerin verdikleri dilekçeler ve dilekçelerine cevaben yazılan yazılar, kurumların diğer kurumlardan bir konu ya da kişi hakkında bilgi isteme ve verme yazıları, resmi ilanlar, soruşturma yazıları gibi.

Resmi yazıların yazımında resmi yazışma kurallarına uyulması önem arz etmektedir. Resmi yazılara ilişkin yazışma kuralları resmi yazı türleri için de geçerlidir ancak resmi yazı türleri arasında küçük farklılıklar bulunmaktadır. Söz konusu farklılıklara rağmen resmi yazı türlerinde uygulanan yazışma kuralları; kamu hizmetlerinin yürütülmesi, mevzuatın uygulanması, hızlı, etkin ve verimli bir çalışma düzeninin sağlanması, gereksiz ve hatalı yazışma ile kırtasiyeciliği ortadan kaldırmak açısından oldukça önem taşır.

RESMİ YAZI TÜRLERİ

Resmi yazılar zaman zaman hem kişiler arasında hem de özel kurumlar ve kişiler arasında kullanılabilir. Bu durumda resmi yazı iş yazısı kategorisine girmez ve resmi yazı özelliğini korur. Söz gelimi sözleşme bir resmi yazı çeşididir. Ancak sözleşmeyi hem kamu kurumları hem özel kuruluşlar hem de kişiler kendi aralarında düzenleyebilmektedir. Resmi yazılar iletilmek istenen mesajın türüne göre aşağıdaki gibi türlere ayrılır:

• Dilekçe • Tutanak • Sözleşme • Şartname

• Müzekkere • Tekit • Tezkere • Mazbata

• Genelge • Vekâletname • Form • Rapor

Aşağıda sadece dilekçe ve form ile ilgili bilgiler yer almaktadır.

Dilekçe

Dilekçe, bir isteği bildirmek için yetkili makamlara yazılan yazıdır. Dilekçe terimi yerine “arzuhal” ya da “istida” terimleri de kullanılabilmektedir. Arzuhal “içinde bulunulan durumun bildirilmesi” demektir.

Tanımından da anlaşılacağı üzere, dilekçe, yurttaşlar tarafından resmi makamlara hitaben yazılmakta ve yurttaşların dileklerini, arzularını, sıkıntılarını ve yapılmasını istediklerini ifade edebilmelerini sağlamaktadır. Böylece basit bir işlem gibi görülmekle birlikte dilekçeler, yurttaşların yönetime demokratik katılımlarını sağlayan araçlardan biri olarak işlev kazanmaktadır. Bu nedenle, yurttaşların yetkili ya da resmi makamlara dilekçe verebilmelerinin, verdikleri dilekçe nedeniyle soruşturmaya uğramamalarının güvence altına alınması da demokratik bir yönetimin gereklerindendir.

1982 Anayasası’nın 74. maddesinde, dilekçe verme hakkı, bir anayasal hak olarak “Dilekçe hakkı” başlığı altında düzenlenmiştir. Düzenleme şu şekildedir: “Vatandaşlar ve karşılıklılık esası gözetilmek kaydıyla Türkiye’de ikamet eden yabancılar kendileriyle veya kamu ile ilgili dilek ve şikâyetleri hakkında, yetkili makamlara ve Türkiye Büyük Millet Meclisine yazı ile başvurma hakkına sahiptir. Kendileriyle ilgili başvurmaların sonucu, gecikmeksizin dilekçe sahiplerine yazılı olarak bildirilir. Bu hakkın kullanılma biçimi kanunla düzenlenir.” Görüldüğü üzere, dilekçe hakkı yalnızca Türkiye Cumhuriyeti yurttaşları için değil, Türkiye’de ikamet eden yabancılar için de karşılıklılık esası gözetilmek kaydıyla-kabul edilen bir haktır. Yine düzenlemeden anlaşıldığı üzere, dilekçe hakkı, başvurucuların yalnızca kendileri ile ilgili değil, kamu ile ilgili dilek ve şikâyetleri için de kullanılabilmektedir.

Anayasa’da bir koşul bulunmamakla birlikte, kanuna göre dilekçeler Türkçe yazılmalıdır.

Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun’un 4. maddesine göre “Türkiye Büyük Millet Meclisine veya yetkili makamlara verilen veya gönderilen dilekçelerde, dilekçe sahibinin adı-soyadı ve imzası ile iş veya ikametgâh adresinin bulunması gerekir.” İlgili maddeden de anlaşılacağı üzere; ad-soyad, imza ve adres bilgileri bir dilekçede bulunması gereken zorunlu unsurlardır.

Dilekçelerin mutlaka bir konusu olması gerekir. Konusuz dilekçe olmaz. Ancak dilekçenin konusu metnin içeriğinde dile getirilir. 4. maddede sayılmamakla birlikte, hazırlanan ve yetkili makamlara verilen bir dilekçenin konusunun bulunmaması düşünülemeyeceğinden, konu unsuru da anlamlı bir dilekçenin zorunlu unsurlarından biri olarak düşünülmelidir. Nitekim yetkili makamlara verilen dilekçelerden herhangi bir konuyu ihtiva etmeyenlerin incelenemeyecekleri de kanunun sonraki maddelerinde düzenlenmiştir. Ancak burada konu, resmi yazışmalarda olduğu gibi ayrı bir bölüm olarak değil, dilekçenin ana metninin içeriğinin olması anlamındadır. Dolayısıyla, zorunlu unsur olarak kabul edilmesi gereken, belli bir dilek ya da şikâyet içeren metin kısmıdır.

Tarih, ek, hitap, telefon numarası vb. unsurların hatta dilekçenin verildiği makama yönelik bir hitap ya da başlık kısmının kanunun düzenlenmesine göre, zorunlu unsurlar arasında sayılmadıkları açıkça görülmektedir. Öte yandan, bu türden unsurları eksik olan dilekçelerde, dilek ve şikâyetlerin ilgili makamlara iletilerek etkin bir sonuç alınması zorlaşacaktır. Bu nedenle, hitap, hitap edilen makamın bulunduğu yer gibi zorunlu olmayan bazı unsurlar dilekçelerde sonuç alabilmek için önem kazanmaktadır. Keza, yetkili makamlarca dilekçelerde yanıt verilirken belirli süreler göz önüne alınmaktadır. Bu sürelerin başlangıcının ve bitişinin doğru olarak saptanıp, ileride hak iddia edebilmek için hazırlanan dilekçelerde tarihin de eklenmesi yerinde olur.

Kanunun 5.maddesine göre “Dilekçe, konusuyla ilgili olmayan bir idari makama verilmesi durumunda, bu makam tarafından yetkili idari makama gönderilir ve ayrıca dilekçe sahibine de bilgi verilir.” Şu durumda kanun, kendisine dilekçe verilen idari makama, dilekçe kendisine yanlışlıkla verilmiş olsa da, bir yükümlülük yüklemektedir. İdari makamlar, “Bu dilekçe zaten bizim makamımızla ilgili değil” diyerek ya da yalnızca dilekçeyi reddederek sorumluluktan kurtulamazlar. Hem yetkili idari makamı saptayarak dilekçeyi oraya göndermek hem de dilekçe sahibine dilekçenin akıbeti hakkında bilgi vermekle yükümlüdürler. Bu düzenleme ile dilekçe hakkının kullanımının keyfi nedenlerle engellenmesinin de önüne geçilmiş olunmakta, deyim yerinde ise idari makamların yurttaşların sesine kulaklarını tıkamaları önlenmeye çalışılmaktadır.

Dilekçelerin hazırlanmasında, dilekçe hakkının kullanımını kolaylaştırmak amacı ile resmi yazışmalarda olduğu kadar sıkı yazışma koşulları getirilmediği görülmektedir. Bunun bir örneği de imza unsuruna ilişkindir.

Dilekçelere imza atmak yerine parmak izi basılabilir.

Bilindiği üzere imza, kişinin el yazısı ile adını soyadını çağrıştıracak şekilde yazdığı bir tür işarettir. Eğer dilekçede imza mutlaka bir koşul olarak kabul edilecek olursa, okuma-yazma bilmeyen yurttaşların dilekçe hakkını kullanmamaları gibi bir sonuç doğacaktır. Kanunda imza unsuru zorunlu unsurlardan biri olarak sayılmışsa da imza yerine geçecek kişiye özel damga ya da parmak izi basma usulleri ile de bu zorunlu unsur tamamlanmış sayılır. Dilekçelerin el yazısı ile veya daktilo ya da bilgisayar ile yazılmaları konusunda getirilmiş bir koşul bulunmamaktadır.

Dilekçe Yazarken Dikkat Edilecek Hususlar

Dilekçe yazarken şu hususlara dikkat etmekte fayda vardır:

• Dilekçeler; çizgisiz düzgün, beyaz bir kâğıdın tek bir yüzüne yazılır.

• İmkânlar dâhilinde ise kolay okunup anlaşılabilmesi için daktilo ya da bilgisayar ile yazılır. Böyle bir olanak söz konusu değilse kitap harfleriyle ve mürekkepli kalemle yazılmalıdır.

• Hitap edilen makam, bir diğer deyişle başlık, kâğıdın üst kısmından 2 cm. kadar aşağıya, büyük harflerle ve ortaya yazılır.

• Adres yazılacak ise adresteki sözcüklerin ilk harfleri büyük yazılır.

• Tarih; gün, ay ve yıl olarak ya başlığın alt kısmına sağ kenara ya da son cümleden sonra yazılır.

• Doğrudan doğruya konuya girilir; dilek ya da şikâyet dile getirilir. Eğer anlatılmak istenen olaylar zinciri halinde ise, kısa, özlü, açık ve düzgün ifadelerle bu olaylar ifade edilir.

• Olaylar paragraflar halinde özetlenir. Son paragrafta istek belirtilir.

• Dilekçeler “saygılarımla arz ederim.” ifadesiyle bitirilir.

• Son satırın 2-3 satır altına, sağ tarafa ad-soyad yazılıp imzalanır.

• İmzanın hizasına sol tarafa “adres” ve onun altına da dilekçeye eklenen belgeler “Ekler” başlığıyla ve maddelenerek (1, 2, 3…) alt alta yazılır.

• Dilekçeler katlanmadan, buruşturulmadan, kirletilmeden ilgili makama verilir.

Dilekçe Örneği



Form

Formlar; bilgilerin toplanması, kayıt edilmesi, gruplandırılması, kullanılması, transferi ya da yayınlanabilmesi gibi amaçlarla hazırlanan ve üzerinde sorular ve bunların cevaplandırılması ile bazı kayıt değerlendirme ya da işlemlerin yapılabilmesi için boşluk bırakılan kâğıt, defter ve kartonlardır. Form, sabit bilgilerin üzerine basılı olarak hazırlandığı ve içerdiği özel boşluklara çeşitli bilgilerin girildiği matbu bir belgedir. Kurum ve kuruluşlar aynı konuda sürekli olarak yazılan yazılar için oluşturulan formları yaygın olarak kullanırlar. Her kurum kendi ihtiyacına göre form hazırlar. Bunlar fotokopi yoluyla veya matbaada basılarak çoğaltılır ve kullanılır. Dolayısıyla formların dikkatle ve istenen verilerin önceden belirlenmiş amaçlara uygun olarak akışını sağlayacak biçimde tasarlanması çok önemlidir. Tüm resmi dairelerce kullanılan genel nitelikteki formlar Devlet Malzeme Ofisi tarafından hazırlanarak dağıtılır.

Formların yararlarını şu şekilde belirtebiliriz:

• Formlar büro işini basitleştirir ve standardize ederler.

• Zaman, emek ve maliyet tasarrufu sağlarlar.

• Formlar sayesinde etkili bir yazılı iletişim ağı kurulur.

• Formlar aynı zamanda bir rapor niteliği taşır.

• Bilgileri sadeleştirir.

• Bilgilerin stoklanması ve gereğinde başvurulması için yardımcı olur.

• Kontrollerin kolaylıkla yapılmasını sağlar.

Form hazırlanırken çeşitli hususlara dikkat etmek gerekir:

• Formun hangi kuruluşa ait olduğu formun üst kısmına ilgili örgütün ismi yazılarak belirtilmelidir: “Ulaştırma Bakanlığı”; “Personel Müdürlüğü” gibi.

• Formun üst kısmında bir başlığı olmalıdır. Bu başlık formun hangi iş için kullanılacağını belirtir.

“Memurlar İçin Yıllık İzin İstek Formu” gibi.

• Formdaki sorular tutarlı bir sıra izlemelidir. Örneğin adı, soyadı, baba adı, anne adı gibi.

• Uluslararası standartlara göre kabul edilen A, B, C standart boy kağıtlar kullanılmalıdır.

• Formda bilimsel, hukuksal, tıbbi ya da teknik sözcüklere yer verilmemelidir. Bu tip sözcükleri herkesin bilmesi olağan değildir.

• Formun doldurulmasına ve kullanılmasına ilişkin bir “Açıklama” bulunmalıdır.

• Yazıların yazılacağı, kayıtların yapılacağı ve cevapların verileceği boşluklar, satır araları ve sütunlar soru ya da cevaplama için uygun ve yeterli genişlikte olmalıdır.

Form görüntü olarak karmaşık olmamalı; ilk bakışta “kolay doldurulabilir” duygusu yaratmalıdır.

• Sorular formu dolduranın kolayca anlayıp doğru cevap verebileceği biçimde olmalıdır.

• Formun en alt kısmında formun ilk kullanılmaya başlandığı tarih, formun numarası, stok numarası, formun son basıldığı tarih ve kaç adet basıldığına ait bilgiler bulunmalıdır. (Matbu formlar için)

• Form daktilo makinası ile doldurulacaksa çizgiler ve cevap boşlukları makina aralığı ve harf genişliği göz önünde tutulmalıdır.

Form Örneği

Başarılar dilerim.

Öğr. Gör. Adeviye Erdoğan