Bursa büYÜKŞEHİr belediye başkanliğI

Yazı İşleri ve Kararlar Şube Müdürlüğünün görev yetki ve sorumlulukları

MADDE 8- (1) Büyükşehir Belediye Meclisi’ne girmesi gereken ilçe belediye meclis kararları ile görüşülmek üzere büyükşehir belediyesi birimlerinden gönderilen başkanlık makamından havaleli teklifleri gündeme alarak meclise sunulmasını sağlar.

(2) Her ay yapılan meclis toplantısının gündemini meclis üyelerine bildirilmesini ve çeşitli yöntemlerle halka duyurulmasını sağlar.

(3) Büyükşehir Belediye Meclisince Meclis Toplantılarının sesli ve görüntülü cihazlarla kaydının yapılmasını sağlar.

(4) Meclis Toplantı Zaptının çözülmesini sağlar.

(5) Meclis Kararlarının dayanakları ve kanuni gerekçeleri gösterilerek yazılmasını, kontrol edilmesini, Divan Katiplerine, Meclis Başkanı ile Belediye Başkanına imzalatılmasını ve bir nüshasının Valilik Makamı’na teslim edilmesini, bir nüshasının da dayanakları ile birlikte arşivlenmesi ve kararların muhatabı olan birimlere gönderilmesini sağlar.

(6) Kesinleşen meclis kararlarının uygun araçlarla halka duyurulmasını sağlar.

(7) Büyükşehir Belediye Meclisi tarafından alınan kararları Meclis Karar Defterine kaydedilmesini sağlar,

(8) Meclis üyelerince verilen ve başkanlık makamına havale edilen yazılı ve sözlü önergelerin seyrini takip edip en kısa zamanda cevabının ilgililere ulaştırılmasını sağlar.

(9) Meclis üyelerinin özlük haklarının takip edilmesini, hakkı huzur tahakkuklarının hazırlanmasını sağlar.

(10) Meclis Divanının çalışmalarına işleyiş yönünden yardımcı olmak.

(11) Meclis toplantısında ihtisas komisyonlarına havale edilen evrakların görüşülmesi sağlanıp, raporlanmasında yardımcı olmak,

(12)Büyükşehir Belediye Encümenine birimlerden Başkan onaylı gelen evrakların tetkiki ile Encümen gündeminin oluşumunu sağlar.

(13) Encümen toplantıları konusunda ilgilileri haberdar ederek, toplantı mekânını hazır bulundurmak.

(14) Büyükşehir Belediye Encümeni tarafından alınan kararları ve karar özetlerini Encümen Karar Özeti Defterine kaydetmek.

(15) Encümen kararlarının dayanakları ve kanuni gerekçelerinin gösterilerek yazılmasını, imzalanmasını, kararların ilgili birime gönderilmesini ve asıl suretlerin arşivlenmesini sağlar.

(16) Encümen Toplantısına katılan üyelere verilecek ödenek için aylık katılım cetvellerinin hazırlanarak ilgili birime gönderimini sağlar.

(17) Başkanlık Makamı yazışmalarının (izin, görev, genelge vb) sistemli bir şekilde yürütülmesini sağlar.

(18) Müdürlüğünün görev alanı ile ilgili kanun, K.H.K., yönetmelik, genelge, tebliğ v.b. gibi takibini yaparak güncellenmesini sağlamak ve personelini bilgilendirmek.

(19) Müdürlüklerin birim arşivlerinin düzenlenmesi çalışmalarını koordine eder ve bu konuda danışmanlık hizmeti sağlar.

(20) Birim arşivlerinden kurum arşivine evrak intikalinin gerçekleşmesini takip ve kontrolünü sağlar.

(21) Kurum Arşivlerinin elektronik ortamda değerlendirilmesi için projeler üretmek.

(22) Kurum Arşivine gelen malzemelerden muhafazasına lüzum kalmayanların ayıklanması için komisyon oluşturur ve imha işlemlerini yürütmek.

(23) Ayıklama ve imha işlemleri neticesinde, Kurum arşivinde saklanmak üzere kalan malzemeleri mevzuata göre tasnif edilmesini sağlar.

(24) Birim arşivi ve kurum arşivi bünyesindeki arşivlik ve arşiv malzemelerini arşiv mevzuatında belirtildiği şekilde, muhafazasını sağlar.

(25) Ayıklama ve İmha Komisyonun tereddüt ettiği konularda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünden görüş talep edilmesini sağlar.

(26) Vatandaşlardan kurum ve kuruluşlardan gelen taleplerin ilgili birimlere gönderilmesini ve takibini sağlar.

(27) Vatandaşlardan gelen (telefon, mail, şahsen, sms) her türlü şikayet öneri ve katkıların (ŞÖK) ilgili birimlere gönderilmesini ve takibini sağlar.

(28) Vatandaş memnuniyetini sağlamaya yönelik çalışmalar yapar.

(29) Süreçlerin sürekli iyileştirilmesine yönelik çalışmalar yapar

(30) Personelin eğitim ihtiyaçlarını belirleyerek, eğitim almalarını sağlar.

(31) Mesai saatlerinin etkin / verimli kullanılması ve birim personelinin uyum içinde çalışması ile sevk ve idaresini sağlar.

(32) Birim çalışmalarında kullanılan demirbaş malzeme ve kırtasiyenin amacına uygun kullanımını sağlar.

(33) Birimi ile ilgili faaliyet programlarının periyodik olarak hazırlanmasını sağlar.

(34) Çalışma ortamını geliştirir ve iş güvenliğini sağlar.

(35) Birimi ile ilgili yazışmaların yapılmasını sağlar.

(36)Personel hareketlerini (izin, vb.) Planlar, denetler, bilgilendirir yapılmasını sağlamak.

(37) Birim personelinin görev, yetki ve sorumluluklarını belirler, görevli personelinin disiplin amiri olarak personelin görev ve sorumluluklarının yerine getirmesini sağlar..

(38) Disiplin Kurulu Üyesi olarak toplantılara girip alınan kararları imzalamak.

(39) Bağlı olduğu Daire Başkanı tarafından verilen görev ve sorumlulukları yerine getirmek.

(40) Kalite sisteminin sürekli uygulanmasını sağlar.

(41) Bütçe teklifini hazırlamak.

(42) Gerçekleştirme görevlisi olarak iş ve işlemleri yapmak.