Buxgalteriya hisobi

4. Hujjatlarning aylanishi.
Xo‘jalik jarayoni sodir etilganini isbotlovchi yoki jarayon sodir etilishiga asos bo‘luvchi hujjatlar bir necha ma’sul shaxslarda, bo‘limlarda, korxonalarda xarakatda bo‘ladi va o‘z mo‘ljali bo‘yicha xizmat qilib bo‘lganidan so‘ng, belgilangan tartibda arxivga topshiriladi, ya’ni hujjat aylanishi sodir bo‘ladi. Demak, hujjat aylanishi-birlamchi hujjatlarni tuzilib, ularni qayta ishlab va umumlashtirib, guruhlashdan so‘ng, arxivga topshirilguncha xarakatidir.
Buxgalteriyaga kelib tushgan hujjatlar majburiy tekshiruvdan o‘tishi kerak. Hujjatni tekshirishda qo‘yidagilarni e’tiborga olish kerak bo‘ladi:
SHakl nuktai nazaridan (hujjat to‘g‘ri to‘ldirilganligi, hamma rekvizitlar mavjudligi, to‘liqligi).
Mazmun tuktai nazaridan (hujjatlashtirilayotgan jarayon qonuniyligi, iqtisodiy mazmunga ega ekanligi alohida ko‘rsatkichlar mantiqiy bog‘liqligi, arifmetik xatolar yo‘qligi).
Iktisodiy mantiqsiz, qonunga xilof hujjat jarayonlari aks ettirilgan hujjatlar rasmiylashtirishga va jarayonni bajarilishiga qabul qilinmaydi. Bunday hujjatlar tegishli qaror qabul qilish uchun korxona boshqarma buxgalteriyalariga topshirilishi shart.
Kayta ishlangan hujjatlarga albatta tegishli belgi qo‘yilishi lozim. Bu bilan hujjatni yana qayta ishlash oldi olinadi. Agar hujjat qo‘lda qayta ishlansa, hisob registriga yozilgan muddati, agar qayta ishlash hisoblash qurilmasi orqali amalga oshirilsa, ularni qayta ishlashga javobgar nazoratchi shtamp orqali belgi qo‘yadi.
Kassa jarayonlariga asos bo‘luvchi kassa kirim va chiqim orderlariga, to‘lov vedomotslariga jarayon amalga oshirilgan zahoti qo‘lda e shtampda «olindi» yoki «to‘landi» degan so‘zlar muddatni (kun, oy, yil) ko‘rsatilib aks ettirilish shart.
Buxgalteriya hisobida hujjatlar xarakati, ya’ni tashkil etish yoki boshqa korxonalar, tashkilotlar, muassasalardan hisobga, qayta ishlashga, arxivga uzatish uchun olinishi ro‘yxat bilan tartibga solinadi.
Hujjat aylanishi ro‘yxatini tuzish ishlarini bosh buxgalter tashkil etadi va hujjat aylanishi ro‘yxati korxona rahbari tomonidan tasdiqlanadi.
Eldon S. Hendrikson Michael F. Van Breda. Accounting theory asarida quyidagi fikrlarni bildirishgan:
Ro‘yxatni tuzishdan maqsad, hisob ishlarini osonlashtirish, hujjat aylanishini oqilona tashkil etishdan iborat. hujjat aylanishi ro‘yxati sxema ko‘rinishida rasmiylashtirilishi mumkin. YOki jadval ko‘rinishida bo‘lib, qo‘yidagi rekvizitlarga ega bo‘ladi: hujjat nomi, hujjatni tuzish (nusxa soni, rasmiylashtiruvchi ma’sul, bajarilishga ma’sul, bajarilish muddati) hujjatni tekshirish (tekshirishga ma’sul, kim keltirishi, keltirish tartibi, keltirish muddati), hujjatni qayta ishlash (kim bajarishi, qayta ishlash muddati) arxivga berish (kim beradi, berish muddati), hamda ro‘yxatni tasdiqlash buyrig‘i tartib raqami va muddati, korxona muhri, korxona bosh buxgalteri va rahbari imzosi .
Korxona xodimlari hujjat aylanishi ro‘yxatiga asosan, ular faoliyatiga taalluqli hujjatlarni tuzadi va takdim etadi. hujjatni o‘z vaqtida to‘g‘ri to‘ldirilishi, belgilangan, muddatda takdim etilishi , ulardagi ma’lumotlar ishonchliligiga javobgarlik shu hujjatni tuzgan va imzo chekkan shaxsga yuklatiladi.
“The purpose of the list is to simplify accountancy, to make a reasonable circulation of documents. The document list can be checked as schema. In the form of the table, it has the following requisites: document name, document creation (number of copies, authorizing officer, execution of execution, expiration date) document verification (responsible for verification) , order of delivery, term of delivery), document processing (who, who will perform, processing time) to archive (who gives, duration of issuance), number and duration of order of the order confirmation, enterprise seal, chief accountant and head of the enterprise Signature.
Corporate staff builds and presents documents related to their activities, based on their list of documents. the right to timely, correct, timely submission of the document, the responsibility for the reliability of the information contained therein, shall be entrusted to the person who signed and signed this document.”⁶
Korxona bo‘yicha hujjat aylanishi ro‘yxati bo‘yicha ishlar o‘z vaqtida bajarilishini bosh buxgalter nazorat etib boradi.
Dastlabki hujjatlar, hisob qaydnomalari, buxgalteriya hisobotlari va balanslari arxivga topshirilishi majburiydir.
Hujjatlar arxivga topshirilgunga kadar buxgalteriyada maxsus binoda yoki korxona raxbari tayinlagan moddiy javobgar shaxs ma’sulligida bekitiladigan shkaflarda saqlanadi.
Qat’iy hisobdagi blankalar esa , ular saqlanishini ta’minlaydigan seyflarda, metall shkaflarda, maxsus binolarda saklanadi. Aniq bir, hisob vedomostiga taalluqli, joriy oyda qayta ishlangan dastlabki hujjatlar xronologik tartibda yig‘ilib arxivga ma’lumotnoma bilan uzatiladi.
Kassa orderlari, hisobdorlik hisobotlari, bank ko‘chirmalari ular ilovalari bilan birga xronologik tartibda yig‘iladi va taxtlanadi. Ba’zi bir hujjatlar taxtlanmasligi mumkin, ammo ular yo‘qotilishi yoki suyiste’mollikni oldini olish maqsadida tikib qo‘yiladi.
Korxona arxivida dastlabki hujjatlar, hisob registrlarini, hisobotlarni saqlash tartibi O‘zbekiston Respublikasi arxivi bosh boshqarmasini materiallarini saklash ko‘rsatmasiga kura, o‘rnatiladi.
Hujjatlarni buxgalteriyadan va arxivdan boshqa tarmoq xoimlariga berilishi korxona bosh buxgaletriya ruxsati bilan amalga oshiriladi.
Korxonadan hujjatlarni faqat aniqlash dastlabki tergov, prokuratura va sud tashkilotlari tomonidan amaldagi qonunchilikga javob bergan xollardagi qarorlariga asosan olinishi mumkin. hujjat olinishi bayonnoma bilan rasmiylashtirilib, uni bir nusxasi korxona tegishli ma’sul xodimiga imzo bilan beriladi. hujjat olgan tashkilot ruxsati va vakili ishtirokida, tegishli ma’sul xodim olingan hujjatdan nusxa olishi mumkin va unda asosni ko‘rsatilishi va olingan muddati ko‘rsatilishi kerak.