Cahiers des charges de la formation

DEPARTEMENT ENVIRONNEMENT ET AGRONOMIE – EA

FORMATION PERMANENTE NATIONALE

Paris, le 21/09/2007

CAHIERS DES CHARGES DE LA FORMATION

« Accompagnement des secrétaires du
département Environnement et Agronomie »
Commanditaire : Laurent Bruckler, Chef du département EA
Responsable pour le département EA : May Balabane, Mission Ressources Humaines du département EA
Dossier suivi par : May Balabane, EA

Nicolas Maurin, FPN¹ 

Adresses de retour de la proposition avant le 22 octobre 2007 à 16 heures:

par courriel à [e-mail] et [e-mail]

ainsi que par courrier postal à INRA, Service de la formation permanente nationale,

A l’attention de Nicolas Maurin, 147 rue de l’université, 75338 Paris CEDEX 07

• Présentation de l ‘INRA

L’Institut National de la Recherche Agronomique (INRA), EPST² regroupant environ 8000 agents, a été créé en 1946. Placé sous la double tutelle des ministères chargés de la Recherche et de l'Agriculture, il a pour mission de produire et de diffuser des connaissances scientifiques et des innovations, principalement dans les domaines de l'agriculture, de l'alimentation et de l'environnement, et de contribuer à l'expertise, à la formation, à la promotion de la culture scientifique et technique, ainsi qu’au débat science/société.

L’INRA comprend 14 départements scientifiques et 21 centres de recherche répartis sur l’ensemble du territoire français. Le département Environnement & Agronomie pour lequel sera développée l’action, comprend environ 1000 personnes travaillant au sein de 45 unités de recherche et d’appui à la recherche, réparties sur le territoire français.

• Contexte et enjeux

Le contexte est en perpétuel changement et influence l’évolution des métiers et en particulier les métiers de secrétaire gestionnaire. Des facteurs et des contraintes externes et internes entraînent des modifications sur les plans organisationnel, réglementaire, et des outils, modifiant ainsi le cadre et le mode de travail.

Dans ce contexte, la Direction des Ressources Humaines de l’INRA a initié fin 2002 un projet intitulé « Secrétaires et/ou gestionnaires d’unité », dont les objectifs stratégiques sont les suivants : (i) Développer les compétences des secrétaires et/ou gestionnaires d’unité, et (ii) Travailler à la reconnaissance de ces métiers. Dans le cadre de ce projet, un diagnostic de situation a été conduit en 2003. Les résultats ont été largement diffusés et posent clairement les questions de lisibilité des différents métiers, de parcours professionnels, de besoins en compétences des secrétaires et/ou gestionnaires et, également, de l’organisation des secrétariats dans des contextes très variés. Les préconisations ou réflexions à conduire dépassent donc le seul champ de la formation. Suite à ce travail, des actions ont été mises en place pour d’une part, rendre plus lisible les différents métiers des secrétaires et/ou gestionnaires, et d’autre part, développer des compétences et améliorer le fonctionnement voire l’organisation.

C’est dans ce cadre général que le département Environnement & Agronomie a engagé depuis 2003 des animations du collectif des secrétaires d’unités du département, afin de développer les échanges et les débats ainsi que la synergie entre les acteurs concernés par les évolutions en cours. Les partenaires du département EA dans ces animations sont des acteurs de la Formation permanente (FPN³, Formation permanente locale du Centre Versailles-Grignon) et un autre département qui est engagé dans une démarche similaire (le département SAD⁴). Une 1ère journée a été organisée en octobre 2003, avec pour objectifs de permettre aux acteurs de se rencontrer, de transmettre de l’information et de susciter des échanges et discussions. En octobre 2006, le département EA a réitéré cette initiative. Il s’agissait de donner aux secrétaires d’unités les moyens d’être collectivement force de proposition pour résoudre certaines des difficultés au niveau de leur métier et pour anticiper les changements. Des Directeurs d’Unités du département EA ont également participé à la journée, et ont souligné, entre autres, l’importance du tandem Secrétaire-Directeur d’Unité.

Dans la suite de cette journée et sur la base des propositions qui en ont émergé, un groupe d’acteurs du département EA et de ses partenaires s’est réuni pour élaborer un plan d’actions pour et avec les secrétaires EA. Ce groupe était composé pour moitié de secrétaires d’unités du département EA, volontaires. La proposition de plan d’action a été validée par le chef du département et soumise pour amendement aux Directeurs d’Unités

In fine, cinq actions spécifiques ont été définies (cf document joint « Projet ASEA (Action pour, avec et par les Secrétaires du département Environnement et Agronomie)). Trois de ces actions seront mises en œuvre par des groupes de travail dont les responsables et les membres sont des secrétaires du département. Il s’agit des groupes : « S2I Comptabilité analytique », « Fiches de procédures », « Mieux savoir communiquer pour mieux se faire entendre et comprendre ». Ces groupes comprennent entre six et vingt participants affectés dans des centres INRA répartis dans toute la France.

• Finalités

Il s’agit d’accompagner les acteurs dans la mise en œuvre de ce projet notamment les trois groupes de travail nommés ci-dessus.

• « Formation action pour les groupes de travail et leurs responsables ».

  • Public cible

Cette formation action est destinée aux secrétaires responsables et membres des groupes de travail.

• Objectifs

1. 
   Aider chacune des responsables à bien se positionner comme responsable d’un groupe, avec deux dimensions :
   

• 
  Appropriation des produits attendus du groupe de travail;
  
• 
  Conditions de réussite : anticipation et résolution des difficultés ; identification et prise en compte des éléments facilitateurs ;
  

2. 
   Apporter aux groupes des conseils et méthodes utiles sur le « comment produire collectivement de façon efficace » ;
   
3. 
   Co-animer (ou aider à animer) une séance de travail, à la demande du responsable du groupe.
   

• Modalités de l’accompagnement

Un seul consultant est souhaité pour l’ensemble de la prestation, laquelle se ferait en quatre séquences :

1. 
   Séquence 1 : travail collectif avec les 3 responsables des groupes, animé par le consultant pour (i) l’appropriation de ce qui est attendu de l’action et (ii) la préparation de la 1^ère séance du travail en groupe. Durée 1 ou 2 demi-journées.
   
2. 
   Séquence 2 : formation-action collective  avec les 3 groupes et leurs responsables, animée par le consultant sur le « comment produire collectivement de façon efficace ». La forme pédagogique est à définir mais doit comprendre des conseils, des apports méthodologiques et une mise en pratique. La mise en pratique pourrait prendre la forme d’une 1^ère séance de travail de chacun des groupes. Durée une journée.
   
3. 
   Séquence 3 : travail collectif avec les 3 responsables, animé par le consultant pour (i) tirer les enseignements de l’expérience précédente et (ii) préparer la deuxième séance de travail des groupes. Durée une ou deux ½ journées
   

4. 
   En outre un suivi téléphonique individuel des responsables (à la demande) est à prévoir : durée totale une ou deux ½ journées maximum
   

• Contraintes, calendrier

Le démarrage de l’action est prévu idéalement en novembre 2007 et au plus tard au 1er janvier 2008. Chaque groupe devra rendre le produit de son travail pour décembre 2008. Chaque groupe pourra se réunir autour de cinq fois au cours de cette période. La formation-action sera à adapter à ce calendrier.

Les lieux des réunions et les modalités de travail des groupes sont à définir avec les responsables de groupe ; il sera nécessaire de prendre en compte la diversité de la répartition géographique des participants.

• Evaluation

Des critères d’évaluation seront à proposer dans la réponse. Ils devront être définis avant le démarrage de l’action.

• Forme attendue de la réponse

La réponse comprendra :

• 
  une analyse et reformulation du besoin
  
• 
  un programme (durées, contenus) et des modalités pédagogiques en réponse à la demande
  
• 
  des critères et/ou indicateurs pour l’évaluation de l’action
  
• 
  Le nom et la qualité de l’intervenant (CV, références clients,…).
  
• 
  Les coûts (tous frais compris)
  

• Critères de sélection de la proposition

Les critères de sélection seront :

• 
  L’expérience de l’intervenant par rapport aux domaines d’intervention, et la qualité pédagogique de sa proposition
  
• 
  L’articulation entre l’approche pédagogique retenue, le contenu et les objectifs pédagogiques
  
• 
  Le réalisme de la proposition par rapport au calendrier prévu.
  
• 
  Le coût
  

• Convention et facturation

Les conventions seront établies à partir d’un modèle type de la Formation permanente nationale.

• Contact

Nicolas Maurin, formation permanente nationale, Direction des ressources humaines, Institut national de la recherche agronomique, 147 rue de l’université, 75338 Paris CEDEX 07

01 42 75 90 31 / 06 07 75 04 08, [e-mail]

May Balabane, Mission Ressources Humaines, Département Environnement et Agronomie, INRA, UR251, Physico-chimie et Ecotoxicologie des Sols d'Agrosystèmes Contaminés, Route de Saint-Cyr, 78026 Versailles Cedex, France, 01 30 83 32 54,[e-mail]

• Documents disponibles

Document de présentation du projet ASEA (Action pour, avec et par les Secrétaires du département Environnement et Agronomie).

1 FPN : Formation permanente nationale

2 EPST : Etablissement public à caractère scientifique et technologique

3 FPN : Formation permanente nationale

4 SAD : Sciences pour l’Action et le Développement