Charte pour un achat public raisonné Juillet 2014 Pourquoi ce document ?
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CHARTE POUR UN ACHAT PUBLIC RAISONNÉ Juillet 2014 Pourquoi ce document ? Le présent document expose la politique d’achat de l’Unistra. La taille de l'université de Strasbourg et ses spécificités rendent nécessaire la mise en œuvre d’une réelle politique d'achat qui vise à mieux pratiquer l’achat au quotidien. Au sein de l’université de Strasbourg, l’achat doit être accessible pour les services, composantes et unités de recherche de l’université, lisible par les sociétés, sécurisé par un dispositif de contrôle interne, et souple par les outils proposés. Les achats de l’université se doivent de concilier le besoin d’un service ou du chercheur et sa satisfaction au travers de la proposition des fournisseurs, tout en respectant le cadre d’une procédure réglementée et une charte de déontologie. La fonction achats a pour but de dynamiser les investissements stratégiques et d’optimiser le fonctionnement de l’établissement tout en permettant le respect du cadre réglementaire. Ce cadre est matérialisé par le Code des Marchés Publics ou l’ordonnance du 6 juin 2005 pour les achats liés à la recherche, conformément à la loi de programme pour la recherche du 18 avril 2006. La présente « politique achat » s'applique à partir du 1er juillet 2014, et remplace ou complète les procédures mises en œuvre dans l’établissement précédemment. La passation des marchés mais aussi la mise en place d’une politique d’achat passent nécessairement par la mobilisation, la plus large possible, de la communauté universitaire dans son ensemble, puisque c’est elle qui utilise les fournitures, les services ou les bâtiments acquis pour mener à bien sa mission. Organisation du document Ce document est organisé en fiches, afin d’en faciliter la lecture, l’utilisation et la mise à jour. Les fiches sont regroupées en 3 volets : Volet 1 : principes et objectifs Fiche 1-1 : OBJECTIFS DE LA POLITIQUE D’ACHAT DE L’UNISTRA 5 Fiche 1-2 : PRINCIPES REGISSANT L’ACHAT PUBLIC 7 Fiche 1-3 : REGLES DE CONDUITE A L’UNISTRA 8 Fiche 1-4 : CHARTE DE DEONTOLOGIE DE L’ACHAT A L’UNISTRA 9 Volet 2 : organisation et moyens Fiche 2-1 : ACTEURS DE L’ACHAT, ROLES ET RESPONSABILITES 13 Fiche 2-2 : OUTILS MIS A DISPOSITION PAR LE DAM 16 Fiche 2-3 : PROCEDURE SYNTHETIQUE : LES ETAPES DE L’ACHAT 17 Fiche 2-4 : DETERMINATION DU REGIME JURIDIQUE APPLICABLE 18 Fiche 2-5 : DELEGATION DE SIGNATURE 19 Fiche 2-6 : PROCEDURES ADAPTEES 20 Fiche 2-7 : CONTROLE A POSTERIORI 22 Fiche 2-8 : PROCEDURES FORMALISEES ET CENTRALISEES 23 Fiche 2-9 : PLAN D’ACTIONS ACHATS ANNUEL 24 Fiche 2-10 : FORMATIONS 25 Fiche 2-11 : INDICATEURS 26
Fiche 3-1 : DEPLACEMENTS 29 Fiche 3-2 : RESTAURATION 29 Fiche 3-3 : INFORMATIQUE 30 Fiche 3-4 : TELEPHONIE MOBILE 30 Fiche 3-5 : MATERIEL AUDIO-VISUEL 30 Fiche 3-6 : COMMUNICATION 31 Fiche 3-7 : VEHICULES 31 Fiche 3-8 : RECOURS A LA CONSULTANCE EXTERNE 31 Fiche 3-9 : POLITIQUE D’IMPRESSION 31 Fiche 3-10 : GESTION DES DECHETS 32 Fiche 3-11 : AFFRANCHISSEMENT ET COURSIERS 32 Fiche 3-12 : DOCUMENTATION ELECTRONIQUE 32 Fiche 3-13 : IMMOBILIER 32 VOLET 1 * PRINCIPES ET OBJECTIFS
La Politique d’achat vise à garantir que l’université réalise au meilleur prix les achats correspondant au « juste besoin ». Dans un contexte financier national extrêmement tendu, marqué par la nécessité de réduire les déficits publics, la politique d’achat doit permettre à l’université de réaliser des gains économiques substantiels. Les économies réalisées permettront de continuer à faire face aux missions de service public confiées à l’université et aux objectifs que l’établissement s’est fixés, et ce malgré la stagnation, voire la baisse, de ses ressources. La politique d’achat doit ainsi conjuguer les impératifs suivants :
A cette fin :
De même, il convient d’appliquer « une règle d’obsolescence retardée », c’est-à-dire une durée rallongée d’utilisation d’un équipement avant son remplacement. De plus, la politique d’achat prend en compte les responsabilités sociales et environnementales de l’université, telles que définies par le gouvernement pour l’Etat et les établissements publics :
L’objectif défini dans la circulaire du Ministère du Budget du 10/02/12, est de 10% minimum de marchés comportant une telle clause. Le DAM et le DCI identifieront les marchés pour lesquels une telle clause est pertinente et évalueront avec les entités responsables de l’achat concerné les modalités de la mise en œuvre de cette clause. Un bilan annuel sera réalisé a posteriori par ces services.
L’objectif défini dans la circulaire du Ministère du Budget du 10/02/12, est de 5% minimum de marchés comportant une telle clause. Le DAM et le DCI identifieront les marchés pour lesquels une telle clause est pertinente et évalueront avec les entités responsables de l’achat concerné les modalités de la mise en œuvre de cette clause. Un bilan annuel sera réalisé a posteriori par ces services. Il s’agit notamment de déterminer les secteurs techniques et économiques concernés en lien avec le facilitateur régional, et retenir le dispositif contractuel adéquat.
L’objectif défini dans le « pacte national pour la croissance, la compétitivité et l’emploi » est de 2% des achats des administrations réalisés auprès d’entreprises innovantes en 2020. Le DAM et le DCI identifieront les possibilités et opportunités de faire appel à des entreprises innovantes. Un bilan annuel sera réalisé a posteriori par ces services. La politique d’achat prévoit également qu’une attention particulière soit accordée au développement des relations entre l’université et ses partenaires et prestataires :
Les trois grands principes de l’achat public sont : 1) La liberté d’accès à la Commande Publique Il s’agit d’un principe fondamental édicté par le Code des Marchés Publics ayant pour finalité la bonne utilisation des deniers publics. Il implique que :
Cependant, trois motifs permettent d’y déroger :
2) L’égalité de traitement des candidats La justification des choix effectués par l’acheteur public sera d’autant plus aisée qu’aura été respecté tout au long de la procédure le principe d’égalité de traitement entre les candidats :
3) Transparence et traçabilité La liberté de définir la procédure impose d’être en mesure de justifier les raisons des choix qui ont été faits. Ainsi à chaque étape de la procédure, il convient de conserver tous les documents qui permettent de démontrer que ces choix sont rationnels. C’est le principe de traçabilité et de transparence.
Des objectifs de la politique d’achat de l’université et des principes généraux de l’achat public découle un ensemble de règles de conduites qui s’imposent à tout agent impliqué dans l’acte d’achat, quel qu’il soit. Ainsi, tout agent participant à l’acte d’achat de l’université s’engage : A faire :
A ne pas faire :
Chaque acteur de la chaine de l’achat doit appliquer ces règles de conduite et veiller à leur application par les autres acteurs. Tout manquement relevé devra être signalé au DAM qui prendra les mesures nécessaires en accord avec la direction de l’établissement. Le Service d’Audit Interne pourra être amené à évaluer périodiquement le respect de tout ou partie de ces règles par les acteurs impliqués.
La charte de déontologie des achats de l'université de Strasbourg a pour objectif de définir concrètement les règles de comportement et les standards d’éthique que chaque personnel doit respecter. Elle vise à fournir des repères clairs dans la gestion de la relation fournisseur pour améliorer la qualité et la performance achat de l’établissement. Ces règles ne sont pas exhaustives. Il appartient donc à chacun de faire preuve de responsabilité et d’honnêteté en toutes circonstances. Les agents doivent veiller au respect des règles relatives aux principes de liberté d’accès à la commande publique, d’égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures (article 1 du Code des marchés publics). Les agents doivent également agir dans l’intérêt de l'établissement et traiter équitablement les entreprises sans que leur intérêt personnel, familial ou leurs relations amicales n’interfèrent dans leurs décisions professionnelles. En cas de doute sur la conduite à tenir dans toute situation (pratique non déontologique à l'initiative d'un fournisseur par exemple) ou pour toute question relative à un problème d’éthique, tous les agents peuvent saisir directement leur chef de service ou le responsable du Département des Achats et des Marchés (DAM). Cette charte s’inscrit dans le cadre législatif et réglementaire applicable à l’institution, qu’il s’agisse de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires, de la directive 2004/18/CE modifiée relative à la coordination des procédures de passation des marchés publics de travaux, fournitures et services, du code des marchés publics issu du décret n° 2006-975 du 1er août 2006 modifié, du guide de bonnes pratiques en matière de marchés publics (circulaire du 14 février 2012), de l’ordonnance du 06 juin 2005, et de ses décrets d’application ainsi que des dispositions du code pénal spécifiques aux marchés publics (notamment les articles 432-10 à 432-14). 1. Responsabilité des acheteurs : respect de la libre concurrence - égalité de traitement des fournisseurs - confidentialité des informations - transparence des procédures Les acheteurs doivent fournir les mêmes informations aux candidats, leur octroyer les mêmes délais, évaluer les offres selon les mêmes critères : il est essentiel de traiter les candidats de façon égalitaire. La rédaction des cahiers des charges administratifs et techniques doit être soignée, sans ambiguïté et ne doit, à ce titre, pas être orientée vers une société précise. L'analyse des offres est réalisée sur la base des critères de jugement et leur pondération tels qu’annoncés dans l'avis de publicité. Le barème de notation des offres doit être objectif et établi avant la réception des plis. Ce barème doit privilégier le critère prix, la valeur technique minimale attendue étant définie dans le cahier des charges rédigé par l'acheteur. Lors de l'analyse, l’appréciation portée sur l’offre doit être développée, argumentée et en cohérence avec la note attribuée. Les agents impliqués directement ou indirectement dans le processus d'achat veilleront à maintenir une discrétion totale sur l'ensemble du processus achat et ce conformément aux dispositions de l'article 26 de la loi 83-634 relatif à l'obligation de discrétion professionnelle des fonctionnaires. Une vigilance particulière sera portée en période de consultation, et ce jusqu'à la notification du marché. Pour les consultations relevant de la responsabilité des services et des composantes, une démultiplication des sources d'informations potentielles n'est pas recommandée. La désignation d'un référent unique permet d'apporter une solution au souci de confidentialité et d’égalité de traitement. Les échanges formels avec les candidats sont pilotés par le DAM ou le DCI dans la cadre des marchés dont ils ont la compétence (≥ 90 000 € HT) notamment pour la motivation des lettres de rejet adressées aux soumissionnaires non retenus. En dehors de ces contacts formels, toute explication orale plus détaillée demandée de la part d’un soumissionnaire rejeté est à proscrire. L'équité de traitement des fournisseurs doit pouvoir être démontrée par les agents à tout moment et ce à partir du premier euro. Tous les échanges entre les agents et les fournisseurs, quelles que soient les différentes étapes du processus achats, doivent faire l'objet d'une traçabilité écrite. 2. Comportement à l'égard des fournisseurs : conflits d'intérêts – avantages et cadeaux. Les agents doivent éviter toute situation de conflit d’intérêt potentiel entre les intérêts de l'établissement et leur intérêt personnel ou celui de leurs proches. Plus généralement, les agents doivent éviter toute situation dans laquelle leur pouvoir d’appréciation ou de décision est susceptible d’être influencé par la prise en considération d’intérêts nés de l’existence de liens directs ou indirects avec un fournisseur à titre personnel. Ces situations comprennent par exemple la détention d’une participation financière chez un fournisseur, l’exercice direct ou indirect d’une activité passée très récente ou présente pour son compte, une relation avec un ancien agent devenu fournisseur ou inversement. Dans les situations de cette nature, les agents doivent informer leur responsable hiérarchique et le DAM et se garder de toute implication dans le marché correspondant. Les relations entre l'université de Strasbourg et ses fournisseurs sont fondées sur la clarté et sur l’honnêteté. L’achat de fournitures, services ou travaux pour le compte de l'établissement ne doit valoir aux agents ou à leurs proches aucune ristourne, aucune remise à titre personnel ou avantage quelconque. Les coutumes ou règles d'usage identifient les cadeaux et autres avantages comme des actes de courtoisie ou d'hospitalité qui apparaissent à l'occasion des contacts entre les acheteurs et les fournisseurs. L'acceptation de telles pratiques ne peut être tolérée en raison du comportement impartial que doit conserver tout agent public et du nécessaire respect des règles et valeurs de la fonction publique. Aussi, l'agent public ne doit ni accepter ni solliciter de cadeaux, faveurs, invitations, repas ou tout autre avantage lui étant destinés, ou destinés à sa famille, à ses parents ou amis proches mais aussi à des personnes ou organisations avec lesquelles il a ou a eu des relations d'affaires ou politiques, qui peuvent influer ou paraître influer sur l'impartialité avec laquelle il exerce ses fonctions ou peuvent constituer ou paraître constituer une récompense en rapport avec ses fonctions. Il s'agit d'une interdiction par principe, car le refus ne peut être systématique. Il rendrait totalement impersonnelles les relations avec les opérateurs économiques et serait en contradiction avec les règles d'usage ou la réalité des relations commerciales de la sphère privée. Des exceptions à l'interdiction générale ou posées par principe peuvent être tolérées. Il en est ainsi des cadeaux mineurs et des marques d'hospitalité conventionnelles (invitations modestes, calendriers, objets de faible valeur, matériel de publicité). Il convient de vérifier la simultanéité des points suivants pour accepter tout cadeau : il doit être mineur, de faible montant, non répétitif, sans influence sur l'agent et déconnecté d’une procédure d'appel public a la concurrence passée ou future. Quelle que soit la nature du cadeau, l'agent public est tenu d'en informer sa hiérarchie afin d'éviter toute suspicion. Selon la nature du cadeau, le destinataire s'efforcera d'en faire profiter l'ensemble du service (boîte de chocolats, partage de calendriers ou distribution de stylos). En cas de doute sur ce qu'il est possible ou non d'accepter ou sur les démarches à suivre, l'agent public demandera l'avis de son encadrement et en informera le responsable du DAM. 3. Un risque encouru : le délit de favoritisme, la réaction : le devoir d'alerte D’une manière générale pèse sur l’agent public l’obligation de probité et de désintéressement. Aussi l'attention des acteurs de la fonction achat est attirée sur les risques encourus en cas de manquements au devoir de probité commis par une personne exerçant une fonction publique (article 432-10 et suivants du code pénal), tels que le délit de favoritisme, la prise illégale d'intérêt ou la corruption passive. Ces infractions sont sévèrement punies par le code pénal (amende de 30 000 € et 2 ans d'emprisonnement pour le délit de favoritisme). Les agents en infraction peuvent également se voir appliquer les peines complémentaires de l'article 432-17 du code pénal (interdiction des droits civils, civiques, de famille etc...). Il est à noter que la perte des droits civiques induit la radiation d’office de la fonction publique. L’agent peut, de plus, être traduit devant la cour de discipline budgétaire et financière où il encourt une amende qui ne peut être inférieure à 300 euros ni excéder le double du traitement annuel. L'article 432-14 du code pénal réprime le fait de procurer ou tenter de procurer à autrui un avantage injustifié par un acte contraire aux dispositions législatives ou réglementaires ayant pour objet de garantir la liberté d'accès et l'égalité des candidats dans les marchés (exemple : l’attribution d’un marché au mépris des règles du code, renseignement privilégié à un candidat, fractionnement abusif du besoin, choix d’une procédure inadaptée…). Le délit de favoritisme mérite une attention particulière car il couvre un champ d'incrimination très large, notamment l'octroi d'avantages injustifiés dans le cadre d'une procédure. Au regard de la jurisprudence du juge pénal, pour que le délit de favoritisme soit constitué :
Toute pratique identifiée comme non déontologique peut constituer un délit. A ce titre et conformément à l'article 40 du Code de procédure pénale, « tout fonctionnaire qui, dans l'exercice de ses fonctions, acquiert la connaissance d'un crime ou d'un délit est tenu d'en donner avis sans délai au procureur de la république et de transmettre à ce magistrat tous les renseignements, procès-verbaux et actes qui y sont relatifs ». La responsabilité de l'agent peut être engagée en l'espèce. La présente charte est établie pour une durée pérenne. Elle concerne tous les achats effectués par et pour le compte de l'université de Strasbourg. Les agents sont réputés avoir pris connaissance des termes de la présente charte et les accepter sans réserve. Elle est consultable sur le site www.unistra.fr. VOLET 2 * ORGANISATION ET MOYENS
La réglementation des achats publics distingue principalement deux acteurs : les acheteurs et les prescripteurs. Ils sont présentés ci-dessous, ainsi que leur application à l’université de Strasbourg ACHETEURS PUBLICS (circulaire Ministérielle du 10/02/2012) L’acheteur participe à tout ou partie des achats nécessaires au bon fonctionnement de l’université. Il analyse le besoin de l’université. Il prospecte les marchés, étudie les différents secteurs économiques, évalue la capacité des fournisseurs à répondre aux impératifs de coûts, de délais, de qualité, de quantité associés aux besoins. Il négocie les meilleures conditions en tenant compte des objectifs techniques et commerciaux et assure l’interface commerciale et technique entre les fournisseurs et toutes les fonctions de l’entreprise dans leurs rôles de prescripteur de besoin. L’acheteur se situe à l’interface entre les services prescripteurs et les fournisseurs. Il assure un relai efficace des demandes et est saisi en cas de difficultés dans l’exécution des contrats. A l’université de Strasbourg, le rôle d’acheteur est assuré par le DAM et le DCI DAM : Département Achats et Marchés Le Département des Achats et des Marchés (DAM), rattaché à la direction des finances (DFI), a pour mission d’une part la rédaction des marchés en fournitures et services d’un montant supérieur à 90 000 € HT et d’autre part d’accompagner toutes les structures de l’établissement dans la passation de leurs propres contrats et achats. Dans ce cadre, le DAM anime et coordonne un réseau de plus de 250 prescripteurs et gestionnaires financiers. Service support pour tous les prescripteurs de l’université qui expriment un besoin en fournitures ou services, le DAM contribue à l’animation de ce réseau par une importante information à destination des acheteurs et la mise en place d’outils d’accompagnement et de formation pour des personnels dont l’achat ne représente qu’une part d’activité. Par ailleurs, le DAM anime le suivi des marchés et la veille économique par un échange permanent avec les prestataires titulaires de marché mais également avec de potentiels prestataires au titre de la veille économique précitée.
Les marchés et contrats portent sur les travaux publics, les prestations intellectuelles, les services, et les fournitures dès lors que ces contrats ont pour objet l’immobilier. Le DCI est en charge des contrats dès la définition des besoins et jusqu’à leur exécution. Il assure le pilotage des contrats immobiliers sous l’autorité hiérarchique du Directeur du Patrimoine Immobilier.
Pour autant, il n’est pas le seul acteur de cette politique. D’abord, le conseil d’administration (CA) intervient en plusieurs occurrences et notamment pour déterminer d’éventuels niveaux d’évaluation des besoins autres que l’établissement lui-même. Seul le Président de l’Université a la qualité pour signer l’ensemble des contrats quelques soit le montant engagé indépendamment de la compétence des directeurs de composantes ou d’unités de recherche. Il reste seul à pouvoir engager des contrats et des dépenses supérieures à 90 000 € HT. DIRECTEURS DE COMPOSANTE OU D’UNITE DE RECHERCHE L’organisation des achats de l’Université de Strasbourg se caractérise par une importante déconcentration : en effet, les directeurs de composante et d’unité de recherche sont habilités à signer des marchés dans la limite de leurs attributions financières fixées à 90 000 € HT. RESPONSABLE ADMINISTRATIF OU FINANCIER
D’autres acteurs interviennent potentiellement dans le processus achat : CENTRALE D’ACHATS La réglementation définit la centrale d’achats ainsi : « Pouvoir adjudicateur qui acquiert des fournitures et/ou des services destinés à des pouvoirs adjudicateurs, ou passe des marchés publics ou accords-cadres de travaux, de fournitures et de services destinés à des pouvoirs adjudicateurs. » La centrale d’achat agit en son nom propre, c’est-à-dire qu’ elle procède à un achat de masse pour ensuite redistribuer à l’ensemble des pouvoirs adjudicateurs intéressés le bénéfice de cet achat. Elle peut également jouer le rôle de mandataire. Elle ne joue qu’un rôle de centralisateur du besoin, mais ne tire pas de bénéfice propre de son activité d’achat. A l’Unistra, le magasin central de chimie joue le rôle de centrale d’achats pour certains types de besoins. Son fonctionnement sera optimisé et progressivement étendu à d’autres types de besoins récurrents de l’université. CAMA Le décret n° 2008-1355 du 19 décembre 2008 (article 15), ayant pour objet la relance de l’économie dans les marchés public, pose notamment le principe de la suppression de la commission d’appel d’offres pour les établissements publics de l’Etat. Dans le cadre de la simplification des procédures, de la sécurisation juridique, de la réduction des délais et de la recherche d’économie, la commission est supprimée telle qu’elle existait à l’université et remplacée par une commission ad hoc consultative, la commission d’attribution des marchés et avenants (CAMA) compétente pour les marchés atteignant 90 000€ HT. Les modalités de fonctionnement de cette commission et le niveau de son intervention, en termes de chronologie et de seuils, seront améliorés. SERVICES EXPERTS Des « services experts » peuvent intervenir dans le processus de certains achats afin de donner un avis ou une autorisation en amont de la décision de réaliser l’achat. Leur intervention vise à garantir l’expression du juste besoin (conseil), l’optimisation de l’achat (expertise) et le respect de la politique d’achat de l’université. A l’université de Strasbourg, les services experts sont notamment : la Direction Informatique (DI), la Direction des Usages du Numérique (DUN), la Direction du Patrimoine Immobilier (DPI), …
►Publication des MAPA : Dans le cas des Marchés A Procédures Adaptées, une application permet aux composantes et unités de recherche d’effectuer une publicité pour leurs achats inférieurs à 90 000 € HT. Cet outil informatique, qui est simple à utiliser, permet au laboratoire ou à la composante de gérer de manière indépendante ses procédures d’achat (inférieures à 90 000 € HT). Cet outil gère dans une base de données les informations utiles pour procéder à un contrôle a posteriori effectif. Afin d’ouvrir la concurrence, une grande majorité des publicités est étendue sur « Achatpublic.com ».
Les composantes et services sont invités à utiliser des documents types pour préparer au mieux leurs procédures adaptées. Il est proposé aux services certaines clauses générales (CGA), et des clauses particulières (CPA) qui protègent l’administration et qui évitent l’application par défaut des conditions générales de ventes de la société. ►La nomenclature de produits et services : NACRES La Nomenclature Achat Commune Recherche et Enseignement Supérieur a été adoptée par l’université depuis janvier 2014. Intégrée dans SIFAC, cette nouvelle nomenclature commune s’inscrit dans le cadre d’une collaboration renforcée entre les universités et les organismes de recherche notamment au travers d’un partenariat entre l’AMUE, le CNRS, la CPU, l’INSERM et l’IRD. NACRES est une classification commune des segments d’achats couvrant l’ensemble des achats par nature des établissements d’enseignement supérieur et de recherche. Elle apporte une meilleure connaissance des achats et des dépenses grâce à une cartographie achat commune déterminante notamment pour l’appréciation des seuils de procédure de marchés. ►Le DAM édite régulièrement une « Dépêche Achat » renseignant sur l’actualité des marchés au sein de l’université. Ce document est transmis par courriel et si vous souhaitez en être destinataire, merci d’en faire la demande à l’adresse : dam@unistra.fr. Un archivage est disponible sur l’ENT (rubrique "Gestion" puis "Infos achats et marchés") ainsi qu’une foire aux questions et des outils développés pour les acheteurs. ►Info-Achats : le site d'information des achats et marchés de l'université Toutes les informations (Dépêche Achat, informations sur les marchés) et tous les outils (nomenclature, guide des achats, CGA&CPA) relatifs aux marchés sont centralisés à l’adresse suivante : https://info-achats.u-strasbg.fr L'identifiant et le mot de passe sont identiques à ceux de votre connexion à l'ENT.
Dans le but d’améliorer la qualité, l’homogénéité et la continuité des réponses du Département Achats et Marchés, ce dernier propose à ses interlocuteurs internes de poser leurs questions à une adresse unique de messagerie dam@unistra.fr afin de réduire les délais de traitement des réponses. ►Le DAM assure chaque année un cycle de formation continue en marchés publics à destination de tout personnel intervenant dans la procédure d’achat. ►La liste des marchés couvrant les achats récurrents est disponible sur le site « achats-web » (https://info-achats.u-strasbg.fr)
1. Je définis précisément mon besoin. 2. Je vérifie mes sources financières. 3. Je demande conseil au Département des Achats et Marchés ou au Département des Contrats Immobiliers pour les marchés concernant les travaux. 4. J’achète dans un marché existant. 5. A défaut, j’applique la procédure suivante :
6. Je contacte mon responsable financier ou le responsable de l’unité de recherche et je lui transmets le descriptif de mon besoin. 7. Le responsable financier ou le responsable de l’unité de recherche publie l’annonce sur le support adéquat et, le cas échéant, le transmet au Département concerné pour réaliser une publicité complémentaire. 8. Après réception des offres, j’analyse les propositions, le cas échéant en ligne avec le site des achats de l’université (AchatsWeb), et je choisis la meilleure offre. 9. Je transmets l’analyse au Responsable Financier pour signature par le Directeur de la composante ou de l’UMR. 10. J’informe les candidats non retenus et j’envoie le bon de commande au fournisseur retenu avec, le cas échéant, les CGA & CPA adéquates. 11. Je transmets le rapport d'analyse au Département des Achats et Marchés pour contrôle et j’archive toutes les pièces. Concernant les marchés de travaux, les pièces sont à transmettre au DCI.
Application de deux régimes juridiques : code des marchés publics et ordonnance liée à la recherche ►L’université met en application les textes en vigueur : le code des marchés publics du 1er août 2006 et l’ordonnance du 6 juin 2005. L’article 30 de la loi du 18 avril 2006 prévoit expressément les dispositions suivantes : Le I de l’article 3 de l’ordonnance n° 2005-649 du 6 juin 2005 relative aux marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au code des marchés publics est complété par un 5° ainsi rédigé :
Le décret d’application n° 2007-590 paru le 25 avril 2007 fixe les modalités d’application de cette disposition et, notamment, les conditions dans lesquelles lesdits établissements fixent, en tant que pouvoir adjudicateur, les modalités de passation des marchés pour leurs achats scientifiques. » Le décret n° 2005-1742 du 30 décembre 2005 fixe les règles applicables aux marchés passés par les pouvoirs adjudicateurs mentionnés à l'article 3 de l'ordonnance n° 2005-649 du 6 juin 2005 relative aux marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au code des marchés publics. ►Dualité de régime juridique : La réglementation issue de la loi de programme pour la recherche entraîne une dualité de régime des achats au sein de l’université. En effet, d’une part les fournitures, services, et travaux de l’université qui ne sont pas destinés à une activité de recherche demeurent soumis au code des marchés publics ; d’autre part la loi pour la recherche prévoit que les achats qui sont destinés à une activité de recherche seront dorénavant soumis à l’ordonnance du 6 juin 2005 et ses décrets d’application. Il est nécessaire de fixer les critères de distinction entre les deux cas de figure. La définition de la notion d’ « achats de fournitures, de services et de travaux destinés à la conduite de ses activités de recherche » : Le décret laisse à chaque établissement le pouvoir de définir le périmètre de ces achats scientifiques, sans que ce choix ne puisse avoir pour effet de les soustraire aux règles qui leur sont normalement applicables. A ce titre, l’université a défini le périmètre des achats concourant à une activité de recherche. Deux critères cumulatifs doivent être remplis pour qualifier un achat destiné à la conduite d’une activité de recherche (recherche fondamentale subventionnée et recherche valorisée) :
Délégation de signature aux directeurs de composantes et directeurs d’unités de recherche ►Conformément à l'article L 712-2 du code de l’éducation, le Président a seul la qualité pour signer les marchés publics. En revanche, il peut déléguer sa signature dans les conditions prévues ci-dessous. Le Directeur de composante et/ou le Directeur de l’unité de recherche signent les marchés inférieurs à 90 000 € HT. Alors que le seuil d’appréciation des besoins se définit au niveau de l’établissement pour les besoins récurrents, la passation et la signature des marchés relèvent dorénavant de la responsabilité de chaque directeur de composante et/ou d’unité de recherche, en deçà de la limite de 90 000 € HT. Dans le cadre de la délégation accordée par le Président, le directeur de composante ou d’unité de recherche doit s’assurer de la régularité de la procédure d’achat au moment de la commande.
En contrepartie, il est soumis à un contrôle interne suffisant pour prévenir tout contentieux. La responsabilité du directeur peut être engagée devant les organes de contrôle, le juge administratif et le juge pénal, notamment dans le cadre du délit de favoritisme. Les directeurs de composantes et directeurs d’unité de recherche sont invités à suivre une formation à l’exercice de cette nouvelle responsabilité, formation dispensée par le Département des Achats et Marchés. ►Dans le cas d’accords-cadres prévus par le code des marchés et par l’ordonnance relative à la recherche, la signature des marchés subséquents pourra être de la compétence du directeur de composante, ou du directeur d’unité de recherche dans la limite de leurs attributions financières. L’accord-cadre demeure de la compétence du président de l’université.
Mise en place de procédures adaptées souples : ►La mise en œuvre de dispositions assouplies s'applique aux achats inférieurs au seuil de 90 000 € HT. En dessous de ce seuil, les procédures d’achat sont régies par des procédures dites adaptées, plus souples par définition que les procédures formalisées. Toutefois, il faut rappeler que ces procédures adaptées restent soumises aux principes fondamentaux, notamment les principes de liberté d’accès à la commande publique, d’égalité de traitement des candidats, et de transparence des procédures. C’est pourquoi, l’université décide d’encadrer les procédures adaptées afin d’assurer la transparence de ses achats par rapport aux prestataires et aux organes de contrôle : - les délais de publicité sont fixés à 3 semaines au minimum à compter de la publication de l’annonce (sur le site des achats de l’université et sur les autres supports), - la mise en concurrence doit assurer l’égalité entre les concurrents : afficher et respecter les critères de jugement des offres, informer les candidats du résultat et motiver l’analyse.
De plus, afin de simplifier et sécuriser la passation des procédures adaptées, les unités de recherche et les composantes sont invitées à recourir à l'application informatisée de publication des MAPA en service à l’université (AchatsWeb). A défaut, un document type est également mis à disposition des services : le rapport de présentation. Ce dernier permet aux services de synthétiser les étapes de la procédure et ainsi de sécuriser leurs achats. Il formalise également la décision d’attribution. Il est également utilisé pour justifier les demandes d’unités fonctionnelles. ► Les procédures à respecter : Sous les seuils de 15 000 € HT pour les achats relevant du code des marchés publics et de 20 000 € HT pour les achats relevant de l’ordonnance du 6 juin 2005 , la mise en concurrence et la publicité sont libres sous réserve du respect du principe de transparence, de la liberté d'accès à la commande publique, de l'égalité de traitement et des règles de computation des seuils (pas de saucissonnage des achats par exemple). Il convient donc de consulter plusieurs catalogues ou de se tourner vers des prestataires capables d'établir des devis quand bien même cette « règle » n’existe dans aucun texte. L’objectif est de pouvoir justifier, le cas échéant, d’une mise en concurrence qui répond à l’obligation de publicité suffisante dès le premier euro. Cette démarche permet d'assurer à minima l'efficacité de la commande publique et la bonne utilisation des deniers publics.
Il est demandé aux composantes et services de s’adresser au département approprié afin de s’assurer du respect des principes de la commande publique, notamment en termes de publicité, ou pour se faire assister, au besoin, dans la rédaction du cahier des charges.
Il convient de souligner l’importance de l’accompagnement a priori des prescripteurs par le DAM dans leur définition du besoin afin de définir le juste nécessaire, faire ressortir les meilleures conditions et optimiser les coûts. L’objectif est d’établir un cahier des charges en bonne adéquation entre le besoin et le secteur économique. Ce faisant, le DAM apporte une plus-value et sécurise l’acte d’achat pour l’entité qui publie une offre. ►Les principes, fixés à l’article 1 du code des marchés et l’article 6 de l’ordonnance (liberté d’accès à la commande publique, d’égalité de traitement, et de transparence) doivent être respectés tout au long de la procédure et par tous les acteurs de la commande. Ces précautions s'imposent également dans le cadre des procédures adaptées, sujettes à des contentieux croissants. Afin de garantir la transparence de la procédure, il est demandé aux services d’assurer la traçabilité de la procédure, des échanges avec les sociétés, des réponses des candidats retenus et non retenus. Ces pièces doivent être conservées durant 10 ans.
Cependant, une négociation ne doit pas avoir pour effet de favoriser un candidat par rapport aux autres : l'application stricte de ce principe est fixée par les textes. Il est donc demandé aux composantes et services de conserver une trace écrite des échanges avec les candidats.
Si des manquements étaient constatés, les acheteurs concernés seront contactés et invités à apporter les modifications et compléments nécessaires à sécuriser leur achat. ► L’université étant tenue de dresser la liste des marchés attribués chaque année. A ce titre, les unités de recherche et les composantes devront transmettre obligatoirement la synthèse annuelle de leurs achats dont le montant est compris entre 20 000 et 90 000 € HT. Cette transmission pourra se faire a posteriori, afin de ne pas ralentir le processus. A cette fin, un formulaire papier de présentation de la procédure sera mis à disposition par le Département des Achats et Marchés, formulaire qu’il sera nécessaire de remplir et de retourner dans les délais impartis. ►Les composantes et les unités de recherche devront répondre des procédures dont elles ont la responsabilité devant les organes de contrôle (DIRECCTE Alsace, Chambre Régionale des Comptes, Commissaires aux comptes…) ainsi que devant le juge administratif ou le juge pénal en cas de délit de favoritisme. Les contrôles exercés par le Département Achats et Marchés permettent de sécuriser les achats effectués par l'établissement. S'il apparaissait que les principes fixés dans le guide et plus généralement dans la réglementation n'étaient pas respectés, le Président se réserve le droit de retirer la délégation au directeur concerné.
1. Signature des marchés : ►D'un point de vue économique et règlementaire, la déconcentration ne doit pas avoir pour effet un émiettement des commandes ou le gaspillage de ressources. Le besoin s'apprécie au niveau de l'ensemble de l'établissement. Il est nécessaire d'identifier et de regrouper les besoins pour les rendre attractifs vis-à-vis des sociétés. Sont ainsi concernés tous les marchés à bons de commande qui concernent à la fois les missions d’enseignement et de recherche de l’université, tels que les fournitures de bureau, les matériels informatiques courants, les titres de transport, la fourniture de papier, les matériels audiovisuel, la maintenance et la sécurité des bâtiments, … Ces marchés, utilisés à la fois par les laboratoires de recherche et les autres services, resteront conclus au niveau de l’établissement et régis par le code des marchés publics. ►Seul le Président de l’université de Strasbourg a qualité pour signer l’ensemble des marchés publics dès l’instant où le montant atteint 90 000 € HT. Le Président est responsable de la préparation, la rédaction et l'exécution de ces marchés. 2. Centralisation des procédures : ►S’agissant de besoins réguliers et partagés par l’ensemble des composantes, l’université met en œuvre des marchés d’approvisionnement qui couvrent l’ensemble de ses besoins. Dès l’instant où l’université conclut un marché ou un accord-cadre, ce dernier s’impose à toute l’université dans les conditions définies dans les cahiers des charges propres à chaque marché ou accord-cadre, ceci quelle que soit l’origine des crédits. Sur la base de l'analyse des dépenses de l’université, de nouveaux marchés sont passés dès lors que le montant dépensé, la nature des prestations, le secteur économique ou le contexte juridique l’exigent.
Il est demandé à chaque composante, service et laboratoire d’anticiper leurs besoins afin de réduire au maximum les délais de procédure. L’anticipation des besoins permet non seulement à l’utilisateur de gagner en réactivité, mais aussi d’éviter les difficultés pouvant intervenir lors de l’exécution du marché. Enfin, une bonne anticipation permet de retenir la procédure adéquate. ►La définition des besoins est l’acte essentiel et préalable de l’achat : une bonne définition des besoins conduira à la satisfaction complète du besoin. Elle conditionne la bonne exécution du marché. C’est à ce stade que le service va distinguer les achats courants et récurrents, qui feront éventuellement l’objet de marchés transversaux pour les plus importants et les achats occasionnels qualifiés d’unités fonctionnelles. La définition des besoins se concrétise par la rédaction d’un cahier des charges techniques transmis aux candidats pour obtenir une proposition. Il faut noter que le descriptif technique ne doit pas avoir pour effet de favoriser une entreprise par rapport aux autres. Ce descriptif doit également être complet afin que les sociétés proposent la meilleure offre possible. C’est notamment l’estimation financière du besoin qui va déterminer la procédure à mettre en œuvre.
L’élaboration d’un Plan d’Actions Achats Annuel est prévue par la circulaire du Ministère du Budget du 10/02/2012. L’université élabore chaque année un plan d'action achats à partir de la cartographie de ses achats et de ses fournisseurs. Le Département des Achats et Marchés, et le Département des Contrats Immobiliers, préparent pour leurs périmètres respectifs le plan d'action achats par le biais d’un programme d'actions, avec le cas échéant un objectif de gains chiffrés. Ce programme d’actions correspond en particulier aux fiches détaillées au volet 3 du présent document. Ce programme fera l’objet de mises à jour le cas échéant. Ces travaux se font en lien avec les services budgétaires et technique afin, notamment, d'accompagner la diminution des dépenses de fonctionnement auxquels sont soumis tous les établissements publics de l'Etat. Le plan d'action achats est examiné par le conseil d'administration de l'université une fois par an. Les actions qui le composent impliquent, en particulier, une association étroite entre prescripteurs et acheteurs, une meilleure connaissance des fournisseurs et un suivi de l'exécution des marchés. Le plan d'action achats présente un bilan du plan d'action achats de l'année précédente, permettant de valoriser l'impact du développement du professionnalisme de l'université dans la maîtrise de ses achats. La prise en compte des objectifs de développement durable dans les achats des établissements publics constitue également une priorité. Ainsi, dans la définition du plan d'action achats et dans la conduite de ses achats, l’université concilie les objectifs d'économie et ceux visant à la protection et la mise en valeur de l'environnement, au développement économique et au progrès social.
►Le DAM assure chaque année un cycle de formation continue en marchés publics à destination de tout personnel intervenant dans la procédure d’achat. Il intervient également sur demande auprès des structures de l’établissement. Des conseils personnalisés peuvent être dispensés sur rendez-vous. ►Le DCI assure les formations à destination des personnels concernant les marchés de travaux, de maintenance immobilière, et des prestations intellectuelles liées à tout projet immobilier.
Afin d’assurer le pilotage et la supervision de la mise en œuvre de la politique d’achat de l’université, les indicateurs suivants seront produits et publiés dans un rapport annuel : Indicateurs économiques :
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