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Exemples : soutien au décrochage scolaire, emploi par les prestataires de personnes éloignées de l’emploi, clauses environnementales…
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3
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PARTAGER LES BONNES PRATIQUES AVEC LES AUTRES ETABLISSEMENTS
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Rencontrer les établissements de l’enseignement supérieur au niveau national, et tout établissement et collectivités au niveau régional, afin de bénéficier de savoirs faire. Le travail en réseau permet de partager l’expertise et ainsi de dégager des gains dans un délai réduit.
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4
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MUTUALISER LES BESOINS AVEC D’AUTRES ETABLISSEMENTS PUBLICS DE LA REGION PAR LE BIAIS DE GROUPEMENTS DE COMMANDES
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Dans le cadre des échanges avec les autres établissements, il est parfois intéressant de mutualiser les besoins en passant un groupement de commandes. Cet effet de masse présente un intérêt dans certains secteurs économiques, et ne doit pas mettre à mal l’accès aux PME.
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5
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BENEFICIER DES APPORTS DE L’UGAP, DU SERVICE DES ACHATS DE L’ETAT
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L’U.G.A.P. et le S.A.E. proposent aux établissements des marchés conclus au niveau national. Les prestataires sont retenus sur la base d’un périmètre de prestations pré-définies. Il est prudent de ne pas restreindre l’accès des entreprises locales, et de retenir les secteurs techniques et économiques pertinents.
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Généraliser les échanges avec les fournisseurs en phase de préparation (veille fournisseurs), en phase de procédures (négociations le cas échéant), en phase d’exécution (points affaires : fixation d’objectifs et vérification, revue et levée des difficultés,…)
FICHE
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3 - 1
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Version :
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1.0
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DEPLACEMENTS
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Date :
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24/06/2014
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Les déplacements se font en 2nde classe / classe économique
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Cette règle s’applique à l’ensemble des déplacements pris en charge sur des crédits de l’Université, quels qu’ils soient.
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L’outil de commande de titres de transports dans le cadre du nouveau marché qui entrera en application à l’été 2014 sera paramétré en conséquence et permettra aussi de diminuer les coûts d’agence impactés à l’université
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Des dérogations exceptionnelles, justifiées par un motif impérieux, peuvent être accordées.
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Les réservations (fer et air) doivent être anticipées afin de bénéficier d’un tarif plus économique
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Privilégier les visio-conférences / conférences téléphoniques (selon la durée et/ou la nature de la réunion)
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Les déplacements en véhicule personnel seront remboursés sur la base du tarif SNCF 2ème classe, comme le prévoit la réglementation.
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Privilégier l’utilisation des transports en communs dès que cela est possible et que cela représente un coût inférieur aux frais de remboursement des véhicules personnels ou de services.
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L’utilisation de la flotte de véhicules de services est à privilégier pour les déplacements professionnels
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Hôtels : Une expérimentation est en cours avec une composante de l’université afin de valider l’utilisation d’une solution de commande en ligne. Une information détaillée sur ce point sera communiquée lorsque cet outil sera pleinement opérationnel.
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Pour mémoire, le montant maximum de la nuitée hôtelière a été révisé à la hausse afin de tenir compte de la réalité des coûts d’hébergement, conformément à la possibilité de dérogations prévue dans la réglementation.
FICHE
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3 - 2
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Version :
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1.0
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RESTAURATION
(traiteur et restaurant – hors frais de mission)
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Date :
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24/06/2014
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Pour un repas dans un restaurant, organisé dans le strict respect du cadre juridique autorisant ce type de dépense, le montant maximum par convive doit être limité à 25 €, voire 30 € dans des cas particuliers (montant préconisé par le CNRS).
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L’appel à un traiteur pour des plateaux-repas doit être exceptionnel. Il convient d’organiser les réunions en-dehors de la pause méridienne.
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L’appel à un traiteur pour les collations diverses (pause-café, buffet, réception,…) doit être réservé aux occasions exceptionnelles. Le montant par convive devra être déterminé avec modération. A l’identique, les achats de viennoiseries doivent faire l’objet de pratiques raisonnables.
FICHE
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3 - 3
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Version :
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1.0
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INFORMATIQUE
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Date :
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Utiliser les configurations « standard » définies pour les différentes utilisations par un comité d’experts animé par la Direction Informatique.
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Des configurations « hors standard » sont réservées à des besoins spécifiques avérés et dument validés préalablement par la Direction Générale des Services, après instruction par la Direction Informatique en liaison avec le comité d’experts mentionné ci-dessus.
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Veiller à appliquer la règle « d’obsolescence retardée » évoquée précédemment.
FICHE
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3 - 4
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Version :
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1.0
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TELEPHONIE MOBILE
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Date :
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24/06/2014
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L’octroi de moyens de communication mobiles (téléphones, tablettes, smartphones, clés 3G…) est limité aux seuls personnels en ayant un besoin avéré.
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La liste des situation pouvant justifier l’octroi d’un moyen de communication mobile sera définie dans une « charte relative aux moyens de communication mobile ».
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Toute demande d’un moyen de communication mobile type smartphone devra être formalisée et soumise au visa préalable de la Direction Générale des Services, pour l’ensemble des entités de l’établissement
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Chaque ordonnateur veillera à l’adaptation des équipements et forfaits/options à l’utilisation projetée et s’assurera, au moyen des relevés de consommations, que l’utilisation est conforme et les options ajustées.
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Veiller à appliquer la règle « d’obsolescence retardée » évoquée précédemment et ne renouveler que les matériels défectueux.
FICHE
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3 – 5
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Version :
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1.0
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MATERIEL AUDIO-VISUEL
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Date :
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24/06/2014
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Toute demande d’achat de matériel audio-visuel doit être soumise pour avis préalable à la Direction des Usages du Numérique en explicitant l’utilisation projetée ;
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Utiliser les équipements « standard » définis pour les différentes utilisations ;
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Mutualiser l’utilisation des équipements existants
FICHE
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3 – 6
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Version :
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1.0
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COMMUNICATION
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Date :
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24/06/2014
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Adapter les supports de communication pour en limiter les coûts
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Solliciter l’avis du service communication sur l’expression de tout besoin relatif aux achats d’objets publicitaires : réflexion sur la mise en place d’une liste d’objet commune à toute l’université afin de regrouper les demandes et bénéficier d’un effet de commande importante.
FICHE
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3 - 7
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Version :
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1.0
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VEHICULES
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Date :
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24/06/2014
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Toute demande d’achat ou de location de véhicule devra être validée par la Direction Générale des Services, après instruction par la DALI et le DAM.
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Une politique de gestion centralisée de la totalité de la flotte de véhicules pourra être mise en place afin de mutualiser le parc existant et d’en optimiser l’utilisation.
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Une étude sera menée afin d’envisager l’intérêt et les possibilités de développement de la location de véhicules
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L’utilisation des transports en commun ou des modes de transport doux doit être privilégiée : l’utilisation du véhicule doit être limitée aux situations qui le justifient (transports d’objets, absence de desserte,…)
FICHE
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3 - 8
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Version :
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1.0
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RECOURS A LA CONSULTANCE EXTERNE
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Date :
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24/06/2014
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Toute demande de recours à un consultant externe doit être validée par le comité de direction de l’université, quel que soit l’origine du financement et le montant du marché (concerne toutes les demandes, y compris celles émanant des composantes, hormis l’assistance à maîtrise d’ouvrage pour les projets immobiliers).
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Une procédure et des documents supports ont été élaborés et diffusés à cette fin.
Ils sont disponibles auprès de Mme Anne-Fabienne MALET (af.malet@unistra.fr) du Service d’Aide au Pilotage.
FICHE
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3 - 9
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Version :
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1.0
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POLITIQUE D’IMPRESSION
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Date :
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24/06/2014
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Mutualiser les pôles d’impression. Evaluer les besoins/utilisations avant le renouvellement des matériels des centres de reprographie de l’université.
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Centraliser les demandes de travaux grâce à un outil en ligne auprès des reprographes de l’université afin d’étudier la faisabilité en interne, au besoin externalisation.
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Rationaliser les copieurs d’étages et les imprimantes : incitation aux bonnes pratiques (impression automatique en recto-verso, grande quantité demandée automatiquement auprès des centres de reprographie de l’université ….) : une campagne de communication sera menée en ce sens au sein de l’université.
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Incitation à la dématérialisation.
FICHE
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3 - 10
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Version :
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1.0
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GESTION DES DECHETS
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Date :
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24/06/2014
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La recherche d’économies conduit l’université à lancer un marché de ramassage des déchets qui sera opérationnel courant 2015. Il devra être adapté au réel besoin (poubelles équipées de puces électroniques permettant de ne payer que ce qui est vidé).
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Parallèlement, la rationalisation et la mutualisation du parc de poubelles sera recherchée.
FICHE
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3 - 11
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Version :
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1.0
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AFFRANCHISSEMENT ET COURSIERS
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Date :
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24/06/2014
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Une étude sera menée en 2014/15 afin d’identifier les mesures permettant de réaliser des gains en matière d’affranchissement et de coursiers. Les pistes suivantes seront notamment expertisées :
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Rationaliser et mutualiser le parc des machines à affranchir et des contrats collecte/remise de la Poste.
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Meilleure formation/information sur les tarifs d’affranchissement au sein de l’université (guide des bonnes pratiques) afin d’utiliser au mieux les tarifs économiques
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Dématérialiser les fiches de paie ou distribution (dans la mesure du possible) par le biais du courrier interne
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Centraliser l’envoi des colis (hors colis scientifique) afin de bénéficier d’une remise conséquente par le prestataire.
FICHE
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3 - 12
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Version :
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1.0
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DOCUMENTATION ELECTRONIQUE
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Date :
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24/06/2014
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Expertise en cours dans le cadre du contrat de site.
FICHE
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3 - 13
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Version :
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1.0
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IMMOBILIER
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Date :
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11/04/2014
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1
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FORMALISER LES MODALITES DE PRISE DE DECISION
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Pour les projets immobiliers (construction, mise en sécurité…), le coût d’exploitation-maintenance doit être évalué pour tout projet.
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Avis impératif de la DPI sur l’expression de tout besoin relatif à l’immobilier de l’université dès lors que les travaux relèvent du propriétaire, et quel que soit l’origine du financement.
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Avis impératif de la DPI sur l’expression de tout besoin relatif aux équipements lourds intégrant les caractéristiques suivantes (liste non exhaustive) :
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climatisation (fixe ou mobile),
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poids total supérieur à 250 kg/m2,
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puissance ou consommation électrique supérieure à 5 Kw,
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nécessitant un raccordement au réseau d’eau,
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air comprimé.
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2
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UNIFORMISER LES EQUIPEMENTS TECHNIQUES POUR BAISSER LES COUTS DE MAINTENANCE
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Création des cahiers de charges techniques (DSCS, CKHVS,…) spécifiques à l’université pour garantir les normes techniques, et ainsi faciliter et réduire le temps d’intervention des équipes de maintenance.
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Imposer ces cahiers des charges techniques à l’université et aux différents prestataires.
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3
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REDUIRE LE COUT DES FLUIDES
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Intégrer les objectifs d’économie d’énergie dans le cadre des contrats de maintenance en matière immobilière (lors des installations et remplacements d’équipements).
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4
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RECUPERER LES GAINS GENERES PAR LES TRAVAUX BENEFICIANT DES CERTIFICATS D’ECONOMIE D’ENERGIE
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Il s’agit de valoriser les opérations d’efficacité énergétique dans les bâtiments avec deux objectifs principaux : disposer d’une ressource financière complémentaire et améliorer la performance énergétique des bâtiments.
Rappel :
Le dispositif des certificats d'économies d'énergie (CEE), créé par les articles 14 à 17 de la loi n° 2005-781 du 13 juillet 2005 de programme fixant les orientations de la politique énergétique (loi POPE), constitue l'un des instruments phare de la politique de maîtrise de la demande énergétique.
Ce dispositif repose sur une obligation de réalisation d’économies d’énergie imposée par les pouvoirs publics aux vendeurs d’énergie appelés les « obligés » (électricité, gaz, chaleur, froid, fioul domestique et nouvellement les carburants pour automobiles). Ceux-ci sont ainsi incités à promouvoir activement l’efficacité énergétique auprès de leurs clients.
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5
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REDUIRE LE COUT DES BESOINS RECURRENTS EN AUGMENTANT LE NOMBRE DE MARCHES PLURIANNUELS
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Les marchés pluri-annuels, avec un ou plusieurs prestataires, permettent d’obtenir des prix plus intéressants, par l’effet de masse, tout en fixant un meilleur niveau de qualité et de contrôle. Il reste à couvrir encore plus largement le périmètre des besoins récurrents par le biais des marchés à bons de commandes en particulier.
Un certain nombre de secteurs peuvent être concernés par ces marchés pluri-annuels : contrôle technique, coordination sécurité prévention santé, vitrerie, … Les domaines en question nécessitent un travail en matière de définition des besoins.
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