Comisia europeană Direcţia Generală pentru Afaceri Interne

F. Arie teritorială

1. 
   Cadru de reglementare²⁸
   

Aria teritorială a FER

„Cheltuielile pentru acţiunile descrise la Articolele 3 şi 5 din actul de bază trebuie să fie:

6. 
   suportate de beneficiarii finali definiți la punctul I.1(e); şi
   
7. 
   suportate pe teritoriul Statelor membre, cu excepţia măsurilor cu privire la relocare la care se face referire în Articolul 3(5) din actul normativ primar, care pot fi suportate pe teritoriul Statelor membre sau în ţara gazdă.“
   

FI

„Cheltuielile pentru acţiunile descrise la Articolul 4 din actul de bază trebuie să fie:

1. 
   suportate de beneficiarii finali definiți la punctul I.1(e); şi
   
2. 
   suportate pe teritoriul Statelor membre, cu excepţia măsurilor cu privire la pre-deplasare la care se face referire în Articolul 4.1(c) din actul normativ primar, care pot fi suportate pe teritoriul Statelor membre sau în ţara de origine.“
   

FFE

„Cheltuielile pentru acţiunile descrise la Articolele 4 şi 6 din actul de bază trebuie să fie suportate pe teritoriul statelor membre, de către beneficiarii finali definiți la punctul I.1(e), cu excepţia:

• 
  Cheltuielile cu implementarea a măsurilor aferente obiectivului general definit în Articolul 3(1) (d) din actul normativ primar. Aceste măsuri pot fi suportate ca şi cost pe teritoriul Statelor membre şi în ţările terţe.
  
• 
  Măsurile legate de supravegherea frontierelor externe. Aceste măsuri pot avea loc atât în interiorul, cât şi în afara teritoriului Statelor membre“.
  

FR

„Cheltuielile pentru acţiunile şi măsurile descrise la Articolele 4 şi 5 din actele de bază trebuie să fie:

1. 
   suportate de beneficiarii finali definiți la punctul I.1(e); şi
   
2. 
   suportate pe teritoriul Statelor membre sau al în ţărilor terţe.“
   

Toate Fondurile

Partenerii din proiect înregistrați şi stabiliți în ţările terţe pot participa la proiect doar pe baza principiului non-cost, cu excepţia situaţiei organizaţiilor internaţionale publice de sector înfiinţate prin acorduri interguvernamentale şi agenţiile specializate înfiinţate de aceste organizaţii Comitetul Internaţional al Crucii Roşii (CICR) şi Federaţia Internaţională a Societăților de Cruce Roşie şi Semilună Roşie.“

2. 
   Principii generale şi instrucţiuni
   

• Arie teritorială:

1. 
   Ca şi principiu general, cheltuielile trebuie suportate de beneficiarii finali înfiinţați şi înregistrați într-un Stat membru şi trebuie suportate pe teritoriul Statului membru. Excepţiile de la această regulă sunt stabilite în Secţiunea 3.
   
2. 
   Cheltuielile trebuie suportate pe teritoriul Statelor membre. Nu există nicio cerinţă ca cheltuielile pentru o anumită măsură să fie suportate doar pe teritoriul Statului membru care a programat măsura în cauză. Iată câteva exemple:
   

• 
  formarea practicienilor din alt Stat membru pentru oricare dintre Fonduri;
  
• 
  măsuri de informare anterior plecării în sprijinul beneficiarilor şi solicitanților de protecţie internaţională, al căror transfer către un alt Stat membru a fost acceptat (Articolul 3(6) din Decizia FER);
  

²⁸ Articolul 3(5) din actul de bază FER, Articolul 4.1(c) din actul de bază FI şi Articolul I.6 din Anexa 11 la actul de bază.

• 
  cheltuielile cu deplasarea personalului autorităților consulare şi a serviciilor responsabile cu identificarea resortisanților ţărilor terţe şi verificarea documentelor lor de călătorie în alte State membre vizate (Articolul 5(7) din Decizia RF);
  
• 
  masa şi cazarea temporară a persoanelor returnate şi a escortelor acestora dintr-un Stat membru care participă la o operaţiune comună de returnare organizată de Statul membru anterior deplasării (Articolul 5(3) din Decizia RF);
  

3. 
   Excepţii
   

Excepţiile de la principiul general sunt prevăzute în tabelul de mai jos:

FER	FI	FR	FFE
Costuri suportate în afara UE în legătură cu următoarele activități pot fi eligibile pentru finanţare UE:
Activități de relocare (în special pregătirea pentru relocare în UE).	Costuri aferente măsurilor anterioare deplasării.	Toate costurile în legătură cu returnarea grupurilor ţintă în ţările terţe.	1- Costuri aferente unei mai bune gestionări a fluxurilor de resortisanţi ai ţărilor terţe de către Statele membre în ţările terţe. 2- Costurile legate de supravegherea frontierelor externe.

Cu toate acestea, pentru toate proiectele acoperite de excepţiile enumerate mai jos în cadrul FI, FFE, FER şi FR, beneficiarii finali şi partenerii trebuie să fie înfiinţați şi înregistrați într-un Stat membru. Singura excepţie de la această regulă este reprezentată de situaţia organizaţiilor internaţionale publice de sector înfiinţate prin acorduri interguvernamentale şi agenţiile specializate înfiinţate de aceste organizaţii Comitetul Internaţional al Crucii Roşii (CICR) şi Federaţia Internaţională a Societăților de Cruce Roşie şi Semilună Roşie.

Relocarea (FER):²⁹ Costuri măsurilor de relocare efectuate în afara UE pot fi considerate costuri directe eligibile. Aceasta vizează, în principal, pregătirea pentru relocare (costuri anterioare deplasării) şi măsurile enumerate în Articolul 3(5) din Decizia FER (cum autoritatea responsabilă fi misiunile de selectare în ţara gazdă, evaluarea stării de sănătate şi tratament medical anterior deplasării, informare anterioară deplasării, aranjamente de călătorie).

Măsuri anterioare deplasării (FI):³⁰ Costurile măsurilor anterioare deplasării pentru resortisanții ţărilor terţe care se află pe teritoriul unei ţări terţe şi care respectă măsurile specifice anterioare deplasării şi/sau condiţiile stabilite prin legislaţia naţională a Statului membru în cauză, pot fi considerate costuri directe eligibile în ţările terţe. Aceste măsuri sunt realizate în ţara de origine şi vizează pregătirea integrării acestora în societatea gazdă a Statului membru în cauză, aşa cum se specifică în Articolul 4(1)(c) din Decizia FI.

O mai bună gestionare a fluxurilor migratorii către Statele membre în ţările terţe (FFE):³¹

Costurile cu îmbunătăţirea gestionării fluxurilor migratorii organizată de serviciile consulare şi de altă natură ale Statelor membre în ţările terţe, în ceea ce privește fluxurile de resortisanți ai ţărilor terţe înspre teritoriul Statelor membre, şi cu cooperarea în Statele membre în acest sens reprezintă o excepţie de la regula generală şi pot fi astfel raportate ca şi costuri directe eligibile. Sunt incluse aici toate măsurile luate pentru a sprijini activitățile acestor servicii, aşa cum sunt enumerate în Articolul 4(4) Decizia FFE şi pot include costurile cu personalul pentru ofiţerii de legătură în domeniul imigraţiei şi ofiţerii consulari, achiziţionarea de dispozitive biometrice, cum autoritatea responsabilă fi echipamente digitale de scanare digitală în timp real fixe şi mobile, capabile de identificarea rapidă a amprentelor, construcţia şi/sau renovarea imobilelor pentru birourile consulare şi centrele comune de solicitare, etc.

Supravegherea frontierelor externe (FFE): Măsurile în legătură cu supravegherea frontierelor externe ale Statelor membre pot fi, de asemenea, eligibile pentru finanţare UE în afara teritoriului Statelor membre (de exemplu instalarea de platforme staţionare de supraveghere pe mare).

Măsurile legate de grupurile ţintă pentru returnare (FR): Toate cheltuielile cu acţiunile şi măsurile în cadrul Fondului pot fi suportate în Statele membre sau în ţările terţe.

²⁹ Articolul 3(5) din actul de bază.

³⁰ Articolul 4(1)(c) din actul de bază.

³¹ Articolul 3(1)(d) din actul de bază.
Organizaţii internaţionale şi ONG-uri: Costurile organizaţiilor internaţionale publice de sector înfiinţate prin acorduri interguvernamentale şi agenţiile specializate înfiinţate de aceste organizaţii Comitetul Internaţional al Crucii Roşii (CICR) şi Federaţia Internaţională a Societăților de Cruce Roşie şi Semilună Roşie, înfiinţate în ţările terţe, care participă la proiecte, pot fi considerate eligibile ca şi costuri directe. ONG-uri înregistrate într-o ţară terţă pot să participe la un proiect doar pe baza principiului non-cost sau ca şi subcontractor al beneficiarului final.

4. 
   Cele mai bune practici, recomandări şi opţiuni preferate
   

N/A.

5. 
   Întrebări frecvente
   

Î: Costurile trebuie suportate în Statele membre în cauză sau oriunde în UE?

R: Cheltuielile efectuate pe teritoriul oricărui Stat membru pot fi considerate eligibile pentru finanţare UE cu condiţia ca beneficiarul să fie înregistrat într-un Stat membru al UE.

Î: Cum se determină participarea organizațiilor (ONG-uri/OG-uri) înfiinţate în ţările terţe?

R: Partenerii trebuie să fie înregistrați într-unul dintre Statele membre pentru a putea raporta costuri pentru finanţare UE, cu excepţia organizaţiilor internaţionale publice de sector înfiinţate prin acorduri interguvernamentale şi agenţiile specializate înfiinţate de aceste organizaţii Comitetul Internaţional al Crucii Roşii (CICR) şi Federaţia Internaţională a Societăților de Cruce Roşie şi Semilună Roşie.

Î: Poate un ONG înregistrat într-o ţară terţă să fie implicat într-un proiect ca şi subcontractor al beneficiarului final, iar costurile sale să fie considerate eligibile? Nu contrazice acest lucru definiţia partenerului şi subcontractorului, iar în cazul FR, costurile în ţările terţe enumerate în lista excepţiilor?

R: Un ONG înregistrat într-o ţară terţă poate fi implicat într-un proiect ca şi partener pe baza principiului non-cost sau ca şi subcontractor/“furnizor“ de servicii în legătură cu proiectul, pentru o anumită remuneraţie. Totuşi, în acest caz, costurile sunt suportate de beneficiarul final înregistrat într-un stat membru care participă la Fondul în cauză.

Î: Poate o AR selecta un proiect al unui beneficiar final înregistrat într-un alt SM participant la Fond?

R: Da, acest lucru este posibil.

Î: Dacă beneficiarul final (ONG) este înregistrat într-un SM, poate beneficiarul să colaboreze cu un ONG înregistrat într-o ţară terţă ca şi subcontractor, şi sunt costurile acestuia eligibile?

R: Da, acest ONG este considerat deci subcontractor al beneficiarului final care este înregistrat într-un stat membru.

G. Venituri, principiul non-profit şi calculul contribuţiei finale a UE

1. 
   Cadru de reglementare³²
   

Venituri şi principiul non-profit

„Proiectele finanţate din Fond trebuie să fie de natură non-profit. Dacă, la finalul proiectului, sursele de venit, inclusiv încasările, depăşesc cheltuielile, contribuţia la proiect din Fond va fi redusă corespunzător. Toate sursele de venit ale proiectului trebuie înregistrate în situaţiile financiar-contabile ale beneficiarului final sau în documentele sale fiscale şi trebuie să permită identificarea şi controlul.

Veniturile proiectului vor proveni din toate contribuţiile financiare acordate proiectului din Fond, din surse publice sau private, inclusiv contribuţia proprie a beneficiarului final, precum şi din încasările generate de proiect. „Încasări" în sensul acestui regulament includ veniturile generate de un proiect în perioada de eligibilitate, conform celor prevăzute la punctul I.4, din vânzări, închirieri, servicii, taxe de înscriere/abonament sau alte venituri asimilate.

Contribuţia comunitară care rezultă din aplicarea principiului non-profit, aşa cum se face referire la acesta în Articolul 12(c) al Deciziei, va fi „costul total eligibil“ minus „contribuţia terţilor“ şi „încasările generate de proiect“.

Stabilirea contribuţiei comunitare finale FER

„Pentru calculul plăţii finale către beneficiarul final, contribuţia comunitară totală pentru fiecare proiect va reprezenta valoarea cea mai mică din următoarele trei valori:

1. 
   suma maximă prevăzută în contractul de împrumut nerambursabil;
   
2. 
   co-finanţarea maximă rezultată din înmulţirea costurilor totale eligibile ale proiectului în cauză cu procentul prevăzut în Articolul 14(4) şi Articolul 21(3) ale actului normativ primar (adică 50%, 75% sau 80%); şi
   
3. 
   suma rezultată din aplicarea principiului non-profit, aşa cum este definit la punctul I.3.3 din Anexa 11“.
   

FI, FR, FFE

„Pentru calculul plăţii finale către beneficiarul final, contribuţia comunitară totală pentru fiecare proiect va reprezenta valoarea cea mai mică din următoarele trei valori:

1. 
   suma maximă prevăzută în contractul de împrumut nerambursabil;
   
2. 
   co-finanţarea maximă rezultată din înmulţirea costurilor totale eligibile ale proiectului în cauză cu procentul prevăzut în Articolul 13(4) (FI) / Articolul 15(4) (FR) / Articolul 16(4) (FFE) ale actului normativ primar (adică 50% sau 75%); şi
   
3. 
   suma rezultată din aplicarea principiului non-profit, aşa cum este definit la punctul I.3.3 din Anexa 11“.
   

1. 
   Principii generale şi instrucţiuni
   

• 
  Venituri:
  

Din perspectiva beneficiarului, veniturile proiectului includ următoarele:

• 
  Contribuţia finală de la UE (ca şi procent din costurile totale eligibile);
  
• 
  Contribuţia beneficiarului final şi partenerilor din proiect ³³:
  

• 
  contribuţia beneficiarului final şi a partenerului
  
• 
  contribuţia beneficiarului final şi a partenerului ca şi raport între cheltuielile totale şi toate celelalte venituri ale proiectului;
  

• 
  Contribuţiile terţilor:
  

• 
  fonduri publice (de exemplu subvenţii naţionale, regionale, locale);
  

³³Articolul IV din Anexa 11 la actul de bază. A se vedea Capitolul „Costuri acoperite din veniturile alocate“.

fonduri private (de exemplu finanţare de la organizaţii neguvernamentale, donaţii de la companii...);

- Venituri generate de proiect în perioada de eligibilitate:

• 
  vânzări ale surplusului de consumabile,
  
• 
  închiriere echipamente;
  
• 
  închirierea unei părţi a imobilelor construite sau achiziţionate pentru proiect;
  
• 
  onorarii încasate pentru servicii de consiliere şi de altă natură prestate terţilor;
  
• 
  toate celelalte venituri generate direct sau indirect de proiect.
  

Cu excepţia contribuţiilor proprii, toate aceste surse de venit trebuie să fie în mod corespunzător înregistrate în situaţiile financiar-contabile ale beneficiarului final şi/sau raportate corect în declaraţiile fiscale.

• Principiul non-profit:

Costuri solicitate:

Costuri raportate pentru finanţare UE trebuie să fie costuri efective suportate de beneficiarul final şi vor exclude marjele de profit (de exemplu folosirea remuneraţiei personalului „comercial“ pentru a raporta costuri este interzisă). O atenţie deosebită trebuie acordată următoarelor:

• 
  tarifele personalului „comercial“; 34
  
• 
  rabaturile/reducerile obţinute asupra costurilor de subcontractare care nu sunt deduse din costurile raportate pentru finanţare UE;
  
• 
  diurnele raportate către UE şi care nu au fost efectiv rambursate
  
• 
  angajați;
  
• 
  toate aporturile în natură.
  

Orice prezentare a marjelor de profit sau costurilor care nu au fost efectiv suportate de beneficiarul final, incluse în costurile raportate pentru finanţare UE poate fi considerată de către organele de control comunitare drept situaţie de neregulă/culpă.

Finanţarea proiectului:

Principiul non-profit înseamnă că, la finalul proiectului, contribuţia UE nu va depăşi următoarea sumă:

+ total cheltuieli eligibile

• 
  contribuţia terţilor (alta decât subvenţiile publice şi fondurile private)
  
• 
  veniturile generate de proiect.
  

În cazul în care calculul conduce la o valoare pozitivă, suma va fi dedusă din contribuţia finală a UE. Un exemplu de o astfel de situaţie este prezentat în secţiunea 4.

• Contribuţia UE:

Contribuţia primită de la UE trebuie să fie cea mai mică din următoarele trei sume:

1. 
   suma maximă prevăzută în contractul de împrumut nerambursabil;
   

1. 
   valoarea co-finanţării maxime rezultată din înmulţirea costurilor totale eligibile ale proiectului în cauză cu procentul prevăzut în actul normativ primar (adică 50%, 75% sau 80%); şi
   

(c) suma rezultată din aplicarea principiului non-profit.
Exemple de calcul al contribuţiei finale a UE sunt prezentate în secţiunea 4.

3. 
   Excepţii
   

N/A.

4. 
   Cele mai bune practici, recomandări şi opţiuni preferate
   

Caracteristici analitice: Pentru a asigura o mai bună monitorizare a cheltuielilor şi veniturilor proiectului, se recomandă ca toate tranzacţiile proiectului (costuri şi venituri) să fie înregistrate în sistemul contabil folosind un cont analitic special pentru a separa tranzacţiile proiectului de altele.

³⁴ A se vedea Capitolul „Costurile cu personalul“ pentru exemple de calcul a cotei, exclusiv marja de profit.

Propuneri de redactare a contractului de finanţare nerambursabilă: „Contribuţia UE va fi de 50% din costul total eligibil efectiv, la un nivel maxim de X Euro, cu condiţia respectării regulii non-profit“.

Exemple: Contractul de finanţare nerambursabilă stabilește contribuţia UE la un maxim de 40.000 euro sau 50% din costurile totale eligibile (vă rugăm să aveţi în vedere că valorile prezentate au fost rotunjite pentru a simplifica prezentarea).

Scenariul 1: Contribuţia UE limitată la 50%, în conformitate cu prevederile relevante ale actului normativ primar:

BUGET PREVIZIONAT				BUGET REALIZAT
Cheltuieli (mii EUR)		Venituri (mii EUR)		Cheltuieli (mii EUR)		Venituri (mii EUR)
Costuri directe Costuri indirecte (max. 7% din CD)	94 6	Contribuţia UE^35 Contribuţiile beneficiarului final şi partenerilor în proiect Contribuţia terţilor Încasări generate de proiect	50 30 10 10	Costuri directe Costuri indirecte (max. 7% din CD)	45 3	Contribuţia UE Contribuţiile beneficiarului final şi partenerilor în proiect Contribuţia terţilor Încasări generate de proiect	24 14 0 10
Costuri totale solicitate la plată^36	100	Total venituri	100	Costuri totale solicitate	48	Total venituri	48