Comisia europeană Direcţia Generală pentru Afaceri Interne

Responsabilitate prin subcontractare: Sarcinile subcontractate sunt considerate servicii prestate beneficiarului final. Beneficiarul final va rămâne responsabil pentru buna derulare şi calitatea lucrărilor subcontractate, ca şi în cazul oricărei alte lucrări din proiect. Costurile relevante suportate de beneficiar trebuie să fie clar identificate ca parte a sarcinilor proiectului, justificate prin regulile şi principiile contabile şi incluse în declaraţiile financiare.

5. 
   Întrebări frecvente
   

Î: Consultanții sunt considerați subcontractori sau costuri de personal?

R: Costurile aferente consultanților pot fi raportate ca şi costuri directe eligibile în categoria „Subcontractare“ sau „Onorarii experți“ în funcţie de scopul şi conţinutul misiunii consultanților.

⁶⁹ Articolul 11 din Regulamentul de aplicare.

Î: Cum se poate stabili valoarea proporţională a proiectului?

R: Acest principiu înseamnă că analiza cost-beneficiu trebuie realizată pentru a afla dacă este mai eficient să se subcontracteze sarcina decât să se realizeze intern.

Î: Regulile se aplică partenerilor beneficiarilor finali?

R: În conformitate cu principiile fundamentale,⁷⁰, aceste reguli se aplică mutatis mutandis partenerilor din proiect.

Î: Activitățile de bază pot fi incluse în subcontractare?

R: Activitățile de bază pot fi subcontractate. Cu toate acestea, activitățile subcontractate pot să nu fie incluse în sarcinile de management general de proiect.

Î: Costurile cu serviciile IT sau organizarea de conferinţe sunt eligibile în categoria „Subcontractare“?

R: Serviciile IT sau serviciile aferente organizării unei conferinţe pot fi eligibile pentru finanţare UE în categoria „Subcontractare“.

Î: Vă rugăm explicați diferenţa între „subcontractare“, „onorarii experți“, „Costuri care derivă direct din cerinţele în legătură cu co-finanţarea UE (evaluare financiară)“ şi „alte costuri directe (servicii generale)“ pentru serviciile financiare. Puteţi să ne oferiţi câteva exemple? (Paginile 57, 59, 62, 63)

R: După cum s-a explicat în manualul privind eligibilitatea, costurile raportate în categoria „Onorarii experți“ trebuie să fie în legătură cu sarcinile nerecurente şi specifice efectuate pentru expertiză juridică, obligatorie sau cu valoare adăugată (de exemplu emiterea de certificate). Acest lucru este valabil de obicei pentru sarcini extrem de specifice. Toate celelalte tipuri de onorarii trebuie raportate la capitolele „Subcontractare“ sau „Servicii generale“.

Exemple de onorarii experți:

• 
  onorariile pentru consiliere juridică (de exemplu onorarii pentru servicii de consultanţă cu privire la condiţiile contractuale ale contractelor încheiate cu partenerii, nu se pot aloca acestei categorii costurile cu soluţionarea litigiilor);
  
• 
  onorarii notariale (de exemplu onorariile notariale aferente achiziţiei unei proprietăți eligibile pentru finanţare UE);
  
• 
  onorariile experților tehnici (de exemplu onorariile firmei de evaluatori imobiliari numită pentru evaluarea proprietății ce urmează a fi achiziţionată pentru proiect);
  
• 
  onorariile experților financiari (de exemplu onorariile firmei de consultanţă numite pentru întocmirea planului de finanţare pentru achiziţia echipamentului).
  

Exemple de subcontractare includ:

• 
  Servicii de traducere şi interpretare
  
• 
  tipărirea manualelor
  
• 
  Organizarea de cursuri de formare
  
• 
  catering pentru evenimente de genul seminariilor sau conferinţelor.
  

⁷⁰ Articolul I.1 din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare — Consultați şi capitolul „Principii de bază“.

07. Costuri care derivă direct din cerinţele în legătură cu co-finanţarea UE

1. 
   Cadru de reglementare⁷¹
   

„Costurile necesare pentru îndeplinirea condiţiilor legate de co-finanţarea UE, ca de exemplu publicitate, transparenţă, evaluarea proiectului, audit extern, garanţii bancare, costuri de traducere, etc. sunt eligibile drept costuri directe“.

2. 
   Principii generale şi instrucţiuni
   

Toate costurile suportate pentru a satisface cerinţele în legătură cu co-finanţarea UE definite în actul normativ primar, Regulamentul de aplicare şi contractele de finanţare nerambursabilă asociate pot fi eligibile ca şi costuri directe. Sunt vizate în special următoarele costuri:

Publicitate, transparenţă şi diseminare:

Toate costurile suportate pentru conformarea cu obligaţiile beneficiarului final privind publicitatea, aşa cum sunt definite în Regulamentul de aplicare ⁷² vor fi considerate costuri directe. Aceste costuri pot incluse timp de difuzare în mass-media, traducerea rapoartelor de activitate ce urmează a fi transmise către autoritatea responsabilă, aplicare siglelor UE, ⁷³ instalarea unei plăcuţe care să indice finanţarea UE pentru proiect, etc...

Toate informaţiile cu privire la sigla UE pot fi găsite pe pagina de web a UE: http://europa.eu/abc/symbols/emblem/download en.htm

Evaluarea tehnică şi financiară: Toate costurile suportate pentru conformarea cu obligaţiile beneficiarului final privind evaluarea tehnică şi financiară a proiectului , aşa cum sunt definite în vor fi considerate costuri directe. Aceste costuri pot include onorariile de consultanţă pentru evaluarea tehnică a proiectului, onorariile pentru certificatele de audit şi onorariile pentru audit financiar.

Garanţii bancare:

Garanţiile bancare constituite de beneficiarii finali în scopul proiectului pot fi considerate eligibile ca şi costuri directe.

3. 
   Excepţii__N/A.__Cele_mai_bune_practici,_recomandări_şi_opţiuni_preferate'>Excepţii
   

N/A.

4. 
   Cele mai bune practici, recomandări şi opţiuni preferate
   

N/A.

5. 
   Întrebări frecvente
   

Î: Sunt materialele publicitare/de branding eligibile?

R: Materialele de publicitate şi branding pot fi considerate costuri directe eligibile, cu condiţia să se facă o referire la Fond (A se vedea Articolul 35(2) din Regulamentul de aplicare).

Î: Articolul 34 din Regulamentul de aplicare stipulează că o plăcuţă informativă trebuie amplasată pe echipamentele cu valoare de peste 100.000 euro. Cum se va aplica această regulă echipamentelor mai mici pe care nu se poate aplica o astfel de plăcuţă?

⁷¹ Articolul II.1.7. din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.

⁷² Articolele 31-35 din Capitolul 5 din Regulamentul de aplicare.

⁷³ Consultați Anexa 10 la Regulamentul de aplicare.

R: Orice alte mijloace de publicitate trebuie să fie avute în vedere în aceste cazuri (de exemplu etichete auto-adezive pe echipamente sau plăcuţe amplasate în apropierea echipamentelor).

Î: Care sunt cerinţele cu privire la caracteristicile tehnice ale publicității pentru articolele de mici dimensiuni?

R: În conformitate cu Articolul 35 din Regulamentul de aplicare, pentru articolele promoţionale mici se impune doar o simplă referire la Fond. În cazul elementelor promoţionale de mici dimensiuni care au legătură două sau mai multe din cele patru Fonduri şi dacă o referire la Fondurile în cauză nu este practic posibilă, o referire se va face fie la unul dintre Fonduri sau la programul general, împreună cu emblema.

Î: Vă rugăm să descrieţi în care situaţii „garanţiile bancare“ pot fi considerate costuri eligibile în categoria „Costuri care derivă direct din cerinţele în legătură cu co-finanţarea UE“?

R: Costurile aferente garanţiilor bancare pot fi eligibile în cazurile când acestea sunt considerate necesare de către autoritatea responsabilă. Spre exemplu, dacă în urma unei solicitări de propuneri, un proiect este selectat pentru finanţare, dar comisia de selecţie consideră (în urma unei evaluări a fiabilității financiare a organizaţiei solicitantului) că împrumutul nerambursabil de la UE trebuie protejat prin intermediul unei garanţii bancare, atunci Autoritatea responsabilă poate solicita o garanţie bancară ca şi condiţie pentru semnarea împrumutului nerambursabil. În acest caz, costurile pentru garanţia bancară pot fi incluse în bugetul proiectului.

08. Onorariile experților

1. 
   Cadru de reglementare⁷⁴
   

„Onorariile de consultanţă juridică, onorariile notariale şi costul experților tehnici şi financiari sunt eligibile“.

2. 
   Principii generale şi instrucţiuni
   

Experți:

Un expert este „un profesionist care dobândit cunoştinţe şi abilități prin intermediul studiului şi practicii în decursul anilor, într-un anumit domeniu sau pe o anumită temă, în măsura în care opinia sa poate fi de ajutor în constatarea faptelor, rezolvarea unei probleme sau înţelegerea unei situaţii“.⁷⁵ Costurile experților tehnici şi financiari pot fi considerate costuri directe eligibile.

Următoarele costuri sunt considerate onorarii ale experților:

• 
  onorariile pentru consiliere juridică (de exemplu onorarii pentru servicii de consultanţă cu privire la condiţiile contractuale ale contractelor încheiate cu partenerii);
  
• 
  onorarii notariale (de exemplu onorariile notariale aferente achiziţiei unei proprietăți eligibile pentru finanţare UE);
  
• 
  onorariile experților tehnici (de exemplu onorariile firmei de evaluatori imobiliari numită pentru evaluarea proprietății ce urmează a fi achiziţionată pentru proiect);
  
• 
  onorariile experților financiari (de exemplu onorariile firmei de consultanţă numite pentru întocmirea planului de finanţare pentru achiziţia echipamentului).
  

Onorariile experților vs. subcontractare: Ca şi principiu general, costurile raportate în categoria „Onorarii experți“ trebuie să fie în legătură cu sarcinile nerecurente şi specifice efectuate pentru expertiză juridică, obligatorie sau cu valoare adăugată (de exemplu emiterea de certificate). Acest lucru este valabil de obicei pentru sarcini extrem de specifice. Toate celelalte tipuri de onorarii trebuie raportate la capitolele „Subcontractare“ sau „Servicii generale“.

3. 
   Excepţii
   

Asistenţa tehnică:⁷⁶ Diferenţa între onorariile experților şi asistenţa tehnică este aceea că onorariile experților sunt suportate de beneficiarul final şi la nivel de proiect, în timp ce costurile cu asistenţa tehnică sunt suportate la nivelul Statului membru (Autoritatea responsabilă, Autoritatea delegată, Autoritatea de audit sau Autoritatea de certificare) şi al programului.

4. 
   Cele mai bune practici, recomandări şi opţiuni preferate
   

N/A.

5. 
   Întrebări frecvente
   

Î: Onorariile experților sunt considerate costuri directe sau indirecte?

R: Onorariile experților pot fi considerate costuri directe eligibile cu condiţia ca ele să fie direct şi exclusiv legate proiect. Onorariile experților legate de activitatea generală a beneficiarilor finali vor fi considerate drept costuri indirecte eligibile.

Î: Sunt onorariile experților pentru asistenţă tehnică eligibile şi care ar fi suma acceptabilă?

R: Onorariile experților implicați în activități de asistenţă tehnică pot fi eligibile în cadrul asistenţei tehnice⁷⁷ cu condiţia ca ele să respecte regulile privind eligibilitatea pentru asistenţă tehnică.

Î: Sunt onorariile pentru interpretarea cadrului legal eligibile ca şi onorarii ale experților?

⁷⁴ Articolul II.1.8. din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.

⁷⁵ http://www.businessdictionary.com/definition/expert.html

⁷⁶ Articolul V din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare — Consultați şi capitolul „Asistenţă tehnică“.

⁷⁷ Articolul V din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare — Consultați şi capitolul „Asistenţă tehnică“.

R: Pentru autoritatea responsabilă, costurile analizei şi interpretării cadrului legal pot fi eligibile în categoria „Asistenţă tehnică“. Pentru beneficiarii finali, aceste costuri nu sunt eligibile nici ca şi costuri direct, nici indirecte de vreme ce nu sunt în legătură cu scopul proiectului.

09. Cheltuieli specifice în legătură cu grupurile ţintă

1. 
   Cadru de reglementare⁷⁸
   

FER

„1. În scopul asistenţei, achiziţiile realizate de beneficiarul final pentru grupurile ţintă şi rambursările costurilor suportate de grupurile ţintă, realizate de beneficiarul final, sunt eligibile în anumite condiţii specifice:

1. 
   beneficiarul final va păstra informaţiile şi dovezile necesare în perioada menţionată în Articolul 43 din actul normativ primar cum că persoanele care beneficiază de asistenţă corespund grupului ţintă definit în Articolul 6 din actul normativ primar;
   
2. 
   beneficiarul final trebuie să păstreze dovezi pentru finanţarea acordată (cum ar fi facturi şi chitanţe) în perioada menţionată în Articolul 43 din actul normativ primar cum că persoanele au beneficiat de acest sprijin.
   

2. În cazul măsurilor care necesită prezenţa (cum ar fi cursuri de formare) persoanelor care aparţin grupurilor ţintă, pot fi distribuite mici stimulente financiare ca şi ajutor complementar, cu condiţia ca totalul să nu fie mai mare de 25.000 de euro pe proiect şi să fie distribuite persoanei per eveniment, curs sau altele. Beneficiarul final va păstra o listă cu persoanele, orele şi datele plăţilor şi va asigura o monitorizare adecvată pentru a se evita orice dublă finanţare sau utilizare necorespunzătoare a fondurilor sau persoanelor.“

FR

„Cheltuielile specifice pentru grupul ţintă în conformitate cu măsurile din Articolul 5 din actul de bază vor consta în finanţare integrală sau parţială sub forma:

1. 
   Costurile suportate de beneficiar pentru grupurile ţintă;
   
2. 
   Costurile suportate de persoanele returnare care sunt apoi rambursate de beneficiarul final sau sumele pauşale nerambursabile (ca şi în cazul finanţării limitate pentru demararea unei activități economice şi stimulentele în numerar acordate persoanelor returnate, conform descrierii din Articolul 5(8) şi (9) din actul normativ primar).
   

Aceste costuri sunt eligibile în următoarele condiţii:

1. 
   Beneficiarul final va păstra informaţiile şi dovezile necesare cum că persoanele corespund grupurilor ţintă şi situaţiilor definite în Articolul 5 din actul normativ primar, ceea ce le face eligibile pentru primirea respectivei asistenţe.
   
2. 
   Beneficiarul final va păstra informaţiile necesare cu privire la persoanele returnate care primesc această asistenţă pentru a permite corecta lor identificare, data returnării lor în ţara de origine şi dovezi conform cărora persoanele au primit asistenţa.
   
3. 
   Beneficiarul final va păstra dovezi pentru finanţarea acordată (cum ar fi facturi şi chitanţe), iar în cazul privind sumelor pauşale, dovezile trebuie păstrate conform cărora persoanele au beneficiat de acest sprijin.
   

Păstrarea şi procesarea informaţiilor mai-sus menţionate trebuie să respecte legislaţia naţională privind protecţia datelor personale.

Măsurile de asistenţă în urma returnării în ţara terţă, cum ar fi cursuri de formare şi asistenţă pentru angajare, măsurile pe termen scurt necesare pentru procesul de reintegrare şi asistenţa post-returnare, aşa cum sunt descrise în Articolul 5(5), (8) şi (9) din actul normativ primar nu vor depăşi durata de 12 luni după data returnării resortisantului ţării terţe.“

⁷⁸Articolul II.1.9. din Anexa 11 la Regulamentul de aplicare.

FI

1. În scopul asistenţei, achiziţiile realizate de beneficiarul final pentru resortisanții ţărilor terţe care se încadrează în domeniul de cuprindere al Fondului, aşa cum este definit în Actul normativ primar, şi rambursările costurilor suportate de aceste persoane realizate de beneficiarul final, sunt eligibile în anumite condiţii specifice:

1. 
   beneficiarul final va păstra informaţiile şi dovezile necesare cum că resortisanții ţărilor terţe care beneficiază de asistenţă se încadrează în domeniul de cuprindere al Fondului, aşa cum este definit în Actul normativ primar, pe perioada solicitată, în conformitate cu Articolului 41 din Actul normativ primar.
   
2. 
   beneficiarul final trebuie să păstreze dovezi pentru finanţarea acordată resortisanților ţărilor terţe (cum ar fi facturi şi chitanţe) în perioada menţionată în Articolul 41 din actul normativ primar.
   

2. În cazul măsurilor care necesită prezenţa (cum ar fi cursuri de formare) persoanelor care se încadrează în domeniul de cuprindere al Fondului, pot fi distribuite mici stimulente financiare ca şi ajutor complementar, cu condiţia ca totalul să nu fie mai mare de 25.000 de euro pe proiect şi să fie distribuite persoanei per eveniment, curs sau altele. Beneficiarul final va păstra o listă cu persoanele, orele şi datele plăţilor şi va asigura o monitorizare adecvată pentru a se evita orice dublă finanţare sau utilizare necorespunzătoare a fondurilor.

2. 
   Principii generale şi instrucţiuni
   

Structura grupurilor ţintă: Persoanele care au următoarele caracteristici pot fi eligibile pentru asistenţa acordată grupului ţintă:

Pentru FER:⁷⁹

• 
  orice resortisant al ţărilor terţe sau apatrid cu un statut definit prin Convenţia de la Geneva căruia îi este permis să se afle, în calitate de refugiat, în unul dintre Statele membre;
  
• 
  orice resortisant al ţărilor terţe sau apatrid care se bucură de o formă de protecţie subsidiară în sensul Directivei 2004/83/CE;
  
• 
  orice resortisant al ţărilor terţe sau apatrid care a solicitat una dintre formele de protecţie descrise la punctele (a) şi (b);
  
• 
  orice resortisant al ţărilor terţe sau apatrid care se bucură de protecţie temporară în sensul Directivei 2001/55/CE;
  
• 
  orice resortisant al ţărilor terţe sau apatrid care este sau a fost relocat într-un Stat membru.
  

Pentru FR:⁸⁰

• 
  toți resortisanții ţărilor terţe care nu au primit încă un răspuns negativ la cererea lor de protecţie internaţională într-un Stat membru şi aleg returnarea voluntară, cu condiţia ca ei să nu fi dobândit o nouă cetăţenie şi să nu fi părăsit teritoriul respectivului Stat membru;
  
• 
  toți resortisanții ţărilor terţe care se bucură de o formă de protecţie internaţională în sensul Directivei 2004/83/CE sau de protecţie temporară în sensul Directivei Directive 2001/55/UE şi care aleg returnarea voluntară, cu condiţia ca ei să nu fi dobândit o nouă cetăţenie şi să nu fi părăsit teritoriul respectivului Stat membru;
  
• 
  toți resortisanții ţărilor terţe care nu sau nu mai îndeplinesc condiţiile de intrare şi/sau şedere într-un Stat membru, şi care, în conformitate cu obligaţia de a părăsi teritoriului respectivului Stat membru, aleg opţiunea returnării voluntare;
  
• 
  toți ceilalţi resortisanți ai ţărilor terţe care nu sau nu mai îndeplinesc condiţiile de intrare şi/sau şedere într-un Stat membru.
  

⁷⁹ Articolul 6 din actul de bază FER.

⁸⁰ Articolul 7 din actul de bază FR.

Pentru FI: Regulile revizuite introduc posibilitatea asistenţei directe pentru resortisanții ţărilor terţe care se încadrează în domeniul de cuprindere al Fondului, aşa cum este definit în actul normativ primar⁸¹.

Principii generale şi principalele diferenţe între FR şi FER:

FER/FI	FR
ASISTENŢA ACORDATĂ
Documentaţia care justifică asistenţa acordată trebuie păstrată cel puţin 5 ani după plata finală realizată de UE (sau ordinul de recuperare transmis către autoritatea responsabilă). Dovezile acceptabile includ facturi, chitanţe şi documente (declaraţii) care arată că asistenţa a fost efectiv primită de persoană. Această documentaţie justificativă trebuie să fie în conformitate cu regulile naţionale privind confidenţialitatea.
Mici stimulente în numerar pot fi acordate ca şi ajutor complementar în condiţiile prevăzute în RI.	Asistenţa acordată sub forma sumelor pauşale trebuie susţinută de dovezi documentare adecvate conform cărora persoana în cauză a primit asistenţa (chitanţe semnate, declaraţii...). Aceste documente trebuie păstrate cel puţin 5 ani de la închiderea de către Comisie a respectivului program.

3. 
   Excepţii
   

N/A.

4. 
   Cele mai bune practici, recomandări şi opţiuni preferate
   

Confidenţialitate: Documentele trebuie păstrate în strictă conformitate cu regulile naţionale sau europene privind confidenţialitatea şi protecţia datelor. Întreaga documentaţia cu privire la aceste grupuri ţintă trebuie păstrată în condiţii de siguranţă de beneficiarii finali, iar accesul la aceste informaţii trebuie strict limitat. O alternativă poate fi considerată păstrarea acestor informaţii în sediile autorităţii responsabile pentru a asigura o mai bună securizare a informaţiilor.

5. 
   Întrebări frecvente
   

Î: Costurile cu privire la diferitele grupuri ţintă trebuie raportate separat?

R: Costurile cu privire la grupurile ţintă trebuie raportate separat. În particular, se recomandă definirea unei categorii separate de costuri în buget pentru costurile aferente grupurilor ţintă.

Î: Ce tipuri de costuri sunt eligibile pentru „Asistenţă specială pentru persoanele nevoiaşe“ şi „contribuţia financiară limitată la costurile de bază după returnare şi subvenţia limitată pentru demararea unei activități economice“?

R: Asistenţa oferită trebuie să fie rezonabilă, proporţională şi necesară şi trebuie să fie scalată în conformitate cu natura activităților şi situaţia categoriei de persoane vizată.

Î: În cazul returnărilor forţate, cărţile de îmbarcare ale persoanelor returnate nu pot fi întotdeauna recuperate. Cum se poate dovedi implementarea unei măsuri în acest caz?

R: pentru a permite certificarea faptului că respectivele misiuni au fost efectiv duse la îndeplinire atunci când cărţile de îmbarcare nu pot fi recuperate, se pot folosi următoarele documente justificative:

• 
  Decizia privind misiunea de returnare ce urmează a fi efectuată, cu numele persoanei returnate specificat în mod clar;
  
• 
  Biletul de avion (chiar dacă rezervarea s-a făcut electronic) al persoanei returnate;
  
• 
  O declaraţie semnată/un certificat de la persoana responsabilă/autoritatea care însoţește persoana returnată la avion, conform căreia această sarcină a fost finalizată (acolo unde este posibil).
  

Î: Care categorie de costuri trebuie folosită în cazul costului deplasărilor, diurnei şi costurilor de cazare ale escortelor, în cadrul operaţiunilor de returnare?

⁸¹Articolul 1 din actul de bază FI.

R: În orice caz, aceste costuri trebuie alocate proiectului în categoria „Cheltuieli specific în legătură cu grupurile ţintă“

Î: Anexa 11, Articolul II.1.2. din Decizia Comisiei nr. 796/2008 pentru implementarea Deciziei nr. 575/2007/CE, prevede obligaţia păstrării cărţilor de îmbarcare. Cum se poate aplica această regulă atunci când cărţile de îmbarcare nu pot fi păstrate, mai ales în cazul proiectelor de returnare (în cazurile când returnările sunt realizate fără escortă)?

R: Se vor păstra dovezi cu privire la eligibilitatea şi dovezi despre persoanele din cadrul grupurilor ţintă, pentru a se putea certifica faptul că aceste persoane au primit efectiv asistenţa. Drept urmare, pentru a vă permite să certificați faptul că respectivele misiuni au fost efectiv duse la îndeplinire atunci când cărţile de îmbarcare nu pot fi recuperate, puteţi folosi următoarele documente ca şi dovezi:

- Decizia privind deplasarea de returnare ce urmează a fi efectuată, cu numele persoanei returnate specificat în mod clar;

- Biletul de avion (chiar dacă rezervarea s-a făcut electronic) al persoanei returnate;

- O declaraţie semnată/un certificat de la persoana responsabilă/autoritatea care însoţește persoana returnată la avion, conform căreia această sarcină a fost finalizată (acolo unde este posibil).