Comité d’Entreprise acquisition d’un logiciel de gestion

AXENS Comité d’Entreprise ACQUISITION D’UN LOGICIEL DE GESTION ********* Dossier de Réponse

Ce document est la propriété d’ASP Technologies. Sa diffusion doit être limitée aux seuls destinataires ayant à en connaître le contenu. Il contient des informations correspondant à un savoir-faire ou des informations de nature confidentielle. ASP Technologies se réserve toute possibilité d’action contre toute diffusion ou utilisation abusive de son contenu.

Rédaction : Virginie KUNTZ – Chef des Ventes

Relecture : Philippe DE GUIS – Directeur Technique
Table des Matières

1.Introduction 3

2.Présentation d’ASP Technologies et Références 4

3.Présentation générale d’ASP Technologies 4

4.Références 6

5.Dossier fonctionnel général 9

1.La solution 123CE 9

6.Architecture fonctionnelle du logiciel 123CE Gestion 11

7.Dossier fonctionnel spécifique 15

1.Introduction 15

2.Gestion et Calcul de la participation 15

3.Gestion des points et des priorités 16

4.La gestion des commissions et activités / gestion des utilisateurs 17

5.La comptabilité et les budgets 18

8.Dossier technique 19

1.Le choix du mode hébergé 19

2.Les technologies utilisées 20

3.L’architecture d’hébergement 20

9.Dossier des prestations 23

1.Introduction 23

2.Méthode « 123CE Light » 23

3.Planning 25

10.DOSSIER DE MAINTENANCE 26

11.Proposition commerciale 28

12.CONCLUSION 29

1.Introduction

Le CE AXENS souhaite mettre en place un logiciel de gestion et comptabilité intégrée pour la gestion de ses ASC, actuellement réparties en 5 commissions :

• 
  Sport et culture
  
• 
  Solidarité
  
• 
  Formation
  
• 
  Enfance
  
• 
  Loisirs.
  

Le CE AXENS a consulté ASP Technologies, éditeur du logiciel 123CE, par le biais d’un cahier des charges référencé (Logiciel CE – V3 du 18/11/2009).

A noté qu’ASP Technologies a fourni au préalable les documents de références au Service des Achats.

Notre dossier de réponse est structuré en différents chapitres ; chacun d’entre eux abordant les différentes thématiques associées à la mise en œuvre de nos solutions 123CE au sein d’un CE ou assimilé.

1. 
   Présentation synthétique de la société, références de prestations similaires avec coût et contact client,
   
2. 
   Dossier fonctionnel général permettant d’apprécier les fonctionnalités générales et l’ergonomie des logiciels proposés.
   
3. 
   Le dossier fonctionnel spécifique qui précise notre réponse vis-à-vis des aspects particuliers du cahier des charges. Les points non abordés dans ce chapitre sont par nature réputés 100% conformes aux besoins exprimés.
   
4. 
   Dossier technique
   
5. 
   Dossier des prestations proposées incluant le chiffrage qui sera repris dans le devis final
   
6. 
   Dossier de maintenance précisant les conditions organisationnelles et techniques de maintenance et d’évolution de la solution
   
7. 
   Proposition commerciale
   

En documents annexés, vous trouverez différents éléments complémentaires

• 
  Documentation 123CE
  
• 
  Devis détaillé n° 4484
  

2.Présentation d’ASP Technologies et Références

3.Présentation générale d’ASP Technologies

ASP Technologies, SA au capital de 178 520 € a été créée en 2000, dans le giron du Groupe RMI Informatique pour proposer des solutions en ligne (logiciel, site internet, Intranet) aux associations au sens large.

A ce titre, ASP Technologies est soutenue par la Région Lorraine et l’ANVAR Lorraine.

Depuis 2003, ASP Technologies travaille quasiment exclusivement au service des Comités d’Entreprises et assimilés (COS, Amicales, CAS) avec le développement, la commercialisation et le déploiement de sa gamme 123CE.

La particularité de notre offre réside entre autres dans la stratégie de proposer nos solutions et outils en mode hébergé en s’appuyant bien sûr sur les compétences de notre partenaire (associé fondateur) RMI Informatique qui dispose d’un centre d’hébergement en périphérie de NANCY.

• 
  
  RMI Informatique
  Infrastructure – Opérateur Télécom - Hébergement
  
  
  • 
    100 personnes dont 50 sur l’agence et le siège de NANCY
    
  • 
    Implanté en Lorraine depuis 1981
    
  • 
    Compétences multiples en ingénierie, intégration de systèmes (Microsoft, Citrix, Linux, ..) et réseau
    
  • 
    Licence opérateur Télécom (VoIP)
    
  • 
    2 Data Center en périphérie de NANCY
    
  • 
    Déploiement au niveau National sous la marque ADISTA (agences de Bordeaux, Paris, Saint Lo, Clermont Ferrand, Lyon, …)
    
  
  ASP Technologies
  
  
  • 
    Editeur de logiciel exclusivement au service des CE, amicales, COS, CAS.
    
  • 
    Plus de 700 CE clients France Entière et DOM TOM
    
  • 
    25 salariés (hors hébergement technique) au service exclusif des CE
    
  • 
    Croissance soutenue de l’activité et des résultats
    
  • 
    Implanté en Lorraine depuis 2001
    
  • 
    Filiale du Groupe RMI Informatique (hébergeur depuis 1990 – 500 serveurs clients professionnels tous secteurs d’activités – y compris médical et militaire)
    
  • 
    Partenariat exclusif avec CANAL CE (leader national offre de services aux CE)
    
  
  

A noter également que depuis fin 2006, ASP Technologies a noué un partenariat commercial Exclusif avec la société CanalCE, leader des prestataires d’offre de billetterie et de loisirs avec notamment 1500 partenaires dans les secteurs de la billetterie, des voyages, des services, des chèques-cadeaux, des formations).

Ce partenariat commercial s’appuie sur une idée force :

« Etre en mesure de proposer une solution globale alliant la partie logiciel et l’ensemble de l’offre de services et de contenu aux CE qui le souhaitent. »

Le fondement d’ASP Technologies :

ASP Technologies a été créée 2001 par trois associés Pascal et Gilles CAUMONT (Dirigeants fondateurs de RMI Informatique) et M. Thierry COLIN, actuel Président Directeur Général de la société.

M. COLIN, Ingénieur INSA Lyon de formation, dispose de 20 années d’expériences à la fois dans le monde des collectivités locales (Responsable Architecture Conseil Général de la Moselle de 1997 à 2000) mais aussi dans le monde privé (SSII et Groupe Caisse d’Epargne).

Après une expérience sur le secteur des associations loi 1901 « Grand public », ASP Technologies se concentre depuis 2003 exclusivement sur le secteur des Comités d’Entreprise avec la création de la solution 123CE.

Les solutions proposées par ASP Technologies s’appuient sur une connaissance fonctionnelle des besoins de gestion et de communication de ses clients ainsi que sur le choix du mode ASP : solution hébergée.

Une forte collaboration avec RMI Informatique :

RMI Informatique est bien évidemment le partenaire historique d’ASP Technologies sur les aspects technologiques et notamment l’hébergement applicatif.

Ce point est très important et nous permet de maîtriser la chaine technique de bout en bout sans sous-traitance en proposant un interlocuteur unique à nos clients ; mais surtout nous permet d’obtenir une réactivité optimale dans l’exploitation au quotidien des serveurs hébergeant les solutions de nos clients.

A noter également, la mise en place de solutions de secours avec redondance des serveurs entre 2 salles d’exploitation garantissant nos clients contre les risques majeurs comme l’incendie ou le dégât des eaux.

Une croissance TRES SOUTENUE de l’activité.

Une croissance rentable assurant la pérennité de votre partenaire !
Quelques chiffres sur ASP Technologies:

• 
  365 K€ de CA en 2005 – 40 nouveaux CE
  
• 
  470 K€ de CA en 2006 – 100 nouveaux CE
  
• 
  750 K€ de CA en 2007 – 180 nouveaux CE
  
• 
  900 K€ de CA en 2008 – 250 nouveaux CE
  

• 
  25 personnes en novembre 2009 – 3 recrutement en cours
  
  • 
    9 en service client (formation / hot line)
    
  • 
    8 au service Technique (hors exploitation assurée par RMI Informatique)
    
  • 
    7 au service Commercial
    
  • 
    1 Direction
    

• 
  700 CE clients à fin novembre 2009 – dont 70% sur le seul logiciel 123CE Gestion
  

4.Références

• 
  Banques et assurances
  
  • 
    Caisse d’Epargne de Bourgogne Franche Conté – DIJON
    

Contact : M. Pierre Louis BRAY (Secrétaire du CE - 03 80 78 82 10 - [e-mail])

Projet : Remplacement logiciel HORUS CE (2007) et création du site Internet du CE (en cours) avec mise en place de services en ligne et paiement par prélèvement sur compte bancaire.

Budget : environ 25 K€ TTC.

• 
  Banque Populaires de Bourgogne - QUETIGNY
  

Contact : Mme Catherine SENEE (Secrétaire du CE - 03.80.46.76.02 - [e-mail])

Projet : Mise en place d’une solution intégrée de gestion des OD/AD et des activités du CE début 2006.

Budget : environ 20K€ TTC.

• 
  Banque Populaires du Massif Central
  
• 
  CIC Est
  
• 
  Caisse d’Epargne Acquitaine – Poitou – Charentes
  
• 
  MACIF
  

• 
  Technologies
  
  • 
    CAP Gemini Est - LYON
    

Contact : M. Eugène PERNIAS (Secrétaire du CE - 04 72 21 30 30 - [e-mail])

Projet : Mise en place d’123CE et des services en ligne en mode multi-sites (4 délégations à Strasbourg, Grenoble, Nancy, et Lyon). A noter que nous travaillons dans une logique de partenariat avec le CE Cap Gemini EST depuis début 2005 pour enrichir fonctionnellement la solution 123CE.

Budget : environ 25 K€ TTC.

• 
  SFR National
  

Projet en cours de déploiement en mode multi-sites – Budget 80 K€ TTC

Solution couplée 123CE / Canalce.com

• 
  Unilog Management
  
• 
  AKKA
  
• 
  DEVOTEAM Solutions
  
• 
  EADS Apsys
  
• 
  EADS Test&Services
  
• 
  HoneyWell Aerospace Toulouse
  
• 
  Oberthur Card System
  

• 
  Associations secteur public
  
  • 
    FONDATION LOUIS LEPINE – Ministère de l’Intérieur - Police Municipale de PARIS
    

Contact : Mme BESSON (Chef de Projet – 01-53 71 45 79 – [e-mail])

Projet : Mise en place d’123CE pour gérer les activités pour les 35 000 agents de la FLL, export comptable SAGE, création du site Internet avec services en ligne. Déploiement en cours. Fortes contraintes de sécurité liés à des données sensibles.

Budget : supérieur à 100 K€ TTC

• 
  Collectivités locales
  
  • 
    COS de la Région PACA - MARSEILLE
    

Contact : Mme BEATRIX SEBAGH (Directrice du COS - [e-mail])

Projet : Mise en place d’123CE, création du site Internet avec services en ligne. Déploiement du site avec procédure de cotisation en ligne début 2008.

Budget : environ 35 K€ TTC.

• 
  COS de la Ville de Besançon – BESANCON
  

Contact : M. Patrice DUFOURT (Trésorier du COS - 03 81 25 53 60–[e-mail])

Projet : Mise en place d’123CE Gestion, création du site Internet avec services en ligne. Interface comptable sur mesure en cours d’intégration (CIEL Compta). Lancement du projet en janvier 2008.

Développement en cours d’une application spécifique de gestion de l’Epargne Vacances.

Budget : environ 40 K€ TTC.

• 
  Amicale de la Ville de METZ
  

Contact : Mme RICCI (Responsable administrative de l’Amicale - 03 87 55 59 00 –[e-mail])

Projet : Mise en place d’123CE Gestion en remplacement d’une application spécifique sous 4D plus maintenue. Création du site Internet avec services en ligne. Interface comptable SAGE. Projet lancé en 2005.

Budget : environ 30K€ TTC.

• 
  Amicale du Conseil Général de la Moselle -- METZ
  

Contact : M. Patrick ROLLES (Président de l’Amicale - 03 87 37 82 12 –[e-mail])

Projet : Mise en place d’123CE Gestion en remplacement d’une application spécifique sous ACCESS plus maintenue (2006). Création du site Internet en 2007 avec déploiement des services en ligne (commande de billetterie à la rentrée de septembre).

Budget : environ 25K€ TTC.

Mais aussi :

• 
  Amicale du Conseil de l’EUROPE
  
• 
  COS de la Ville de RIOM
  
• 
  COS de la Ville de POITIERS
  
• 
  Amicale du Conseil Régional de Lorraine
  
• 
  Amicale du Département des Ardennes
  
• 
  Amicales du SDIS 54 et ses Sapeurs Pompiers de Nancy
  
• 
  …
  

• 
  Industriel
  
  • 
    CCE Leroy Sommer
    
  • 
    ALSTOM
    
  • 
    ARCELOR METAL SYSTEM France
    
  • 
    Lafarge Beton
    
  • 
    Lafarge Granulats Services
    
  • 
    PEUGEOT (sites de Metz et Tremery)
    
  • 
    Sony (Alsace)
    
  • 
    Sanofi Aventis QUETIGNY
    
  • 
    …
    

• 
  Divers
  
  • 
    ASF : Valence, Niort, Brive
    
  • 
    MacDonalds France
    
  • 
    Mercedes Molsheim
    
  • 
    Messier Bugatti Molsheim
    
  • 
    SFR
    
  • 
    SIDEL
    
  • 
    Nespresso
    
  • 
    SNECMA Siège
    
  • 
    CRIT Interim France
    
  • 
    ….
    

5.Dossier fonctionnel général

1. La solution 123CE

Spécialement conçu pour les Comités d’Entreprise ou équivalents (Amicales, CAS, COS), 123CE est composé de trois logiciels à la fois distincts mais aussi complémentaires et intégrés :

• 
  123CE Gestion pour la gestion de vos bénéficiaires, de vos activités sociales et culturelles ainsi que la tenue des comptes du CE (budget social et budget de fonctionnement).
  
  
  
• 
  123WebCE pour communiquer auprès des salariés et ayants droits par le biais d’un site Internet permettant une diffusion simplifiée d’informations mais aussi un premier niveau d’interactivité : sondage, forum, newsletter, petites annonces, …
  
  
  
• 
  123DirectoCE pour proposer de réels services en lignes à vos salariés et ayants droits (commandes, réservations, paiement, consultation et modification des données personnelles, …). 123DirectoCE nécessite bien évidemment la mise en œuvre de 123CE Gestion.
  

Il est important de souligner que les logiciels 123CE sont simples d’utilisation et ne nécessitent aucunes compétences particulières en informatique ou même en comptabilité.

123CE c’est également le meilleur de la technologie à votre service !
Centre d’hébergement RMI Informatique

Réseau Internet

Local CE

De chez soi

Du bureau

ACCES AU SITE INTERNET DU CE (Tous les salariés)

Services en ligne interactifs

Du bureau

De chez soi

123WebCE

123CE Gestion

123DirectoCE

ACCES AU LOGICIEL DE GESTION (élus et permanents)

Le schéma ci-dessous présente l’architecture modulaire de la solution 123CE avec bien sûr la possibilité d’une mise en œuvre progressive. 123CE est donc totalement évolutif pour répondre à vos besoins actuels …. mais aussi futurs !

6.Architecture fonctionnelle du logiciel 123CE Gestion

Le principe fondateur du logiciel : l’Intégration gestion / comptabilité

Salariés et Ayants droits

Comptabilité / Budgets / Participations

Billetterie / Vente

Chèques vacances

Locations

Sorties/Voyages

Cotisations

Evénements familiaux

Cadeaux et Noël

Médiathéque

123CE a été conçu pour fournir aux gestionnaires de CE et assimilés, une cohérence complète dans la gestion de leurs activités, de la prise de commande ou réservation par exemple, à la comptabilité. Le paramétrage de l’enregistrement comptable peut être défini sur chaque activité afin que l’écriture soit générée sans connaissance particulière en comptabilité, mais aussi sans accéder à la comptabilité en elle-même.

Par exemple, un achat de billet par un salarié va générer automatiquement une écriture dans le journal des ventes et la mise à jour du stock mais également de la participation accordée au salarié.

Des outils généraux et des modules par activité :

Note : se référer à la documentation (jointe en annexe) des produits ci-jointe pour plus d’informations.

Les outils généraux.

• 
  Gestion des ouvrants droits et ayants droits
  
• 
  Gestion des cotisations (s’il est peu utilisé dans les CE, cet outil est incontournable dans les amicales du personnel, les Collectivités Locales, …),
  
• 
  Comptabilité de trésorerie recettes/dépenses, budgets et participations,
  
• 
  Administration et paramétrage.
  

Les modules activités (Commissions)

• 
  Gestion des manifestations (sorties/voyages),
  
• 
  Billetterie / Vente (vente directe ou réservation pour la billetterie spectacle par exemple),
  
• 
  Chèques vacances et loisirs (bons, CESU, …) / 3 modes proposés : participation, épargne et allocation,
  
• 
  Locations de linéaires et appartements
  
• 
  Ressources partagées (véhicule, caméscope, … ou tout type d’appareil en libre service gratuit ou payant),
  
• 
  Module Médiathèque (CD, DVD, Livres, ..),
  
• 
  Module cadeaux (Noël ou autre)
  
• 
  Evénements familiaux (mariage, naissance, retraite, …)
  
• 
  Remboursements de participation sur présentation de facture ou justificatif.
  

Les modules transverses pour les règlements.

• 
  Paiement par prélèvement sur compte bancaire ou sur salaire
  
• 
  Virement sur compte bancaire
  
• 
  Compte membre = porte monnaie virtuel du salarié (est également un moyen de paiement en ligne)
  
• 
  Echéancier de règlement
  
• 
  Epargne salariale avec abondement du CE
  

L’Intégration gestion / comptabilité

Commentaires :

123CE propose différents modules (cf. documentation) se basant sur le principe d’architecture décrit ci-dessus.

Pour les activités organisées et gérées par le CE, la notion d’article permet de paramétrer les activités proposées sur 3 niveaux (Famille, Article, Tarif). Par exemple, la Famille « Billetterie Cinéma » avec les articles « UGC », « Gaumont », « Kinépolis » ; chaque article pouvant avoir plusieurs tarifs (ticket, carte 5 entrées, Pass illimité, …).

Pour chaque article, un poste comptable de vente et d’achat sont définis (pouvant être hérités du paramétrage de la famille) permettant une ventilation automatique des règlements dans la comptabilité de trésorerie d’123CE.

A noter, qu’123CE peut s’interfacer avec des logiciels de comptabilité du marché (EBP, CIEL, SAGE, CEGID, …).

Pour chaque prestation du CE, il est possible d’en définir les conditions d’accessibilité : « Qui a le droit à quoi ? » en fonction de critères :

• 
  Type de contrat de travail,
  
• 
  Ancienneté,
  
• 
  Nombre et Age des enfants,
  
• 
  Points (multi-compteurs)
  
• 
  …
  

De même il est possible pour le CE de paramétrer la subvention (participation) qui peut être fixe ou en fonction de critères sociaux paramétrables :

• 
  Catégorie (cadre, etam, OS, …)
  
• 
  Tranche (1, 2, 3 …)
  
• 
  Nombre d’enfants,
  
• 
  Barème de QF (avec formule paramétrable ou spécifique)
  
• 
  …
  

Les montants de participation accordés par le CE sont enregistrés dans un « Compte de Participation » sur lequel il est possible d’appliquer des règles en contrôle de budget Individuels (par OD) ou global (pour le CE et pour un exercice par exemple).

Les règles d’affectation des budgets sont définies simplement avec des écrans graphiques et peuvent faire intervenir l’ancienneté, le type de membre (CDI, CDD, retraité, stagiaire, …) liste bien évidemment paramétrable, les critères sociaux, la composition familiale, le QF….

Pour les remboursements, le « Compte de Participation » permet de définir les règles avec un paramétrage également très évolué avec deux grandes catégories de remboursement :

• 
  en nombre d’unités,
  
• 
  en montant de facture.
  

Le compte de participation peut être commun à des activités remboursées ou gérées par le CE ; ce qui laisse une extrême souplesse dans la définition des plafonds et des quotas individuels.

Les comptes de participation peuvent également être regroupés dans des familles permettant ainsi de définir des règles « inter-activités » (règles d’exclusion entre plusieurs activités par exemple).

Bien évidemment chaque module propose des fonctionnalités adaptées à la problématique à gérer (cf. documentation).

7.Dossier fonctionnel spécifique

1. Introduction

ASP Technologies propose donc au CE AXENS la mise en œuvre d’123CE GESTION.

123CE est l’un des leaders sur le marché des outils pour Comités d’Entreprises. Son architecture fonctionnelle ouverte et son architecture technique robuste lui permette d’adresser d’une manière générale la problématique posée dans le cahier des charges.

La richesse de paramétrage d’123CE ainsi que notre expérience nous permet de nous engager forfaitairement sur votre projet.

Dans ce chapitre, nous n’aborderons que les points spécifiques évoqués dans votre cahier des charges mais également et surtout les aspects non couverts par notre progiciel en standard.

Sans remarque de notre part, les besoins exprimés dans le cahier des charges sont implicitement gérés dans 123CE.

2. Gestion et Calcul de la participation

123CE permet bien évidemment de paramétrer la participation accordée par le CE sur chaque activité, et même sur chaque tarif d’une activité (enfant / adulte / externe, ..).

Elle peut être paramétrée de manière fixe (en Euros ou en % sur le prix d’achat) mais aussi de manière variable 123CE en fonction de critères sociaux qui peuvent être multiples :

• 
  nombre d’enfants
  
• 
  revenu imposable,
  
• 
  QF = Revenu imposable / Nombre de parts
  
• 
  Catégorie (par exemple le Grade pour les collectivités locales)
  
• 
  Revenu pondéré = formule personnalisée de QF
  

A noter également que les critères sociaux peuvent être historisés et applicables sur une périodicité autre que l’exercice comptable (du 01/09 au 31/08 par exemple).

Chaque activité (paramétrée dans 123CE) peut utiliser l’un ou l’autre des critères sociaux (le QF pour les chèques vacances et le revenu pondéré pour les gratifications par exemple).

Pour les cas complexes, 123CE permet d’associer une formule de calcul sur l’article ou la prestation.

Pour le CE AXENS, la solution proposée repose sur :

1. 
   La possibilité pour le CE (Secrétaire administratif) de paramétrer le QB (revenu pondéré dans 123CE) avec ses propres critères (solution standard dans 123CE)
   

2. 
   La création par nos services d’une formule de calcul (0.00483 * QB) + 1.21 avec les limites basses et hautes de 22 et 55%.
   

Il suffira à l’utilisateur d’affecter la formule sur chaque article où elle doit être applicable.
NB : le changement de formule sera réalisé gracieusement par nos soins à chaque fois que nécessaire.

3. Gestion des points et des priorités

123CE propose en standard un mécanisme de compteurs de points pour gérer les priorités dans les attributions de voyages/sorties et locations.
Il est possible de définir plusieurs compteurs de points dans le logiciel ; et d’associer un article à un compteur de point.

Le nombre de points imputés sur le compteur peut être :

• 
  Fixe = il est défini sur l’article
  
• 
  Proportionnel à la participation accordée.
  

Pour autant ce mécanisme ne fonctionnement pas exactement comme celui mis en place par le CE AXENS ; et il n’est pas suffisamment paramétrable pour évoluer en ce sens.

Notamment, les points sont attribués lors de l’inscription et ne dépendent pas du nombre d’inscrit comme dans la gestion des voyages décrite dans le cahier des charges.
Aussi, nous proposons au CE AXENS un développement complémentaire avec une application spécifique au CE partageant la même base de données qu’123CE gestion.
Cette application sera également mise à disposition en mode CITRIX ou TSE.
Les principes :

• 
  Dans 123CE, on définira 2 compteurs de points :
  
  • 
    Un premier qui contiendra tout l’historique des points acquis par le salarié
    
  • 
    Un second que l’on qualifiera de « Formule Point » qui sera mis à jour à chaque changement d’exercice par l’application développée spécifiquement pour cela et reprenant les règles du cahier des charges.
    

• 
  Les attributions automatiques des places pour les activités concernées seront réalisées en standard dans 123CE gestion en se basant sur le compteur « Formule Point » (module attribution automatique).
  

• 
  Pour les voyages, charge au responsable administratif de calculer et saisir sur l’activité, les points à attribuer en fonction des participants et du montant global de subvention du CE.
  

L’application de mise à jour de la « formule point » recalculera dans un premier temps les points réels à ajouter au compteur historique ; puis attribuera sur le compteur « Formule Points » le nombre de points du salarié pour l’année à venir (en application de la formule de l’application des points).

Bien sûr l’application répondra aux besoins décrits dans le paragraphe 1.3.1 :

• 
  Accès limité au secrétaire administratif
  
• 
  Contrôle de la date d’exécution
  
• 
  Vérification que les activités de la Commission loisir ont bien un nombre de points de saisi
  
• 
  Simulation avec affichage du nombre de points par OD
  
• 
  Validation ou annulation.
  

4. La gestion des commissions et activités / gestion des utilisateurs

123CE propose différents modules pour gérer les différentes activités. Tous n’ont pas les mêmes fonctionnalités (cf. doc en annexe). Par exemple, le module billetterie permettra de gérer des ventes et des réservations et une notion de stock tandis que le module manifestation/sortie/voyage permettra de gérer des inscriptions nominatives à une sortie organisée par le CE par exemple.

Les différents modules proposés dans 123CE sont particulièrement adaptés aux besoins des différentes commissions (cf. documentation fonctionnelle 123CE).

123CE propose une gestion des droits établis par fonctions. Il est possible de regrouper des utilisateurs dans un PROFIL ; et de spécifier les droits de ce profil en tant qu’accès aux pictogrammes et fonctionnalités d’123CE.

5. La comptabilité et les budgets

Le logiciel de gestion 123CE intègre une solution de comptabilité générale en mode Trésorerie (encaissements / décaissements) automatique et très élaborée (multi-moyens de paiements, ventilation automatique, gestion des impayés, prélèvements sur salaire, sur compte bancaire, ….). 

Nos clients de tailles moindres utilisent la comptabilité intégrée d’123CE qui offre un niveau de fonctionnalité très étendu, et notamment :

• 
  Un plan de compte normalisé
  
• 
  Gestion multi-comptes
  
• 
  Gestion séparée du budget social et du budget de fonctionnement
  
• 
  Edition des bordereaux de remises de chèques,
  
• 
  Rapprochement bancaire
  
• 
  Le grand livre des écritures
  
• 
  Balance
  
• 
  Compte de résultat simplifié
  
• 
  Bilan simplifié.
  

• 
  
  

Point sur la consommation budgétaire :

123CE propose un module de gestion de budget qui s’appuie sur la comptabilité de trésorerie. A chaque « Poste comptable » (compte de classes 6 ou 7), il sera possible de définir un budget en dépense, en recette ou en solde. ll est également possible de définir un budget par « Activité » (ou commission) ; une activité étant définie comme un regroupement de postes comptables.

Il est possible de définir un budget initial mais également des modifications d’affectations en cours d’année.

Le budget peut être défini annuellement ou détaillé par mois.

Bien sûr il est possible d’établir un point sur le réalisé du budget par rapport au prévisionnel avec présentation des écarts en valeur absolue et/ou en pourcentage.

8.Dossier technique

1. Le choix du mode hébergé

ASP Technologies propose en standard 123CE en mode hébergé (ASP). Pour votre projet nous souhaitons rester dans cette hypothèse de travail qui simplifie grandement la problématique technique mais également de gestion décentralisée tout en assurant un niveau de service optimal et une meilleure réactivité de notre service client dans l’assistance aux utilisateurs (shadowing Citrix ou TSE).

Nous considérons en effet que le mode hébergé est un choix stratégique pour offrir une réponse optimale aux besoins de nos clients :

• 
  accessibilité du système d’information permettant un travail à distance (local CE, bureau, domicile) ou permettant de partager un système d’information commun pour un CE décentralisés sur plusieurs sites ou antennes.
  
• 
  ne plus avoir à se soucier de la problématique technique (installation, maintenance, sauvegarde, achat de serveurs, ….) et se concentrer ainsi sur la gestion des activités sociales et culturelles,
  
• 
  pouvoir déléguer et se répartir les tâches entre plusieurs personnes qui peuvent ainsi travailler à plusieurs en même temps sur un même outil et partager une base de données fédératrice.
  
• 
  permettre une interaction en temps réel entre le site Internet ouvert aux bénéficiaires et le logiciel de gestion. A chaque activité gérée dans le logiciel de gestion est proposé un service en ligne permettant l’étendre l’accès au CE en dehors des permanences mais aussi de pouvoir « toucher » les ayants droits directement à leur domicile.
  

Ce choix du mode hébergé permet également un travail à distance entre nos équipes de formation et d’assistance et les utilisateurs. La notion de proximité géographique n’est plus un frein à un travail efficace.

Avec la téléproximité, nos équipes sont à 1 CLIC de vos utilisateurs !

Le simple fait d’accepter la prise de main sur leur session. Notez bien que nous ne prenons pas la main sur le PC de l’utilisateur mais bien sur sa session 123CE qui s’exécute sur nos serveurs.
Mais choisir le mode hébergé ne doit pas, pour l’utilisateur, signifier accepter des compromis en matière d’ergonomie, de sécurité ou de confort d’utilisation !!!

C’est la raison pour laquelle nous avons retenu, pour 123CE Gestion, une « architecture client léger » sous Terminal Server de Microsoft ou CITRIX.

Pourquoi CITRIX ?

• 
  Si les postes clients ne sont pas sous Windows (Mac, Linux, Dos, Epoc,….)
  
• 
  En cas d’accès distants via un Proxy hautement sécurisé
  
• 
  Pour optimiser la bande passante (en cas d’accès Wan)
  
• 
  Pour gérer des applications publiées avec le voisinage applicatif (Program Neighborhood)
  

Pourquoi une architecture

Terminal Serveur ?

• 
  Simple installation d’un logiciel client sur le poste client – déploiement extrêmement simplifié
  
• 
  Ne sollicite pas les ressources matérielles du poste client pas de minimum requis en CPU, RAM, DD,….
  
• 
  Possibilité de « Terminaux » plus légers, moins bruyants, moins de consommation électrique. Il existe même des terminaux intégrés dans les prises réseaux !!!
  
• 
  Compatibilité assurée sur toutes les plateformes
  
• 
  Confort d’utilisation identique à une application installée en local
  

Nb : 123CE est proposé en fonction des configuration sous TSE ou CITRIX (couche supplémentaire à Microsoft TSE) afin d’être en mesure de communiquer en protocole https (via la Passerelle CITRIX Secure Gateway) et ainsi proposer une solution sécurisée aux CE dont l’accès Internet est géré par un Proxy.

2. Les technologies utilisées

Quelques mots sur les technologies et l’architecture technique d’123CE :

• 
  Base de données sous SQL Serveur 2005
  
• 
  Serveur applicatif : Windows 2008 Serveur en mode Terminal Server ou Windows 2003 Server + couche CITRIX MetaFrame pour les accès en mode https via la Citrix Secure Gateway)
  
• 
  Développement 123CE Gestion : Microsoft Visual Basic 6.0 – très peu de composants externes utilisés afin de conserver une parfaire maîtrise du code source
  
• 
  123Directo CE : (services en ligne) – Développement ASP.Net sous Visual Studio
  A noter : 123Directo est proposé avec sa propre interface mais il est constitué de composants dissociables et intégrables dans un développement sur mesure. Exemple : composant profil permettant au salarié de mettre à jour sa fiche, et consulter son historique // Composants vente billetterie, réservations de locations, …..
  123DirectoCE attaque donc la base de données 123CE en direct (Embedded SQL).
  
• 
  123WebCE : (site internet éditorial). Outil de CMS SPIP version 2.1. Spip est un outil Open Source et s’appuie sur du PHP, MySQL le rendant très ouvert pour des intégrations avec 123CE.
  

3. L’architecture d’hébergement

L’architecture que nous proposons à nos clients est une architecture tournée vers la haute disponibilité, la performance et la sécurité des données.

Ces objectifs, nous pouvons les atteindre grâce aux compétences de notre maison mère RMI Informatique qui dispose de deux DATA CENTER sur Maxéville (périphérie de NANCY).

Haute disponibilité :

• 
  2 centres d’hébergements distincts et distants de quelques kilomètres permettant une répartition des serveurs afin de garantir un fonctionnement, même dans le pire des scénarios, à savoir l’indisponibilité d’un des 2 centres.
  
• 
  Chaque centre dispose d’une redondance en matière de connectivité sur le backbone Internet
  
• 
  Tous les serveurs sont de marque HP et d’architecture haute disponibilité (RAID5, doubles alimentations, disque HotPlug, doubles ventilations, …. Nous sommes actuellement en train de migrer certains serveurs vers des « Serveurs Lames » de toute dernière génération.
  
• 
  Mise en place de LOAD BALANCING entre nos serveurs de la « ferme CITRIX » (serveur d’application 123CE Gestion) mais également entre les nouveaux Serveurs lames sous 2008 Server (mode Terminal Server). Les serveurs sont bien évidemment répartis sur les 2 centres.
  
• 
  Chaque fonctionnalité ou service est, soit dédoublée (Load balancing), soit implémentée sur un serveur dit de « stand by back-up » installé dans la salle opposée, prêt à démarrer en cas d’indisponibilité du serveur maitre. C’est le cas notamment du serveur SQL, du serveur WEB, du serveur de fichier et du contrôleur de domaine.
  

Performance :

• 
  RMI Dispose d’une bande passante sur Internet à plus de 150 Mbps
  
• 
  Les serveurs sont tous dimensionnés pour donner le meilleur temps de réponse final à l’utilisateur. Bien sûr la montée en charge est monitorée régulièrement pour adapter la puissance aux besoins des utilisateurs.
  
• 
  Les serveurs sont tous dédiés à un service ou une fonctionnalité permettant ainsi de bien mesurer les performances en cas de montée en charge.
  
• 
  Nos applications sont développées dans le souci constant d’optimiser les performances et le confort d’utilisation.
  

Sécurité :

• 
  La sécurité des DATA CENTER est bien évidemment conforme à l’état de l’art en la matière, tant sur la sécurité physique (alarme, authentification forte pour accéder dans les salles, gardiennage, détection incendie, dispositif au halon, …) que sur la sécurité informatique (firewall checkpoint en cascade, supervision, plusieurs antivirus, gestion des accès administrateur, ….)
  
• 
  Bien évidemment chaque client dispose de sa propre base SQL Server permettant de garantir un cloisonnement complet entre les différents CE utilisateurs d’123CE.
  
• 
  La sécurité des données est assurée par un plan de sauvegarde SQL (+ fichiers pour les sites web) avec sauvegarde journalière (robot de sauvegarde). Les bandes sont conservées dans un coffre anti feu situé dans un endroit séparé.
  
• 
  De plus les bases SQL sont répliquées toutes les 2 heures sur le serveur de « stand by backup » située dans la salle opposée.
  

Le taux de disponibilité constaté en sortie du Data Center en 2008 est de plus de 99.9%.

Architecture technique 123CE :

9.Dossier des prestations

1. Introduction

ASP Technologies en tant que Maître d’œuvre du Projet, s’engage sur :

• 
  la fourniture et la mise à disposition, en mode hébergé, de sa solution 123CE pour les fonctionnalités sur lesquelles nous nous sommes engagés et selon le périmètre qui sera retenu par le CE.
  
• 
  les développements complémentaires prévus dans l’offre commerciale
  
• 
  la formation des utilisateurs
  
• 
  l’accompagnement et la conduite du projet afin d’en garantir la bonne fin.
  

Nous vous proposons notre méthode de projet « 123CE light » particulièrement adaptée aux projets de faible complexité.

2. Méthode « 123CE Light »

Notre méthode se base sur une réunion de lancement téléphonique entre :

• 
  Le Chef de Projet côté CE
  
• 
  La Directrice Service Client et le Chargé de Clientèle pour 123CE.
  

L’objectif de cette réunion de lancement est bien évidemment de procéder à une revue générale du projet afin que tous les acteurs en partagent la même vision ; et notamment sur :

• 
  L’organisation du projet (qui fait quoi et comment ?),
  
• 
  Les activités et le mode de fonctionnement du CE,
  
• 
  L’organisation comptable du CE et les outils et documents existants
  
• 
  L’installation technique de l’accès à 123CE
  
• 
  La reprise des données (fichiers des OD/AD)
  
• 
  Le scénario de bascule
  
• 
  Le plan de formation (téléformation et/ou formation sur site)
  
• 
  Le planning général du projet.
  

Une fois cette réunion de lancement effectuée, le projet est confié au Chargé de Clientèle qui en assure le bon déroulement sous le contrôle de la Directrice Service Client.

Le Chargé de Clientèle (CC) reste l’interlocuteur privilégié du CE pour les formations, l’assistance au démarrage mais également une fois le logiciel totalement mis en place. Le Chargé de Clientèle intervient en hot line, support mais également conseil et suivi au quotidien.

Installation et paramétrage :

Cette étape, menée par le service technique et le service client, ne présente pas de problèmes particuliers dans la mesure où toute l’infrastructure serveur est hébergée dans notre Data Center (RMI Informatique) de Nancy.

Nous assurerons simplement (à distance) l’installation des « clients CITRIX ou TSE » et leur configuration sur les postes des utilisateurs (ayant besoin d’accéder au logiciel de gestion).

A notez que cette installation, très simple et qui se réalise en moins de 10 minutes, peut nécessiter des droits d’administrateur sur le PC ciblé.

Reprise de données :

Cette reprise ne concernera que le fichier des bénéficiaires à nous fournir selon un format type (le fichier type sera communiqué lors de la réunion de lancement).

Développements spécifiques :

Le développement de l’application spécifique de calcul des points sera traitée par le service technique sous la responsabilité de la Directrice Service Client (respect des fonctionnalités et des plannings).

Formation et assistance au démarrage :

Nous pouvons proposer, au choix de nos clients, des formations sur site ou en e-learning (téléformations à distance dans notre jargon).

La téléformation est très adaptée dans le cas de profils utilisateurs très hétérogènes ; chacun n’intervenant que sur un domaine particulier et/ou en cas de différence notoire en niveau d’utilisation de l’outil informatique ; ou bien encore en cas de contraintes de temps.

Le Service Client est aujourd’hui composé de 9 personnes (avec débordement sur le service technique en cas de besoin) ; avec une nouvelle embauche prévue très prochainement.

Tout chargé de clientèle, assure à la fois les formations mais aussi l’assistance et la hot line.

Pour votre projet, nous vous proposons un mixte entre formation sur site et téléformation. Nous pourrons bien sûr ajuster cette proposition lors de la phase de mise au point du projet.

3. Planning

Nous avons bien noté les objectifs du CE ; à savoir être prêts pour le début du nouvel exercice 2010.

Le planning détaillé sera donc défini conjointement lors de la réunion de lancement de projet.

Nous sommes en mesure de nous engager pour une bascule complète sur un nouveau système totalement opérationnel pour le 01 janvier 2010 et ainsi débuter un nouvel exercice comptable sur le futur système.

10.DOSSIER DE MAINTENANCE

ASP Technologies propose un « contrat de service 123CE» sur la solution installée couvrant :

• 
  la correction de toutes les anomalies constatées et avérées dans le logiciel 123CE
  
• 
  l’installation régulière des nouvelles versions du logiciel 123CE Gestion incluant les améliorations ou les adaptations à l’évolution du métier,
  
• 
  la maintenance technique et la supervision de l’infrastructure serveur
  
• 
  la sauvegarde des données du CE :
  
  • 
    sauvegarde journalière sur serveur NAS puis à J+2 sur un robot
    
  • 
    réplication toutes les 2 heures sur un serveur dit de « standby backup » ; serveur situé dans la seconde salle d’hébergement de RMI Informatique, prêt à prendre le relais du serveur principal en cas de crash majeur.
    
• 
  l’assistance aux utilisateurs.
  

Attention :

123CE étant un logiciel (Gestion + Directo), ASP Technologies ne peut en maintenir plusieurs versions. ASP Technologies s'engage à ce que les évolutions soient cohérentes avec le métier et les besoins des CE et assimilés.

Engagements :

L’application étant proposée en mode hébergé sur une infrastructure mutualisée, notre engagement est de maintenir une disponibilité 24/24 de notre application ; engagement qui passe indirectement par la maintenance et la supervision de notre infrastructure (cf. dossier technique).

Cet engagement est matérialisé dans les conditions générales du contrat de service 123CE joint en annexe ; les conditions particulières reprenant notamment le détail de la licence acquise par le client, le détail des prestations proposées, et les conditions de traitements des incidents.

Gestion des incidents :

ASP Technologies mettra à disposition du CE un extranet « Service Client » (http://sos.123ce.net) avec un accès illimité à l’ensemble des utilisateurs d’123CE (en dehors des simples ouvrants droits).

Les utilisateurs pourront ainsi déclarer et suivre des tickets d’incidents ou bien encore solliciter les équipes 123CE pour des évolutions du logiciel.

L’extranet client propose également la documentation et les kits d’installation technique des accès à 123CE.

Assistance fonctionnelle :

Outre la réponse par Internet incluse dans l’abonnement annuel, le client est informé par ailleurs qu’il peut souscrire à un service d’assistance téléphonique avec prise de main à distance (double pilotage clavier/écran/souris) sur la base de cartes d’appels pré-payées.

Le client est également informé qu’en cas de problèmes complexes difficilement solvables par échange de mails, une carte d’assistance téléphonique ou un complément de formation pourra lui être préalablement proposé.

Une carte d’appel permet au client de joindre par téléphone le service assistance aux horaires et conditions définis dans les conditions générales ; ou de demander à être recontacté par téléphone.

Chaque appel sera décompté sur la carte du client, à concurrence de son nombre d’unités ; une unité correspondant à 15 minutes.

Le client dispose sur « l’Extranet Service Client » d’un décompte de ses cartes d’appels (date, heure début, heure de fin, Intervenant chez le client, Intervenant chez ASP Technologies, nombre d’unités décomptées, description succincte du motif de l’appel.

11.Proposition commerciale

Notre offre, détaillée dans le devis n° 4484, se décompose en plusieurs parties :

• 
  La licence d’123CE GESTION représentant l’acquisition du droit d’usage du logiciel sur un périmètre donnée.
  

• 
  Les prestations :
  
  • 
    gestion de projet, formations, reprise de données, assistance au démarrage, accompagnement, …
    
  • 
    prestations de développements complémentaires
    

• 
  l’abonnement annuel 123CE (à compter du 01/01/2010) incluant :
  
  • 
    La maintenance évolutive et corrective
    
  • 
    L’hébergement applicatif incluant le coût des licences CITRIX et ou TSE
    
  • 
    L’assistance technique et fonctionnelle selon les termes du contrat.
    

Synthèse de l’offre : (en € TTC)

Licences 123CE gestion	2 710.00 €
Formations et prestations standards	1 580.00 €
Développement application « Points »	1 980.00 €
TOTAL	6 270.00 €
TOTAL après remise commerciale	5 956.50 €
Abonnement annuel à compter du 01/01/2010	660.00 €

Conditions de paiement :
Nous vous proposons les conditions de paiement suivantes :
70% à la commande

30% au plus tard au 25/01/2010.

12.CONCLUSION

Notre proposition représente une solution répondant parfaitement aux besoins exprimés dans le cahier des charges du CE AXENS ; voire apporte des réponses allant au-delà de la demande sur certains aspects.

123CE est un outil à la fois très simple d’utilisation, très souple en paramétrage et surtout ouvert et robuste en s’appuyant sur des technologies standards du marché et notamment en matière de base de données avec SQL Server de Microsoft.

L’infrastructure proposée (technologie Terminal Windows) permet de bénéficier de tous les avantages d’une application hébergée sans les inconvénients souvent rencontrés sur les applications « full web ».

A retenir donc pour 123CE :

• 
  Une compatibilité totale sur tous les Systèmes d’Exploitation et navigateurs, quelques soient les paramétrages systèmes du PC,
  

• 
  Ergonomie riche d’une application Windows,
  

• 
  Fluidité totale et confort dans l’utilisation au quotidien de l’application de gestion (identique à une utilisation en local).
  

Mais surtout :

Notre capacité à répondre à la problématique posée pour le calcul des subventions et des points (passage par une petite application sur mesure qui partage la base de données 123CE avec le logiciel de gestion).

Nous avons bien noté le niveau d’exigence et de qualité attendus par le CE à la fois sur le produit fini mais aussi sur la démarche et le déroulement du projet et avons chiffrés nos prestations dans cette hypothèse (les prestations d’accompagnement sont dimensionnées de manière confortable afin d’apporter au CE une prestation optimale).