2011 : système de gestion et de tracabilité des contrôles périodiques
Je suis un nouveau membre du GP'Sup depuis peu et profite des nombreux échanges enrichissants qui se font par mail. A mon tour, je vous sollicite car je souhaite optimiser la traçabilité des vérifications périodiques et mettre en place un suivi cohérent de celles-ci en prenant évidemment en compte les problématiques de faisabilité des actions, etc.
Je suis donc preneur de tous types de documents ou supports qui me permettraient de mieux traiter de manière durable ces nombreux rapports avant la fin de l'année.
Si tu contacte ton bureau de contrôle préféré, il va sûrement te proposer de souscrire à un outil en ligne te permettant de suivre la levée des remarques formulées lors de ses prestations.
Et si après quelques années, tu change de prestataire ...
Dans le cadre de notre marché de vérifications périodiques avec bureaux de contrôle, nous avons demandé à certains d'entre eux, en plus des rapports papier et pdf, un récapitulatif des observations sous format excel, avec des critères d'urgence pour chacune des actions. C'est très pratique, notamment pour les rapports concernant les installations électriques. Ceci nous évite de faire la saisie et nous aide à établir des priorités pour le traitement des actions.
C'est ce que j'ai instauré à Lyon2 depuis 2004.
Dans tous les cahier des charges des vérifications je requiers la transmission sur tableau excel (non verrouillé et version exploitable par l'université) des observations relatives à nos installations.
En complément des propos de Virginie le suivi des actions en est simplifié, et le coût de maintenance des installation est réduit car les sociétés intervenantes peuvent estimer précisément l'enveloppe de leur prestation.
Enfin les commissions de sécurité apprécient énormément de voir des établissements qui suivent leurs installations.
Par contre il te faudra tenir bon car tu obliges certaines sociétés à une re-saisie...
Merci pour vos réponses. Mon prestataire me rend déjà des rapports avec des priorités de criticité puis je dispose également d'une base de données web pour obtenir mes rapports etc. Cependant ce qui m'intéresse est de créer un document (excel me semble suffisant) pour assurer une traçabilité des remarques ainsi que des actions menés dans le temps.
La question était plus de savoir si vous disposiez de ce type de documents dans vos établissements respectifs.
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