Comunicarea rapoartelor (create eventual în Microsoft Word), a analizelor de situaţii (obţinute eventual în Microsoft Excel) sau a oricăror alte informaţii constituie o parte tot mai importantă a activităţii din orice domeniu social.
Dintr un proces simplu, care cuprindea în mod esenţial doar pe cel care alcătuia materialul prezentat, comunicarea devine un proces complex care include ca element esenţial şi pe cei cărora le sunt destinate informaţiile transmise.
Din acest motiv este foarte important să se aleagă acele mijloace de comunicare prin care efectul asupra auditoriului să fie maxim (mai multe informaţii transmise, mai multe informaţii receptate, obţinerea unui climat psihologic favorabil etc.).
Procesul de comunicare este diversificat prin aceea că poate avea loc în mod organizat (şedinţe, congrese, teleconferinţe, discuţii în reţea etc.) sau nu (consultare individuală a unor prezentări).
Deoarece trăim într-o epocă a vizualului ("o imagine valorează cât o mie de cuvinte"), prezentările sunt axate pe imagini.
Tipuri de prezentări
În funcţie de mediul utilizat în timpul expunerii, se pot deosebi următoarele tipuri de prezentări electronice:
prezentări pe ecranul calculatorului (on-screen presentations)
prezentarea de către un vorbitor,
prezentare cu autoexecuţie, utilizată la expoziţii şi reuniuni.
conferinţă on-line, efectuată împreună cu aplicaţia Microsoft NetMeeting permite distribuirea prezentării în timp real către destinatari aflaţi în locuri diferite.
prezentare transmisă în reţea prin e-mail sau Microsoft Outlook în format HTML astfel încât destinatarii pot să o vadă în Internet Explorer 4.0 (sau o versiune ulterioară).
prezentări pe Web,
prezentări pe folii transparente,
prezentări pe diapozitive,
prezentări pe foi tipărite.
Prezentări electronice
Iniţial, o prezentare electronică era alcătuită dintr o succesiune de imagini care se derulau pe ecranul calculatorului.
Prin dezvoltarea mijloacelor multimedia, succesiunea de imagini poate fi însoţită de muzică, de animaţie, de clip uri filmate sau de legături către alte documente sau pagini Web, astfel încât o prezen-tare este prin excelenţă un document multimedia, care diferă de un document static, cum ar fi un document Microsoft Word, prin dinami-ca activării diferitelor secţiuni ale prezentării în timpul show ului.
Apare astfel distincţia între
momentul creării prezentării (proiectarea imaginilor succesive şi a legăturilor necesare) şi
momentul execuţiei prezentării (reprezentaţia, show ul),
similară distincţiei dintre turnarea unui film şi proiectarea acestuia în cinematografe.
Prezentări electronice
Obiecte ale unei prezentări:
slide = o imagine creată din elemente diverse (text, figuri, grafice etc.), succesiunea tuturor slide-urilor alcătuind materialul care va fi expus auditoriului.
note sau notele vorbitorului (speaker's notes) = textul ataşat fiecărui slide, care conţine explicaţii suplimentare pe care prezentatorul vrea să nu le uite în timpul expunerii. Acestea nu sunt văzute de către auditoriu şi, pentru a avea acces la note în timpul expunerii, acestea trebuie să fie tipărite. Nu este obligatoriu ca fiecare slide să aibă ataşate note.
extrase (handouts) = un document tipărit care conţine imagini ale slide-urilor şi care este destinat auditoriului. Extrasele sunt împărţite ascultătorilor/ privitorilor cu scopul de a şi reaminti ulterior de expunere sau de a urmări mai uşor expunerea. Extrasele apar doar dacă se cere tipărirea lor şi nu sunt disponibile pe ecran în timpul expunerii propriu zise.
Prezentări electronice
Pentru fiecare dintre obiectele enumerate există un obiect master corespunzător:
Slide master = conţine informaţii (titluri, embleme etc.) şi formatări ce apar pe fiecare slide al prezentării; asigură consistenţa prezentării.
Title master = constituie un şablon pentru slide-urile cu rol de titlu.
Notes master = conţine informaţiile care apar pe toate notele ataşate slide urilor.
Handout master = conţine informaţiile care apar pe toate foile unui extras şi stabileşte formatul handout-ului (număr de slide-uri).
Pentru a accesa elementele master se dă comanda View – Master.
Incepând cu Office XP o prezentare poate avea mai multe slide-uri master şi pentru fiecare slide master pot exista mai multe title master. Definirea unui title master se obţine prin unealta corespunzătoare de pe bara de unelte Slide Master View.
Crearea unei prezentări
Microsoft PowerPoint oferă mai multe moduri de creare a unei prezentări noi:
AutoContent wizard, care propune un model pe baza temei de prezentare;
pe baza unui template de proiectare (design template);
pe baza unui outline creat în altă aplicaţie (cum ar fi Microsoft Word);
pornind de la zero (blank presentation);
modificarea unei prezentări existente.
Comanda File – New dă acces la toate aceste moduri, cu excepţia ultimei alternative în versiunile mai vechi. Din Office XP se deschide dialogul alăturat.
Crearea unei prezentări
AutoContent Wizard
Se propun tematici: Recomandarea unei strategii, Raportarea unui progres, Adunarea generală a companiei, Prezentarea unui proiect, Plan de marketing etc. Fiecare temă are ataşată o prezentare model, care se va modifica potrivit cerinţelor utilizatorului.
Design template
Un şablon de proiectare (design template) conţine scheme de culori, slide-ul master şi titlul master, fonturi, toate având un aspect comun. Atunci când unei prezentări i se aplică un şablon de proiectare, slide-il master, titlul master şi schema de culori ale şablonului înlocuiesc obiectele corespunzătoare ale prezentării, slide-urile prezentării obţinând un aspect comun, specific şablonului.
Outline
Printr-un outline se înţelege un document de tip text formatat într-o structură ierarhizată de stiluri. Se pot utiliza documente Word (.doc), documente Rich Text Format (.rtf), documente text (.txt), sau HTML (.htm). La importul unui document Word, HTML sau RTF, PowerPoint utilizează structura de stiluri sau formatarea outline-ului: heading 1 devine titlu de slide, heading 2 devine primul nivel de listă etc.
Vizualizări
Există patru vizualizări ale unui document PowerPoint, selectate din meniul View:
Normal = modul uzual de proiectare. Ecranul prezintă trei zone – Outline pane, Slide pane şi Notes pane – care pot fi redimensio-nate prin dragarea chenarelor.
Outline pane – situat de regulă în partea stângă a ecranului, permite organizarea prezentării la nivel de outline. Se poate procesa prin metodele uzuale în Microsoft Word pentru organizarea listelor ierar-hizate. Constituie un mijloc rapid de navigare între slide-uri. La salvarea ca pagină Web, acest frame conţine tabla de materii a prezentării.
Slide pane – situat în partea dreaptă a ecranului, constituie frame-ul în care se editează slide-ul curent.
Notes pane – este situat sub Slide pane şi permite adăugarea de note la slide-ul curent. Pentru note mai complexe, conţinând grafică, se va lucra în paginile de note.
Vizualizări
Slide sorter = În această viziune, iniţiată prin co-manda View - Slide Sorter, sunt vizibile, prin miniaturi, toate slide-urile prezentării, ceea ce facilitează adăugarea, eliminarea şi rearanjarea slide-urilor. Prin selecţie multiplă se pot fixa parametrii slide-urilor selectate.
Slide Show = În orice moment al lucrului se poate porni reprezentaţia prin selectarea viziunii Slide Show, iniţiată de comanda sinonimă din meniul View (sau unealta corespunzatoare).
Slide-uri
Din punctul de vedere al proiectantului, un slide este similar unei pagini dintr-un document, care trebuie să fie completată cu informaţii şi formatată astfel încât să se păstreze unitatea prezentării.
PowerPoint oferă modele (AutoLayout) de slide-uri. De exemplu, se propun slide-uri cu text (titluri, liste etc.), slide-uri cu text şi diagrame, slide-uri cu text şi imagini, slide-uri cu diagrame de organizare etc.
Fiecare obiect propus într-un layout este indicat printr-o rezervare de loc (placeholder).
Un slide nu are margini predefinite, obiectele pot fi poziţionate oriunde în raport cu laturile slide-ului. Astfel, slide-ul acţionează ca o fereastră: obiectele care nu sunt plasate integral pe slide se văd doar parţial.
Pentru alinierea unitară a obiectelor se poate comanda fixarea unor linii de ghidaj care pot juca rolul de margini (comanda Guides din meniul View).
Layout-ul unui slide este doar un atribut care poate fi schimbat oricând şi poate fi modificat în sensul că utilizatorul poate să dimensioneze/ depla-seze/elimine obiecte, poate adăuga obiecte proprii etc.
Slide-uri - operaţii
Crearea unui slide: Insert – New Slide
Eliminarea unui slide: Edit – Delete Slide
Navigarea între slide-uri:
Normal View
În zona slide (slide pane) se navighează utilizând bara de defilare verticală.
În zona outline se efectuează click pe numărul slide-ului.
Slide sorter View
Click dublu pe slide-ul vizat.
Slide show View
Prin click dreapta se deschide meniul contextual, se alege comanda Go, apoi Slide Navigator şi click dublu pe titlul slide-ului vizat.
Dacă se cunoaşte numărul slide-ului, acesta se tastează şi se termină cu ENTER.
Obiecte
Datorită caracterului vizual al unei prezentări, orice informaţie prezentă pe un slide este un obiect sau o componentă a unui obiect.
De exemplu, nu se poate scrie direct pe slide – se inserează un obiect (textbox, shape) la care se ataşează textul dorit.
manual, prin utilizarea barei de unelte Drawing sau a comenzilor Insert – Picture/Diagram/Chart/Table etc.
Obiectele de pe un slide pot fi procesate similar celor inserate în documente Word/Excel: poziţionate, dimensionate, ordonate z, formatate etc.
Se prezintă în continuare doar câteva operaţiuni specifice.
Obiecte
Inserarea unei imagini de tip GIF animat
Se activează slide-ul unde are loc inserarea
Pentru inserarea animaţiei din Clip Gallery se activează Insert Clip Art de pe bara Drawing şi fişa Motion Clips. Se alege imaginea animată dorită şi se dă comanda Insert Clip din meniul apărut.
Pentru inserarea imaginii animate dintr-un fişier se urmează procedura de la inserarea imaginilor.
Observaţii. Animaţia nu este vizibilă decât în momentul reprezentaţiei sau dacă prezentarea este publicată în Web. Editarea imaginilor animate se va efectua în programul care le-a creat şi nu este utilizabilă bara de unelte Picture pentru chenare, texturi etc.
Obiecte
Inserarea şi editarea unui tabel Word
Se activează slide-ul unde se inserează tabelul Word.
Se dă comanda Picture din meniul Insert şi se alege Microsoft Word Table.
Se fixează numărul de linii şi de coloane şi se dă OK.
Se completează tabelul cu informaţiile dorite, utilizându se uneltele şi meniurile Word afişate.
Pentru întoarcerea la PowerPoint este suficient un click în afara zonei tabelului.
Pentru editare se activează obiectul tabel prin dublu click în zona tabelului.
Obiecte
Inserarea unei diagrame Microsoft Excel
Se activează slide-ul unde are loc inserarea.
Se dă comanda Object din meniul Insert.
Pentru crearea unei diagrame noi se alege Create new şi Microsoft Excel Chart.
Pentru inserarea unei diagrame deja existente se alege Create from file şi se precizează numele fişierului.
Pentru editarea diagramei se utilizează uneltele şi meniurile din Microsoft Excel, care devin accesibile.
Pentru revenirea in PowerPoint este suficient un click în afara zonei diagramei.
Aspectul unitar al prezentării
PowerPoint este proiectat astfel încât să asigure consistenţa unei prezentări.
Există în acest sens patru căi de control al aspectului prezentării:
modele de slide uri (slide layouts),
obiecte master,
şabloane de prezentare (design templates) şi
scheme de culori.
Design templates
PowerPoint dispune de un set de şabloane proiectate profesionist (sunt considerate aspecte estetice, psihologice etc.) şi, în plus, utilizatorul poate să şi creeze propriile şabloane.
Se deschide o prezentare existentă sau se utilizează un şablon existent ca bază a noului şablon. Se poate deschide o prezentare vidă pentru a crea totul de la început.
Se modifică prezentarea/şablonul.
Se dă comanda File - Save As,
În zona File name se dă numele noului şablon.
În lista Save as type se alege Design Template.
Noul şablon se poate salva într-un folder destinat şabloanelor proprii sau în folderul Templates, care conţine şi şabloanele predefinite. Un fişier template are extensia .pot.
Design templates
Aplicarea unui şablon de proiectare
Se deschide prezentarea care se modifică.
De pe bara Formatting, click Common Tasks şi apoi Apply Design Template (în Office 2000) sau
Format – Slide Design (sau unealta corespunzătoare) în Office XP.
Se localizează şi selectează şablonul dorit.
Schimbarea formatului implicit al unei prezentări vide (blank presentation).
Se deschide o prezentare existentă sau se creează una nouă.
Se modifică prezentarea prin includerea elementelor dorite.
Se dă comanda File - Save As.
În zona Save as type se alege Design Template.
În File name se tastează Blank Presentation şi apoi se dă comanda Save.
Se răspunde, eventual, cu Yes în dialogul pentru confirmarea înlocuirii prezentării vide existente.
Scheme de culori
O schemă de culori este o mulţime de opt culori asortate desemnate drept culorile principale ale unei prezentări: text, fundal, texturi, diagrame etc. Fiecare culoare din schemă este utilizată automat pentru un element diferit al slide-ului.
Se poate alege o schemă de culori pentru un slide sau pentru întreaga prezentare.
Un şablon de proiectare dispune de un set de scheme de culori, care se potrivesc şablonului, alegerea unei alte scheme păstrând armoniza-rea generală.
Scheme de culori
Schimbarea schemei de culori
Se selectează, în sorter view, slide-urile cărora li se aplica noua schemă.
Se dă comanda Format - Slide Color Scheme sau (în Office XP) Format – Slide Design – Color Schemes.
Se alege noua schemă de culori din fişa Standard şi se dă comanda Apply.
La aplicarea noii scheme, culorile se înlocuiesc după ordinea din schemă, toate obiectele care aveau o aceeaşi culoare rămânând colorate la fel în noua schemă.
Crearea/modificarea unei scheme de culori
Se parcurg primele două etape precedente
Sub Scheme colors se alege culoarea dorită după care se dă comanda Change Color.
Pentru salvarea schemei de culori cu prezentarea se dă click pe Add as Standard Scheme.
Pentru aplicarea doar la slide-ul curent se dă Apply, iar pentru aplicarea la toate slide-urile se dă Apply to All.
Scheme de culori
Anteturi/picioare de pagină
Similar unei pagini de document Word, un slide poate să conţină o zonă antet şi o zonă picior de pagină. De regulă, aspectul acestora este fixat în slide-ul master, dar poate fi modificat şi pentru un slide anumit prin succesiunea
Se dă comanda View - Header and Footer.
Pentru adăugarea informaţiei la slide-uri se activează fişa Slide iar pentru anteturi ale notelor sau extraselor se va selecta fişa Notes and Handouts.
Se selectează opţiunile dorite.
Se termină operaţiunea prin Apply dacă informaţia se adaugă doar slide-ului curent, sau Apply to All dacă informaţia se aplică tuturor slide-urilor.
Pentru inserarea datei, orei sau numărului de slide se utilizează comenzile Date and Time sau Slide Number din meniul Insert.
Pentru modificarea poziţiei sau aspectului unui antet/subsol se utilizează slide-ul master, iar pentru fixarea originii numerotării slide-urilor se dă comanda Page Setup din meniul File şi se dă numărul de început în Number slides from.
Elementele reprezentaţiei
La execuţia prezentării pe un calculator se pot utiliza efecte sonore şi vizuale diverse. Adăugarea acestora se va face însă cu moderaţie pentru a nu distrage atenţia publicului de la ideile care se comunică.
Animaţii şi tranziţii = Prin animaţie se înţelege efectul vizual care produce afişarea dinamică unui text sau obiect grafic (texte care defilează, imagini care apar dintr-o anumită direcţie etc.). Prin tranziţie se înţelege modul în care apare afişat un nou slide al prezentării.
Muzică, sunete şi video-clip-uri = Pe lângă efectele vizuale ale animaţiilor şi tranziţiilor, se pot ataşa unei prezentări sunete şi muzică, având acelaşi scop de a puncta anumite elemente mai importante. Pot fi incluse în prezentare şi video-clip-uri iar prezentarea poate fi însoţită şi de un comentariu oral, înregistrat în prealabil sau în timpul expunerii.
Ritm şi repetiţie = Prin ritmul (pace) reprezentaţiei înţelegem viteza cu care se derulează slide-urile. Trecerea rapidă de la un slide la altul poate să afecteze receptarea ideilor transmise, în timp ce un ritm lent duce la pierderea concentrării auditoriului. Găsirea unui ritm corect este ajutată şi de posibilitatea de repetare acasă (rehearsing) a reprezenta-ţiei cu fixarea timpului de vizualizare a fiecărui slide în funcţie de lungimea comentariilor orale.
Tranziţie
Trecerea de la un slide la altul în timpul reprezentaţiei are două aspecte:
efectul grafic utilizat atunci când noul slide îl înlocuieşte pe cel precedent şi
timpul scurs de la afişarea precedentului slide până la afisarea celui nou.
Primul aspect este cunoscut sub numele de tranziţie a slide-ului, al doilea fiind referit prin timing.
Fixarea tranziţiei:
În viziune slide sau slide sorter se selectează diapozitivele la care se adaugă un efect de tranziţie.
În meniul Slide Show se dă comanda Slide Transition.
În zona Effect se alege tipul de tranziţie şi se aleg opţiunile dorite.
Pentru aplicarea tipului de tranziţie ales la slide-urile selectate se dă comanda Apply iar pentru aplicarea la toate slide-urile prezentării se dă Apply to All.
Se repetă procesul pentru fiecare slide la care se adaugă un efect de tranziţie.
Pentru vizualizarea modificărilor efectuate se dă comanda Animation Preview de pe meniul Slide Show.
Ritm
Timpul cât un slide rămâne afişat, până la afişarea slide-ului următor, se poate fixa
manual pentru fiecare slide sau grup de slide-uri, sau
în cursul unei repetiţii, caz în care timpii se înregistrează automat în funcţie de ritmul pe care prezentatorul îl impune prezentării.
Fixarea manuală a timpilor
În normal view sau sorter view se selectează slide-ul sau slide-urile pentru care se fixează timpul de afişare.
Se dă comanda Slide Transition din meniul Slide Show.
Sub Advance se alege Automatically after şi se trece numărul de secunde dorit pentru afişarea fiecăruia dintre slide-urile selectate.
Pentru aplicarea timpului stabilit la toate slide-urile selectate se acţionează Apply iar pentru aplicarea la toate slide-urile prezentării se acţionează Apply to All.
Ritm
Fixarea timpilor în timpul repetiţiei
Din meniul Slide Show se dă comanda Rehearse Timings pentru a porni reprezentaţia în modul repetiţie.
Se trece la slide-ul următor, prin acţionarea butonului de avansare, atunci când se termină explicaţia verbală care însoţeşte diapozitivul. Timpul de afişare al slide-ului este înregistrat în mod automat.
La sfârşitul reprezentaţiei se acceptă prin Yes timpii înregistraţi, sau se încearcă o nouă repetiţie prin No.
Dacă se cunoaşte timpul de afişare pentru un slide, acesta se poate trece şi direct în dialogul Rehearsal.
Animaţie
Se pot anima obiecte ca text, grafică, sunete, filme, diagrame şi altele, astfel încât să se puncteze elementele principale, să se controleze fluxul informaţional şi să adauge atractivitate prezentării.
Se poate fixa modul în care apar obiectele pe slide şi modificarea aspectului acestor obiecte.
Animaţia este controlată ca ordine şi timp.
Adăugarea animaţiei la texte şi obiecte
Se stabilesc obiectele care sunt animate
Se fixează ordinea în care apar obiectele
Se fixează pentru fiecare obiect animat
efectul grafic
modul de pornire a animaţiei
Ritmul
Animaţia poate fi
predefinită: Slide Show – Animation Schemes
personalizată: Slide Show – Custom Animation.
Elemente active
Pe slide-uri pot exista elemente active, care activează acţiuni atunci când sunt acţionate cu mouse-ul în timpul reprezentaţiei (slide show).
Elementele active pot fi
predefinite (action buttons)
personalizate (orice obiect grafic)
Prin Slide Show – Action Buttons se pot insera pe slide, ca obiecte grafice, pictograme cu butoane având acţiuni predefinite: trecerea la următorul slide, trecerea la primul slide etc.
Elemente active
Majoritatea obiectelor de pe un slide pot deveni active prin:
Selectarea obiectului activat
Comanda Slide Show – Action Settings
Din dialogul afişat se alege tipul de acţiune declanşat şi modul de declanşare.
Slide Show (reprezentaţia)
O prezentare electronică deschisă în PowerPoint poate fi trecută în modul Slide Show printr una dintre acţiunile următoare:
Acţionarea uneltei Slide Show.
Din meniul Slide Show se dă comanda View Show.
Din meniul View se dă comanda Slide Show.
Se acţionează tasta funcţională F5.
Salvarea unei prezentări pentru a se deschide ca reprezentaţie
Se deschide prezentarea care se va salva ca o reprezentaţie.
Din meniul File se dă comanda Save As.
În lista Save as type se alege PowerPoint Show.
Extensia fişierului salvat în acest mod este .pps. La deschiderea acestui tip de fişier el se porneşte ca o reprezentaţie PowerPoint. La terminarea reprezentaţiei PowerPoint se închide şi se revine în desktop. Dacă un fişier cu extensia .pps este deschis din PowerPoint, atunci prezentarea se poate edita în mod uzual.
Împachetarea unei prezentări
Se deschide prezentarea care se distribuie.
Din meniul File se dă comanda Pack and Go sau Package for CD.
Se urmează instrucţiunile din Pack and Go Wizard sau Package for CD.
Slide Show (reprezentaţia)
Tipul reprezentaţiei se stabileşte prin Slide Show – Set Up Show.
Slide Show (reprezentaţia)
In timpul reprezentaţiei, se pot utiliza shortcut-uri pentru controlul execuţiei. De exemplu:
N, ENTER, PAGE DOWN, RIGHT ARROW, DOWN ARROW, SPACEBAR (click de mouse) = Se trece la următoarea animaţie sau se avansează la următorul slide.
P, PAGE UP, LEFT ARROW, UP ARROW, BACKSPACE = Se trece la animaţia precedentă sau la slide ul precedent
+ENTER = Se trece la slide-ul cu numărul indicat
B sau ".“ = Se afişează un ecran negru sau se revine la reprezentaţie dintr un ecran negru.
W sau ",“ = Se afişează un ecran alb sau se revine la reprezentaţie dintr un ecran alb.
S sau "+“ = Opreşte sau reporneşte o reprezentaţie automată.
ESC, CTRL+BREAK, "-“ = Termină o reprezentaţie.
E = Elimină adnotările de pe ecran
etc. (o listă completă este în suportul de curs)
Slide Show (reprezentaţia)
In timpul reprezentaţiei, se poate efectua adnotarea imaginii afişate. Aceasta este temporară şi nu se memorează în slide-ul respectiv.
Se deschide meniul contextual prin click dreapta, se punctează Pointer Options şi se alege Pen.
Păstrând apăsat butonul mouse-ului se poate scrie sau desena pe slide-ul afişat.
Pointerul rămâne sub formă de creion până când se alege o altă comandă din submeniul Pointer Options.
Pentru eliminarea adnotărilor se va utiliza shortcut-ul E.
Ascunderea pointerului în timpul reprezentaţiei
Prin deschiderea meniului contextual şi comanda Pointer Options se poate alege Hidden, caz în care pointerul se ascunde imediat, sau Automatic, caz în care pointerul se ascunde dacă nu este mişcat timp de 15 secunde.
Pentru reafişarea pointerului se va alege o altă opţiune din submeniul Pointer Options sau prin mişcarea mouse-ului.
Microsoft Office: completări, alte componente
Alternative la Microsoft Office
Salvarea ca document HTML
Word:
comanda File – Save as Web Page. Se alege ca tip de fişier Web Page (documentul va conţine şi marcajele specifice Microsoft, va putea fi deschis în Word fără pierdere de informaţie) sau Web Page, Filtered (documentul nu va mai conţine marcajele Microsoft).
Salvarea ca document HTML
Excel:
comanda File – Save as Web Page. Se alege ca tip de fişier Web Page. Prin marcarea controlului Add interactivity utilizatorul va putea opera în pagina salvată.
Salvarea ca document HTML
PowerPoint:
comanda File – Save as Web Page. Se alege ca tip de fişier Web Page. Se obţine o prezentare PowerPoint care se poate deschide într-un browser, outline-ul fiind frame cu rol de cuprins.
Surse externe de date
Excel
Prin Data – Import External Data se obţine acces la diverse surse de date: Microsoft SQL Server OLAP, Access, dBASE, FoxPro, Excel, Oracle, Paradox, SQL Server, Text file databases etc.
Se poate executa astfel o interogare (query) a sursei de date şi prelucra informaţiile returnate.
Alte componente
Outlook = programul care permite organizarea activităţii: adrese, contacte, calendar, regăsire de informaţii, e-mail etc.
Access = gestionarul de baze de date, un produs util pentru crearea de baze de date .mdb, pentru dezvoltarea rapidă de aplicaţii.
InfoPath = programul de proiectare a formularelor necesare interacţionării cu baze de date sau alte sisteme de memorare.
FrontPage = programul de dezvoltare şi întreţinere a site-urilor web.
Visio = programul de trasare a diagramelor.
Publisher = programul de editare (rapidă) a prospectelor, cataloagelor etc. necesare unei companii.
Project = programul de gestiune a proiectelor.
Alternative
Alternativele la Microsoft Office se adresează în general celor care nu caută un produs pretenţios (ca performanţe sau ca preţ), sau care nu sunt preocupaţi de problema colaborării cu alte persoane. Fiecare produs are însă şi aspecte interesante de utilizare (toate tind, în final, să detroneze Microsoft Office):
