Couperin département Coordination & négociations documentaires Rapport annuel 2004
Participation à la gestion du département
Yüklə 280,92 Kb.
|
- Bu səhifədəki naviqasiya:
- Pôle thématique Négociations conclues en 2004 Négociations en cours au 31/12/04
- Activités de négociation
- Information des adhérents Liste de diffusion Couperin-achats
- Site Internet Couperin – rubrique « négociations »
| Participation à la gestion du département
Le coordonnateur technique (CT) a pour principale mission d’assister le directeur du département, les six coordonnateurs de pôles et les trente-six négociateurs dans la conduite générale des négociations. L’année 2004 a été jalonnée d’une trentaine de réunions de travail avec le directeur du département CND. Ces séances, rapprochées lorsque l’activité du département ou le déroulement d’une négociation l’exigeait, ont permis de mettre en place une collaboration fluide et une information mutuelle efficace. Participation à l’organisation, le 12 février 2004, de la réunion annuelle du département CND, au cours de laquelle le directeur, le coordonnateur technique et les coordonnateurs de pôles ont fait le point sur l’activité du département et la conduite des négociations. J’ai assuré le compte-rendu de cette séance, ainsi que sa diffusion. Suite à cette réunion, le CT a contribué à l’élaboration d’un document - cadre destiné aux négociateurs : ce Cadre général des négociations, qui propose un certain nombre de procédures et d’outils aux négociateurs, a connu quatre mises à jour depuis la première version datée du 1er mars 2004 ; il n’est cependant toujours pas complet : manquent encore une grille de négociation « livres électroniques » et un courrier à destination des éditeurs et fournisseurs, présentant le consortium et donnant mandat aux négociateurs. Poursuite, en 2004, de la mise à jour de certains outils mis en place par L. Endrizzi : la liste des négociateurs Couperin a été régulièrement actualisée et diffusée auprès des adhérents. Depuis le 1er octobre, elle est consultable en ligne sur le site Internet de Couperin et mise à jour en collaboration avec le Webmestre, Marlène Delhaye. Ponctuellement, le CT a contribué à faciliter l’activité d’un pôle thématique : par exemple, fourniture à Catherine Forestier une assistance logistique pour organiser la journée du 4 mars sur le livre électronique (gestion des inscriptions, centralisation des comptes-rendus). Mais la charge de travail n’a pas permis au CT de participer aux réunions internes mises en place par les coordonnateurs des pôles « Livres électroniques », « Sciences, Techniques et pluridisciplinaire », « Lettres Sciences humaines ». Réalisé en 2004 :
Objectif pour 2005 : améliorer la gestion du département CND Améliorer la structuration de l’information disponible au département ;
77 négociations ont été conclues par les négociateurs bénévoles de Couperin en 2004, tous domaines disciplinaires confondus ; 30 restaient en cours à la fin de l’année.
L’état des négociations nécessite un suivi quotidien de la part du coordonnateur technique. En 2004, ce suivi s’est appuyé sur le fichier état des négociations créé par L. Endrizzi ; ce fichier a été revu à plusieurs reprises avec les négociateurs et les coordonnateurs de pôles, mais sa mise à jour complète et sa diffusion n’ont pu être effectuées, pour 2004, qu’au début de l’année 2005. Depuis l’ouverture du nouveau site Internet de Couperin (voir ci-dessous), les fiches du site sont actualisées en priorité, en fonction des informations diffusées par les négociateurs : le site est donc plus à jour que l’état des négociations, qui reste un document de synthèse, très utile cependant pour présenter ponctuellement l’activité du consortium.
En 2004, le CT a contribué à établir un contact avec les éditeurs suivants, au cours de 11 réunions ou présentations :
La proximité avec le Service des périodiques du SCD Lyon 1a favorisé les rencontres avec certains éditeurs auprès desquels Lyon 1 négocie des ressources pour Couperin : ACS (juin) ; Wiley (décembre). Les enquêtes relatives aux négociations sont lancées et suivies par le ou les négociateur(s) concerné(s). Il peut cependant arriver, pour des négociations qui n’ont pas encore été prises en charge par un négociateur, que le coordonnateur technique se charge de l’enquête d’intérêt auprès des adhérents. Ce fut le cas, en 2004, pour les négociations :
Le suivi des négociations passe aussi, parfois, par une assistance technique aux négociateurs : ainsi, l’Université de Strasbourg 1, qui porte le Groupement de commandes Springer, a souhaité se décharger de la diffusion aux adhérents des statistiques de Springerlink. La coordination technique de Couperin a repris cette tâche courant 2003 ; le CT a complété la diffusion des données de l’année 2003, adressé les chiffres du premier semestre 2004 et je suis intervenue dans le règlement de certains problèmes. Cette diffusion des statistiques du premier semestre 2004, activité de secrétariat, a généré la création de 57 fichiers Excel et l’échange de 77 messages avec les adhérents et Springer. Pour cette raison, nous avons, pour l’instant, renoncé à assurer une diffusion trimestrielle des données, comme certains membres de Couperin l’auraient souhaité. Réalisé en 2004 :
Objectif pour 2005 : développer l'expertise de la négociation au sein du département Acquérir une meilleure connaissance des conditions négociées ; Réaliser, pour les négociateurs et les adhérents, des synthèses sur les conditions négociées auprès des principaux éditeurs : modèles tarifaires, PEB, archivage.
La négociation proprement dite n’est pas, a priori, l’activité essentielle du coordonnateur technique, auquel on demande plutôt de s’impliquer dans la gestion globale des négociations. Elle a pourtant occupé une part très importante, plus importante que prévu, de son emploi du temps en 2004. Dès janvier, le CT a été associée aux premiers contacts menés par Couperin avec la société Elsevier en vue de la renégociation du contrat ScienceDirect, lequel contrat arrivait à échéance fin 2004. Il est très vite apparu que cette négociation allait demander un travail important aux négociateurs : à la fois par intérêt pour une négociation qui s’annonçait d’emblée comme complexe et pour être en mesure d’effectuer le suivi technique lié, le CT a été intégré au groupe des quatre négociateurs de Couperin. Le nombre de réunions consacrées à cette négociation en 2004 est évalué à 40:
L’ensemble de ces réunions représente une centaine d’heures. Sont exclus de ce décompte les réunions plus générales organisées par Couperin et dont l’ordre du jour a été régulièrement bouleversé par les avancées chaotiques de cette négociation (bureaux professionnels ou Assemblée générale, par exemple). La moitié de ces réunions a eu lieu à Paris, et a donc nécessité un déplacement. Bien que très importante, cette activité de réunion n’a représenté que la partie émergée de la participation du CT à la négociation. Chaque réunion a nécessité une préparation, plus ou moins importante, qui a pris les formes suivantes :
et de deux enquêtes sur les listes de titres à négocier avec le fournisseur
La part du temps consacré par le CT à cette négociation est estimée à 25-30% de son activité, en 2004, sachant que cette part a pu atteindre 90%, lors de la réalisation des listes de titres ou de l’élaboration du modèle de répartition. Cette négociation a laissé peu de temps pour s’intéresser à d’autres ressources. Autres produits étudiés : Projet de négociation avec JSTOR lancé par S. Desseigne : conduite et dépouillement de l’enquête d’intérêt en mars – avril et participation à trois réunions, en avril, dont deux avec le Réseau National des Bibliothèques de Mathématiques (Rnbm) et le Cnrs. Ce projet, qui nécessite la création d’un groupement de commandes, a ensuite été mis en attente, puis reporté à 2005. Réalisé en 2004 :
Objectif pour 2005 : améliorer la conduite des négociations, leur suivi et leur lisibilité Mars 2005 : participer à la mise en place du Groupement de commandes Elsevier : validation des portefeuilles ; diffusion des répartitions financières aux membres du Groupement de commandes ; participation au groupe de travail sur le CCP et la licence. 2005 pour 2006 : relancer et faire aboutir la négociation de JSTOR, en collaboration avec S. Desseigne.
Liste de diffusion Couperin-achats L’information des membres du consortium passe d’abord par ses trois listes de discussion ou de diffusion : Couperin, Couperin-achats et Couperin technique. Le coordonnateur technique est chargé de modérer la liste Couperin-achats, qui diffuse aux adhérents les informations relatives aux négociations. Au cours de l’année 2004, 573 messages ont été adressés à la liste (voir détail en Annexe 1) :
Le coordonnateur technique gère les abonnements à la liste Couperin-achats, qui compte à ce jour 489 abonnés. Devant le nombre croissant de demandes d’abonnement, une procédure de validation a été mise en place en 2004 : chaque demande doit être acceptée par le responsable de l’établissement concerné. Cette démarche a un double objectif :
L’état relativement des abonnés de chaque établissement a été globalement tenu à jour, pour autant que celui-ci ait répondu à l’enquête sur les contacts Couperin lancée fin 2003 et terminée début 2004. Enfin, pour faciliter la lecture et l’archivage des messages diffusés, une nomenclature des intitulés a été mise en place avec les coordonnateurs de pôles à destination des négociateurs, qui sont les principaux émetteurs de messages. Seuls ont été diffusés les messages qui respectaient cette nomenclature. Ces procédures, qui ont pu sembler contraignantes, ont contribué à limiter la diffusion de messages aux informations essentielles et à faciliter la consultation de ces messages par les adhérents. Réponses en ligne L’information individuelle des membres du consortium occupe une place importante dans l’activité du coordonnateur technique, dont les postes téléphonique et informatique constituent un guichet d’entrée vers l’activité de négociation du consortium. Lui sont adressées toutes sortes de questions : sur les négociations, les conditions d’adhésion au consortium, les procédures d’abonnement ou de désabonnement aux listes de diffusion d’information, les problèmes techniques survenus dans ces listes, certains points juridiques liés notamment aux marchés publics, etc. Le coordonnateur technique trie les demandes, répond à celles qu’il peut traiter, redirige les autres vers la personne qui lui semble le mieux à même de répondre. Cette activité constitue un véritable service de réponse en ligne. Le décompte des questions reçues et des réponses fournies a été tenu dès le 5 janvier 2004 (voir tableau en Annexe 2) : sur 460 demandes, 400 ont été traitées en interne, par le département CND. Cette grille d’analyse ne retient que les demandes de renseignements au sens strict du terme, et ne comptabilise pas les échanges, nombreux, relatifs aux inscriptions, abonnements aux listes, désabonnements, ni les réponses aux enquêtes que j’ai pu lancer. Très logiquement, les derniers mois de l’année ont suscité une activité plus importante, liée à la finalisation de certaines négociations et aux inquiétudes suscitées par la négociation Elsevier.
La rubrique « négociations » du site Internet, tenu à jour depuis cette date par le CT, devrait modifier les échanges d’informations entre les adhérents et le coordonnateur technique : les adhérents disposent maintenant, en ligne, des informations de base indispensables pour chaque ressource négociée et des coordonnées des négociateurs. Il est encore trop tôt pour analyser l’impact du site sur l’information gérée par le département CND, mais nous constatons, dans les derniers mois de l’année, une spécialisation croissante des questions sur les ressources négociées par le CT, et en particulier sur ScienceDirect. Gestion des adhérents En 2004, le consortium a accueilli 30 nouveaux adhérents, ce qui a porté à 178 le nombre de ses membres. Le département CND collecte et archive les données relatives aux adhérents et aux adhésions :
Il manque cependant à ce dispositif l’élaboration d’un dossier « de base », qui pourrait être adressé lors de toute adhésion, et qui décrirait le mode de fonctionnement du consortium aux nouveaux membres. Réalisé en 2004 :
Objectif pour 2005 : améliorer l'information des adhérents Améliorer la circulation de l‘information au sein de Couperin : réponses téléphonique ou en ligne / liste de diffusion / site Web :
|