Cuvânt înainte

15. SERVICIULUI AUDIT PUBLIC INTERN
Obiectul de activitate este asigurarea şi consilierea pentru buna administrare a veniturilor şi cheltuielilor publice, perfecţionând activităţile entităţii publice; ajută entitatea publică să-şi îndeplinească obiectivele printr-o abordare sistematică şi metodică, care evaluează şi îmbunătăţeşte eficienţa şi eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului şi a proceselor de guvernanţă.

Serviciul audit public intern auditează, cel puţin o dată la 3 ani, fără a se limita la acestea, următoarele:

• 
  angajamentele bugetare şi legale din care derivă direct sau indirect obligaţii de plată, inclusiv din fondurile comunitare;
  
• 
  plăţile asumate prin angajamente bugetare şi legale, inclusiv din fondurile comunitare;
  
• 
  vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul privat al statului sau al unităţilor administrativ-teritoriale;
  
• 
  concesionarea sau închirierea de bunuri din domeniul public al statului sau al unităţilor administrativ-teritoriale;
  
• 
  constituirea veniturilor publice, respectiv modul de autorizare şi stabilire a titlurilor de creanţă, precum şi a facilităţilor acordate la încasarea acestora;
  
• 
  alocarea creditelor bugetare;
  
• 
  sistemul contabil şi fiabilitatea acestuia;
  
• 
  sistemul de luare a deciziilor;
  
• 
  sistemele de conducere şi control precum şi riscurile asociate unor astfel de sisteme;
  
• 
  sistemele informatice.
  

Serviciul audit public intern asigură consiliere pentru structurile care solicită consultanţă, facilitarea înţelegerii, formarea şi perfecţionarea profesională. Activitatea de consiliere se organizează şi se desfăşoară sub formă de misiuni de consiliere formalizate, misiuni de consiliere cu caracter informal şi misiuni de consiliere pentru situaţii excepţionale.

În anul 2013 au fost planificate un număr de 17 misiuni care au fost realizate în procent de 100%, după cum urmează misiuni de asigurare (regularitate – 76,5 %, performanţă – 5,9 %), verificări tematice pentru auditul intern al Curţii de conturi – 5,9 % şi verificări tematice – 11,7 %.

Misiunile şi verificările tematice realizate în 2013 s-au desfăşurat la un număr de 27 structuri funcţionale din care 23 structuri cu activitate de învăţământ (grădiniţe, şcoli gimnaziale, licee) şi 4 structuri din cadrul aparatului de specialitate al primarului municipiului Bistriţa şi a serviciilor publice de interes local.

În urma misiunilor realizate s-au transmis un număr de 104 recomandări aferente misiunilor de audit de asigurare şi performanţă implementate în procent de 61,5 %, 35,6 % având termen de implementare în 2014 şi 26 de recomandări aferente verificărilor tematice efectuate la solicitarea Curţii de Conturi – toate implementate.

Principalele obiective pentru anul 2014 sunt:

• 
  realizarea unui număr de misiuni de audit planificate în condiţii de calitate crescute faţă de cele realizate in 2013;
  
• 
  creşterea gradului de prelucrare electronică a procedurilor de audit;
  
• 
  creşterea gradului de implicare a auditului în implementarea Sistemului de control managerial la ordonatorii terţiari de credite.
  

16. SERVICIUL VOLUNTARIAT PENTRU SITUAŢII DE URGENŢĂ

Serviciul Voluntar pentru Situaţii de Urgenţă al municipiului Bistriţa a fost înfiinţat prin H.C.L. nr.56/2006, ca serviciu public comunitar, prin unificarea serviciului public de pompieri civili şi a formaţiunilor de protecţie civilă. Serviciul are ca scopuri principale: apărarea vieţii, bunurilor şi mediului împotriva incendiilor şi dezastrelor, precum şi realizarea măsurilor de protecţie civilă.

Din punct de vedere organizatoric,conform organigramei aprobată prin HCL 113/2012 serviciul are un număr de şase (6) persoane angajate cu contract de muncă (personal contractual) în cadrul Primăriei municipiului Bistriţa şi un număr de 205 posturi voluntari repartizaţi astfel: 27 voluntari în cadrul compartimentului pentru prevenire şi 179 voluntari pentru 14 formaţii de intervenţie specializate pe următoarele domenii: transmisiuni-alarmare, cercetare-căutare, deblocare-salvare, cruce roşie-prim ajutor, sanitar-veterinar, adăpostire, protecţie N.R.B.C., logistic, salvare-evacuare şi apărare împotriva incendiilor, în funcţie de riscurile de situaţii de urgenţă identificate la nivelul municipiului Bistriţa.

Până la această dată sunt încheiate un număr de 141 contracte de voluntariat, ce acoperă în totalitate cele 27 posturi din compartimentul prevenire şi o parte din formaţiile de intervenţie: PSI, cruce roşie-prim ajutor, adăpostire,evacuare, parţial formaţia deblocare-salvare şi echipa NRBC (nuclear, radiologic, biologic, chimic).

Pentru gestionarea situaţiilor de urgenţă, în municipiul Bistriţa funcţionează potrivit O.U. nr. 21/2004 privind Sistemul Naţional de Management al Situaţiilor de Urgenţă Comitetul Local pentru Situaţii de Urgenţă, format din 23 membrii şi Centrul Operativ cu Activitate Temporară, format din 5 membrii.

Serviciul voluntar pentru situaţii de urgentă are ca scopuri principale: apărarea vieţii, bunurilor şi mediului împotriva incendiilor şi dezastrelor, precum şi realizarea măsurilor de protecţie civilă.

Apărarea împotriva incendiilor şi a altor situaţii de urgenţă reprezintă ansamblul integrat de măsuri tehnice şi organizatorice precum şi activităţi specifice planificate şi realizate în scopul de a asigura identificarea, evaluarea, controlul şi cunoaşterea evenimentelor cu risc potenţial şi informarea cetăţenilor asupra acestora, precum şi intervenţia operativă şi acordarea ajutorului pentru persoanele aflate în pericol, limitarea şi înlăturarea efectelor acestora.

Protecţia civilă este o componentă a sistemului securităţii naţionale şi reprezintă un ansamblu integrat de activităţi specifice, măsuri şi sarcini organizatorice, tehnice, operative, cu caracter umanitar şi de informare publică, planificate, organizate şi realizate în scopul prevenirii şi reducerii riscurilor de producere a dezastrelor, protejării populaţiei, bunurilor şi mediului împotriva efectelor negative ale situaţiilor de urgenţă şi înlăturării operative a urmărilor acestora şi asigurării condiţiilor necesare supravieţuirii persoanelor afectate.

Serviciul Voluntar pentru Situaţii de Urgenţă are următoarele atribuţii principale:

• 
  desfăşoară activităţi de informare şi instruire privind cunoaşterea, respectarea regulilor şi măsurilor de apărare împotriva incendiilor şi protecţie civilă;
  
• 
  verifică modul de aplicare a normelor, dispoziţiilor, instrucţiunilor şi măsurilor care privesc apărarea împotriva incendiilor în sectorul de competenţă;
  
• 
  exercită acţiuni de intervenţie pentru stingerea incendiilor, salvarea, acordarea primului ajutor, protecţia persoanelor şi bunurilor periclitate de incendiu şi dezastre;
  
• 
  acordă ajutor, în condiţiile legii, persoanelor a căror viaţă este pusă în pericol în caz de explozie, incendiu, inundaţii, alunecări de teren, accidente, precum şi în caz de alte evenimente ce implică acţiuni de protecţie civilă;
  
• 
  dezvoltarea fondului de adăpostire a populaţiei, asigurarea stării de operativitate a adăposturilor şi a punctelor de comandă de protecţie civilă 
  
• 
  planificarea, organizarea şi coordonarea activităţii de evacuare a instituţiilor primăriei şi a populaţiei în caz de dezastre;
  
• 
  participare la acţiunile de evaluare a pagubelor produse de situaţiile de urgenţă şi asigurarea de despăgubiri în conformitate cu prevederile legale în vigoare.
  

Pregătirea personalului în domeniul situaţiilor de urgenţă
Personalul din cadrul serviciului a parcurs programul de pregătire întocmit în conformitate cu Ordinul nr. 15/14.02.2012, privind aprobarea Programului de Pregătire în domeniul Situaţiilor de Urgenţă în judeţul Bistriţa-Năsăud pe anul 2013, emis de prefectul judeţului Bistriţa-Năsăud. Pe baza programului de pregătire emis de prefectul judeţului s-a întocmit Planul Tematic de Instruire al Voluntarilor din cadrul serviciului pe anul 2013.

S-au aprofundat cunoştinţele referitoare la managementul situaţiilor de urgenţă. S-a făcut instructajul cu persoanele cu atribuţii în domeniul situaţiilor de urgenţă din cadrul tuturor direcţiilor (serviciilor publice) aparţinând Primăriei municipiului Bistriţa şi a fost actualizată componenţa Comitetului Local pentru Situaţii de Urgenţă şi Centrului Operativ cu Activitate Temporară.

S-a făcut instructajul în domeniul situaţiilor de urgenţă al voluntarilor şi instruirea acestora prin cursuri pe linia prevenirii şi stingerii incendiilor, acordarea primului ajutor şi modul de acţiune în astfel de situaţii, modul de intervenţie la diferite situaţii de urgenţă şi folosirea materialelor din dotarea serviciului.

Totodată în perioada menţionată s-au desfăşurat toate activităţile prevăzute în Planul de Pregătire în Domeniul Situaţiilor de Urgenţă pe anul 2013, conform ordinului prefectului judeţului Bistriţa-Năsăud.

S-au efectuat pregătiri teoretice şi practice lunare cu voluntarii din formaţiile de intervenţie pentru deprinderea regulilor de comportare în situaţii de urgenţă:

• 
  noţiunile de prim ajutor şi autoajutor sanitar;
  
• 
  aparatura şi tehnica din dotare şi modul de întrebuinţare a acestora;
  
• 
  metodele şi procedeele de intervenţie, de limitare şi înlăturare a urmărilor cauzate de diferite situaţii de urgenţă;
  
• 
  antrenamente şi pregătire pentru participarea la concursurile profesionale ale serviciilor voluntare pentru situaţii de urgenţă.
  

Protecţie civilă
Au fost întocmite (actualizate) după caz, documentele operative după cum urmează:

• 
  Planul de Înştiinţare şi Alarmare al municipiului Bistriţa;
  
• 
  Planul de Apărare Împotriva Inundaţiilor, Gheţurilor şi Poluărilor Accidentale;
  
• 
  P l a n u l de Protecţie şi Intervenţie în caz de accidente deosebit de grave pe căi de comunicaţie rutiere sau feroviare în care sunt implicate substanţe periculoase al municipiului Bistriţa.
  
• 
  Planul de Evacuare al municipiului Bistriţa
  

S-au reactualizat documentele operative, la nivelul anului 2013:

• 
  Planul de Evacuare a Populaţiei şi Materialelor din municipiul Bistriţa în situaţii de urgenţă;
  
• 
  Planul de Analiză şi Acoperire a Riscurilor al municipiului Bistriţa şi va fi supus spre aprobare Consiliului Local până în aprilie 2014;
  
• 
  Planul de Adăpostire a Populaţiei municipiului Bistriţa;
  

A fost încheiat un contract de servicii de întreţinere, reparaţii si mentenanţă, post garanţie, la sistemul de alarmare.

S-au actualizat dosarele tehnice pentru fiecare sirenă de alarmare şi au fost verificate şi întreţinute trimestrial toate sirenele din municipiul Bistriţa.

S-a efectuat verificarea , inventarierea şi individualizarea adăposturilor de protecţie civilă şi s-au efectuat lucrări de marcare a adăposturilor.

S-au făcut pliante, ce s-au distribuit populaţiei cu ocazia diferitelor evenimente, pentru informarea acesteia asupra modului de comportare în diferite situaţii de urgenţă.

S-au efectuat instruiri lunare cu voluntarii din formaţiunile de protecţie civilă pe teme de : adăpostire, deblocare-salvare, evacuare.

S-au editat şi afişat pe ziarul on-line al primăriei „Ghidul Cetăţeanului pentru Situaţii de Urgenţă”.

S-a constituit din voluntari echipa de adăpostire, echipa evacuare, şi s-a constituit parţial echipa NRBC ( nuclear,radiolog,biologic, chimic) şi formaţia deblocare-salvare.

S-a acordat sprijin, la solicitarea Inspectoratului Judeţean pentru Situaţii de Urgenţă „Bistriţa” al judeţului Bistriţa-Năsăud, la pregătirea şi desfăşurarea concursului cu tematică de protecţie civilă CU VIAŢA MEA APĂR VIAŢA ,faza pe judeţ, destinat elevilor.

S-a reactualizat componenţa Comitetului Local pentru Situaţii de Urgenţă şi al Centrului Operativ cu Activitate Temporară al municipiului Bistriţa conform prevederilor H.G. nr.1491/2004 şi a Ordonanţei de Urgenţă nr.21 /2004, privind Sistemul Naţional de Management al Situaţiilor de Urgenţă.
Apărare împotriva incendiilor

Compartimentul prevenire
Pe parcursul anului 2013 activitatea s-a desfăşurat pe trei direcţii principale:

• 
  Instruiri cu responsabili P.S.I. din cadrul Primăriei municipiului Bistriţa (Legea 307/2006, Ordinul 163/2007, Ordinul 160/2008), instruiri cu salariaţii primăriei din sectoarele de activitate expuse apariţiei unor situaţii de urgenţă, instruiri cu şefii formaţiilor de voluntari, precum şi cu voluntarii din compartimentul de prevenire, şi înmânarea „Fişei Postului” tuturor celor implicaţi în activitatea de prevenire la diferite niveluri.
  
• 
  Realizarea de „ Programe de măsuri” cu ocazia diferitelor evenimente care s-au desfăşurat în această perioadă pe raza municipiului Bistriţa (Sărbători de iarnă, Sărbători Pascale, „Zilele municipiului Bistriţa”, „Zilele medievale”, ş.a.), pregătirea de informări pentru prelucrarea lor în şcoli, biserici, la efectuarea controalelor în gospodăriile cetăţeneşti, precum şi afişarea lor în diverse locuri din municipiu şi localităţile componente.
  
• 
  Controale efectuate de către responsabilii cu prevenirea în gospodăriile cetăţeneşti, astfel:
  

• 
  Sărata – 256 gospodării cetăţeneşti;
  
• 
  Viişoara – 180 gospodării cetăţeneşti;
  
• 
  Unirea – 160 gospodării cetăţeneşti;
  
• 
  Sigmir – 248 gospodării cetăţeneşti;
  
• 
  Ghinda – 309 gospodării cetăţeneşti;
  
• 
  Slătiniţa – 80 gospodării cetăţeneşti;
  
• 
  Bistriţa – 712 gospodării cetăţeneşti ( 137 centrul istoric).
  

Accentul s-a pus pe discutarea cu cetăţenii a Normelor principale prevăzute în legislaţia în vigoare, pentru evitarea evenimentelor:

• 
  la arderea vegetaţiei uscate şi miriştilor ( informarea cetăţenilor de obligativitatea solicitării permiselor de foc – s-au acordat 32 permise de lucru cu foc, pentru evitarea extinderii acestuia);
  
• 
  la grajduri, magazii şi alte dependinţe;
  
• 
  la depozitele de furaje;
  
• 
  la folosirea bucătăriilor de vară, cuptoarelor şi maşinilor de gătit;
  
• 
  la instalarea şi folosirea sobelor;
  
• 
  la coşurile de fum;
  
• 
  la folosirea instalaţiilor pentru energia electrică;
  
• 
  la instalaţiile de gaz;
  
• 
  în centrul istoric verificarea stării clădirilor, acoperişurilor, instalaţiilor de apă, instalaţiilor electrice şi de gaz.
  

În toate cazurile s-a discutat cu locatarii pentru remedierea defecţiunilor . S-au luat măsurile corespunzătoare, unele deficienţe fiind remediate pe loc, altele s-au remediat într-o perioadă de 30-60 zile.

Cu responsabilii P.S.I. s-au desfăşurat următoarele activităţi:

• 
  instruire semestrială cu aceştia şi înmậnarea atribuţiunilor ce le revin din Legea nr.307/2007, Ordinul nr.163/ 2007 şi Ordinul nr. 160/2008;
  
• 
  aducerea la cunoştinţă a conducătorilor direcţi, prin adresă scrisă, cu privire la completarea fişei postului, cu atribuţiunile care le revin pe linie de P.S.I din Dispoziţia Primarului nr. 210 din 28. 02. 2011;
  
• 
  reducerea numărului de responsabili PSI ( 15) în conformitate cu propunerile făcute la controlul din luna noiembrie 2011 de către Inspectoratul Judeţean pentru Situaţii de Urgenţă „Bistriţa” al judeţului Bistriţa-Năsăud;
  
• 
  controale şi îndrumări semestriale privind următoarele:
  

• 
  instruirile făcute către salariaţi şi modul de completare a fişelor individuale de instructaj în domeniul situaţiilor de urgenţă;
  
• 
  existenţa stingătoarelor şi termenul de valabilitate;
  
• 
  organizarea apărării împotriva incendiilor;
  
• 
  modul de completare şi existenţa documentelor de autoritate, care le-au fost înmậnate cu ocazia instruirii;
  
• 
  stadiul rezolvării deficienţelor semnalate la ultimul control efectuat de către Inspectoratul Judeţean pentru Situaţii de Urgenţă „Bistriţa” al judeţului Bistriţa-Năsăud;
  

Intervenţia în Situaţii de Urgenţă

Intervenţia în domeniul situaţiilor de urgenţă pentru municipiul Bistriţa şi localităţile componente s-a asigurat prin echipele şi formaţiile de intervenţie dispuse atât în municipiul cât şi în localităţile componente.

În perioada analizată situaţia intervenţiilor se prezintă astfel:

Incendii	Arderi vegetaţie	Inundaţii, asistenţa populaţiei	Fenomene meteo periculoase	Sprijin acordat populaţiei în diverse situaţii	Altele	Total
4	16	36	27	97	16	196

În cazul a 8 intervenţii, s-a acordat sprijin echipajelor profesioniste ale I.J.S.U. „ Bistriţa” al judeţului Bistriţa-Năsăud.

Obiectivele şi acţiunile desfăşurate au avut ca scop fundamental “Intervenţia operativă şi ţinerea sub control a situaţiilor de urgenţă produse, din momentul ajungerii la locul evenimentului şi până la lichidarea urmărilor acestora”, obiectiv pe care îl consider îndeplinit datorită asigurării pregătirii efectivelor, dar nu şi a logisticii necesare.

În scopul ridicării capacităţii operative a formaţiilor de intervenţie s-au desfăşurat o serie de acţiuni, cele mai importante fiind:

• 
  antrenamente specifice intervenţiilor şi pregătire pentru concursul profesional al serviciilor voluntare;
  
• 
  analizarea cu membrii formaţiilor de intervenţie a modului de acţiune, după fiecare intervenţie;
  
• 
  reactualizarea pe raza sectorului de competenţă a situaţiei hidranţilor şi trecerea acesteia într-o bază de date electronică;
  
• 
  redefinirea situaţiilor ce impun intervenţia serviciilor de urgenţă în concordanţă cu tipurile de riscuri existente la nivelul municipiului Bistriţa;
  
• 
  optimizarea activităţii de planificare, organizare şi desfăşurare a intervenţiei în situaţii de urgenţă;
  
• 
  repararea şi modernizarea remizei P.S.I. din Ghinda.
  

Ca rezultat al seriozităţii în pregătirea desfăşurată, la concursul profesional al S.V.S.U. din judeţ, Serviciul Voluntar pentru Situaţii de Urgenţă Bistriţa a ocupat locul I la faza judeţeană, locul I la etapa interjudeţeană şi locul III la etapa naţională, desfăşurată la Piatra-Neamţ, astfel Serviciul Voluntar pentru Situaţii de Urgenţă Bistriţa este între primele servicii din ţară.

S-a asigurat personal din cadrul serviciului pentru supravegherea şi intervenţia la situaţii de urgenţă la următoarele manifestări:

• 
  În timpul sărbătorilor de iarnă, Revelion 2012 - 2013
  
• 
  Cu ocazia „Ostermarkt / Târgul de Paşte al saşilor bistriţeni”
  
• 
  Cu ocazia „Sărbătorilor Pascale 2011”
  
• 
  Cu ocazia Manifestărilor dedicate „Zilei Tineretului” şi „Zilei Internaţionale a Muncii”
  
• 
  Cu ocazia „Zilelor Municipiului Bistriţa”
  
• 
  Cu ocazia manifestărilor dedicate Festivalului Internaţional „Nunta Zamfirei”
  
• 
  Cu ocazia Taberei „Bistriţa Medievală”
  
• 
  Ceremonialul dedicat „Zilei Pompierului”
  

Pentru anul 2014 obiectivele stabilite pentru serviciu sunt:

• 
  modernizarea fondului de adăpostire a populaţiei în situaţii de protecţie civilă prin modernizarea adăposturilor la condiţiile moderne impuse de legile în vigoare şi controlul periodic al adăposturilor şi menţinerea acestora la standardele actuale;
  
• 
  achiziţionarea de tehnică performantă pentru intervenţie în caz de situaţii de urgenţă si modernizarea celei existente (funcţie de alocările bugetare);
  
• 
  creşterea gradului de profesionalizare a serviciului prin participarea voluntarilor din cadrul serviciului la cursuri de pregătire profesională în domeniul situaţiilor de urgenţă;
  

• 
  completarea structurilor conform organigramei aprobate şi dotarea cu echipamente şi uniforme a întregului personal;
  
• 
  crearea sistemului informatic în domeniul situaţiilor de urgenţă şi asigurarea mijloacelor tehnice necesare procesului informaţional –decizional la nivelul Comitetului pentru Situaţii de Urgenţă al municipiului Bistriţa şi a structurilor subordonate;
  
• 
  asigurarea fundamentării activităţii de pregătire de protecţie civilă şi apărare împotriva incendiilor în concordantă cu legislaţia în domeniu la nivel naţional şi instituţional a Comitetului pentru Situaţii de Urgentă al municipiului Bistriţa, - Centrului operativ cu activitate temporară şi celorlalte structuri constituite conform legislaţiei in domeniu.
  

• 
  îmbunătăţirea la nivelul standardelor internaţionale prin derularea programelor de achiziţionare şi modernizare de echipamente şi tehnică specifică pentru activitatea de control şi intervenţie în situaţii de urgenţă.
  

17. SERVICIUL ACHIZIŢII PUBLICE
Serviciul achiziţii publice are următoarele atribuţii:

• 
  elaborează Programul anual al achiziţiilor publice pe baza necesităţilor şi priorităţilor comunicate de celelalte compartimente de specialitate, program pe care-l supune aprobării ordonatorului de credite ( primarului );
  
• 
  realizează punerea în corespondenţă a produselor, serviciilor şi lucrărilor care fac obiectul contractelor de achiziţie publică cu sistemul de grupare şi codificare utilizat în Vocabularul comun al achiziţiilor publice (CPV);
  
• 
  întocmeşte notele justificative şi le supune aprobării ordonatorului de credite în cazul aplicării unei proceduri care constituie excepţie de la regula de atribuire, şi anume, în cazul dialogului competitiv, negocierea cu şi fără publicarea unui anunţ de participare şi cererea de oferte, pe baza referatelor de necesitate transmise de către fiecare compartiment de specialitate;
  
• 
  înştiinţează Ministerul Finanţelor Publice în cazul procedurilor pentru care legislaţia în domeniul achiziţiilor publice nu impune publicarea în SEAP, asupra procedurii care urmează a fi derulată conform prevederilor legale in vigoare;
  
• 
  redactează şi înaintează, în conformitate cu prevederile legale, invitaţiile de participare, anunţurile de intenţie, de participare şi de atribuire spre publicare în Sistemul Electronic de Achiziţii Publice (SEAP) şi în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, după caz;
  
• 
  elaborează calendarul procedurii de atribuire necesar pentru planificarea procesului de achiziţii publice, evitarea suprapunerilor şi întârzierilor şi monitorizarea internă a procesului de achiziţii ţinând seama de termenele legale prevăzute pentru publicare: invitaţii, anunţuri, depunere de oferte, duratele previzionate pentru examinarea şi evaluarea ofertelor precum şi de orice alte termene care pot influenţa procedura;
  
• 
  elaborează sau coordonează elaborarea documentaţiei de atribuire în colaborare cu compartimentele interesate de achiziţionarea produselor, serviciilor sau lucrărilor;
  
• 
  pune la dispoziţia operatorilor economici documentaţia de atribuire, prin publicarea acesteia în SEAP. În cazul în care documentaţia de atribuire nu se poate publica integral în SEAP, aceasta va fi pusă la dispoziţia operatorilor economici solicitanţi, fără costuri;
  
• 
  răspunde în mod clar, complet şi fără ambiguităţi la solicitările de clarificări, răspunsurile însoţite de întrebările aferente publicându-le şi în SEAP pentru ca toţi operatorii economici interesaţi de procedură să aibă acces la ele;
  
• 
  participă ca membri în comisiile de evaluare a ofertelor, întocmeşte procesele verbale ale şedinţei de deschidere a ofertelor, solicitările de clarificări şi le transmite ofertanţilor participanţi la procedura de atribuire. Redactează procesele verbale intermediare, rapoartele intermediare şi finale;
  
• 
  informează ofertanţii cu privire la rezultatele procedurii de achiziţie prin comunicări scrise;
  
• 
  redactează contractele de achiziţie publică pentru fiecare procedură adjudecată şi urmăreşte avizarea, semnarea şi predarea acestora celor implicaţi în urmărirea, recepţia şi plata acestora;
  
• 
  predă contractele de achiziţie semnate operatorului economic care a câştigat procedura, compartimentului de specialitate care a solicitat achiziţia (pentru urmărirea derulării lor şi respectiv pentru efectuarea recepţiei) şi direcţiei economice sau compartimentului care efectuează plăţile aferente;
  
• 
  notifică ANRMAP, în maxim 48 de ore de la semnarea contractului, datele cu privire la contractul încheiat;
  
• 
  elaborează împreună cu Direcţia Administraţie Publică, Juridic şi transmite la Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor (CNSC) punctul de vedere al autorităţii contractante în cazul existenţei unei contestaţii;
  
• 
  duce la îndeplinire măsurile impuse autorităţii contractante de către Consiliul Naţional de Soluţionare a Contestaţiilor;
  
• 
  întocmeşte şi păstrează dosarul de achiziţie publică care cuprinde toate activităţile desfăşurate în cadrul procedurii de atribuire, respectiv toate documentele necesare pentru derularea procedurii;
  
• 
  în vederea îndeplinirii sarcinilor care îi revin, colaborează cu toate birourile, serviciile şi direcţiile din cadrul aparatului propriu al consiliului local, cu toate instituţiile şi serviciile publice de sub autoritatea consiliului local;
  
• 
  pune la dispoziţia oricărei autorităţi publice interesate, spre consultare, dosarul de achiziţie publică, dacă acest lucru este solicitat, cu condiţia ca nici o informaţie să nu fie dezvăluită dacă dezvăluirea ei ar fi contrară legii;
  
• 
  întocmeşte şi transmite, conform prevederilor legale, către Autoritatea Naţională pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achiziţiilor Publice, raportarea privind achiziţiile publice pentru toate tipurile de contracte atribuite în anul bugetar 2013;
  
• 
  predă la arhivă toate documentele cuprinse în nomenclatorul arhivistic pentru serviciul achiziţii publice;
  
• 
  pentru procedurile care fac obiectul unor contracte finanţate din fonduri europene, răspunde tuturor clarificărilor solicitate de Organismul intermediar sau Autoritatea de management, cu privire la procedurile de achiziţie publică;
  
• 
  elaborează împreună cu Direcţia Administraţie Publică, Juridic şi cu Direcţia Integrare Europeană, puncte de vedere cu privire la corecţiile financiare aplicate de Direcţia Generală Constatare şi Stabilire Nereguli Fonduri Europene, Serviciul Constatare şi Stabilire Nereguli – POR.
  

Pentru anul 2013 au fost întocmite două programe anuale privind achiziţiile publice, în funcţie de finanţarea acestora: un program anual al achiziţiilor publice cu obiective finanţate din bugetul local şi un program anual al achiziţiilor publice cu obiective finanţate din fonduri europene. Cele doua programe cuprind un număr de 158 obiective.

Programul anual de achiziţii publice pe anul 2013, cu obiective finanţate din bugetul local, a cuprins, la aprobarea lui, un număr de 125 obiective iar Programul anual de achiziţii publice pe anul 2013, cu obiective finanţate din fonduri europene, a cuprins, la aprobarea lui, un număr de 10 proiecte, respectiv un număr de 33 obiective, după cum urmează:

Obiective finanţate din bugetul local se prezintă astfel:

• 
  cheltuieli de capital, total 91 obiective, din care: 10 lucrări, 62 servicii şi 19 produse.
  
• 
  cheltuieli curente, total 34 obiective, din care: 6 lucrări, 25 servicii, 3 produse.
  

Obiective finanţate din fonduri europene se prezintă astfel 17 proiecte, respectiv 33 obiective, din care 10 lucrări şi 23 servicii.

Programul de achiziţii a fost transmis tuturor direcţiilor, serviciilor şi compartimentelor solicitante de achiziţii de produse, servicii şi/sau lucrări, pentru luare la cunoştinţă şi implicarea efectivă în realizarea programului

( prin realizarea temelor de proiectare şi a caietelor de sarcini pentru obiectivele pe care le-au solicitat a fi achiziţionate ).

Programul anual al achiziţiilor publice, de la aprobarea lui şi până la data de 31.12.2013, a suferit următoarele modificări :

Obiective finanţate din bugetul local

S-a suplimentat cu un număr de 28 obiective, după cum urmează :

• 
  cheltuieli de capital (16 obiective):
  
  • 
    lucrări: s-au suplimentat cu un număr de 4 obiective;
    
  • 
    servicii: s-au suplimentat cu un număr de 7 obiective;
    
  • 
    produse: s-au suplimentat cu un număr de 5 obiective.
    
    • 
      cheltuieli curente (12 obiective):
      
      • 
        lucrări: s-au suplimentat cu un număr de 2 obiective;
        
      • 
        servicii: s-au suplimentat cu un număr de 5 obiective;
        
      • 
        produse: s-au suplimentat cu un număr de 5 obiective.
        

Obiective finanţate din fonduri europene

S-a suplimentat cu un număr de 4 obiective, după cum urmează:

• 
  lucrări: s-au suplimentat cu 1 obiectiv;
  
• 
  servicii: s-au suplimentat cu un număr de 2 obiective;
  
• 
  produse: s-au suplimentat cu 1 obiectiv.
  

Programul anual al achiziţiilor publice, la sfârşitul lunii decembrie 2013, cuprindea un număr de 190 obiective, din care 153 obiective finanţate din bugetul local şi un număr de 37 obiective finanţate din fonduri europene, după cum urmează:

Obiective finanţate din bugetul local ( 153 obiective)

• 
  cheltuieli de capital, total 107 obiective, după cum urmează: 14 lucrări, 69 servicii şi 24 produse.
  
• 
  cheltuieli curente, total 46 obiective, după cum urmează: 8 lucrări, 30 servicii şi 8 produse.
  

Obiective finanţate din fonduri europene (37 obiective), după cum urmează: 11 lucrări, 25 servicii şi un produs.

Trebuie făcută menţiunea că numărul obiectivelor nu este egal cu numărul contractelor, deoarece au fost situaţii când, pentru un obiectiv s-au încheiat mai multe contracte, şi situaţii în care achiziţiile prin cumpărare directă, s-au finalizat cu factură fiscală care ţine loc de contract.

Până la data de 31.12.2013, din totalul de 119 obiective, pentru 98 obiective finanţate din bugetul local au fost derulate şi finalizate: 11 proceduri pentru un număr de 11 obiective concretizate în 11contracte, 87 cumpărări directe pentru un număr de 87 obiective concretizate în 80 contracte şi 9 facturi, iar pentru 21 obiective finanţate din fonduri europene au fost derulate şi finalizate un număr de 5 proceduri pentru un număr de 5 obiective concretizate în 4 contracte, un act adiţional şi 16 cumpărări directe concretizate în 16 contracte .

Situaţia celor 119 obiective realizate pana la 31.12.2013, este următoarea:

Obiective finanţate din bugetul local ( 98 obiective, 11proceduri, 87 cumpărări directe, 91 contracte, 9 facturi)

Cheltuieli de capital (56 obiective, 6 proceduri, 50 cumpărări directe, 51 contracte, 5 facturi ), după cum urmează :

• 
  proceduri - 6 contracte – 6, din care 3 lucrări ( 3 cereri de oferte din care două cu final electronic ) şi 3 servicii ( o cerere de oferte, două negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare
  
• 
  cumpărări directe - 50, contracte - 45, facturi – 5, din care 6 lucrări (6 contracte), 23 servicii ( 23 contracte ) şi 21 produse ( 16 contracte, 5 facturi).
  

Cheltuieli curente ( 42 obiective, 5 proceduri, 37 cumpărări directe, 40 contracte, 4 facturi ), după cum urmează :

• 
  proceduri - 5, contracte – 5, reprezentând 5 servicii (o cerere de oferte, 4 negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare)
  
• 
  cumpărări directe - 37, contracte - 35, facturi – 4, din care 5 lucrări (7 contracte), 24 servicii ( 24 contracte ) şi 8 produse ( 4 contracte, 4 facturi ).
  

Obiective finanţate din fonduri europene (21 obiective, 5 proceduri, 16 cumpărări directe, 20 contracte, un act adiţional ), după cum urmează:

• 
  proceduri - 5, contracte – 5, din care 4 lucrări (1 licitaţie deschisă, 2 cereri de oferte, o negociere fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare) şi un serviciu (o cerere de oferte)
  
• 
  cumpărări directe - 16, contracte – 16, din care o lucrare (un contract), 14 servicii ( 14 contracte ) şi un produs ( un contract ).
  

Referitor la obiectivele nerealizate, situaţia este următoarea:

Obiective finanţate din bugetul local , total 55 obiective după cum urmează:

• 
  cheltuieli de capital, total 50 obiective, din care: 5 lucrări, 42 servicii şi 3 produse.
  
• 
  cheltuieli curente, total 5 obiective, din care: 3 lucrări şi 2 două servicii
  

Obiective finanţate din fonduri europene, total 16 obiective, după cum urmează: 6 lucrări şi 10 servicii.

La procedurile derulate şi finalizate a existat o contestaţie care a avut ca obiect contestarea rezultatului procedurii organizate pentru atribuirea contractului de execuţie a lucrărilor de reabilitare a clădirii Centrului Municipal de Cultură "George Coşbuc" Bistriţa, monument istoric din categoria "A". Contestaţia a fost soluţionată de către C.N.S.C., în favoarea autorităţii contractante.

Suma estimată pentru obiectivele pentru care s-au organizat, derulat si finalizat procedurile de achiziţie publică a fost de circa 68.201.310,06 lei, fără TVA, iar suma la care au fost atribuite contractele de achiziţie este de circa 39.782.016,86 lei, fără TVA, ceea ce reprezintă o economie de circa 28.419.293,86 lei.

Ponderea procentuală raportată la valoarea estimată a preţurilor ofertate a fost următoarea:

Obiective finanţate din bugetul local:

• 
  cheltuieli de capital: lucrări - 54,73 %, servicii - 73,40 % şi produse -96,77 %
  

• 
  cheltuieli curente: lucrări - 89,48 %, servicii - 77,11 % şi produse - 99,21 %
  

Obiective finanţate din fonduri europene: lucrări - 57,63 %, servicii - 66,89 % şi produse - 88,70 %

Cele mai importante şi mai complexe proceduri derulate şi finalizate au fost procedurile de atribuire a contractelor de execuţie lucrări. Dintre acestea, pot fi menţionate:

Obiective finanţate din bugetul local:

• 
  Amenajare şi modernizare străzi în zonele noi de locuinţe: Municipiul Bistriţa - str. Compozitorilor;
  
• 
  Amenajare străzi în zonele noi de locuinţe: Municipiul Bistriţa - str. Mateiu Eminescu;
  
• 
  Amenajare drum comunal 8C Bistriţa – Slătiniţa;
  
• 
  Amenajare fântână arteziană şi spaţii verzi în Municipiul Bistriţa: str. Ştefan cel Mare.
  

Obiective finanţate din fonduri europene:

• 
  Regenerarea urbană a Centrului Istoric Bistriţa, axa turistică 1, 2, 3;
  
• 
  Reabilitarea clădirii Centrului Municipal Cultural " George Coşbuc" Bistriţa - monument istoric din categoria "A";
  
• 
  Modernizarea şi extinderea infrastructurii turistice de agrement şi a utilităţilor conexe în municipiul Bistriţa - Pădurea Schulerwald;
  
• 
  Executarea de lucrări aferente proiectului “Parc Industrial Bistriţa Sud”.
  

În concluzie, în anul 2013 activitatea de achiziţii, în cadrul Primăriei municipiului Bistriţa, s-a concretizat prin încheierea unui număr de 111 contracte, un act adiţional şi 9 facturi. Pentru cele 119 obiective, au fost derulate şi finalizate 16 proceduri şi 103 cumpărări directe. De asemenea, personalul din cadrul serviciului a fost implicat în majoritatea procedurilor derulate de către D.S.P., D.M.S.S., Ocolul Silvic şi Poliţia locală.

Pentru anul 2014 principalele obiectivele stabilite sunt:

• 
  completarea programului informatic existent în cadrul serviciului cu module noi care să acopere activităţile desfăşurate în cadrul serviciului şi să permită :
  

• 
  redactarea rapidă, uniformă, completă şi uşor de verificat a documentaţiei de atribuire;
  
• 
  realizarea de raportări în orice moment, pe diverse segmente din cadrul procesului de achiziţie publică;
  
• 
  uniformizarea, la nivelul serviciului, a tuturor documentelor folosite în elaborarea documentaţiilor de atribuire ( cu respectarea reglementărilor legale în domeniul achiziţiilor publice );
  
• 
  posibilitatea urmăririi, în orice moment, atât în interiorul serviciului cât şi din exterior ( orice compartiment respectiv persoană care are acces la “circuitul documentelor” ) a stadiului realizării programului de achiziţii publice;
  

• 
  stabilirea unui program de analiză şi urmărire a stadiului de realizare a programului anual de achiziţii;
  
• 
  alocarea unui spaţiu adecvat desfăşurării în condiţii de decenţă a lucrărilor comisiilor de evaluare;
  
• 
  realizarea prin mijloace electronice a unui procent de 40 % din achiziţiile aferente anului 2014;
  
• 
  promovarea acordurilor cadru pentru obiectivele pentru care se pretează acest lucru;
  
• 
  perfecţionarea continuă a personalului din cadrul serviciului prin participarea la cursuri de perfecţionare;
  
• 
  stabilirea şi delimitarea clară a atribuţiilor şi sarcinilor fiecărui compartiment referitoare la activitatea de achiziţii cu precizarea clară a modalităţilor de rezolvare a activităţilor comune;
  
• 
  elaborarea de proceduri de lucru pentru activitatea de achiziţii publice şi revizuirea celor existente.
  

Principalele sarcini pentru anul 2014 sunt:

• 
  Întocmirea programului anual de achiziţii publice;
  
• 
  Întocmirea documentaţiei pentru elaborarea şi prezentarea ofertelor în scopul atribuirii contractelor de achiziţie publică care sunt cuprinse în programul anual de achiziţii publice;
  
• 
  Întocmirea documentelor necesare pentru :
  
  • 
    anunţul de intenţie, anunţurile de participare şi de atribuire a contractelor de achiziţie publică, transmiterea lor spre publicare, în SEAP şi dup caz în Monitorul Oficial, partea a-VI-a, în conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 34/2006, privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare;
    
  • 
    justificarea procedurilor, altele decât licitaţia deschisă şi restrânsă;
    
  • 
    justificarea cerinţelor de calificare si a criteriului de atribuire;
    
  • 
    justificarea factorilor de evaluare;
    
  • 
    justificarea accelerării procedurii, după caz;
    
  • 
    constituirea şi numirea comisiilor de evaluare;
    
  • 
    dosarul achiziţiei publice.
    
    • 
      Întocmirea şi transmiterea, în conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 34/2006, privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare, a răspunsurilor pentru toate clarificările solicitate de ofertanţii care au obţinut în condiţiile legii documentaţia pentru elaborarea şi prezentarea ofertei;
      
    • 
      Organizarea şi desfăşurarea procedurilor de atribuire pentru obiectivele
      
    • 
      din cadrul programului anual de achiziţii ( deschidere oferte, solicitări informaţii şi documente de la ofertanţii participanţi la procedură, dacă este cazul, analiză oferte, desemnare ofertă câştigătoare, întocmire şi semnare procese verbale intermediare, rapoarte de evaluare, comunicare rezultat procedură );
      
    • 
      Întocmirea contractelor de achiziţii publice, cu ofertanţii a căror oferte
      
    • 
      au fost stabilite câştigătoare de către comisia de evaluare, semnarea acestora de către părţile contractante, înregistrarea acestora şi distribuirea acestora celor implicaţi în derularea şi urmărirea lor căt şi Direcţiei economice pentru efectuarea plăţilor;
      
    • 
      Întocmirea şi transmiterea, în conformitate cu prevederile O.U.G. nr. 34/2006, privind atribuirea contractelor de achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii, cu modificările şi completările ulterioare, a documentelor solicitate de către C.N.S.C. Bucureşti, în vederea soluţionării contestaţiilor făcute de către ofertanţii participanţi la procedurile de atribuire;
      
    • 
      Întocmirea şi transmiterea, conform prevederilor O.U.G. nr. 30/2006, privind funcţia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achiziţie publică, a documentelor solicitate de către unitatea pentru coordonarea şi verificarea achiziţiilor publice pentru procedurile de achiziţie care sunt supuse verificării aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire;
      
    • 
      Notificarea ANRMAP, în maxim 48 de ore de la semnarea contractului, cu datele privitoare la contractul încheiat;
      
    • 
      Notificarea ANRMAP, cu privire la achiziţia directă a cărei valoare depăşeşte echivalentul în lei al sumei de 5.000 euro fără TVA, în maxim 10 zile de la primirea documentului justificativ ce stă la baza achiziţiei realizate;
      
    • 
      Întocmirea şi păstrarea dosarelor de achiziţie publică pentru toate procedurile derulate şi finalizate. Predarea dosarelor de achiziţie publică la arhivă;
      
    • 
      Actualizarea programului anual de achiziţii publice în conformitate cu rectificările de buget din cursul anului;
      
    • 
      Elaborarea împreună cu Direcţia Administraţie Publică, Juridic şi cu Direcţia Integrare Europeană, a punctelor de vedere cu privire la corecţiile financiare aplicate de Direcţia Generală Constatare şi Stabilire Nereguli Fonduri Europene, Serviciul Constatare şi Stabilire Nereguli – POR.
      
    • 
      Asigurarea legăturii cu toate compartimentele, serviciile şi direcţiile din cadrul primăriei în realizarea obiectivelor din cadrul programului anual de achiziţii;
      
    • 
      Întocmirea şi transmiterea corespondenţei către toţi factorii implicaţi în atribuirea contractelor de achiziţii publice (autoritatea de reglementare, operatorii economici/ofertanţi, supraveghetorii sistemului).