Dərs vəsaiti Azərbaycan Respublikası Təhsil Nazirinin

8.3. İnformasiyaların idarə edilməsi

Menecerlər öz fəaliyyətlərində informasiyaların cəlb olunması və istifadəsi ilə bağlı funksiyalarını hə­yata ke-çir­məlidirlər. Hər bir rəhbər işçinin informasiya funksi­yalarına aşağıdakılar daxildir:

• 
  müəssisənin, sahənin obyektiv informasiya tələba­tını müəyyən etmək;
  
• 
  informasiya mənbələrini müəyyən etmək;
  
• 
  müəssisənin fəaliyyət sahəsinə aid olan elmi-tex­ni­ki, iqtisadi, direktiv xarakterli informasiyaları cəlb etmək;
  
• 
  həmin informasiyalarla tanış olmaq və əlavə məlu­matlar əldə etmək;
  
• 
  lazım gəldikdə informasiyaları yenidən işləmək;
  
• 
  informasiyaları emal etmək;
  
• 
  toplanmış informasiyaların saxlanılması;
  
• 
  informasiyanın ötürülməsi və s;
  
• 
  informasiya məkanının mühafizəsi.
  

İnformasiya tələbatının müəyyən olunması bu sa­hədə bö­yük əhəmiyyət kəsb edir. İnformasiya tələbatı so­sial, iq­ti­sadi, texniki, əmək, maliyyə və s. sahə, ida­rəçilik və ümum­­dövlət direktiv informasiyalarına tələbatın mü­əy­­yən edil­­məsi ilə əlaqədardır. Bu zaman ən baş­lı­ca mə­sə­lə müəs­si­sənin informasiya tələbatının yaranması sə­bəb­lə­ri­­dir. Bu tə­ləbat elmi-texniki tərəqqi, infor­ma­si­ya­la­rın köh­nəlməsi, iq­tisadi əlaqələr və təhlillər, təşki­la­­tın informasiyalarla fak­tiki təmin olunmasından yaranır.
İnformasiya məkanının mühafizəsi də infor­ma­si­ya­nın idarə edilməsinin funksiyalarına daxildir. İnfor­ma­si­ya­ların mühafizəsi aşağıdakı məsələləri əhatə edir.
1. Hansı informasiyaların mühafizəsinə ehtiyac var.
2. O, kimləri maraqlandıra bilər.
3. Həmin sirlərin “həyat müddəti”nə qədərdir.
4. Onların mühafizəsi neçəyə başa gəlir.
İnformasiyaların mühafizəsi idarəetmə, ticarət və ma­­liy­yə sirlərinin qorunmasına səbəb olur.
İnformasiyalar aşağıdakı məqsədləri daşıyır:
- müəssisə rəhbərləri informasiyalar vasitəsilə əmək kol­­lek­tivini təlimatlandırmaq və məlumatlandırmaq im­ka­nı­na malik olurlar;
- informasiyalar əldə etməklə rəhbərlər müəssisənin fəaliyyətini planlaşdırırlar;
- rəhbərlər informasiyalardan qərarlar hasil edirlər.
- informasiyalar əldə etməklə rəhbərlər müəssisənin fəaliyyətini yoxlayır, başqa sözlə nəzarət funksiyasını hə­ya­ta keçirirlər.
Müəssisənin rəhbərləri informasiyalar əldə etməklə müəssisənin fəaliyyətini təhlil edir və qiymətləndirirlər.
İqtisadi informasiyalar xalq təsərrüfatının və onun ayrı-ayrı bölmələrinin, alt sistemlərinin, müəssisə və təşki­lat­ların idarə olunması za­ma­nı istifadə olunan məl­u­mat­la­rın məcmusudur. İqtisadi in­formasiyalar müəssisənin həm keçmişini, həm mövcud vəziyyətini, həm də gələcəyini əhatə edir.
İnformasiya təminatı informasiyaların idarə edil­mə­sinin əsas tərkib hissələrindəndir. İnformasiyaların daxil edil­məsi, işlənməsi, saxlanılması, funksiyalarının həyata ke­çi­rilməsində proqram təminatının rolu böyükdür. İnfor­masiya təminatı üçün informasiya bazasının olması vacib şərtdir. İnformasiya bazası biliklərin, məlumatların və gös­təricilərin elə qaydaya salınmış toplusudur ki, ona daxil ol­muş informasiyanı asanlıqla tapmaq və istifadə etmək müm­kün olur. İnformasiya bazaları ümumi və fərdi ba­za­lar­dan ibarət olur. Ümumi bazalar işçilərin ümumi isti­fa­dəsində, fərdi bazalar isə işçilərin şəxsi istifa­dəsində olur. Ümumi informasiya bazalarına təşki­latın normativ-hüquqi bazasını, ümumi nizam-intizam qay­dalarını, müəs­sisənin stra­teji və cari fəaliyyət plan­la­rını, hesabat sənəd­lərini mi­sal göstərmək olar. Fərdi informasiya bazaları işə ayrı-ayrı təşkilati struktur vahidlərinə, şəxslərə aid olan məlumatlar sistemidir.