Dinas pendidikan provinsi dki jakarta

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)

SMP NEGERI 215 SSN JAKARTA

Jl. Melati Taman Meruya Ilir Blok B Kembangan Jakarta Barat

Telp. 021-5850391 Fax. [phone] e-mail. Website : www.smpn215-jkt.sch.id

ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN

Administrasi sebagai pekerjaan ketatausahaan dan kesekretariatan, yaitu meliputi pekerjaaan yang berhubungan dengan surat menyurat, dokumentasi, pendaftaran (registrasi), dan kearsipan, dalam setiap usaha kerja sama yang teratur untuk mencapai tujuan tertentu.

Administrasi Keuangan

5 hal administrasi keuangan, yaitu:

1. 
   Kekuasaan keuangan
   
2. 
   Pengurusan keuangan
   
3. 
   Cara memasukkan data keuangan dalam buku kas
   
4. 
   Isi buku kas (informasi keuangan)
   
5. 
   menutup buku kas
   

Fungsi Utama Kesekretariatan

1. Memperlancar roda/system organisasi, yaitu mencatat semua kegiatan manajemen dan alat pelaksana kegiatan ketatausahaan.

2. Mengatur lalu lintas informasi.

3. Sebagai pusat arsip dan dokumentasi.

Ruang Lingkup Kesekretariatan
1. Administrasi

a. Pengelolaan surat-menyurat

b. Membuat notulen syuro dan laporan kegiatan

c. Penyusunan system kepustakaan dengan mendokumentasikan arsip-arsip dari dalam/luar.

2. KeRumahTanggan (RuTang)

a. Penyiapan alat/kebutuhan dan tempat kesekretariatan yang representative.

b. Penyusunan daftar inventaris (barang yang dimiliki organisasi) dan memantaunya.
3. Personalia (urusan keanggotaan) dan komunikasi

Kegiatan Kesekretariatan

Kesekretariatan merupakan unit organisasi yang melaksanakan pekerjaan pelayanan atau jasa-jasa perkantoran dalam bidang ketatausahaan. Kegiatan yang dilakukan oleh bagian kesekretariatan meliputi:

No	Aktifitas	Uraian
1	Menyelenggarakan korespodensi	· Memproses surat-menyurat · Mengonsep surat · Mengetik surat · Menggandakan surat · Mengatur pengantaran surat · Mengagendakan keluar masuknya surat
2	Menyelenggarakan Pekerjaan kearsipan	· Menyusun arsin · Menyimpan dan memelihara arsip · Melayani dan mengatur peminjaman arsip
3	Menyelenggarakan tata-hubungan eksternal/internal (fungsi Humasy)	· Internal :melakukan hubungan baik dalam lingkungan kerja · Eksternal: melakukan hubungan baik dengan masyarakat di luar organisasi
4.	Menyelenggarakan pengaturan kunjungan	· Menyediakan buku tamu · Menyediakan sarana yang dibutuhkan

SURAT MENYURAT

Dalam suatu organisasi, keberadaan surat menyurat sangatlah penting. Surat menyurat terkadang disebut dengan Administrasi. Banyak sekali kegunaan surat menyurat dalam kegiatan organisasi maupun dalam kehidupan sehari-hari. Di zaman ini hampir-hampir kita tidak bisa melepaskan diri dari administrasi dan surat menyurat, seperti KTP, SIM, SKKB, akte tanah, dll. Karena itu pengetahuan tentang adminstrasi dan surat menyurat adalah merupakan kemampuan dasar yang harus dimiliki oleh setiap pelaku organisasi.

Arti Dan Fungsi Surat

Ditinjau dari segi isinya surat adalah jenis karangan (komposisi) paparan. Di dalam surat tersebut penulis berusaha mengemukakan maksud dan tujuannya serta menjelaskan apa yang dipikirkan dan dirasakannya.Apabila ditinjau dari peraturannya maka surat adalah percakapan yang tertulis. Sejenis dengan percakapan (dialog/conversation/muhadatsah) yang biasa kita lakukan sehari-hari, meski masing-masing mempunyai kelebihan dan kelemahan tersendiri. Sedang fungsi dari surat adalah :

¨ Sebagai alat komunikasi

¨ Sebagai alat bukti tertulis

¨ Sebagai alat pengingat

¨ Sebagai alat bukti historis

¨ Sebagai duta organisasi

¨ Sebagai pedoman kerja

Wujud, Jenis, Bentuk Dan Bahasa Surat

Wujud surat yang kita kirimkan bisa berupa : kartu pos, warkat pos, surat bersampul (beramplop), memo, nota dan telegram.

Jenis suratberdasarkan isinya dibagi menjadi :

1. Surat pribadi, berisi masalah pribadi yang dikirimkan perorangan

2. Surat dinas/resmi, berisi masalah kedinasan atau administrasi pemerintah/ organisasi.

Karena sifatnya resmi maka surat resmi harus ditulis dengan bahasa yang resmi. Contoh surat resmi di antaranya adalah surat keputusan, instruksi (surat perintah), surat tugas, surat edaran, surat panggilan, nota dinas, penguimuman, dan surat undangan rapat organisasi/dinas.

3. Surat niaga/dagang, berisi masalah perniagaan/perdagangan. Contoh surat perniagaan adalah surat permintaan penawaran, surat pesanan, surat tagihan, dll.

Bentuk surat ialah susunan letak bagian-bagian surat. Variasi susunan bagian-bagiannya menyebabkan timbulnya bermacam-macam bentuk surat. Dalam menulis surat hendaknya dipilihbentuk yang tepat, untuk memperoleh kemudahan dan keseragaman dalam administrasi. Dalam surat menyurat resmi ada lima bentuk surat, yaitu :

1. Lurus penuh

2. Lurus

3. Setengah lurus

4. Resmi Indonesia lama

5. Resmi Indonesia baru

Bahasa yang dipakai dalam surat resmi adalah bahasa baku. Bahasa baku adalah bahasa yang benar menurut kaedah bahasa dan sudah dilazimkan/telah dianggap biasa dalam penggunaan sehari-hari. Bahasa baku dapat dikenali dari ejaannya, pemakaian kata, bentuk kata dan kalimat.

Bagian-Bagian Surat

Bagian-bagian surat resmi yang lengkap adalah sebagai berikut :

1. Kepala (Kop)

2. Nama tempat dan tanggal

3. Nomor

4. Lampiran (lamp.)

5. Hal/perihal

6. Alamat

7. Salam pembuka

8. Isi (batang tubuh surat)

9. Salam penutup

10. Tanda tangan

11. Nama terang

12. Jabatan penanda tangan

13. Tembusan

14. Stempel

1. Kepala surat, biasanya diketik dipinggir kiri atas tapi boleh juga diketik di tengah. Kepala surat berisi nama organisasi/perusahaan, lambang organisasi, alamat organisasi, nomor telepon (kalau ada), nomor kotak pos (kalau ada). Kepala surat penting sekali untuk menunjukkan resmi atau tidaknya organisasi yang mengirim surat tersebut. Apabila organisasinya sudah mantap, maka lebih baik kepala surat dicetak, tidak diketik.

2. Tanggal surat, diketik dipinggir kanan bawah di atas tanda tangan atau jabatan penanda tangan surat. Bisa juga ditulis di kiri atas atau kanan atas. Dalam penulisan tanggal tidak boleh disingkat, seperti 3 Okt 2013 atau 3 – 10 – 2013, tapi harus ditulis 3 Oktober 2013.

3. Nomor, surat resmi selalu diberi nomor urut, kode, dan tahun.

Contoh : OSIS SMPN 215/A-I/01/I-2013

Keterangan :

OSIS SMPN 215 adalah kode bahwa surat dikeluarkan oleh OSIS SMPN 215 A-I adalah kode surat keluar untuk masyarakat luas,

01 adalah nomor urut surat,

I-2013 adalah keterangan tentang bulan dan tahun.

Contoh kode surat adalah sebagai berikut :

A-I : Surat keluar untuk masyarakat luas.

A-II:Surat keluar untuk mohon sumbangan.

A-III:Surat keluar untuk Organisasi lain.

A-IV: Surat keluar untuk siswa SMPN 215

4. Lampiran (Lamp.), lampiran adalah sesuatu yang disertakan dalam sebuah surat misalnya proposal, ijazah dan lain sebagainya.

5. Hal/Perihal, bagian ini menunjukkan isi atau inti surat secara singkat. Dengan membaca Hal/Perihal maka sipenerima surat dapat mengetahui dengan cepat masalah/hal apa yang ditulis dalam surat tersebut. Untuk itu Hal/Perihal ditulis secara singkat dan jelas.

6. Alamat surat, bagian ini ada dua, alamat yang diletakkan di bagian luar surat (amplop) dan alamat yang diletakkan di bagian dalam surat. Alamat dapat menyebutkan nama orang/nama jabatan, nama jalan dan nomor rumah, serta nama kota. Sedang untuk yang disampaikan bagi pengurus internal organisasi biasanya cukup di beri alamat : di tempat. Untuk penulisan nama orang, jabatan, daerah, jalan harus diawali dengan huruf kapital, serta penulisannya harus cermat dan tidak merubah tulisan. Di depan nama diberi kata Yang Terhormat (disingkat Yth.). Dan diberi kata sapaan Saudara (Sdr.), Bapak dan Ibu

7. Salam Pembuka, adalah merupakan tanda hormat pengirim sebelum ia berbicara dalam surat. Salam pembuka bisa menggunakan Assalamualaikum Wr. Wb. Atau dengan memakai kata : dengan hormat.

8. Isi surat, terdiri dari tiga bagian : pembukaan, isi dan maksud surat, dan penutup.

9. Salam penutup, ditulis setelah penutup surat dan kemudian diberi koma.

10. Tanda tangan, diletakkan setelah salam penutup, atau di letakkan setelah nama jabatan penanda tangan. Apabila surat ditanda tangani oleh ketua dan sekretaris maka ketua berada disebelah kiri surat dan sekretaris berada di sebelah kanan surat.

11. Nama terang, adalah nama dari penanda tangan surat. Harus di awali dengan huruf kapital dan tidak usah di ahiri dengn titik. Dan menurut peraturan terbaru tidak usah memakai garis bawah.

12. Jabatan penanda tangan, bagian ini ditulis di bawah salam penutup atau di bawah tanggal, apabila tanggalnya ditulis di bagian kanan bawah. Atau bisa juga ditulis di bawah nama penanda tangan, dan tetap tidak usah garis bawah di bawah nama penanda tanga.

13. Tembusan, atau sering disebut dengan c.c. (carbon copy). Tembusan dibuat apabila ada pihak-pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut atau mempunyai sangkut paut dengan isi surat akan tetapi bukan merupakan pihak yang menjadi tujuan utama dari surat. Tembusan ditulis di bagian bawah kiri surat lurus dengan tulisan nomordan lampiran.

14. Stempel, adalah tanda bahwa surat tersebut betul-betul dikirimkan oleh lembaga yang namanya tertera dalam stempel tersebut. Untuk menghindari pemalsuan dengan cara poto copy, maka sebaiknya tinta stempel tidak berwarna hitam. Stempel di letekkan di bagian kanan bawah surat apabila surat tersebut ditanda tangani oleh ketua dan sekretaris (dibagian nama sekretaris). Sedang apabila surat hanya ditanda tangani oleh satu orang saja, maka stempel diletakkan di atas nama penanda tangan surat tersebut. Menurut kebiasaan, stempel adalah sesuatu yang sangat berharga dan tidak setiap orang bisa mempergunakannya, hanya sekretaris atau ketua saja yang mengetahui keberadaan stempel tersebut.