Document General

3.5.3.8Exportació del resultat d’una cerca

3.5.3.8.1Descripció

Aquesta funcionalitat us permetrà exportar les dades bàsiques d’un conjunt d’expedients que haureu seleccionat, prèviament, des de les funcionalitats de cerca d’expedients a un document en format Excel.

El document inclourà les dades de tots els expedients resultants de l’execució de la cerca.

A partir de la v9.0 del TG, s’habilita, de manera opcional, una nova pestanya d’aquest Excel amb la informació dels diversos Interessats dels expedients resultat de la cerca.

3.5.3.8.2Perfils d’Usuaris Autoritzats

En aquesta fase no s’han definit cap tipus de perfil i, per tant, podran fer ús d’aquesta funcionalitat tots els usuaris que hagin estat autoritzats a accedir al sistema.

3.5.3.8.3Operativa de la Funcionalitat

Una vegada heu obtingut el conjunt d’expedients resultats de l’execució de la cerca, caldrà que premeu el botó d’exportar a Excel que trobareu en la part inferior esquerra de la pantalla.

A partir de la v9.0 del TG, el sistema us mostrarà una pantalla anomenada “Opcions d’exportació” on haureu d’escollir si en el document Excel que es generarà voleu la informació dels expedients resultants de la cerca i/o la informació dels interessats relacionats amb els expedients resultants de la cerca.

Una vegada hàgiu escollit una de les dues opcions, o les dues opcions, heu de fer clic en el botó “Exportar” per tal que el sistema generi un fitxer en format Excel, que a partir de la v9.0 del TG, s’anomena “TG-Export-Expedients__.xls“ on:

• 
  informa de l’entorn en el qual s’ha realitzat la cerca d’expedients: PREproducció o PROducció.
  
• 
  informa del moment en el qual el resultat de la cerca d’expedients s’ha exportat a Excel, en format DDMMAAAAmmssms.
  

Aquest document pot contenir els fulls (pestanyes) “Expedients” i/o “Interessats” segons hagi estat la vostra selecció a la pantalla “Opcions d’exportació”.

3.5.3.8.3.1Pestanya “Expedients”

L’atribut de prioritat de cada expedient, s’exporta a Excel com un camp tipus text on No significa que l’expedient no ha estat marcat com a prioritari i Sí indica que l’expedient és prioritari.

Si heu fet una cerca per tràmit/modalitat i aquest té definides dades específiques, en fer l’exportació a Excel, també s’exportaran les dades específiques dels expedients resultant de la cerca.

En el cas de dades específiques de tipus termini, s’exportarà tant el valor de la data termini com els dies d’antelació de primer i segon avís.

En el cas de dades específiques de tipus llista multiselecció, s’exportaran els diferents elements (codis i valors) de la llista diferenciats pel separador pipe ‘|’. Si aquesta la dada específica tipus llista multiselecció no té cap valor assignat, aquesta columna es mostra buida.

3.5.3.8.3.2Pestanya “Interessats”

Aquesta pestanya conté informació de TOTS els interessats de l’expedient:

• 
  Codi d’expedient.
  
• 
  Rol.- Indica el rol de l’interessat.
  
• 
  Tipus interessat.- Indica si es tracta d’una persona jurídica o una persona física
  
• 
  Tipus identificador.- Indica si el tipus d’identificador de l’interessat és NIF, NIE, Passaport, Document Identitat Estranger, CIF o VAT.
  
• 
  País document.- Indica el país en el qual ha estat expedit el document d’acreditació de l’interessat.
  
• 
  Nom/ Raó social.- Indica el Nom de l’interessat, si es tracta d’una persona física, o la Raó social, en el cas d’una persona jurídica.
  
• 
  Primer cognom.- Primer cognom de la persona física.
  
• 
  Segon cognom.- Segon cognom de la persona física.
  
• 
  Gènere.- Indica si l’interessat és un home o una dona, en cas que hagi informat aquesta dada.
  
• 
  Data naixement.- Indica la data de naixement de la persona física.
  
• 
  Adreça.- Indica l’adreça postal de l’interessat.
  
• 
  Codi municipi.- Codi INE
  
• 
  Codi postal.
  
• 
  Nom municipi
  
• 
  Nom comarca.
  
• 
  Telèfon.
  
• 
  Telèfon mòbil.
  
• 
  eMail.- Indica l’adreça de correu postal de l’interessat.
  
• 
  Canal notificació.- Indica si l’interessat prefereix que les notificacions es realitzin per correu postal o electrònic.
  
• 
  Dades del representant.- En el cas que l’interessat sigui una persona jurídica, també es mostren les dades del seu representant:
  
  • 
    Tipus identificador.
    
  • 
    Identificador.
    
  • 
    País document.
    
  • 
    Nom.
    
  • 
    Primer cognom.
    
  • 
    Segon cognom.
    

3.5.3.9Nou canvi d’estat i consulta dels canvis realitzats

3.5.3.9.1Descripció

Si voleu realitzar un canvi d’estat de l’expedient haureu de situar-vos a la pantalla de detall d’un expedient i fer un clic sobre el botó de canvi d’estat situat a la part inferior de la pantalla. Aquesta acció estarà deshabilitada per als expedients manuals que no hagin completat l’Apunt a la carpeta ciutadana.

Per a consultar els canvis d’estat realitzats o el detall d’algun d’ells, haureu de fer-ho des de l’apartat de canvis d’estat que es mostra en la pantalla de consulta de l’expedient.

Cal que tingueu present que els canvis d’estat que realitzeu queden reflectits, immediatament, sobre l’expedient de la carpeta del ciutadà o empresa i EACAT.

3.5.3.9.2Operativa de la Funcionalitat

Si voleu realitzar un canvi d’estat, haureu de prémer el botó corresponent del final de la pàgina.

Per a fer efectiu el canvi haureu d’informar:

• 
  Data del canvi d’estat.- Per defecte data i hora actual.
  
• 
  Estat de l’expedient.- Nou estat que ha de tenir l’expedient. Els estats possibles són:
  
  • 
    En execució de la resolució
    
  • 
    En tramitació
    
  • 
    Finalitzat
    
  • 
    Pendent de requeriment
    
• 
  Comentari públic (opcional).- Un comentari que es veurà, des de la carpeta del ciutadà o empresa i EACAT, associat al canvi d’estat.
  
• 
  Document (opcional).- El document que volem que quedi associat, en la carpeta del ciutadà o empresa i EACAT, a l’acció del canvi d’estat. Cal que tingueu present que aquest document l’haureu hagut d’incorporar, prèviament, als documents de gestió de l’expedient. En el cas que annexeu un document, haureu d’informar al sistema si caldrà o no fer l’assentament automàtic al registre de sortida
  
• 
  Registre de sortida.- Per tal de controlar que un mateix document tingui 2 registres S@RCAT de sortida, en la pantalla de canvi d’estat/finalització, quan se selecciona el fitxer, si aquest està ja registrat de sortida, el botó d’opció de registre de sortida automàtic estarà deshabilitat. Si es demana el registre de sortida automàtic, és molt important que l’administrador del tràmit hagi informat correctament les dades del registre de sortida S@rcat, en cas contrari, el sistema donarà error.
  

Una vegada informats tots els camps, haureu de fer clic sobre el botó Enviar per tal que es faci efectiu el canvi.

El Sistema us demanarà que confirmeu l’acció amb dos botons Sí o No, que heu de prémer segons vulgueu confirmar l’acció o no.

Els canvis realitzats queden registrats a l’Historial de Tramitació de l’expedient amb el tipus acció Canvi d’estat d’expedient efectuat.

Si voleu consultar els canvis d’estat realitzats i el detall de cada un d’ells, us haureu de situar en la pantalla de consulta del detall de l’expedient, pestanya Accions, secció Canvis d’estat.

Visualitzareu una línia per a cada canvi d’estat realitzat amb la informació bàsica de cada un d’ells:

• 
  Data petició.- Data en la qual s’ha generat el canvi d’estat.
  
• 
  Comentari públic.- Si en el canvi d’estat s’ha informat un comentari públic (visible a la carpeta del ciutadà), aquí es mostrarà el comentari públic.
  
• 
  Estat de l’expedient .- Quan un expedient entra en el sistema el seu estat és Iniciat. Després, en funció dels canvis d’estat que se li hagin realitzat a l’expedient, el seu estat pot ser: En tramitació, Pendent de requeriment, En execució de la resolució, Finalitzat, Resolt, Tancat o Reobert.
  
• 
  Data de canvi d’estat.- S’informa, amb la data del sistema, en el moment que es realitza un canvi d’estat de l’expedient.
  
• 
  Enviament.- Amb una única icona es mostra l’estat de l’enviament del canvi d’estat de l’expedient cap a la carpeta del ciutadà:
  
  • 
    Enviat .- Enviat correctament.
    
  • 
    Reintentant .- El canvi d’estat no s’ha pogut enviar, però el sistema ho continua reintentant. Per exemple, quan PICA no està disponible.
    

A partir de la versió 6.0 el sistema realitza reintents automàtics cada certa freqüència fins que s’aconsegueixi enviar correctament el canvi d’estat a la carpeta del ciutadà o fins que s’exhaureixin un nombre màxim de reintents.

• 
  Requereix atenció .- L’acció no s’ha pogut enviar i es requereix que el gestor vagi a la nova pestanya “Requereix atenció” i decideixi si la reintenta o la descarta. Per exemple, quan el Tramitador Genèric ja ho ha reintentat el màxim nombre de vegades i no ha aconseguit enviar correctament el canvi d’estat. Si es fa clic sobre l’enllaç +info, el sistema ens dirigeix automàticament a aquesta nova pestanya.
  
• 
  Error .- Error no recuperable. Per exemple, quan s’envia un fitxer que conté accents o caràcters estranys en el seu nom. El gestor ha de repetir l’acció una vegada corregit el motiu de l’error.
  

En la darrera columna de cada fila es mostra una imatge d’una lupa on, si feu un clic a sobre, se us mostrarà la informació detallada del canvi d’estat:

• 
  Data d’entrada
  
• 
  Descripció
  
• 
  Estat enviat
  
• 
  Data canvi d’estat
  
• 
  Document adjunt.- Podreu descarregar aquest document (fent un clic a la icona de descàrrega que apareix al costat del nom del document adjunt) i/o consultar el detall de les metadades del document adjunt (fent clic a la icona de la lupa que es mostra al costat de la icona de descàrrega).
  
• 
  Núm. registre
  
• 
  Detall de l’error.- Si s’ha produït un error durant l’enviament del canvi d’estat, podreu consultar el detall de l’error fent un clic sobre la icona de la lupa.
  

El Tramitador, quan rep la sol·licitud, crea l’expedient en estat iniciat. El ciutadà l’estat que veu és ‘Rebuda’ (a menys que en la parametrització del GSIT s’hagi establert que l’estat inicial és ‘Finalitzat’, això es fa en alguns casos en els quals el tràmit és finalista).

Només el canvi d’estat Finalització i la Resolució, comporta un canvi d’estat en la carpeta del ciutadà.