Document General

3.5.3.10Alta, consulta i gestió dels requeriments de documentació

3.5.3.10.1Descripció

Per a accedir a les funcionalitats d’alta, consulta i gestió dels requeriments de documentació haureu de situar-vos en la pantalla de consulta de la informació d’un expedient.

Si voleu donar d’alta un nou requeriment, haureu de fer un clic sobre el botó requeriment de documentació situat a la part inferior de la pantalla. Aquesta acció estarà deshabilitada per als expedients manuals que no hagin completat l’Apunt a la carpeta ciutadana.

Per a consultar o canviar l’estat d’un requeriment de documentació haureu de fer-ho des del mateix requeriment que es mostra en la pantalla de consulta de l’expedient.

Cal que tingueu present que les accions que es realitzen sobre els requeriments queden reflectides sobre l’expedient de la carpeta del ciutadà o empresa.

3.5.3.10.2Operativa de la Funcionalitat

Si voleu donar d’alta un nou requeriment de documentació haureu de prémer el botó corresponent del final de la pàgina.

Si l’administrador del tràmit ha configurat un o diversos documents predefinits, podreu escollir-ne un de la llista desplegable que mostra tots els documents predefinits, que puguin ser requerits, que l’administrador del tràmit ha creat pel tràmit/modalitat de l’expedient.

Aquest document predefinit és una facilitat per a preomplir els camps que cal informar per a generar el requeriment de documentació. En seleccionar un document predefinit de la llista desplegable, automàticament s’informen les dades de la pantalla segons els valors que l’administrador del tràmit ha fitxat pel document predefinit.

Tots aquests camps són susceptibles de ser modificats, si es considera necessari.

3.5.3.10.2.1Alta de requeriment de documentació

Les dades que caldrà que informeu seran:

• 
  Títol. Breu descripció del document que s’està requerint. La informació que s'introdueixi en aquest apartat apareixerà en la carpeta del ciutadà sota l'epígraf Document.
  
• 
  Detall. Descripció més detallada del document. La informació que s'introdueixi en aquest apartat apareixerà en la carpeta del ciutadà sota l'epígraf Detall.
  
• 
  Data del requeriment, ha de ser sempre la data actual.
  
• 
  Data límit d’entrega. Heu d’indicar la data límit per a realitzar el lliurament d’aquesta documentació. Si no voleu indicar una data límit, haureu d’activar la casella corresponent.
  

A partir de la v9.0 del TG, es permet que la data límit del requeriment estigui vinculada a la data de la notificació.

A partir d’aquesta versió v9, es presenta una llista desplegable per tal de seleccionar el tipus de data límit d’entrega:

• 
  Fixa.- Si escolliu aquesta opció, haureu de seleccionar la data límit en el calendari que es presenta al costat.
  
• 
  A comptar des de la notificació.- Si seleccioneu aquesta opció, haureu d’introduir el nombre de dies o mesos a comptar des de la notificació (informant el nombre d’unitat en la casella anomenada “Període” i seleccionant el valor “Dies” o “Mesos” a la llista desplegable que es presenta al costat). Aquesta opció implica que necessàriament haureu d’enviar aquest requeriment de documentació amb una notificació associada. En el moment que es practiqui la notificació, el sistema calcularà la data límit en funció del període introduït en el moment de donar d’alta el requeriment de documentació.
  
• 
  Sense data límit.- Per als requeriments de documentació que no han de tenir data límit.
  
• 
  A comptar des del requeriment.- Si escolliu aquesta opció, haureu d’introduir el nombre de dies o mesos a comptar des del moment d’enviar el requeriment de documentació.
  

Si despleguem l’apartat Altres dades:

• 
  Autenticació obligatòria. En el cas que voleu que l’accés al requeriment de documentació obligui al ciutadà a autenticar-se al portal de Tràmits Gencat o al canal empresa.
  
• 
  Permetre interessats. Si voleu que el lliurament el pugui realitzar una persona diferent del sol·licitant.
  
• 
  Mida màxima del document. Si voleu que el fitxer que us lliurin no superi un nombre màxim de KB.
  
• 
  Extensions permeses. Si voleu que el format del fitxer a lliurar només pugui tenir algunes extensions determinades.
  
• 
  Metadades Gestió documental. Quan el ciutadà adjunti aquest documents tindran aquestes metadades incorporades:
  
  • 
    Codi Productor.- Per defecte, es mostra el codi productor de l’expedient.
    
  • 
    Codi Òrgan.- Per defecte, es mostra el codi òrgan de l’expedient.
    
  • 
    Tipus document.- Es mostra el tipus de document que l’Administrador del tràmit ha definit com a tipus per defecte a la configuració de la Gestió documental pel tràmit/modalitat. Atès que pot tractar-se d'una llista molt extensa, a partir de la versió 7, es permet l'entrada manual de caràcters per tal que el sistema cerqui els tipus de documents que continguin els caràcters introduïts (funció d'autocompletat).
    
  • 
    Idioma
    

Un cop informades les dades del document requerit premem el botó Afegir requeriment, ens apareixerà a la graella situada baix.

Podem requerir fins a 5 documents diferents en una mateixa petició. La graella de documents requerits ens permet modificar el document o eliminar-lo mitjançant les icones que hi ha a la dreta: lupa i paperera.

5. Alta de requeriment de documentació amb notificació

Si voleu que la notificació del requeriment es realitzi mitjançant una notificació electrònica, llavors haureu de marcar la casella de verificació “Notificar requeriment” i procedir com qualsevol notificació. Si heu escollit que la data límit del requeriment estigui vinculada a la notificació, el sistema valida que el requeriment de documentació s’estigui enviant amb una notificació associada.

Enviar el requeriment

Una vegada informats tots els camps, haureu de fer clic sobre el botó Enviar per tal que es faci efectiu l’enviament del requeriment.

El Sistema us demanarà que confirmeu l’acció amb dos botons Sí o No, que heu de prémer segons vulgueu confirmar l’acció o no.

En el cas que el requeriment s’enviï amb notificació i el tipus identificador sigui Passaport o VAT i no s’hagi activat la casella que indica que la notificació serà accessible per paraula de pas, es mostrarà un missatge informant de la conveniència que es pugui accedir a la notificació per paraula de pas.

Els canvis realitzats queden registrats a l’Historial de Tramitació de l’expedient amb el tipus acció Requeriment de documentació efectuat.

Si heu enviat el requeriment de documentació amb notificació, cal tenir en compte que:

• 
  Si la notificació és col·lectiva, es crearà una única notificació independentment del nombre de destinataris. Si la notificació és individual a diversos destinataris (màxim 5), es crearà una notificació per a cada destinatari.
  
• 
  La notificació no s'enviarà fins que el requeriment no hagi arribat a la carpeta del ciutadà, per garantir la consistència entre el requeriment i la notificació.
  
• 
  Si la notificació electrònica s’ha enviat a diversos destinataris de forma col·lectiva, l'estat de la notificació electrònica canvia en el moment que qualsevol dels destinataris realitzi qualsevol acció que comporti un canvi d'estat d'aquesta notificació. El canvi d’estat d’una notificació postal s’ha de realitzar de forma manual.
  
• 
  Quan la notificació electrònica ha estat practicada:
  
  • 
    Es calcula la data límit, en funció del període informat en el moment de donar d’alta el requeriment de documentació, de tots els requeriments que tinguin la data límit vinculada a aquesta notificació.
    
  • 
    El càlcul de la data límit del requeriment de documentació vinculada a una notificació és una operació que es mostra a l’historial d’administració de l’expedient amb el Tipus acció “Canvi d’estat de documentació efectuat”.
    
  • 
    L’evidència del procés de notificació queda recollida com a evidències tecnològiques dintre dels documents de l’expedient.
    

Per a gestionar un requeriment de documentació haureu d’anar a la consulta dels requeriments de documentació de l’expedient.

La pantalla us mostrarà una línia de detall per a cada requeriment existent amb la informació bàsica d’aquest:

• 
  Data petició.- Data en la qual s’ha generat el requeriment de documentació.
  
• 
  Títol del requeriment.- Nom del document requerit que es mostra a la carpeta del ciutadà.
  
• 
  Data límit.-
  
  • 
    “Pendent d’informar notificació” per als requeriments que tinguin la data límit vinculada a una notificació que encara no ha estat practicada.
    
  • 
    “Sense data límit” per als requeriments que no tenen data límit
    
  • 
    Data fins a la qual es pot presentar el document requerit, per a la resta de requeriments:
    
    • 
      Data límit fixa.
      
    • 
      Data límit vinculada a una notificació que ja ha estat practicada (calculada en funció del període informat en el moment de donar d’alta el requeriment de documentació i la data en la qual s’ha practicat la notificació).
      
    • 
      Data límit vinculada al requeriment de documentació.
      
• 
  Enviament.- Amb una única icona es mostra l’estat de l’enviament del requeriment de documentació cap a la carpeta del ciutadà:
  
  • 
    Enviat .- Enviat correctament.
    
  • 
    Reintentant .- El requeriment de documentació no s’ha pogut enviar, però el sistema ho continua reintentant. Per exemple, quan PICA no està disponible.
    

A partir de la versió 6.0 el sistema realitza reintents automàtics cada certa freqüència fins que s’aconsegueixi enviar correctament el requeriment de documentació a la carpeta del ciutadà o fins que s’exhaureixin un nombre màxim de reintents.

• 
  Requereix atenció .- L’acció no s’ha pogut enviar i es requereix que el gestor vagi a la nova pestanya “Requereix atenció” i decideixi si la reintenta o la descarta. Per exemple, quan el Tramitador Genèric ja ho ha reintentat el màxim nombre de vegades i no ha aconseguit enviar correctament el requeriment de documentació. Si es fa clic sobre l’enllaç +info, el sistema ens dirigeix automàticament a aquesta nova pestanya.
  
• 
  Error .- Error no recuperable. Per exemple, quan s’envia un fitxer que conté accents o caràcters estranys en el seu nom. El gestor ha de repetir l’acció una vegada corregit el motiu de l’error.
  
• 
  Estat del requeriment.- Aquest estat es mostra en blanc fins que el sistema no hagi aconseguit enviar el requeriment de documentació a la carpeta del ciutadà. En el moment que s’aconsegueix, l’estat és Pendent interessat. Després, en funcions de les accions que hagin realitzat sobre aquest requeriment de documentació, l’estat pot ser, Acceptat, Cancel·lat, Presentat i acceptat per altre canal, Rebutjat o Termini exhaurit.
  
• 
  Darrer canvi d’estat.- A partir de la versió v7.1, els canvis d’estat dels requeriments de documentació s’afegeixen al sistema de reintents. En el moment que es realitza un canvi d’estat del requeriment de documentació, s’informa:
  
  • 
    Icona que mostra l’estat de l’enviament del canvi d’estat del requeriment de documentació. Si passeu el cursor sobre aquesta icona, el sistema us mostrarà l’estat final del requeriment enviat amb un missatge:
    

• 
  Enviat .- Enviat correctament. Si passeu el cursor sobre la icona, el sistema us mostrà el missatge “Enviat amb èxit el canvi d’estat a: ”
  
• 
  Reintentant .- El canvi d’estat del requeriment de documentació no s’ha pogut enviar, però el sistema ho continua reintentant. Si passeu el cursor sobre la icona, el sistema us mostrà el missatge “Reintentant el canvi d’estat a: ”
  

A partir de la versió 7.1 el sistema realitza reintents automàtics cada certa freqüència fins que s’aconsegueixi enviar correctament el canvi d’estat del requeriment de documentació a la carpeta del ciutadà o fins que s’exhaureixin un nombre màxim de reintents.

• 
  Requereix atenció .- L’acció no s’ha pogut enviar i es requereix que el gestor vagi a la nova pestanya “Requereix atenció” i decideixi si la reintenta o la descarta. Per exemple, quan el Tramitador Genèric ja ho ha reintentat el màxim nombre de vegades i no ha aconseguit enviar correctament el canvi d’estat del requeriment de documentació. Si es fa clic sobre l’enllaç +info, el sistema ens dirigeix automàticament a aquesta nova pestanya. Si passeu el cursor sobre la icona, el sistema us mostrà el missatge “Requereix atenció el canvi d’estat a: ”
  
• 
  Error .- Error no recuperable. El gestor ha de repetir l’acció una vegada corregit el motiu de l’error. Si passeu el cursor sobre la icona, el sistema us mostrà el missatge “Error en el canvi d’estat a: ”
  

• 
  Data en la qual es produeix el canvi d’estat del requeriment.
  
• 
  En la darrera columna de cada detall del requeriment podeu trobar dues imatges que, en fer un clic sobre alguna d’elles, us han de permetre:
  
  • 
    Realitzar un canvi d’estat sobre el requeriment de documentació.
    
  • 
    Consultar el detall del requeriment.
    

3.5.3.10.2.2Canvi d’estat sobre el requeriment de documentació

Si feu un clic sobre la primera imatge, accedireu a una pantalla on podreu indicar el nou estat del requeriment. Un requeriment de document quan es crea queda en estat Pendent interessat i en realitzar el canvi d’estat els possibles nous estats són:

• 
  Acceptat,
  
• 
  Cancel·lat,
  
• 
  Pendent interessat¹, a partir de la v9.0 del TG es mostra aquest estat (igual que l’estat original) per a poder modificar la data límit d’entrega.
  
• 
  Presentat i acceptat per un altre canal,
  
• 
  Rebutjat
  
• 
  Termini Exhaurit.
  

Cal que tingueu present que aquest canvi d’estat en el moment que s’enviï correctament es veurà reflectit en el requeriment existent a la carpeta del ciutadà o empresa.

3.5.3.10.2.3Consulta del requeriment de documentació

Si feu un clic sobre la icona de la lupa, accedireu a la pantalla de consulta del detall del requeriment. Aquesta informació està estructurada en 4 seccions:

1. 
   Dades del requeriment de documentació
   

• 
  Títol del requeriment
  
• 
  Data requeriment
  
• 
  Data límit
  
  • 
    “Pendent d’informar notificació” per als requeriments que tinguin la data límit vinculada a una notificació que encara no ha estat practicada.
    
  • 
    “Sense data límit” per als requeriments que no tenen data límit.
    
  • 
    Data fins a la qual es pot presentar el document requerit, per a la resta de requeriments:
    
    • 
      Data límit fixa.
      
    • 
      Data límit vinculada a una notificació que ja ha estat practicada (calculada en funció del període informat en el moment de donar d’alta el requeriment de documentació i la data en la qual s’ha practicat la notificació).
      
    • 
      Data límit vinculada al requeriment de documentació.
      
• 
  Detall
  
• 
  Autentificació obligatòria
  
• 
  Permetre interessats
  
• 
  Mida màxima (en KB)
  
• 
  Extensions permeses
  

2. 
   Gestió documental
   

• 
  Productor
  
• 
  Òrgan
  
• 
  Tipus de document
  
• 
  Idioma
  
• 
  Origen
  
• 
  Estat
  

3. 
   Estat del requeriment
   

• 
  Estat actual
  
• 
  Data estat actual
  
• 
  Té notificació
  
• 
  Detall de l’error
  

4. 
   Dades de l’enviament
   

• 
  Document
  
• 
  Núm. registre
  
• 
  Autentificació
  
• 
  Data registre
  

Aquesta informació és de consulta excepte la referent a la gestió documental: Productor, Òrgan, Tipus de document i Idioma que es pot modificar si així es considera, mentre que l’estat sigui Pendent interessat. Per a desar aquests canvis caldrà prémer el botó Enviar.

En el cas que s’indiqui que el requeriment de documentació té una notificació apareixerà la imatge d’una lupa que, si fem un clic a sobre d’ella, ens obrirà una nova finestra amb el detall corresponent a la notificació electrònica.

La notificació electrònica pot tenir el següents estats:

• 
  Registrada: és l’estat inicial que es posa quan s’ha pogut enviar la notificació al sistema eNotum
  
• 
  Dipositada: es posa aquest estat quan s’ha processat el canvi d’estat de eNotum, que avisa al TG que ja ha pogut enviar/dipositar la notificació a la persona destinatària.
  
• 
  Visualitzada: es posa aquest estat quan s’ha processat el canvi d’estat de eNotum, que avisa al TG que la persona destinatària ha visualitzat la notificació.
  
• 
  Rebutjada sense accés: es posa aquest estat quan s’ha processat el canvi d’estat de eNotum, que avisa al TG que el destinatari no ha accedit a la notificació i el termini s’ha exhaurit.
  
• 
  Practicada: es posa aquest estat quan s’ha processat el canvi d’estat de eNotum, que avisa al TG que el destinatari ha acceptat la notificació.
  
• 
  Rebutjada: es posa aquest estat quan s’ha processat el canvi d’estat de eNotum, que avisa al TG que el destinatari ha rebutjat la notificació.
  
• 
  Rebutjada sense acció: es posa aquest estat quan s’ha processat el canvi d’estat de eNotum, que avisa al TG que el destinatari no ha realitzat cap acció (acceptar o rebutjar) amb la notificació i el termini s’ha exhaurit.
  

A partir de la versió 6.0 està disponible la notificació a múltiples interessats, en aquest cas, cal tenir en compte que l'estat de la notificació canvia en el moment que qualsevol dels destinataris realitzi qualsevol acció que comporti un canvi d'estat d'aquesta notificació.

A partir de la versió 8.0 l’enunciat anterior aplica per a les notificacions a múltiples destinataris enviades de forma conjunta. Les notificacions a múltiples destinataris enviades de forma individual tenen cadascuna el seu cicle de vida.