Document General

3.5Gestió d’un expedient

3.5.1Descripció

Des de la pantalla d’inici, es pot:

• 
  Donar d’alta un expedient de forma manual (expedients en paper /intern o d’ofici)
  

Des de la pantalla de detall de l’expedient, a més de tota l’operativa de consulta de l’expedient podeu:

• 
  Modificar i/o assignar valors d’àmbit a l’expedient (en cas que el tràmit/modalitat de l’expedient es gestioni per àmbits).
  
• 
  Assignar a l’expedient una o diverses etiquetes del tràmit al qual pertany l’expedient (en cas que el tràmit/modalitat tingui etiquetes associades).
  
• 
  Modificar la prioritat de l’expedient
  
• 
  Afegir documentació a l’expedient.
  
• 
  Incorporar observacions a l’expedient
  
• 
  Si l’expedient ha estat donat d’alta de forma manual, es pot modificar alguna dada genèrica de l’expedient.
  
• 
  Informar i/o modificar alguna dada específica de l’expedient.
  
• 
  Mitjançant els botons del final de la pantalla podreu generar noves activitats sobre l’expedient:
  
  • 
    Canviar l’estat o finalitzar l’expedient.
    
  • 
    Afegir requeriments de documentació.
    
  • 
    Afegir requeriments de pagament.
    
  • 
    Resoldre l’expedient.
    
  • 
    Enviar notificacions electròniques.
    
  • 
    Realitzar un apunt a la carpeta del ciutadà (integració de canals), en cas que l’expedient hagi estat donat d’alta manualment
    
  • 
    Relacionar expedients.
    
  • 
    Tancar l’expedient.
    
  • 
    Reobrir-lo.
    

Des de les pantalles de cerca podeu gestionar massivament diversos expedients:

• 
  Etiquetar massivament diversos expedients resultants d’una cerca d’expedients.
  
• 
  Canviar l’estat massivament a diversos expedients resultants d’una cerca d’expedients.
  
• 
  Tancar massivament a diversos expedients resultants d’una cerca d’expedients.
  

3.5.2Perfil d’Usuaris Autoritzats

Aquesta funcionalitat del sistema està accessible pels expedients als quals teniu accés en manera Gestió.

3.5.3Operativa de Funcionalitat

3.5.3.1Assignació d’àmbit a un expedient

3.5.3.1.1Descripció

Pels expedients dels tràmits que es gestionin per àmbits, aquesta funcionalitat us permetrà assignar un àmbit a l’expedient que estigueu gestionant, en cas que no estigués informat amb anterioritat, o modificar l’àmbit de l’expedient que estigueu gestionant, en cas que ja estigués informat amb anterioritat.

Podreu accedir a la funcionalitat d’assignació d’àmbit a l’expedient tot fent un clic sobre la icona vermella d’àmbit que apareix a la capçalera de les pantalles d’informació d’un expedient.

3.5.3.1.2Operativa de la Funcionalitat

Si feu un clic sobre la icona vermella d’àmbit des de la capçalera de qualsevol de les pantalles d’informació de l’expedient, accedireu a la pantalla d’assignació d’àmbit.

En aquesta pantalla es mostra una llista desplegable amb tots els valors d’àmbit assignats al tràmit/modalitat de l’expedient, encara no que no pertanyeu a algun dels àmbits que es mostra.

Per assignar (o canviar) l’àmbit a l’expedient, seleccioneu l’àmbit que voleu assignar a l’expedient i premeu el botó Enviar. Veureu que aquest botó no està actiu si l’expedient ja tenia un àmbit informat i a la llista desplegable seleccioneu el mateix àmbit.

El sistema us informarà que el fet de canviar l’àmbit trasllada l’expedient i pot implicar que deixi de poder consultar/gestionar-ho i us demanarà confirmació. Si accepteu, l’àmbit seleccionat quedarà assignat a l’expedient.

Si a l’expedient li assigneu un àmbit al qual vosaltres no pertanyeu:

• 
  Si el tràmit/modalitat, a la seva configuració, permet als usuaris la consulta de tots els valors d’àmbit, l’expedient que fins ara podíeu gestionar, ara només el podreu consultar.
  
• 
  Si el tràmit/modalitat, a la seva configuració, no permet als usuaris la consulta de tots els valors d’àmbit, l’expedient que fins ara podíeu gestionar, a partir d’ara no el tindreu accessible.
  

Els canvis realitzats queden registrats a l’Historial de Tramitació amb el tipus acció Canvi d’àmbit de (àmbit anterior, o Sense àmbit assignat, en el cas que l’àmbit no estigués informat amb anterioritat) a (àmbit actual).

Una vegada sortiu de la pantalla d’assignació d’àmbit, tornareu a la pantalla de detall on podreu veure l’àmbit que l’expedient té assignat.

3.5.3.2Etiquetatge d’un expedient

3.5.3.2.1Descripció

Pels expedients dels tràmits que tinguin etiquetes associades, aquesta funcionalitat us permetrà assignar etiquetes a qualsevol dels expedients als quals tingueu accés en manera Gestió.

Es mostren les etiquetes associades a l’expedient a la capçalera de la pantalla de l’expedient.

Podreu accedir a la funcionalitat d’Etiquetatge d’un expedient tot fent un clic la icona d’etiqueta vermella que apareix a la capçalera de les pantalles d’informació d’un expedient.

3.5.3.2.2Operativa de la Funcionalitat

Si feu un clic sobre la icona de l’etiqueta vermella des de la capçalera de qualsevol de les pantalles d’informació de l’expedient, accedireu a la pantalla d’Etiquetes d’un expedient.

En aquesta pantalla es mostren dues taules:

• 
  A l’esquerra la taula de totes les etiquetes associades al tràmit de l’expedient pendent d’assignar a aquest expedient.
  
• 
  A la dreta la taula de totes les etiquetes, associades al tràmit de l’expedient, ja assignades a aquest expedient.
  

Podeu passar les etiquetes d’una taula a l’altre segons necessiteu:

• 
  Si premeu el botó Assignar tots.- Assignareu totes les etiquetes del tràmit a l’expedient. Veureu com la taula de l’esquerra queda buida mentre que la taula de la dreta està plena.
  
• 
  Si premeu el botó Assignar.- Assignareu a l’expedient les etiquetes seleccionades, de la taula de l’esquerra prèviament (tot just fent un clic sobre el nom de l’etiqueta, en cas de voler assignar només una etiqueta, o si necessiteu assignar més d’una, fent un clic sobre cadascuna de les etiquetes mantenint premuda la tecla Ctrl). Veureu com les etiquetes seleccionades passen de la taula de l’esquerra a la taula de la dreta.
  
• 
  Si premeu el botó Desassignar.- Desassignareu de l’expedient les etiquetes seleccionades, de la taula de la dreta prèviament (tot just fent un clic sobre el nom de l’etiqueta, en cas de voler desassignar només una etiqueta, o si necessiteu desassignar més d’una, fent un clic sobre cadascuna de les etiquetes mantenint premuda la tecla Ctrl). Veureu com les etiquetes seleccionades passen de la taula de la dreta a la de l’esquerra.
  
• 
  Si premeu el botó Desassignar totes tots.- Desassignareu totes les etiquetes de l’expedient. Veureu com la taula de la dreta queda buida mentre que la taula de l’esquerra està plena.
  

No hi ha un nombre màxim d’etiquetes per expedient. La limitació bé donada pel tràmit/modalitat que només pot tenir associades 30 etiquetes com a màxim.

Una vegada teniu etiquetat correctament l’expedient (amb les etiquetes assignades segons les vostres necessitats) heu de prémer el botó Enviar per tal que el Sistema enregistri l’operació realitzada. (Si voleu sortir sense desar els canvis, heu de prémer el botó Sortir). El Sistema us demanarà que confirmeu l’acció amb dos botons Sí o No, que heu de prémer segons vulgueu confirmar l’acció o no.

Els canvis realitzats queden registrats a l’Historial de Tramitació de l’Expedient amb el tipus acció Etiqueta assignada o Etiqueta eliminada segons correspongui a les vostres accions.

Una vegada sortiu de la pantalla d’etiquetes de l’expedient, tornareu a la pantalla de detall on podreu veure les etiquetes que l’expedient té assignades.