Document General

3.5.3.5Cerca d’expedients

3.5.3.5.1Descripció

Aquesta funcionalitat us permetrà realitzar una selecció dels expedients que compleixen els valors que haureu indicat en els paràmetres del filtre de la cerca, amb un possible triple objectiu:

• 
  Localitzar un determinat expedient per a poder-lo consultar o, si el veieu amb manera Gestió, realitzar alguna de les funcionalitats de tramitació.
  
• 
  Aplicar una de les funcionalitats de gestió (Etiquetatge massiu, Canvi d’estat massiu o Tancament massiu) a un grup d’expedients del lot resultant de la cerca. Només pels expedients que veieu amb manera Gestió.
  
• 
  Exportar el resultat de la cerca a un document en format Excel.
  

Els paràmetres que han de servir de filtre estan agrupats en quatre conceptes diferents:

• 
  Paràmetres relatius a dades de l’expedient i la seva classificació i gestió
  
• 
  Paràmetres relatius als interessats: sol·licitant, presentador o algun dels destinataris de l’expedient.
  
• 
  Paràmetres relatius a les dades específiques definides per al tràmit/modalitat seleccionat a la pantalla de cerca.
  
• 
  Paràmetres relatius als àmbits dels expedients.
  

3.5.3.5.2Perfils d’Usuaris Autoritzats

En aquesta fase no s’han definit cap tipus de perfil i, per tant, podran fer ús d’aquesta funcionalitat tots els usuaris que hagin estat autoritzats a accedir al sistema.

3.5.3.5.3Operativa de la Funcionalitat

Si premeu la pestanya de cerca d’expedients, accedireu a la pantalla que us permetrà informar els paràmetres de filtre, relatius a dades de l’expedient, que han d’acomplir tots els expedients seleccionats.

3.5.3.5.3.1Pestanya Expedient

En aquesta pestanya podeu informar els següents paràmetres:

• 
  Tràmit: És una llista desplegable amb la relació de tràmits/modalitats que esteu autoritzats a gestionar i/o consultar.
  
• 
  Codi expedient
  
• 
  Estat: És una llista desplegable amb tots els valors possibles d’estat, que són:
  
  • 
    En execució de la resolució
    
  • 
    En tramitació
    
  • 
    Finalitzat
    
  • 
    Iniciat
    
  • 
    Pendent de requeriment
    
  • 
    Reobert
    
  • 
    Resolt
    
  • 
    Tancat
    

Només es podrà seleccionar un dels estats.

• 
  Dates: modificació, petició, tancament i registre. A partir de la v7.1 s’ha enriquit el filtre de cerca d’expedients en funció d’una data per tal que aquest filtre es pugui emmagatzemar, i posteriorment utilitzar, a les cerques predefinides:
  
  • 
    Rang de 2 dates.- És l’opció per defecte. Al costat es mostren dos controls de selecció de dates en forma de calendari: data inici període i data fi període.
    
  • 
    Data exacta.- Es mostra només un control de selecció de data.
    
  • 
    Avui.- Internament se selecciona la data actual del sistema.
    
  • 
    Aquesta setmana.- Desapareixen els controls de selecció de dates i internament el sistema assumeix la cerca d’un rang de dates on:
    
    • 
      Data inici període és la data de dilluns de la setmana actual.
      
    • 
      Data fi període és la data actual.
      
  • 
    Aquest mes.- De manera anàloga al filtre anterior, el sistema assumeix com a:
    
    • 
      Data inici període.- El primer dia del mes actual.
      
    • 
      Data fi període.- Data actual.
      
  • 
    Aquest any.- De manera anàloga al filtre anterior, el sistema assumeix com a:
    
    • 
      Data inici període.- El primer dia de l’any actual.
      
    • 
      Data fi període.- Data actual.
      

Amb la versió 8, el filtre de data petició queda restringit per defecte als últims 3 mesos. Vosaltres podeu modificar aquests paràmetres que es mostren per defecte sempre que ho considereu necessari.

Si esteu cercant expedients i no els trobeu, podeu ampliar la data inici període de la data petició (o netejar-la) i tornar a realitzar la cerca d’expedients.

• 
  Observacions: Selecciona aquells expedients que tinguin alguna observació amb les dades indicades al camp de cerca.
  
• 
  Codi tràmit: Selecciona l’expedient associat a un codi de tramitació
  
• 
  Número de registre: Selecciona l’expedient amb el registre d’entrada informat
  
• 
  Usuari modificador: Selecciona els expedients que han estat modificats per l’usuari indicat, dos camps de cerca per nom i/o cognom d’usuari.
  
• 
  Canal d’entrada: Llista desplegable que permet a l’usuari seleccionar els expedients segons l’origen de l’alta de la sol·licitud. S’indicarà si s’ha realitzat per internet en mode autoservei (TRÀMITS GENCAT/Canal Empresa), a través d’un empleat públic (Tramitació Atesa), via EACAT, o alta manual expedient intern/ofici o sol·licitud registrada en paper. A partir de la v8.0 del TG hi ha disponible un nou canal d’entrada d’expedients: Càrrega massiva.
  
• 
  Codi EACAT: Selecciona els expedients associats a un codi EACAT.
  
• 
  Codi d’expedient origen: En el cas que es rebi l’expedient des d’un altre BO (pe: TEI), es podrà fer la selecció pel codi d’expedient original. La recepció d’expedients des del TEI està disponible des de la versió Tramitador v3.1.
  
• 
  Per tal de facilitar la gestió, el sistema mostra:
  
  • 
    Una casella de verificació que permet restringir el resultat de la cerca als expedients que podeu gestionar.
    
  • 
    Una casella de verificació que permet restringir el resultat de la cerca als expedients prioritaris.
    
• 
  Si a la pantalla de cerca informeu un tràmit/modalitat que tingui etiquetes associades, a la dreta de la pantalla, apareix, una taula de classificació amb totes les etiquetes d’aquest tràmit/modalitat per poder incloure una, varies o totes les etiquetes en el filtre de cerca. Per seleccionar una etiqueta, només haureu de fer clic damunt del seu nom. Si necessiteu seleccionar més d'una, haureu de fer clic sobre cadascuna d'elles mantenint premuda la tecla Ctrl.
  

A partir de la versió 7.1 el sistema mostra marcada, per defecte, la casella de verificació “Mostrar només els expedients que puc editar”.

Si esteu cercant expedients que només podeu consultar, cal que reviseu si aquesta casella està marcada.

Cal tenir present que la casella de verificació “Mostrar només els expedients que puc editar” es mostra activada per defecte, i per tant, el sistema no us mostrarà els expedients que només podeu consultar.

3.5.3.5.3.2Pestanya Interessats

A partir de la v9.0 del TG, aquesta pantalla permet fer la selecció d’expedients utilitzant com a filtre paràmetres relatius a les dades de qualsevol dels interessats de l’expedient.

Els paràmetres de filtre que podeu utilitzar per a cada un dels possibles interessats són:

• 
  Rol interessat.- Llista desplegable associada al camp Rol interessat. Si s’ha definit una llista de rols específica pel TM, aquesta llista contindrà aquests valors. Si no s’ha definit cap llista específica de rols pel TM, aquest desplegable mostrarà els valors estàndards:
  
  • 
    Sol·licitant.
    
  • 
    Presentador.
    
  • 
    Persona de contacte.
    
  • 
    Persona a notificar.
    
• 
  Identificador.
  
• 
  Tipus identificador.- Llista desplegable amb els valors:
  
  • 
    NIF.
    
  • 
    NIE.
    
  • 
    Passaport.
    
  • 
    Document Identitat Estranger.
    
  • 
    CIF.
    
  • 
    VAT
    
• 
  Primer cognom.
  
• 
  Nom.
  
• 
  Raó social.
  
• 
  Segon cognom.
  

En el moment d’accedir a aquesta pantalla cap dels camps que es mostren tenen caràcter obligatori, però:

• 
  Si se selecciona un tipus d’identificador, és obligatori informar un Identificador.
  
• 
  Si el tipus d’identificador seleccionat és “CIF” o “VAT”, no es poden informar els camps “Nom”, “Primer cognom” o “Segon cognom”.
  
• 
  Si el tipus d’identificador seleccionat és “NIF”, “NIE”, “Passaport” o “Document Identitat Estranger”, no es pot informar la “Raó social”.
  

Altres validacions del sistema són:

• 
  No és compatible informar el “Nom”, “Primer cognom” o “Segon cognom” amb la “Raó social”.
  
• 
  A qualsevol dels camps s’ha d’informar com a mínim dos caràcters.
  

3.5.3.5.3.3Pestanya Dades específiques

Aquesta pantalla us permetrà fer la selecció d’expedients utilitzant com a filtre paràmetres relatius a les dades específiques de la sol·licitud. Per a accedir a aquesta cerca cal que tingueu seleccionat el tràmit/modalitat a la primera pestanya de cerca, expedients.

Els paràmetres de filtre són les dades específiques definides per al tràmit/modalitat seleccionat.

Per a les dades tipus Text es podrà introduir una part o la totalitat del text a cercar.

Per a les dades de tipus Data i Termini, es podrà introduir un interval de dates.

Per a les dades de tipus Numèric es podrà introduir un rang de números. Com a la resta de paràmetres on es permet la cerca per un rang de dades, es podrà informar tant valor inicial com final del rang o el valor inicial o el valor final.

Per a les dades de tipus Llista es podrà seleccionar un dels elements que es mostren a la llista desplegable. Els valors de la llista els ha definit l’administrador del tràmit a la configuració de dades específiques pel tràmit/modalitat.

Per a les dades de tipus Llista Multiselecció, disponibles a partir de la v9.0 del TG, es podran seleccionar els valors de la llista que es mostren a la llista de l’esquerra (valors seleccionables). Els valors seleccionats es mostren a la llista de la dreta.  Es pot interactuar amb els botons >>, >, <, << per incloure o excloure els valors que volem cercar. Els valors, i l’ordre, de la llista els ha definit l’administrador del tràmit a la configuració de dades específiques pel tràmit/modalitat.

3.5.3.5.3.4Pestanya Àmbits

En aquesta pestanya es mostra l’arbre d’àmbits (nivell 1, 2 i 3) definit per l’Administrador en la Configuració del tràmit.

Es poden seleccionar un o diversos àmbits tant de nivell, 1 2 o 3, fent clic sobre la casella de verificació que apareix al costat de cada àmbit.

Quan un àmbit no té descendència (node tipus fulla), apareix una petita imatge de punt al marge esquerre de la casella de verificació de l’àmbit.

Quan un àmbit sí que té descendència, apareix una petita imatge, al marge esquerre de la casella de verificació de l’àmbit, representant una fletxa. Aquesta fletxa mira cap:

• 
  a la dreta si conté àmbits de nivell inferiors agrupats (no visibles). Fent un clic sobre la fletxa es desagrupen (es fan visibles).
  
• 
  cap avall si aquests àmbits de nivell inferior estan desagrupats (estan visibles). Fent un clic sobre la fletxa s’agrupen (s’oculten).
  

Per accedir-hi a aquesta cerca cal que tingueu informat el tràmit/modalitat a la pestanya d’expedients.

Si el tràmit/modalitat no es gestiona per àmbits, en accedir a aquesta pestanya, la pantalla apareixerà en blanc.

Cal tenir present que els criteris de cerca informats a totes les pestanyes, excepte a la pestanya Àmbits, són acumulatius (funció lògica AND). A la pestanya Àmbits, per tal de facilitar la cerca d’expedients, es permet la selecció múltiple d’àmbits, de forma que els criteris informats a aquesta pestanya són dissociatius (funció lògica OR).

En prémer el botó de cerca obtindreu la relació d’expedients que compleixen TOTS els valors del filtre que s’han informat a les diferents pestanyes.

Depenent de l’àmbit de l’expedient, de la Configuració del tràmit i dels valors d’àmbits als quals pertanyeu, veureu els expedients en manera Consulta i/o en manera Gestió. Us mostren una taula amb els casos possibles i la manera amb la qual podreu accedir a l’expedient.

Pot ser que la cerca no us generi cap resultat, si esteu cercant per tràmit/modalitat que no permeti als usuaris la consulta de tots els valors de l’àmbit i només hi hagi expedients amb àmbits als quals vosaltres no teniu accés (casos 4 i 7). També pot succeir que tenint un expedient en manera Gestió (casos 3 i 5) que pertanyi a un tràmit/modalitat que no permeti als usuaris la consulta d’altres àmbits, li hàgiu canviat l’àmbit per un valor d’àmbit al qual no pertanyeu. El sistema us deixa fer la modificació, però, a continuació, aquest expedient deixarà de ser visible per vosaltres (cas 4).

Una vegada s’han mostrat els expedients seleccionats per pantalla, podeu:

• 
  Consultar un dels expedients tot fent un clic sobre el camp del número d’expedient.
  
• 
  Realitzar una actuació massiva d’etiquetatge, canvi d’estat o tancament, sobre els expedients que veieu en manera Gestió.
  
• 
  Exportar el resultat de la cerca a un document en format Excel.
  

Si el nombre de resultats a mostrar supera el màxim definit per pàgina, s’activarà, automàticament, la funcionalitat de paginació.

Podeu ordenar el resultat de la cerca d’acord amb el valor d’alguna de les columnes. Cal que passeu el cursor per les diferents columnes per a comprovar si estan incloses en els criteris d’ordenació (en passar el cursor el literal queda subratllat). El primer clic sobre una d’aquestes columnes ordena de major a menor. El segon clic ordenarà de menor a major.

Igual que a la resta de pantalles, disposareu de les opcions incloses en la capçalera.

Trobareu la descripció de les funcionalitats de tractament massiu, ja sigui l’etiquetatge, el canvi d’estat o el tancament, i exportació a l’Excel en els següents apartats del document.