Cerinţele faţă de activităţile şi regulile de scanare sunt următoarele:
Nr.
Cerinte
O
Prestatorul va elabora o instrucţiune specială privind procesul de scanare, inclusiv pentru asigurarea calităţii. Acest proiect de instrucţiune este parte a propunerii tehnice pentru concursul de licitaţie actual. Instrucţiunea va fi respectată minuţios de operatori.
O
Scanarea şi digitizarea trebuie să fie desfăşurate de către colaboratori cu instruire corespunzătoare.
O
Digitizarea declaratiilor în această achiziţie constă în scanarea tuturor paginilor în fişiere de format necomprimat TIFF, procesarea ulterioară (procesare imagini si indexare) şi stocarea în fişiere comprimate separate a declaratiilor . Digitizarea trebuie să fie efectuată conform metodologiei propuse de Prestator ca parte a propunerii de ofertă.
O
Metodologia propusă de Prestator va descrie echipamentul, tehnologia, metodele de asigurare a securităţii, calităţii imaginilor, conformarea cu specificaţiile obligatorii şi (potenţial) dezirabile ale concursului de licitaţie.
Digitizarea va fi efectuată cu rezoluţia 300 dpi (profil în culori de 24 bit si/sau nuante de gri) în format TIFF necomprimat. În unele cazuri, când calitatea documentului este foarte proastă, trebuie să fie efectuată copia cu rezoluţia 600 dpi .
O
Dacă documentul ocupă câteva pagini, acesta nu trebuie sa contina pagini goale.
O
Trebuie să fie posibil de scanat loturile/documentele în ordinea dorită şi de stocat în fişierul corespunzător. După scanare loturile trebuie să fie puse înapoi, în aceiaşi ordine.
O
Trebuie să fie scanate paginile întregi, inclusiv textul scris de mână sau altă informaţie, ştampilele, semnăturile şi remarcile scrise
Cerinte fata de procesarea imaginilor
Nr.
Cerinte
O
Avand in vedere caracterul confidential al documentelor, la etapa scanarii vor fi generate 2 copii ale documentului, una pentru uz intern cu toate campurile informationale disponibile (in functie de drepturile de acces existente) si alta externa, cu campurile confidentiale securizate.
O
Prestatorul va asigura securizarea (blocarea) campurilor informatie confidentiala prin aplicarea filtrelor de culoare (conform listei datelor cu character personal), asa cum este prezentat in Cap. 6 Anexe şi conform prevederilor Anexei la contractual de achiziţii.
O
Numarul campurilor completate care urmeaza a fi indexate in fiecare declaratie este de pînă la 70. Declarațiile metadatele cărora depășesc numărul de 70, vor fi indexate în cadrul prețului ofertei prezentate de Prestator fără majorarea acestuia.
Indexarea se va face în timp real (pe cât posibil) odată cu scanarea loturilor de documente.
O
Indexarea va fi facută în câmpurile profil ale documentelor imagine de operatori instruiți.
O
Operația de indexare va fi realizată de un număr de operatori necesari pentru acoperirea orizontului de timp solicitat de beneficiar:
1. Pentru declaraţiile de avere şi interese personale depuse pentru anul 2016 - 60 zile lucrătoareconfor graficului de la semnarea contractului;
2. Pentru declaraţiile de avere şi interese personale depuse la angajare/eliberare în termen de 15 zile lucrătoare de la predarea lunară a acestora spre procesare pe toată perioada de valabilitate a contractului .
XXIV.
O
Indexarea documentelor se va face după imagine, copie fidela a documentului original.
D
Pe parcursul procesului de introducere a datelor, numele se vor prelua cu diacriticele din limba română așa cum apar în imaginea scanată.
O
Caracterele se vor întroduce în bază de date exact așa cum apar pe documentele scanate.
O
Indexarea va include o fază de verificare și validarea datelor colectate. În timpul fazei de introducere a datelor, operatorii vor notifica prin intermediul unor marcatori special concepuți ("stegulețe"), asupra situațiilor în care anumite informații sunt ilizibile sau nu pot fi interpretate în mod corespunzător. Aceste stegulețe vor fi transmise persoanei responsabile din cadrul echipei Beneficiarului pentru fiecare document scanat, împreuna cu rezultatele conversiei datelor.
O
Pe parcursul fazelor de introducere/ verificare/ validare a datelor, se vor elabora zilnic rapoarte in formă scrisă pe suport de hîrtie de neconcordanță (referitoare la informațiile critice) pentru care se va solicita răspuns de Ia Beneficiar. Beneficiarul va răspunde cel târziu în două zile lucrătoare, oferind soluții privind transferul informațiilor respective.
O
Campurile informationale care vor fi supuse indexarii sunt:
Numarul campurilor completate care urmeaza a fi indexate in fiecare declaratie este de pînă la 70 conform Anexei.
O
XXV.Preluarea clasificatoarelor va fi realizata in timp real din sistemul E-Integritate (pentru completarea datelor)
