Documento Básico de Insa

Manual de usuario

Gestión de Actas

de la

Universidad de Valencia

1. Introducción

La aplicación de Gestión de Actas permite realizar las operaciones necesarias para la gestión de actas con un entorno Web. Por lo que se puede acceder a dicha aplicación con un navegador.

Las versiones de navegador actualmente soportadas son:

Microsoft Internet Explorer versión 5.0 o superior

Netscape Navigator versión 4.7 o superior
Para comprobar la versión de su navegador abra una ventana del mismo y pulse en el menú de Ayuda la opción Acerca de ....
En el equipo deberá estar instalado el programa de libre distribución Acrobat Reader versión 4 o superior para permitir visualizar e imprimir el modelo oficial del acta, el borrador y el justificante de entrega.
El acceso a esta aplicación se realiza de forma segura, vía https (que requiere de la instalación de un certificado en el navegador) y con chequeo de usuario contra LDAP, por lo que se pedirá la introducción del usuario y password correspondientes para acceder a la aplicación.

El usuario que deberá utilizarse es el usuario de correo de la Universitat de Valencia.

Por último se solicitará una identificación adicional que consistirá en la introducción del número personal de identificación (NPI). El Número Personal de Identificación es único para cada persona en la base de datos de Registro de Personal de la Universitat y se utiliza para identificar a cualquier profesor en las actas, el Plan de Ordenación Docente, etc. Si no conoce su NPI puede consultarlo en los servicios administrativos de su Departamento.

Se solicitará también el curso académico y el idioma (Castellano o Valenciano).

Esta aplicación incluye un control de acceso definido en varios perfiles de usuario, que permite que cada usuario solo tenga acceso a las operaciones que les corresponde.

2. Acceso a la aplicación como Profesor.

2.1. Página de Bienvenida.

Esta es la página inicial. Para navegar por la aplicación, hay que usar el menú desplegable que hay a la izquierda de la página. Este menú esta dividido en tres categorías:

• 
  Actas: Permite acceder a las actas correspondientes para cada usuario
  
• 
  Autorizados: Permite cambiar de usuario dentro de un departamento autorizado, y en caso de ser el director de dicho departamento o el administrador, realizar las funciones de mantenimiento de dichos datos.
  
• 
  General: Cualquier otra función que no se pueda catalogar en una de las categorías anteriores. Por ahora el cambio de Curso Académico.
  

Un usuario solo verá los enlaces o categorías a los que tenga permitido llegar.
Pulsando en los iconos correspondientes el usuario tiene acceso a un cambio de idioma de presentación (Valenciano o Castellano) así como a una página de ayuda contextual que le informa sobre las acciones que puede realizar en cada caso.

2.2.Gestión de Actas Actas  Lista de actas

Esta pantalla presenta la lista de actas accesibles para un profesor y posibilita realizar diferentes acciones sobre ellas.

NAVEGACION POR LA LISTA DE ACTAS:

• 
  Si se desea visualizar las siguientes actas, pulse el botón . Si el botón no aparece significa que la página visualizada es la primera.
  
• 
  Si se desea visualizar las actas anteriores, pulse el botón . Si el botón no aparece significa que no existen más actas a mostrar.
  

POSIBLES ACCIONES A REALIZAR EN ESTA PANTALLA

• 
  Ver detalle de acta: Para ver el detalle de un acta (relación de las líneas del acta), seleccione de la lista el acta deseada y pulse el botón DETALLE. ( Véase 2.3. )
  
• 
  Ver resumen de acta: Para ver el resumen de un acta, seleccione de la lista el acta deseada y pulse el botón RESUMEN. ( Véase 2.4. )
  
• 
  Cambiar el estado de un acta: Para cambiar el estado de un acta, seleccione de la lista el acta deseada y pulse el botón CAMBIAR ESTADO. ( Véase 2.5. )
  
• 
  Imprimir el justificante de un acta: Para imprimir el justificante de un acta, seleccione de la lista el acta deseada y pulse el botón JUSTIFICANTE. ( Véase 2.7.3. )
  

Esta acción abrirá una nueva ventana con el justificante a imprimir con el plug-in ACROBAT READER.

• 
  Imprimir el acta en formato borrador: Para imprimir el borrador de un acta, seleccione de la lista el acta deseada y pulse el botón . Esta acción abrirá una nueva ventana con el borrador a imprimir con el plug-in ACROBAT READER. ( Véase 2.7.1. )
  
• 
  Impresión de un acta en formato oficial: Para realizar la impresión oficial de un acta, seleccione de la lista el acta deseada y pulse el botón . Esta acción abrirá una nueva ventana con la impresión oficial del acta seleccionada con el plug-in ACROBAT READER. ( Véase 2.7.2. )
  
• 
  Volver al inicio de la aplicación: Para volver al inicio de la aplicación pulse el botón.
  

2.3. Detalles de actas

Para acceder a las líneas de un acta debemos seleccionar el acta correspondiente y pulsar el botón DETALLE.

Esta pantalla presenta las líneas de un acta en particular y permite realizar diferentes acciones sobre ellas.

NAVEGACION POR LA LISTA DE DETALLE DE ACTAS:

• 
  Si se desea visualizar las siguientes líneas, pulse el botón . Si el botón no aparece significa que la página visualizada es la primera.
  
• 
  Si se desea visualizar las líneas anteriores, pulse el botón . Si el botón no aparece significa que no existen más líneas del acta a mostrar.
  

POSIBLES ACCIONES A REALIZAR EN ESTA PANTALLA

• 
  Cambiar la nota a una línea del acta: Esta acción solo se puede realizar si el estado del acta es notas(N).
  

Para cambiar la nota a una línea del acta, seleccione de la lista de notas la nota deseada.

• 
  Guardar los cambios en líneas del acta: Para guardar los cambios en las líneas del acta mostradas en una pantalla, pulse el botón .
  

NOTA: Pulsar el botón ANTERIOR o SIGUIENTE implica el guardado automático de las líneas de la pantalla actual.

Es importante hacer notar que si cerramos la ventana del navegador o volvemos a la lista de actas sin haber guardado previamente las calificaciones que se muestran en la pantalla, éstas no serán actualizadas en la base de datos.

• 
  Ver resumen de acta: Para ver el resumen del acta, pulse el botón RESUMEN.
  
• 
  Cambiar el estado de un acta: Para cambiar el estado del acta, pulse el botón CAMBIAR ESTADO.
  
• 
  Ver las diligencias de una línea: Para ver las diligencias de una línea del acta, seleccione la línea desde su campo estado y pulse el botón DILIGENCIAS.
  
• 
  Imprimir el justificante del acta: Para imprimir el justificante del acta, pulse el botón JUSTIFICANTE.
  

Esta acción abrirá una nueva ventana con el justificante a imprimir con el plug-in ACROBAT READER.

• 
  Imprimir el borrador del acta: Para imprimir el borrador del acta, pulse el botón .
  

Esta acción abrirá una nueva ventana con el borrador a imprimir con el plug-in ACROBAT READER.

• 
  Impresión oficial del acta: Para realizar la impresión oficial del acta, pulse el botón
  

. Esta acción abrirá una nueva ventana con la impresión oficial del acta seleccionada con el plug-in ACROBAT READER.

• 
  Volver a la lista de actas: Para volver a la lista de actas, pulse el botón .
  

Consideraciones sobre el Estado de las Actas.-

Desde la generación del acta, los estados por los que va pasando un acta de calificaciones son:

Cambios de Estado

Estados en los que interviene el Profesor Estados competencia del Centro

Un acta que esté en estado NOTAS es susceptible de ser modificada para introducir las calificaciones de sus líneas.

En el resto de estados (FIRMA, CERRADA, PROC. EXP.) las líneas del acta accedidas mediante la acción DETALLE sólo se acceden para ser consultadas.

El acta en estado Pendiente de Firma (FIRMA) debe imprimirse en formato Oficial para que al ser firmada por los profesores y entregada al centro correspondiente se pueda CERRAR.

Un acta CERRADA o Procesada en el Expediente (PROC.EXP.) sólo es modificable mediante Diligencias.

Para introducir las calificaciones en cada línea del acta se debe posicionar el cursor en el campo Nota de la línea correspondiente y para introducir un valor se puede actuar de dos maneras:

Abriendo el campo de selección y escogiendo mediante el ratón el valor deseado.

Pulsando la tecla correspondiente al carácter que indica el valor abreviado de la nota en la lista de valores posibles. ( N : No Presentado, R : Renuncia, S : Suspenso, 1 : Aprobado, 2 : Notable, 3 : Sobresaliente, 4 : Sobresaliente y Matrícula de Honor )

Si el acta corresponde a un Trabajo de Investigación de tercer ciclo aparece también como posible, la calificación P : Pendiente de evaluar.
Si el acta corresponde a una asignatura de libre elección que no pertenece a ningún plan de estudios, los valores posibles de las calificaciones son: ( N : No Presentado, R : Renuncia, S : Suspenso, 1 : Apto )

2.4. Resumen del detalle del acta

Esta página muestra el número de alumnos que hay en cada categoría de nota posible.

Muestra para cada tipo de nota posible, el número total de alumnos que ha recibido esa calificación.
Además muestra el porcentaje de alumnos que han recibido esa calificación. Hay en este caso dos categorías:

• 
  Los porcentajes para las categorías No presentados, Renuncias y Presentados son con respecto al total de líneas del acta.
  
• 
  Los porcentajes para las categorías incluidas dentro de Presentados son con respecto al total de alumnos presentados.
  

Al cerrar la ventana, pulsando , regresará a la pantalla anterior.

2.5. Cambio de Estado

Una vez seleccionada el acta que deseamos cambiar de estado, pulsamos el botón de acción CAMBIO ESTADO.

Si el acta se encuentra en estado NOTAS y todas las calificaciones han sido introducidas respetando los valores límite indicados en la normativa sobre Matrículas de Honor el resultado de esta acción será que el acta pasa a (Véase (1) en la figura) estado Pendiente de Firma (FIRMA) para que pueda ser impresa en formato oficial, firmada por los profesores correspondientes y entregada al Centro que deberá cerrarla (y pasará a estado CERRADO).

El mensaje que aparecerá una vez realizada esta acción con éxito será:

CAMBIO DE ESTADO REALIZADO CORRECTAMENTE

SI existen calificaciones “en blanco” o si no se ha respetado el límite de matrículas de honor según el nº de líneas del acta aparecerá un mensaje informativo sobre el error en cuestión y el acta permanecerá en estado NOTAS.

Esta función de CAMBIO de ESTADO puede ser necesaria en el sentido contrario (Véase (2) en la figura): cuando un acta en estado PENDIENTE DE FIRMA (FIRMA) deba ser modificada previamente debe cambiarse a estado NOTAS.
Desde la pantalla de detalle de actas también puede invocarse esta acción siempre que el acta accedida esté en estado NOTAS o Pendiente de Firma (FIRMA).

2.6. Visualización de diligencias

Se entiende por DILIGENCIA la modificación (incorporación, supresión o cambio de calificación) de una línea del acta después de que ésta fuera cerrada. Existen tres tipos de diligencias a las líneas de un acta:

A: Alta de una línea de un acta (incorporación)

B: Baja de una línea del acta (supresión)

M: Modificación o cambio de una calificación de una línea del acta
Las diligencias se realizan, por escrito y debidamente firmadas, en el Centro que custodia el acta y los funcionarios del mismo son los encargados de actualizar dichos cambios en la copia informatizada del acta que se encuentra en la base de datos.
Los profesores con acceso a un acta que contiene diligencias pueden consultarla de la siguiente forma:
Desde la pantalla de detalle de actas y seleccionando una línea del acta en su columna estado que disponga de valor podemos consultar las diligencias realizadas sobre la línea en cuestión pulsando el botón de acción DILIGENCIAS.

Los datos mostrados se dividen en dos secciones. La primera sección muestra los datos relativos a la línea del acta de la cual se están mostrando las diligencias.

La segunda sección muestra los datos de cada una de las diligencias efectuadas a la línea del acta en cuestión. Si se pulsa el botón CERRAR, la ventana de diligencias desaparece.

2.7. Impresión del Acta.

La aplicación permite realizar tres tipos de impresión del Acta ( Formatos Borrador y Oficial y un justificante de entrega del acta al centro). En todos los casos necesitamos disponer del Acrobat Reader instalado en el ordenador, que es un programa capaz de representar en pantalla los documentos con el aspecto en que serán impresos.

1. 
   Impresión Borrador: contiene la información del detalle del acta (apartado 2.4).
   

En cabecera se muestran los datos del acta: Fecha de Impresión, nº de página, Curso Académico, Convocatoria, nº de Acta, Código de Asignatura, Descripción de la misma en valenciano y castellano, nº de créditos, Estado del acta y Fecha de la última actualización.

Para cada línea del acta se muestra el Número Personal del Alumno (NPA), sus apellidos y nombre la calificación correspondiente.

Mediante los botones de desplazamiento, y , podemos avanzar o retroceder página.

También podemos buscar un grupo de caracteres utilizando el icono que representa unos binoculares , cambiar el tamaño de visualización ampliando o reduciendo la vista, etc.

Pulsando en el icono de la impresora se procederá a la impresión del documento por la impresora seleccionada por el usuario o la predefinida en el sistema.

2. 
   Impresión Oficial: contiene la misma información que la impresión borrador, pero se ha eliminado la imagen de fondo, la información del estado y fecha de la última modificación en el título, y se ha incluido en el pie los nombres de los profesores que firmarán el acta en cuestión, y un número ( checksum ) que identifica cualquier cambio de nota, para asegurar que no se ha modificado ninguna nota desde la impresión hasta su presentación en Secretaría. Esta impresión no se permite cuando el acta está en estado notas.
   

La impresión del acta en formato Oficial debe realizarse utilizando el Papel Oficial de Actas de la Universitat de València que se distribuirá a todos los Departamentos.

Impresión Justificante: contiene la misma información que el resumen del detalle del acta (apartado 2.4).

2.8. Cambio de curso académico

Mediante esta opción se permite cambiar el curso académico con el que se desea trabajar.

Para cambiar de curso académico, seleccione de la lista el curso deseado y pulse el botón Aceptar.

Desde ese momento, la aplicación trabajará con el nuevo curso académico.

3. Desconexión de la aplicación y recomendaciones de seguridad.

Para salir de la aplicación es recomendable cerrar todas las ventanas del navegador que estén en ejecución en su ordenador.

Recomendamos no activar la opción de guardar contraseñas para que sea imprescindible acceder a la aplicación introduciendo los valores de usuario y palabra de paso (contraseña) cada vez que se realiza la conexión a la aplicación.

Si debe abandonar su ordenador y estaba utilizando esta aplicación recuerde cerrar todas las ventanas del navegador.

Si ha impreso documentos desde la aplicación no olvide retirarlos de la impresora.

Si ha extraviado u olvidado su contraseña comuníquelo al Servicio de Informática cumplimentando y firmando el formulario siguiente:

http://www.uv.es/ciuv/cas/correo/solimailr.html