Anexo 3: Disposiciones para la ejecución del proyecto
1. Mecanismos de administración del proyecto 1.1 Disposiciones institucionales para la ejecución del proyecto
La República del Perú será el prestatario. El Servicio de Agua Potable y Alcantarillado de Lima (SEDAPAL) será el organismo de ejecución. El Proyecto de Mejoramiento Sanitario de las Áreas Marginales de Lima (PROMESAL), una unidad que depende directamente de la Gerencia General de SEDAPAL, estará encargado de la gestión del proyecto. Esta unidad tendrá la responsabilidad de llevar a cabo la gestión general del proyecto y garantizará la coherencia en la aplicación de las normas del Banco y el cumplimiento de las disposiciones del Convenio de Préstamo, el Acuerdo del Proyecto, el Convenio Subsidiario y el manual de operaciones. Los fondos del préstamo se otorgarán a SEDAPAL en forma de un préstamo.
SEDAPAL
SEDAPAL es una empresa estatal, constituida como sociedad anónima, depende del Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento, y tiene autonomía técnica, administrativa, económica y financiera. Fue creado mediante el Decreto Legislativo n.o 150, fechado el 12 de junio de 1981, y se rige por su Estatutoy por la Ley General de Sociedades (Ley n.o 26887), las normas que regulan a los prestadores de servicios de abastecimiento de agua y alcantarillado, y las leyes conexas del Perú. Mediante la Ley n.o 28696, en marzo de 2006 se modificó la zona de responsabilidad de SEDAPAL a fin de incluir a la Provincia de Lima, la Provincia Constitucional del Callao y las otras provincias, distritos o zonas de la Provincia de Lima anexadas a la zona de servicios mediante una resolución ministerial del Sector de Vivienda, en tanto el territorio sea adyacente y se pueda proporcionar cobertura de manera directa.
La empresa viene ejecutando satisfactoriamente proyectos con instituciones bilaterales y multilaterales desde hace varios años, entre ellos el Proyecto de Rehabilitación de los Sistemas de Agua y Alcantarillado de Lima (3811-PE), que finalizó recientemente, y la operación conexa de financiamiento adicional (7160-PE) para la rehabilitación y ampliación de los servicios de abastecimiento de agua y alcantarillado en las zonas de servicios sur y centro. Actualmente, SEDAPAL está ejecutando un préstamo puente de la IFC por valor de US$65 millones para la construcción de la planta de tratamiento de agua de Huachipa, así como operaciones financiadas en paralelo por el JICA y el KfW para la rehabilitación de las redes de agua y alcantarillado de la primera zona de servicios norte de Lima.
Unidad de gestión del proyecto: PROMESAL
La etapa de ejecución del proyecto estará a cargo del Proyecto de Mejoramiento Sanitario de las Áreas Marginales de Lima (PROMESAL) —una unidad que depende directamente de la Gerencia General de SEDAPAL—, cuyas responsabilidades incluyen las siguientes actividades: realización de licitaciones, la selección de empresas contratadas, la supervisión, la aprobación de modificaciones a los contratos y la gestión general del proyecto. La Gerencia General de SEDAPAL tendrá a su cargo la aprobación de los diseños finales y los estudios complementarios, mientras que la Gerencia de Operaciones se ocupará de la recepción final de las obras. PROMESAL se encarga de la mayor parte de los proyectos de rehabilitación y ampliación de la red de SEDAPAL, entre los que figuran iniciativas recientemente concluidas y financiadas por el Banco y operaciones paralelas solventadas por el JICA y el KfW, y cuenta con probada capacidad de ejecución.
Mediante los mecanismos de ejecución utilizados con éxito en el proyecto anterior financiado por el Banco, el Comité Gerencial de Inversiones, integrado por todos los gerentes de la empresa bajo la dirección de su Gerente General, proporcionará un alto nivel de interconexión con el resto de SEDAPAL. Este comité tendrá la responsabilidad de aprobar todas las decisiones clave en materia de adquisiciones y ejecución antes de que el Banco otorgue su “no objeción”, y garantizará la coordinación entre PROMESAL y otras esferas de la empresa.
La Gerencia Norte de SEDAPAL se encargará del funcionamiento y mantenimiento de la infraestructura, como parte de su responsabilidad general de prestar servicios en esta zona. En el organigrama de SEDAPAL, que se incluye a continuación, se muestra la relación entre las diversas gerencias.
1.2 Medidas para abordar la limitación de la capacidad
A fin de atender las necesidades incrementales relacionadas con la administración y ejecución del proyecto, se fortalecerá la estructura administrativa de PROMESAL a través de las siguientes medidas: contratación de consultores individuales, capacitación, y contratación de empresas para la supervisión de los contratos de gran magnitud.
SEDAPAL ORGANIGRAMA
2. Gestión financiera, desembolsos y adquisiciones 2.1 Gestión financiera Resumen de la evaluación de la gestión financiera
Como parte del proceso de preparación del proyecto propuesto, el equipo de gestión financiera llevó a cabo una evaluación de la capacidad de gestión financiera con el objeto de determinar si los mecanismos de gestión financiera de SEDAPAL son adecuados para respaldar la ejecución del proyecto. La evaluación se llevó a cabo de conformidad con la OP/BP 10.02 y el manual de gestión financiera, fechado el 1 de marzo de 2010.
SEDAPAL es una entidad permanente con experiencia en actividades que entrañan trabajar con fondos del Banco. Además, en las evaluaciones realizadas por auditores externos y a través de la supervisión de proyectos anteriores del Banco, se consideró sistemáticamente que su desempeño era satisfactorio. Los mecanismos de gestión financiera serán similares a los utilizados en el proyecto anterior ejecutado por SEDAPAL. En la fecha del presente documento, SEDAPAL cuenta con el personal fiduciario necesario para respaldar el inicio de las actividades del proyecto y, una vez que comience la ejecución, se seleccionará y contratará a un especialista adicional en gestión financiera. En consecuencia, la ejecución del proyecto propuesto se basará en gran medida en los mecanismos existentes, que se reforzarán en las esferas específicas identificadas y concertadas durante la evaluación inicial en vista del aumento previsto de las operaciones de SEDAPAL y con el objeto de facilitar la preparación de informes financieros. Con ese fin, la empresa está realizando las siguientes actividades: la contratación del especialista adicional en gestión financiera, cuyos términos de referencia se han concertado con el Banco, y el mejoramiento del sistema de información financiera mediante la incorporación de un módulo para elaborar informes financieros del proyecto y estados de gastos.
En la actualidad, se considera que el riesgo inherente y el riesgo de control del proyecto son moderados, teniendo en cuenta principalmente la experiencia de la empresa con proyectos financiados por el Banco, y la existencia de mecanismos de gestión financiera que en conjunto son aceptables y se están reforzando en términos de la dotación de personal, el sistema de información y la actualización del manual de operaciones. Por tanto, se considera que el riesgo general derivado de la gestión financiera es moderado.
Sobre la base de la evaluación realizada, se considera que, en general, los mecanismos de gestión financiera son aceptables, siempre que se implementen con éxito las medidas de fortalecimiento concertadas con la finalidad de acrecentar la capacidad de SEDAPAL para ejecutar el proyecto.
PROMESAL coordinará con la esfera técnica de SEDAPAL las actividades que se llevarán a cabo durante el año para preparar el programa anual y el presupuesto del proyecto. El Directorio de SEDAPAL tiene la responsabilidad de aprobar el presupuesto del proyecto, que se presenta al Fondo Nacional Empresarial del Estado (FONAFE) para su aprobación. Posteriormente, el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) también incluirá este presupuesto en el presupuesto nacional y aprobará los desembolsos de fondos del préstamo que se usarán para ejecutar el proyecto. Como en la operación anterior, el presupuesto se gestiona en el marco del Sistema de Administración Financiera (SAP). PROMESAL tendrá la responsabilidad de preparar y supervisar el presupuesto general del proyecto y todas las fuentes de financiamiento —las aportaciones del BIRF y de SEDAPAL— utilizando la clasificación funcional en términos de componentes, subcomponentes y actividades del proyecto. La Gerencia de Finanzas de SEDAPAL registrará el presupuesto del proyecto en su sistema de información. El control presupuestario incluirá: i) la puntual preparación y aprobación de los programas anuales, el presupuesto y los planes de adquisiciones, estableciendo una clara relación entre ellos; ii) el adecuado registro del presupuesto aprobado en el sistema de gestión financiera; iii) el puntual registro de los compromisos y los pagos según corresponda para permitir un seguimiento adecuado del presupuesto, y iv) también el suministro de información precisa sobre los compromisos del proyecto para fines de programación.
Contabilidad y sistema de información
Los registros contables de SEDAPAL se ajustan a las reglamentaciones para el sector privado, que incluyen el uso del plan general de cuentas establecido para entidades privadas. Aunque SEDAPAL utiliza la contabilidad en valores devengados, PROMESAL aplicará la contabilidad en valores de caja para la preparación de los estados financieros del proyecto. Con ese fin, será preciso complementar el plan general de cuentas con una clasificación más funcional, que incluya a los componentes, los subcomponentes y las actividades del proyecto. En la actualidad, SEDAPAL utiliza el sistema de información financiera SAP para el presupuesto y los registros contables. SEDAPAL, además, agregará un módulo a su sistema de SAP para preparar los informes financieros del proyecto a fin de garantizar la elaboración puntual y confiable de esos informes y de los estados de gastos, y para realizar un seguimiento de la ejecución del proyecto a fin de controlar las desviaciones del presupuesto. El principal marco regulatorio en materia de gestión financiera abarcará: i) las leyes peruanas que rigen la gestión financiera en el sector privado y los manuales de operaciones y las normas de la entidad. Los mecanismos de gestión financiera que son específicos del proyecto y no se contemplan en los mencionados documentos se han incluido en una sección concisa del manual de operaciones del proyecto que se refiere a este tema. Entre otras cuestiones, se hará referencia específica a lo siguiente: i) los controles internos apropiados para el proyecto; ii) el formato de los informes financieros del proyecto, y iii) las auditorías.
Procedimientos y controles internos
PROMESAL ha presentado al Banco, para su examen, la versión del capítulo sobre gestión financiera incluido en el manual de operaciones. El manual de operaciones contiene los procesos, procedimientos y mecanismos de control interno para el nuevo proyecto así como el plan de cuentas conforme a la clasificación funcional del proyecto, los informes financieros provisionales, los términos de referencia del especialista adicional en gestión financiera, los diagramas de flujo que describen los procedimientos, las funciones y las responsabilidades y los controles internos específicos, tanto previos como posteriores, que se aplicarán para ejecutar el proyecto. Por tanto, este capítulo del manual de operaciones es satisfactorio para el Banco.
Informes financieros
En forma semestral, PROMESAL preparará informes financieros provisionales no auditados que, como mínimo, contendrán: i) un estado del origen y la aplicación de los fondos para cada trimestre del año civil y la aplicación acumulada (con los gastos clasificados por componente y subcomponente, la aplicación de los fondos por componente y los saldos de caja iniciales y finales, junto con una conciliación de la cuenta designada y una copia del extracto bancario); ii) un estado de la ejecución del presupuesto por componente y subcomponente (con los gastos clasificados según las principales cuentas presupuestarias) y todas las fuentes de financiamiento, que incluya las variaciones entre el presupuesto y los gastos efectivos, con la respectiva nota explicativa de las principales diferencias. PROMESAL deberá presentar al Banco los informes financieros provisionales a más tardar 45 días después de la finalización de cada semestre. Los informes se prepararán en la moneda local y en dólares de los Estados Unidos. En forma anual, PROMESAL preparará los estados financieros del proyecto, que incluirán las cifras acumuladas correspondientes al año en su conjunto y al cierre de ese año. Los estados financieros también incluirán notas explicativas de conformidad con las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (IPSAS) sobre la base del efectivo o de caja, y una declaración de la entidad en el sentido de que los fondos del préstamo se utilizaron para los fines previstos especificados en el Convenio de Préstamo. Como se describe supra, los informes financieros provisionales se prepararán utilizando la información suministrada por el SAP. Los documentos de trabajo que se elaboren para preparar los informes financieros provisionales y los estados financieros anuales formarán parte de la documentación justificativa que deberá mantener PROMESAL.
Mecanismos de auditoría
Auditoría interna. SEDAPAL tiene una Gerencia de Auditoría Interna que depende del Directorio. Esta gerencia puede incluir en su programa anual un examen posterior de las actividades del proyecto y proponer las recomendaciones que sean necesarias. Si se lleva a cabo esa auditoría, PROMESAL suministrará al Banco copias de los informes de auditoría interna que abarquen las actividades y las transacciones financieras del proyecto.
Auditoría externa. SEDAPAL, a través de PROMESAL, preparará los estados financieros anuales del proyecto, que serán auditados de acuerdo con las normas internacionales de auditoría por una firma independiente y de conformidad con términos de referencia aceptables para el Banco. El dictamen de auditoría sobre los estados financieros del proyecto contendrá una referencia en cuanto a la admisibilidad de los gastos. SEDAPAL, a través de la Contraloría General de la República del Perú, contratará a una firma de auditores que llevará a cabo la auditoría del proyecto y presentará un informe. El informe de auditoría deberá incluir una sección sobre las disposiciones de control interno de la entidad de ejecución. PROMESAL presentará al Banco el informe de auditoría a más tardar seis meses después de la finalización de cada ejercicio. Además del informe de auditoría del proyecto, SEDAPAL presentará al Banco sus informes financieros anuales auditados. El trabajo de auditoría antes mencionado se puede financiar con cargo a los fondos del préstamo. PROMESAL adoptará las medidas que sean necesarias para que la contratación de la primera auditoría interna se realice dentro de los seis meses siguientes a la fecha de entrada en vigor del préstamo.
SEDAPAL será la única entidad responsable de la gestión de los fondos del préstamo. Además, cofinanciará el proyecto y esos fondos estarán disponibles para la ejecución del proyecto, como fondos de contrapartida, tras la aprobación del presupuesto por el Directorio de SEDAPAL.
