Dokuz eylüL ÜNİversitesi sosyal biLİmler enstiTÜSÜ

 
Faks mesajı ile talebin şirkete ulaşması ve gözden geçirilmesi  
 
 
Talep yazısının eğitim koordinatörüne teslim edilmesi 
 
 
Eğitim koordinatörünün talebi incelemesi 
 
 
 
 
 
Ek bilgi almak için eğitim koordinatörünün talep sahibi ile temas kurması  
 
Eğitim koordinatörünün teklifi hazırlaması 
 
 
Teklifin bilgisayar ortamında yazılması 
 
 
Eğitim koordinatörünün teklifi incelemesi ve varsa düzeltmeleri işaretlemesi
 
 
Bilgisayar ortamında düzeltmelerin yapılması 
 
Eğitim koordinatörünün düzeltilmiş teklifi yeniden gözden geçirmesi  
 
 
 
Teklifin faks ya da e-posta ile talep sahibine gönderilmesi 
 
 
Şekil 14. Eğitim Talepleri İçin Teklif Gönderme Süreci İş Akış Şeması  
 
(Kaynak : BOZKURT, 2003; 64) 
74 
 
     Ekip daha sonra son bir yılın kayıtlarını inceler ve verilerin ortalamasını Tablo 
6’da gösterildiği gibi kaydeder. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
74 Bozkurt, a.g.e., s. 64.   
 
84

---

  
Tablo 6. İşlem Basamakları Ortalama Süreleri 
 
  
Sıra 
No 
İşlem Basamakları 
Ortalama 
Süre 
1 Faks 
mesajı ile talebin şirkete ulaşması ve gözden geçirilmesi 
20 dakika 
2 Talep 
yazısının eğitim koordinatörüne teslim edilmesi  
 
3 Eğitim koordinatörünün talebi incelemesi 
60 dakika 
4 
Ek bilgi almak için eğitim koordinatörünün talep sahibi ile 
temas kurması 
15 dakika 
5 Eğitim koordinatörünün teklifi hazırlaması 150 
dakika 
6 
Teklifin bilgisayar ortamında yazılması 60 
dakika 
7 Eğitim koordinatörünün teklifi incelemesi ve varsa 
düzeltmeleri işaretlemesi 
30 dakika 
8 Bilgisayar 
ortamında düzeltmelerin yapılması 30 
dakika 
9 Eğitim koordinatörünün düzeltilmiş teklifi yeniden gözden 
geçirmesi  
30 dakika 
10 
Teklifin faks ya da e-posta ile talep sahibine gönderilmesi  
 
 
TOPLAM SÜRE 
395 dakika 
     
 
(Kaynak : BOZKURT, 2003; 65) 
75
 
 
     Adım 6 – Ekip, analizini çevrim sürelerini inceleyerek sürdürür. Örnekte çevrim    
                     süresi; talebin şirkete ulaşmasıyla başlar, şirketin talep sahibine teklifi  
                     göndermesiyle biter. Son bir yıllık dönem incelendiğinde gönderilen  
                     taleplerin ortalama çevrim süresi 4355 dakika olarak bulunmuştur.  
                     Ortalama çevrim süresi 4355 dakika olan bir sürecin, işlem  
                     basamaklarının gerçekleştirilmesi için harcanan süre 395 dakikadır.     
                     Arada çok büyük bir fark vardır ve bu farkın nedeni ise gereksiz  
                     beklemelerden oluşan israftır. Çevrim süresinin uzun olmasının bir   
                     başka olumsuz yansıması da müşteri memnuniyetsizliğidir. İyileştirme  
 
 
75 Bozkurt, a.g.e., s. 65.   
 
85

---

  
                     ekibi çevrim süresine ilişkin analizi aşağıdaki gibidir,  
 
     ● Sürecin mevcut işlem basamaklarının sayısı               : 10 
     ● Hedeflenen süreç çevrim süresinin değeri                   : 450 dakika  
     ● Elimine edilebilecek olan işlem basamakları               : 1, 7, 8, 9   
     ● Birleştirilebilecek olan işlem basamakları                   :   
     ● Daha hızlı tamamlanabilecek olan işlem basamakları : 4, 5     
     ● Basitleştirilebilecek olan işlem basamamakları           : 
     ● Yeniden düzenlenebilecek olan işlem basamakları     : 1, 2, 6, 7, 8, 9  
     Daha sonra sürecin akışı Tablo 7’de gösterildiği şekilde yeniden tasarımlanır.  
 
Tablo 7. Sürecin Yeni İşlem Basamakları