Dr. Mustafa Kemal akgül mpm (Grup Yönetmeni) Cengiz aydin milli Kütüphane Neziha Çarkit meb cemal gemci cymsoft aysim hançer kızılay Kemal karakoçak kamuBİb yk temsilcisi Burçin ÖKSÜz software ag ersin Tufan yalvaç Maliye Bakanlığı

3.2.2 Fonksiyonel Yönetim

Fonksiyonel yönetim anlayışının temeli, iş bölümü ve hiyerarşidir. Oysa gerçekte iş, bir bütündür ve hiyerarşilere göre tasarlanmamıştır. İş, belli sonuçları elde etmek amacıyla bir araya gelen, birbirini takip eden faaliyetlerin bütünüdür.

İş, bu sonucu gerçekleştirmek üzere yatayda ilerlemedir. Hiyerarşik yapı ve fonksiyonel bölünme işin, doğal akışını engelleyici niteliktedir. Ancak fonksiyonel yönetimde işler, hiyerarşik olarak bölümlenmiş ve faaliyetler dikeyde ilerleyerek yerine getirilmektedir.

Örneğin, vergi dairelerinde, vergi toplama süreci olan; beyanname kabul, tarh, tahakkuk, tahsilat gibi işlemler, değişik servislerin birbirleriyle uyum içinde çalışmasıyla gerçekleştirilmektedir. Bu işlemlere ilişkin çok az iş, bir fonksiyonel serviste başlayıp yine aynı serviste tamamlanmaktadır. Ayrıca bu işlemler; memur, şef, müdür yardımcısı ve müdürden oluşan hiyerarşik yapı içinde gerçekleştirilmektedir. Fonksiyonel yönetimin darboğazları aşağıda belirtilmiştir.

• 
  Ortak hedefler belirsizdir veya yoktur,
  
• 
  Bölümler arası iletişim ve işbirliği zayıftır, hatta kötü iletişim ve iç çekişmeler vardır,
  
• 
  Yöneticiler sadece kendi birimlerine ait faaliyetlerin performansı ve yönetimiyle ilgilenmektedirler,
  
• 
  Gelişmeler çoğunlukla faaliyet dahilinde kalmakta, bütüne yayılamamaktadır,
  
• 
  Fonksiyon sorumluları, iş akışının tamamının nasıl işlediğinden habersiz olarak, kendi fonksiyonlarını iyileştirirken, nihai müşteri memnuniyetini hedef almamakta, bu da müşteri şikâyetlerine neden olmaktadır,
  

Çalışanlar, genellikle tüm iş akışı içindeki rol ve etkinliklerinin bilincinde değildirler. İş akışının etkinliği genellikle, fonksiyonların etkinliği ile ölçüldüğünden, bütünü yansıtmayacak şekilde ölçülmektedir.

Yukarıdaki şemanın birinci yapısında fonksiyonel yönetim, ikinci yapıda fonksiyonel yönetimden süreç yönetimine geçiş, üçüncü yapıda süreç yönetimi görülmektedir.

• 
  Birinci yapı klasik anlamda fonksiyonel bir işleyişi gösterir. Bu yapılarda “işin” tanımı değil fonksiyonel birimlerin görevlerinin tanımı mevcuttur.
  
• 
  İkinci yapıda süreçler yani “işler” fark edilmiş ancak hala fonksiyonlar ön planda tutulmaktadır.
  
• 
  Ulaşılmak istenilen ve genel anlamıyla süreç algılamasının ön plana çıktığı yapı üçüncü yapıdır. Bu yapıda kişiler ve birimler sürece olan katkıları bazında değerlendirilmektedirler.
  
• 
  Dördüncü yapıda fonksiyonel yönetim tamamen ortadan kalkmıştır.