TBD 22.Ulusal Bilişim Kurultayı, Bilişim'05, Bildiriler Kitabı, 9-11 Kasım 2005, TBD, Ankara, s.19-22.
HAZIRLAYANLAR
Prof.Dr. Aydın Köksal
Aycan Komaç
Bilişim Ltd., Cyberpark, Bilkent/Ankara
bilisim@bilisim.com.tr
|
Hasan Albayrak
Cengiz Cebeci
Yüksek Öğrenim Kredi ve Yurtlar Kurumu
webadmin@kyk.gov.tr
|
ÖZET
Öğrencilere kredi, burs, barınma hizmetleri sunan Yüksek Öğrenim Kredi ve Yurtlar Kurumu’nda (YURTKUR) 1999’da başlatılan KYKSİS Projesi, öncelikle Kurumun merkez birimlerini kapsayacak biçimde gerçekleştirilmiş; 2004’te ihalesi yapılan ve 2005’te başlatılan ikinci aşama proje ile de Kurumun Bölge Müdürlükleri ve bağlı yurtlar proje kapsamına alınmıştır. Bugün kredi, burs, yurt başvurularının İnternet ortamından alınması ve öğrencilere kredi/burs durumları ile ilgili güncel bilgilerin web ortamından sağlanmasıyla, e-devlete dönüşüm çizgisinde önemli bir iş gerçekleştirilmiş bulunmaktadır. Kredi/burs ödemesi ya da geri ödemesi süren 2,5 milyon öğrenciye hizmet sunan, yüksek öğrenim gençliğinin her yıl %70’ine hizmet veren, başarılı bir Yönetim Bilişim Sistemi örneği olan KYKSİS Projesinin uygulama yazılımı ile ilgili tasarım, gerçekleştirme, işletime geçiş ve yazılım bakım, teknik destek hizmetleri, 1999’dan bu yana art arda tanımlanan beş proje çerçevesinde Bilişim Ltd. Şirketi’nce sürdürülmektedir. Ortaklaşa hazırlanan bu bildiri kapsamında, projenin öyküsü ve başarı etmenleri anlatılmıştır.
Anahtar Kelimeler
e-devlet, KYKSİS Projesi, başarı etmenleri.
SUMMARY
KYKSIS Project, an Example of the e-Government Transformation in Turkey: From Central to Online Services in Internet Environment
In this paper, KYKSIS Project is described, that has started in 1999, to create and maintain the Higher Education Credits, Scholarships and Dormitories Institution’s (YURTKUR) credits and scholarships databases within the framework of the central organization. In a second project that has started in 2004, transactions of the Regional Offices, and the databases related to the dormitories in each region, have been created and maintained. Today online service to 2.5 million students for the payments and/or reimbursement of the credits/scholarships is being given, covering 70% of the higher education youth each year. The KYKSIS Project, the application software design and implementation services of which has been produced by Bilişim Ltd. since 1999 in five consecutive projects including software maintenance and technical support projects, is being evaluated as one of the most successful examples of the e-Government transformations in Turkey. The paper prepared by a Bilişim Ltd-YURTKUR joint project team presents a succinct story of the overall project, and the success factors thereof.
Keywords
e-Government, KYKSIS Project, success factors.
GİRİŞ
Yüksek Öğrenim Kredi ve Yurtlar Kurumu, öğrencilere kredi hizmetleri (öğrenim kredisi, katkı kredisi ve burs) ile barınma hizmetleri sunan bir kurumdur. Yüksek öğrenime yeni başlayan ya da sürdüren öğrencilere her yıl öğrenim kredisi verilmekte ve üniversite katkı payları ödenmektedir. 2004 Kredi ve Burs yasasına göre kamu kurumlarınca verilen bursların dağıtımı Yüksek Öğrenim ve Kredi Yurtlar Kurumu’na bırakılmıştır. Kurum, yüksek öğrenim gençliğine 77 il ve 73 ilçede 209 yurtta yaklaşık 200.000 yatak kapasitesiyle barınma hizmeti de vermektedir.
YURTKUR 1999’da ilk aşamada Genel Müdürlük ve bağlı merkez birimleri kapsayan KYKSİS Projesini başlatmıştır. 2005’te tanımlanan ikinci aşama proje ile Genel Müdürlüğe bağlı Bölge Müdürlükleri ve bağlı yurtlar proje kapsamına dahil edilmiştir. Bir sonraki adımda, kredi, burs, yurt başvurularının İnternet’ten alınması ve öğrencilere kredi/burs durumları ile ilgili güncel bilgilerin web ortamında sağlanması gerçekleşti-rilerek e-devlete dönüşümde önemli bir adım atılmıştır.
PROJENİN BİRİNCİ AŞAMASI
1999’da başlatılan KYKSİS, birinci adım olarak Kurumun merkez birimlerinin yazılım gereksinimlerini karşılayan bir proje olarak tanımlanmıştır. Proje kapsamında aşağıdaki altsistemler yer almıştır:
- Kredi Sistemi
- Yurt Sistemi
- Bütçe/Muhasebe Sistemi
- Personel Sistemi
- Donatım/Ambar Sistemi
- Yatırım/İnşaat/Bakım Onarım Sistemi
- Genel Hizmetler Sistemi
- Evrak/Arşiv Sistemi
- Teftiş Sistemi
- APK İstatistik Sistemi
Bu ilk proje TAI-Bilişim Ltd. iş ortaklığı ile 4 iş dilimi biçiminde gerçekleştirilmiştir:
- 1. Dilim: Sistem çözümleme
- 2. Dilim: Tasarım
- 3. Dilim: Yazılım geliştirilmesi
- 4. Dilim: Yazılımın işletime alınması
Projenin geçici kabulü Temmuz 2001’de, kesin kabulü ise Aralık 2002’de yapılmıştır.
YURTKUR, 2002 yılı başında uygulamaların çalışacağı yeni donanımları edinmiştir.
Bu birinci aşama projede öğrencilerin öğrenim ve katkı kredisi, yurt başvurularının alınması, değerlendirilmesi, tahsislerin yapılması, kredi ödemelerinin gerçekleş-tirilmesi, geri ödemelerin izlenmesi, yurt isteğinde bulunan öğrencilerin yurtlara yerleştirilmesi işlemleri merkezi olarak gerçekleştirilmeye başlanmıştır. Bunun yanında Kurumun bütün yönetim işlemleri, merkez birimlerinde özdevine (otomasyona) geçirilmiştir.
KYKSİS’in bu birinci aşama projesi, kurumsal ekinin (kültürün) değiştiği, sabırla ve büyük özveri ile, taşların bir bir yerlerine oturtulduğu bir temel oluşturmuştur.
Projenin birinci aşamasında, Oracle veri tabanı üzerinde Developer geliştirme aracı ile istemci-sunucu mimari benimsenmiştir.
Projenin yazılım bakım ve teknik destek hizmetleri 2003 ve 2004 yıllarında da Bilişim Ltd.’ce sürdürülmüş, 2004’te yazılım istemci-sunucu mimariden, üç katmanlı web-tabanlı mimari yapıya dönüştürülmüştür.
PROJENİN İKİNCİ AŞAMASI
2004’te KYKSİS Projesinin etkinliğini ve verimliliğini artırmak amacıyla, projenin Bölge Müdürlükleri ve Yurt Müdürlüklerini kapsayacak ikinci aşamasının gerçekleş-tirilmesine ilişkin hazırlıklara başlanmıştır. Burada temel ilke, birinci aşama ile %100 uyumlu çözümler üretilerek önceki tüm yatırımın korunması olmuştur.
Proje merkezi yapıda, üç katmanlı, web tabanlı olarak planlanmış, Bölge ve Yurt Müdürlüklerinin uygulama yazılımı, donanım ve iletişim gereksinimleri bir bütün olarak 2004’te ihale edilmiş ve 2005’te Meteksan Sistem-Bilişim Ltd. iş ortaklığınca gerçekleştirilmiştir.
Proje kapsamında öncelikle merkezi birimlerce kullanı-lan yazılımların Bölge Müdürlüklerini kapsayacak biçimde uyarlanması gerçekleştirilmiş; mevcut 20 Bölge Müdürlüğünde yeni sistem işletime alınmıştır.
Yurt Müdürlükleri için yine mevcut veri tabanı kullanılarak Java (J2EE) platformunda çalışan, üç katmanlı, web tabanlı uygulama yazılımları geliştirilmiştir. Proje kapsamında Yurt Müdürlüklerinin gereksinimi olan aşağıdaki altsistemler yer almaktadır:
- Yurt İdare Birimi İşleri
- Muhasebe Birimi İşleri
- Personel Birimi İşleri
- İdari İşler Birimi İşleri
Eylül 2005’te 2005-2006 öğretim yılının başlamasıyla birlikte 209 yurtta işletime geçiş çalışmalarına başlanmıştır.
ÖTEKİ AŞAMALAR ve ÇEVRİMİÇİ UYGULAMALAR
Projenin bu aşamasında merkezi sistemde oluşturulan veriler, Kurumun web sayfası üzerinden çevrimiçi olarak hizmete açılmaya başlanmıştır.
Kurumun web sayfası üzerinden öğrencilere kredi, burs durumları, yurt başvuruları ile ilgili aşağıdaki güncel bilgiler anında sunulabilmektedir:
- Öğrenim ve katkı kredisi borcunu öğrenme,
- Yeni öğrenim döneminde burs-öğrenim-katkı kredisi alabilecek öğrenciler,
- Yurt başvurusu sonuçları,
- Öğrenim ve katkı kredisi için icra takibi başlatılan öğrenciler vb.
Temmuz 2005’ten itibaren Bilişim Ltd ile gerçekleştirilen yeni bir proje kapsamında, daha önceden optik formlar aracılığıyla alınan ara sınıf, özel yetenek, ön kayıt, yüksek lisans, dikey geçiş öğrencilerinin öğrenim kredileri, burs, katkı kredileri ve yurt başvurularının İnternet üzerinden alınmasına başlanmıştır.
Kurum Burs Yönetmeliğine uygun olarak,burs başvuru, tahsis, ödeme ve izleme işlemleri de 2005’te tanımlanan bu yeni Proje kapsamında sistemle bütünleştirilmektedir. Yine bu kapsamda üniversite burs kontenjanlarının Kurumun web sitesi üzerinden alınması ve değerlendirilmesi çalışmaları sürdürülmekte olup bu hizmet de Ekim 2005’te işletime açılacaktır.
KYKSİS PROJESİNİN HİZMET VERİMLİLİĞİNE ETKİSİ
Kredi ve yurt işlemlerine ilişkin olarak ilk proje sonuçları, bu sistemlerin işletime geçmeleri ile birlikte 2002-2003 öğretim yılından itibaren alınmaya başlanmıştır.
Halen kredi/burs ödemeleri ya da geri ödemeleri süren 2,5 milyonun üzerinde öğrenciye hizmet sunan, yüksek öğrenimde okuma şansını yakalamış öğrencilerin her yıl %70’ine hizmet veren bu sistemin hizmet verimliliğine etkisi aşağıda özetlenmiştir:
· 2005-2006 öğretim yılı için 597.313 kredi/burs/yurt başvurusu ÖSYM aracılığıyla, 49.814 ara sınıf başvurusu ise ilk kez Kurum web sayfası üzerinden alınmıştır. Özel yetenek, ön kayıt, yüksek lisans, dikey geçiş öğrencilerinin başvuruları da web üzerinden alınmaktadır. Daha önce optik form aracılığıyla alınan başvuruların web üzerinden alınması, harcanan iş gücünü önemli ölçüde azaltırken, öğrencilere de büyük kolaylık getirmiş, başvuru verilerinin eksiksiz ve doğru olarak alınabilmesini sağlamıştır.
· Başvuruların TC Kimlik Numarası ile alınması, verilerin öteki kurumlardan sorgulanabilmesine, geçersiz başvuruların ayıklanabilmesine olanak sağlamıştır.
· Böylece, başvuru, değerlendirme, tahsis işlemleri hızla sonuçlandırılabilmektedir.
· 2004-2005 öğretim yılı için, 215.000 öğrenciye öğrenim kredisi ve burs, 136.000 öğrenciye katkı kredisi tahsis edilmiş, Şubat 2005’te ödemelere başlanmıştır. 2005-2006 yılında ödemelerin ilk kez Ocak ayında yapılmaya başlanması amaçlanmıştır. Geçmiş yıllarda kredi ödemelerini 6-9 ay gecikmeli ve birikmiş olarak alabilen öğrenciler, Ocak 2006’da ödeme yapılmasıyla bunları her ay tam zamanında alabileceklerdir.
· Sistemde 1980-81 ve sonrasına ilişkin toplam 2.572.780 öğrenci bulunmakta, bu sayı her yıl yaklaşık 200.000 dolayında artmaktadır. 706.340 öğrenci halen kurumdan kredi/burs almakta ya da geri ödeme dönemi için beklemekte, 1.000.156 öğrenci geri ödeme yapmak-ta, 866.284 öğrencinin de ilişik kesme işlemleri yapılmış bulunmaktadır. KYKSİS öncesinde, geçmiş yıllarda kredi almış bir öğrencinin bilgilerine ulaşmak için manyetik bantlardan veri indirilmesi gerekmekte idi. Şimdi ise, Kurum ile ilişkisi olan her öğrencinin durumunu gösteren güncel bilgiler, kendisine yapılan ödemeler, yapmış olduğu geri ödemeler anında sistemden elde edilebilmekte, bu bilgilere, öğrenci İnternet üzerinden ulaşabilmektedir.
· Kredi ödemeleri 2004 başına kadar üçer aylık dönemlerde yapılırken, işlemlerin hızlandırılmasıyla şimdi aylık olarak yapılmaktadır.
· Geçmişte posta çeki, banka ve vezne yolu ile alınan geri ödemelerin kime ait olduğunun belirlenmesinde birçok sıkıntı yaşanırken, şimdi Ziraat Bankası ile iki yönlü veri alışverişiyle öğrencilerin geri ödemeleri öğrenci hesaplarına doğrudan işlenmekte, öğrenci yaptığı geri ödemeleri web ortamından izleyen aylarda sorgulayabilmektedir.
· Kredi borçlarının web ortamından öğrenilebilmesi, geri ödemelerde artış sağlamıştır. 1963-2003 arasında Kurumca tahsil edilen toplam kredi geri ödemesi 23 trilyon TL olarak gerçekleşmişken, yalnızca son iki yılın toplam tahsilatı 200 trilyon TL’ye ulaşmıştır.
· 2005-2006 öğretim yılında devreye yeni girmekte olan Yurt Sistemi, hem öğrencilerin kayıt işlemlerini kolaylaştırmakta, hızlandırmakta, hem de etkin bir öğrenci izleme sistemi kurulabilmesini sağlamaktadır; böylece hangi öğrencinin hangi yurtta barındığı ve nakil olarak hangi yurda gittiği anında bilinecektir.
· Yurt Sisteminin işletime girmesiyle birlikte, öğrencilerin yurt ödemeleri iki yönlü veri alışverişiyle bu yıl Ziraat Bankası aracılığıyla yapılacak, böylece öğrencinin başka bir kentte yaşayan velisinin, ödemeyi, gerektiğinde banka aracılığıyla yapabilmesiyle çok büyük bir kolaylık sağlanacaktır. Öte yandan, öğrencinin yurt ücretini ödememesinden dolayı mağduriyeti de giderilecek, iş ve işlemlerin azalmasıyla insan gücünden ve zamandan tasarruf sağlanarak bilginin kısa sürede KYKSİS sistemine ulaşması güvence altına alınacaktır.
BAŞARI ETMENLERİ
KYKSİS Projesi, hizmet ve verimlilik yönündeki katkıları değerlendirildiğinde başarılı bir Yönetim Bilişim Sistemi projesi örneği sergilemektedir. Standish Group International’ın açıkladığı ABD’deki 30.000 uygulama yazılımı projesini kapsayan 2000 yılı araştırma sonuçları raporu [2], projelerin yalnızca %28’inin başarılı yani tanımlanan zamanda, bütçesi sınırları içerisinde ve başlangıçta tanımlanan işlevsel amaçları karşılayacak biçimde tamamlanan projeler olduğunu bildirmektedir. Projelerin %23’ü tümüyle başarısız olarak iptal edilmektedir. %49’u ise öngörülen bütçesini ve öngörülen zamanı aşmakta, başlangıçta tanımlanan amaç ve işlevleri tümüyle karşılayamamasına karşın bir biçimde tamamlanmakta ve işletime alınmaktadır.
KYKSİS projesi, birinci aşamasının 4. diliminde kısa süreli bir zaman aşımı olmasına karşın, bütün aşamalarda zaman planına uygun olarak giden, başlangıçta tanımlanan işlevsel amaçların tümüyle gerçekleştirildiği başarılı bir proje olmuştur.
Yazılım projelerini başarıya götüren 10 etmen ve bu etmenlerin proje başarısındaki ağırlıkları, yukarıda adı geçen kaynakta verilmektedir (Tablo 1).
Proje Başarısı için 10 Etmen
|
Ağırlık
%
|
Toplam
%
|
1. Yönetim Desteği
|
18
|
18
|
2. Kullanıcıların Derin İlgisi
|
16
|
34
|
3. Deneyimli Proje Yönetmeni
|
14
|
48
|
4. Açık Seçik Belirli Amaçlar
|
12
|
60
|
5. Dar (Aşamalı) Kapsam
|
10
|
70
|
6. Standart Yazılım Altyapısı
|
8
|
78
|
7. Sağlam Temel Gereksinimler
|
6
|
84
|
8. Biçimsel Yöntembilgisi
|
6
|
90
|
9. Güvenilir Kestirimler
|
5
|
95
|
10. Diğer Etmenler
|
5
|
100
|
Tablo 1. Proje Başarısı için 10 Etmen (CHAOS 10)
KYKSİS Projesi, başarı için gereken bütün bu etmenlerin projede sağlanabilmiş olmasıyla uygulamada toplam başarıya ulaşmış olan, kapsamlı bir e-devlet dönüşüm projesi olarak değerlendirilmektedir.
SONUÇ
Art arda uygulanan beş projeden oluşan KYKSİS Yönetim Bilişim Sistemi Projesi, 1980-81 sonrasına ilişkin yaklaşık toplam 2,5 milyonu aşkın ve her yıl 200.000 artan öğrenciden yaklaşık 706.000’inin kredi, burs ödeme işlemlerinin ve 1.000.000’dan çok öğrencinin geri ödeme işlemlerinin İnternet ortamında çevrimiçi yapıldığı, 77 il ve 73 ilçede ülke coğrafyasına yayılmış toplam 209 yurtta 200.000 gencin barınmasıyla ilgili işlemlerin de yapılmasını sağlayan, özetle Türk yükseköğrenim gençliğinin her yıl %70’ine hizmet veren dev bir yönetim bilişim sistemidir.
Uygulama Yazılımıyla ilgili tasarım, gerçekleştirme, işletime geçiş, yazılım bakım ve teknik hizmetlerinin 1999’dan bu yana 6 yıldır Bilişim Ltd.’ce, art arda tanımlanan 5 ayrı proje sözleşmesi ile sağlandığı KYKSİS Toplam Projesi’nin başarısı, kritik başarı et-menlerinin hepsinin birden sağlanmış olmasına bağlıdır.
Yazılım mühendisliği yazınında vurgulanagelen ve bildiri metninde yer verilen bu kritik başarı etmenlerinin, KYKSİS Projesi’nde doğrulandığı konusunda görüş birliği oluşmuştur. Özetle:
· Yönetim Desteği olmadan, biribirini bütünleyen donanım ve altyapı konusu dışında art arda 5 ihale ile 5 yazılım sözleşmesi aynı yazılımevi ile imzalanamazdı.
· Geniş proje kapsamında altyapıyı oluşturan veri tabanları önce sağlam biçimde kurulup, uygulama önce merkezde kurulmasa, internet ortamında çevrimiçi hizmetin başlatılması başarılamazdı. Benzer biçimde, proje kapsamının her aşamada açık seçik belirlenmiş ayrı ayrı proje tanımlarıyla daraltılması söz konusu olmasa proje yine başarılamazdı.
· Veri tabanları ve altyapı ne denli iyi kurulmuş olursa olsun, yazılım bakım ve teknik destek sözleşmeleri, bir süreklilik içinde art arda uygulanmaya konmadan, toplam proje başarısının asla elde edilemeyeceğinde yazarlar görüş birliğine varmışlardır.
· Bütün bu etmenler aslında deneyimli proje yönetiminin başarısıyla elde edilmiş, kullanıcı ilgisi de, bu eşgüdümlü çalışmanın ve iyi eğitim desteğinin bir sonucu olarak, Kurum çalışanlarının yıllar süren özverileriyle sağlanmıştır.
Sonuç olarak, daha çok yönetimle ilgili etmenler (Kurum üst yönetimi ve Proje Yönetimi ile ilgili etmenler, birlikte), ilk sıralarda yer alan 5 başarı etmeninin, öteki teknik konuların çok önünde, toplam başarı etmenleri içinde gerçekten %70 ağırlık taşıdığı, aynı çizgide toplam 5 sözleşme ile 6 yılda gerçekleşen KYKSİS Projesi’nde doğrulanmış bulunmaktadır.
TEŞEKKÜR
KYKSİS Projesinin gerçekleştiriminde önemli rol üstlenen YURTKUR yönetici, kullanıcı ve BİM uzmanlarına, projeye katkı veren tüm Bilişim Ltd. yönetici ve uzmanlarına, projedeki iş ortaklarımıza teşekkürlerimizi sunarız.
KAYNAKÇA
1. Yüksek Öğrenim Kredi ve Yurtlar Kurumu Web Sayfası, http://www.kyk.gov.tr
2. Extreme Chaos (2001), The Standish Gr. Int’l, http:// www.standishgroup.com/sample_research/index.php
ÖZGEÇMİŞLER
Prof. Dr. Aydın Köksal
INSA/Lyon’da Elektronik Müh. oldu (1964), HÜ Bilgi İşlem Merkezi’ni (1967), HÜ Bilgisayar Müh. Bölümü’nü (1977) ve TBD’yi (1971) kurdu. Türkçe bilişim terimlerini üretti. Bs. Müh. alanında Doçent (HÜ, 1980), yazılım alanında Profesör (GÜ, 1991) oldu. 1985’te kurduğu yazılım evi Bilişim Ltd. Genel Müdürü ve TBD Onursal Başkanı olarak ulusal yazılım endüstrisinin gelişmesi için uğraşını sürdürüyor.
Hasan Albayrak
1954’te Of/Trabzon’da doğdu. Liseyi Ankara'da bitirdi. Eskişehir Eğitim Enstitüsü Fen Bölümü’nden 1980’de mezun oldu. 1976’da yönetim memuru olarak girdiği Yüksek Öğrenim Kredi ve Yurtlar Kurumu’nda Şef Yardımcısı, Şef, Cebeci Erkek Yurdu Müdürü, Ankara Bölge Müdür Yardımcısı, Ankara Bölge Müdürü olarak görev yaptıktan sonra, 25.03.2003’ten beri Genel Müdür olarak görevini sürdürüyor. YURTKUR Spor Klübü Başkanlığı (1993-2003), Türkiye Voleybol Federasyonu Danışma Kurulu üyeliği yapmıştır. Halen Türkiye Boks Federasyonu Asbaşkanıdır.
Aycan Komaç
HÜ Bilgisayar Mühendisliğini 1983’te bitirdi. TEK’te, TÜBİTAK’ta yazılım mühendisi olarak çalıştı. 1988’de Bilişim Ltd.’e katıldı. KYKSİS Projesi de içinde, pek çok büyük projede Proje Yönetmenliği görevini üstlendi. Bilişim Ltd. Genel Müdür Yardımcısı görevini sürdürüyor.
Cengiz Cebeci
1967’de Ankara’da doğdu. Anadolu Üniversitesi İktisat bölümünü bitirdi. 1988’de girdiği Kredi ve Yurtlar Kurumu Bilgi İşlem Müdürlüğünde veri hazırlama işletmeni, programcı yardımcısı, programcı, program-lama şefi, kısa bir süre de yurt müdürü olarak çalıştıktan sonra, Mayıs 2005’ten beri Bilgi İşlem Müdürü olarak görevini sürdürüyor. KYKSİS Projesi’nin başlatılması ve proje süresi içerisinde donanım ve yazılım konularında eş proje yöneticisi olarak görev aldı.
| 
