EğİTİm ve zaman yönetiMİ

Zamanı Planlamak

Zaman yönetiminde temel hedef, bireyin kendisini ve işlerini yaşanan zaman süresi içinde istenen düzeyde planlamasıdır. Gerçekten de zamanın planlanması, en verimli biçimde kullanılması çeşitli sorunları engellemektedir. Zaman planlamasının uygulanmasında başarılı olmak için dikkat edilecek hususlar şunlardır (Türkel, 1999: 283):

• 
  Zor olandan kolay olana doğru işleri yapmak.
  
• 
  İşleri planlanan güne ve saate göre yaparak, sürüncemede bırakmamak.
  
• 
  Bir işi bitirmeden diğerine geçmemek.
  
• 
  Eldeki işe tüm enerji ile sarılmak.
  
• 
  Yaratıcılıkla ilgili faaliyetler için zaman ayırmak.
  
• 
  Rutin işlerden kaçınmak.
  
• 
  Gereksiz ayrıntılardan uzak durmak.
  
• 
  Toplantılarda gündemi kullanmak.
  
• 
  Toplantıları zamanla sınırlamak.
  
• 
  Engellenmeden çalışabilecek saatleri belirlemek.
  
• 
  Çalışmayı engelleyen faktörleri saptayarak ve bunları ortadan kaldırmak için önlemler almak.
  
• 
  İş paylaşabilecek eleman yetiştirmek.
  

Okul yönetimi işlevlerine dayalı görevler genel olarak değerlendirildiğinde, en önemli görülen ve zaman ayrılan görevlerin okul işletmesine dayalı görevler olduğu görülmektedir. Okul işletmesi ile ilgili görevleri zaman ayrılma derecesi bakımından iş gören hizmetlerine yönelik görevler izlemektedir. Anket sorularına verdikleri yanıtlar ve görüşmeler sırasında kendilerinden alınan bilgiler doğrultusunda, okul müdürlerinin kendilerini daha çok iş görenlere ve okul işletmesine yönelik görevlere odaklandıkları yönünde bir eğilimlerinin bulunduğu gözlenmiştir. Eğitim programlarına yönelik görevler ikinci planda kalmakta ve daha çok öğretmenlerin görev alanına giren işler olarak algılanmaktadır. Üretimin yönetimi niteliğindeki eğitim programları ve okulun işlenen girdisi olan öğrencilere yönelik hizmetlere ayrılan zaman ve önem; okul yöneticilerinin birincil yönetsel amaçlar konusundaki yeterlik ve duyarlığının düşüklüğünü ortaya koymaktadır.

Okul müdürlerinin yönetsel eylemlere ayırdıkları zaman ile ilgili olarak bu araştırmanın sonuçları Aktan (1999)’ın yaptığı araştırma ile karşılaştırılmış ve bu karşılaştırmaya göre şu saptamalar yapılmıştır: Alkan’ın yaptığı araştırmanın sonuçlarından olan, “yönetsel etkinliklerin planlama basamağına ayrılan sürenin çok az olmasından yöneticilerin daha çok rastlantısal anlık programlamaya yatkın oldukları” sonucu, bu araştırmadaki özellikle "eğitim programlarına yönelik görevlerin ikinci planda kaldığı” sonucu ile paralel olduğu ileri sürülebilir. Yine, Alkan'ın araştırmasındaki ortalama zaman baz alınarak yapılan sıralamalarla ilgili sonucun bu araştırmadaki işlevlere ayrılan zaman sonuçları ile benzerlikler taşıdığı ileri sürülebilir. Alkan’ın araştırmasında sıralama; 'Personel İsleri', 'Öğrenci isleri', 'Eğitim-Öğretim isleri', 'Okul işletmeciliği', 'Yazı isleri', 'Diğer isler" şeklindedir. Bu araştırmada ise ayrılan zamana göre işlevlere ayrılan zaman ise; okul işletmesi, iş gören hizmetleri, okul geliştirme, eğitim programları ve öğrenci hizmetleri şeklindedir.
Araştırmada, okul müdürlerinin yönetsel işlevlere yönelik olarak, üst yönetimlere öneriler sunma eylemleri ve bunları önemli görme dereceleri de sınırlı kalan bir alan olarak öne çıkmaktadır. Diğer yandan, görev ayrılan zamana göre görevlerin önemli görülme derecesi, biri dışında, tüm görevlerde daha yüksek bir ortalamayla anlamlı fark oluşacak şekilde ortaya koyulmuştur.
Ulaşılan bulgu ve sonuçlara dayanarak;

1. 
   Okul yönetsel işlevlerine dayalı işlerin, analize dayalı bir çalışma ile yeniden belirlenmesi,
   
2. 
   Okul yöneticilerinin özellikle, eğitim programları, öğrenci hizmetleri ve çevreye yönelik görevlere dayalı olarak, okul amaçları ve görev alanları konusunda yeterlik ve duyarlıklarını geliştirecekleri hizmetiçi eğitim programlarına katılmalarının sağlanması önerilebilir.
   

Profesyonel çalışan herkes zamanını akıllıca planlamak ve kullanmak zorundadır Aşandaki hususlar sık sık ortaya çıkıyorsa etkin bir zaman planlaması yapılmıyor demektir (Eren. 1998; 102):

• 
  Devamlı olarak iş yetiştirememe endişesi,
  
• 
  Görüşeceğimiz kişiler ve ziyaretçileriniz için zaman ayıramama,
  
• 
  Hiçbir şey yapmadan gücünü boşa harcama duygusu,
  
• 
  Görülmesi ve ziyaret edilmemesi gereken kişileri görememe,
  
• 
  Cevap verilecek mektuplara cevap bulamama,
  
• 
  Aksam yemeğinden sonra yapılacak işlerin stresi,
  
• 
  Telefon görüşmelerini yetiştirememe, ve
  
• 
  Verimsiz, meşguliyetlerle dolu, bos bir gün geçirme duygusu ile yorgunluk, üzüntü ve stres.
  

Zamanın etkili olarak kullanılabilmesi için dört aşamalı bir yol takip edilmelidir (Gümüş, 1999: 391- 392):

1. Öncelikle bir zaman kütüğü hazırlanır. Zaman kütüğü bir insanın, günlük zamanını nasıl harcadığını analiz etmeye yarayan bir araçtır. Bu analizi yapabilmek için, 24 saat, 15'er dakikalık dilimler halinde bölünür. Bir hafta süreyle yapılan isler kaydedilir. Daha sonra hangi isler için ne kadar zaman harcandığı belirlenir. Burada gereksiz olarak yapılan islere veya önemli olanlara ne kadar zaman ayrıldığı açığa çıkacaktır.
Birçok yönetici, böylesine bir kayıt cetvelini sürekli olarak tuttuğu gibi düzenli olarak her hafta da sonuçları kontrol eder. En azından etkin yöneticiler iki üç ya da dört haftalık bir süre için zaman kaydı tutarlar. Her denemeden sonra da zaman kullanım cetvelleri üzerinde yeniden düşünülmeli ve gerekli düzenlemelere gidilmelidir. Zaman kullanımı pratikle geliştirilebilir, üzerinde denetim kurmaya yönelik sürekli bir çaba, zamanı boşa harcamayı engelleyebilir.
2. Daha sonra günlük zamanın nasıl kullanılacağını gösteren bir plan hazırlanır. Bu planın yazılı olması şart değildir. Ancak ertesi güne mutlaka planlı girmek önemlidir. Bu plan hazırlanırken şu hususlara dikkat edilmelidir: Günlük, haftalık işler tespit edilir. Bunun için yapılması düşünülen işlerin nedenleri araştırılır, faydası belirlenir. Bu işin hiç yapılmaması durumunda ne olabileceği düşünülür. Bu işi bir başkasının yapıp yapamayacağı üzerinde durulur. Her gün altı önemli iş, en önemliden en önemsize doğru sıralanır.
3. Hazırlanan plan uygulanır. Bunun için en önemli is, öncelikle yapılmalı, en zor ise, en enerjik zaman ayrılmalı, kolay işler, zor işler arasına serpiştirilmeli, önemsiz isler, en verimsiz saatlere yerleştirilmeli, fazla ayrıntıya girmeden, aşırı titizliğe kaçmadan çalışılmalı, önemsiz kararlar çabuk verilmeli, aynı nitelikte işler aynı grupta toplanmalıdır.
4. Günün bitiminde, zamanın nasıl harcandığı mutlaka kontrol edilmeli, günün değerlendirmesi yapılmalıdır.
Cüceloğlu (1999: 291) da benzer şekilde, zaman kullanımında aşağıdaki dört aşamadan söz eder:

• 
  1. Aşama: Yapılacakların listesi. Yapılacakların unutulmaması için yapılan listedir.
  
• 
  2. Aşama: Takvimleme: Yapılacak işleri zaman sırasına koyma işidir.
  
• 
  3. Aşama: Önceliklerin belirlenmesi. Yapılacak işlerin önemine göre öncelik tanınması.
  
• 
  4. Aşama: Zamanı yönetmeyi değil, yaşamımızı yönetmeyi odak aldığımız zaman ortaya çıkar. Bu aşama, zamana ve ürünlere yönelmek yerine kişilere ve etkili olmaya yöneliktir. Kısaca üretim ve üretim kapasitesi dengesi üzerinde durur.