Endüstri Mühendisliği Departmanı

Endüstri Mühendisliği Departmanı

IE390

YÖNETİM STAJ RAPORU

HAZIRLAYAN VE SUNAN :

ZÜHAL ÖZCAN

209IE2172

13.09.2013

Staj için Ders Kodu: IE290 ☐ IE390 ☒

Şirket ismi:

KOÇ SİSTEM BİLGİ VE İLETİŞİM HİZMETLERİ A.Ş.

Şirket Adresi:

Ünalan Mh. Ayazma Cd. Çamlıca İş Merkezi – B3 Blok Üsküdar 34700 İSTANBUL

TEL : ( 216 ) 556 11 00

FAX : ( 216 ) 556 11 88

E-POSTA : [e-mail]

Başlama ve Bitirme Tarihleri:

< 08.07.2013 > - < 13.09.2013 >

Çalışılan Departman(lar):

Genel Müdürlük

Danışmanın ismi, pozisyonu, telefon numarası, mail adresi:

ŞİRVAN TANRIKULU

İç Denetim Uzmanı ve Yönetici Asistanı

0216-556-11-63

[e-mail]

MÜHÜR - İMZA: GÜN: 13.09.2013

Staj şartları onaylandı

AKADEMİK DANIŞMAN: SEYHUN ALTUNBAY

İMZA: GÜN:

İÇİNDEKİLER

1HAFTALIK İŞ PLANI 4

2GİRİŞ 11

3OVERALL ANALYSIS 36

4YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ 46

5HİZMET SİSTEMİ 49

6KALİTE PLANLAMA VE KONTROL 55

7ÇALIŞMA ORTAMINDAKİ ENDÜSTRİ MÜHENDİSLERİ 63

8PROJE TEKLİFİ 70

9SONUÇ 74

10EKLER 76

Görüntüler Çizelgesi

1HAFTALIK İŞ PLANI 4

2GİRİŞ 11

1.1Şirket Tanımı ve Şirket Politikası 11

2.2Endüstri Sektörü ve Müşteriler 14

2.3Hizmetteki Teknoloji 16

2.4Organizasyon 31

3OVERALL ANALYSIS 36

3.1Girdi/Çıktı Analizi – Çözümler ve Hizmetler 36

3.2Yerleşim 42

3.3Lokasyon 45

4YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ 46

4.1Karar Verme 46

4.2Karar Destek Sistemleri(DSS) 47

5HİZMET SİSTEMİ 49

5.1Süreç ve Bilgi Akışı 49

5.2Süreç Sınıflandırması 51

5.3Geri Hizmet/Destek(Şirketin görünen yüzü arkasındaki IT desteği) 51

5.4Maliyetler 51

5.5Verimlilik 52

5.6Hizmet İşleyiş Planlaması ve Kontrolü 53

5.7Envanter Yönetimi 53

5.8Talep 54

5.9İş Gücü Planlaması ve Oluşan Kuyruklar 54

6KALİTE PLANLAMA VE KONTROL 55

6.1Servisin Kalitesi 55

6.2Kalite Nitelikleri 56

6.3Kalite Teminat 57

6.4Kalite Teminat Araçları 62

6.5Kalite Maliyeti 62

7ÇALIŞMA ORTAMINDAKİ ENDÜSTRİ MÜHENDİSLERİ 63

7.1Günlük Aktivitelerin Gözlemlenmesi 63

7.2Röportajlar 63

8PROJE TEKLİFİ 70

8.1Problem 1) 70

8.2Problem 2) 72

9SONUÇ 74

9.1İş Özeti, Tamamlananlar ve Öğrenilenler 74

9.2Çalışma Ortamındaki Işık Üniversitesi Mezunları 74

9.3Kısa Değerlendirme 75

10EKLER 76

10.1EK 1: Sözlük 76

10.2EK 2: Referanslar 78

1HAFTALIK İŞ PLANI

Hafta 1
Bölüm(ler)	Görevler, Sorumluluklar, Tamamlanan İşler
Genel Müdürlük Satış ve Pazarlama	Departmandaki kişilerle tanışma Departmanın amacı ve sorumluluklarını öğrenme Departmanda stajyere düşen görevleri öğrenme Microsoft Office Outlook 2010 kullanımını öğrenme Bir önceki hafta tamamlanan işler ve bir sonraki hafta tamamlanması beklenen işlerle ilgili tüm birimler için haftalık faaliyet raporunun hazırlanmasını öğrenme ve hazırlama Diğer birimlerin konumlarını öğrenme ve yöneticileriyle tanışma Masraf yerlerinin kodlarını öğrenme Haziran ayı verilerinin temin edilmesi Ocak-Haziran 6 aylık telefon masraf dağılım raporunun Microsoft Excel’de gerekli grafiklerle oluşturulması Satış Bölümü çalışanlarının, aldıkları Mülakat Eğitimleri ve İkna Kabiliyeti Eğitimleri’ni, müşterilerle yaptıkları telefon görüşmelerine nasıl aktardıklarını gözlemleme Ofis ekipmanlarının kullanılmasını öğrenme

Hafta 2
Bölüm(ler)	Görevler, Sorumluluklar, Tamamlanan İşler
Genel Müdürlük	Bir önceki hafta tamamlanan işler ve bir sonraki hafta tamamlanması beklenen işlerle ilgili, tüm birimler için haftalık faaliyet raporunun hazırlanması Ocak-Haziran 6 aylık servis kullanım masraf verilerinin alınması Ocak-Haziran 6 aylık genel vasıta, özel vasıta ve taksi kullanım masraf verilerinin alınması Toplanan verilerle 6 aylık raporun Microsoft Excel’de Pivot Tablosu kullanılarak oluşturulması Rekabet Hukuku ile ilgili bilgi toplama, makale okuma ve gerekli e-mail kontrollerine katılma Ocak-Haziran 6 aylık güvenlik ve yemek masraf dağılım verilerinin toplanması Toplanan verilerle 6 aylık raporun Microsoft Excel’de Pivot Tablosu kullanılarak oluşturulması Öğlen, akşam ve h.sonu yemek giderlerinin ayrı başlıklar halinde grafiklerle dağılımının incelenmesi
Hafta 3
Bölüm(ler)	Görevler, Sorumluluklar, Tamamlanan İşler
Genel Müdürlük	Bir önceki hafta tamamlanan işler ve bir sonraki hafta tamamlanması beklenen işlerle ilgili tüm birimler için haftalık rapor hazırlanması Ocak-Haziran 6 aylık telefon masrafları için veri toplama Toplanan verilerin tüm operatörler, sabit hat ve tüm birimler için Pivot tablosu kullanarak gruplandırılması ve bu dağılımlarla 6 aylık raporun grafiklerle hazırlanması İç Denetim amaçlı yollanan tekliflerin incelenmesi ve Rekabet Hukuku’na aykırı olan tekliflerin ayıklanması Yapılan yazışmaların Rekabet Hukuku’na uygunluğunun kontrolü

Hafta 4
Bölüm(ler)	Görevler, Sorumluluklar, Tamamlanan İşler
Genel Müdürlük	Bir önceki hafta tamamlanan işler ve bir sonraki hafta tamamlanması beklenen işlerle ilgili tüm birimler için haftalık rapor hazırlanması Temmuz ayı için güvenlik, servis ve yemek masrafları için veri toplama Toplanan verilerin Pivot tablosu ile gruplandırılması ve gerekli raporun hazırlanması Bu raporun daha önce hazırlanan 6 aylık rapora eklenmesi Teklif İçerik Endeksi Çalışmalarının tablo haline getirilmesi Sipariş Yönetimi ve Lojistik Departmanı’nda kullanılan yazılım programlarını öğrenme Yine bu birimde sipariş alırken ve sipariş girişi yapılırken ne tarz bir yol izleniyor bunların anlatılması

Hafta 5
Bölüm(ler)	Görevler, Sorumluluklar, Tamamlanan İşler
Genel Müdürlük	Bir önceki hafta tamamlanan işler ve bir sonraki hafta tamamlanması beklenen işlerle ilgili tüm birimler için haftalık rapor hazırlanması Tekliflerin Rekabet Hukuku açısından uygunluğunun incelenmesi

Hafta 6
Bölüm(ler)	Görevler, Sorumluluklar, Tamamlanan İşler
Genel Müdürlük SYL	Bir önceki hafta tamamlanan işler ve bir sonraki hafta tamamlanması beklenen işlerle ilgili tüm birimler için haftalık rapor hazırlanması SYL departmanında sipariş nasıl alınır, saklanır, temin edilir ve sonrasında müşteriyle nasıl iletişime geçilir, tedariği nasıl sağlanır bunlar hakkında bilgi edinme Tüm bu işlemlerde sipariş girdileri ve saklanmasında SAP programı kullanılıyordu. SAP programının kullanmı hakkında bilgi alınması, SAP danışmanlarıyla iletişime geçme ve program hakkında daha detaylı bilgi alınması

Hafta 7
Bölüm(ler)	Görevler, Sorumluluklar, Tamamlanan İşler
Genel Müdürlük Sipariş Yönetimi ve Lojistik	Bir önceki hafta tamamlanan işler ve bir sonraki hafta tamamlanması beklenen işlerle ilgili tüm birimler için haftalık rapor hazırlanması Şirket içi iletişimin nasıl gerçekleştiğini öğrenme Temmuz ayı için yol masraf verilerinin toplanması ve bu verilerin Microsoft Excel Pivot tablosu ile birimlere ayrılması ve verilerin Ocak-Haziran 6 aylık rapora eklenmesi ve analiz edilmesi Elde edilen yeni raporun incelenmesi ve değişikliklerle ilgili yazılı bir yeni rapor oluşturulması Fatura, sevk irsaliyesi ve irsaliyeli fatura kavramlarının öğrenilmesi, arşivlerde ve işlemde bulunulan bu faturaların görsel olarak incelenmesi ve gerekli yerlere teslimi Satış analizinde de kullanılan Microsoft CRM işleyişini öğrenmek ve analiz raporuna veri olabilecek bilgilerin sağlanması
Hafta 8
Bölüm(ler)	Görevler, Sorumluluklar, Tamamlanan İşler
Genel Müdürlük	Bir önceki hafta tamamlanan işler ve bir sonraki hafta tamamlanması beklenen işlerle ilgili tüm birimler için haftalık rapor hazırlanması Temmuz ayının telefon masraf dağılım verilerinin elde edilmesi Bu verilerin her birim için gruplandırılması ve elde edilen verilerin Ocak-Haziran 6 aylık raporuna eklenmesi Yeni rapordaki değişikliklerinin incelenmesi ve grafiklerle bu değişikliklerin ortaya dökülmesi Uluslararası Ticaret’te kullanılan belgelerin temel işleyişi hakkında bilgi edinme. Proforma fatura, gümrük beyannamesi, ATR Belgesi, Konşimento belgelerinin incelenmesi Sertifikaların amaçlarının ofis ortamında gözlenmesi ve incelenmesi

Hafta 9
Bölüm(ler)	Görevler, Sorumluluklar, Tamamlanan İşler
Genel Müdürlük	Bir önceki hafta tamamlanan işler ve bir sonraki hafta tamamlanması beklenen işlerle ilgili tüm birimler için haftalık rapor hazırlanması Yemek bedeli, bahşiş, otopark gibi faturaların masraf formuna işlenmesi Ağustos ayı güvenlik, servis ve yemek verilerinin toplanması Bu verilerin her birim ve kategori için gruplandırılması ve Ocak-Temmuz raporuna eklenmesi Rapordaki değişikliklerin incelenmesi ve bu değişikliklerin grafiklerle aktarılması Modülcüler ve programlamacılarla görüşülmesi ve SAP işleyişinin daha detaylı incelenmesi Süreç yönetimi bölümünde bilgi edinme ve Süreç Yönetimi’nin işleyişini öğrenme Incoterms kurallarını, İthalat ve İhracat Rejimlerinin anlatılması Delivery Note ve Proof of Delivery incelemelerinin yapılması

Hafta 10
Bölüm(ler)	Görevler, Sorumluluklar, Tamamlanan İşler
Genel Müdürlük	Bir önceki hafta tamamlanan işler ve bir sonraki hafta tamamlanması beklenen işlerle ilgili tüm birimler için haftalık rapor hazırlanması Ağustos ayı için yol masraf verilerinin toplanması ve bu verilerin Microsoft Excel Pivot tablosu ile birimlere ayrılması ve verilerin Ocak-Temmuz 7 aylık rapora eklenmesi Tekliflerin Rekabet Hukuku’na uygunluğunun incelenmesi Hizmet portföyünün matematiksel modellemelerinin öğrenilmesi Teknik finansal analizin öğrenmesi Süreç oluşturma, süreç geliştirme ve süreç verimliliğinin adımlarının öğrenilmesi Ağustos servis giderleri için verilerin alınması ve verilerin Microsoft Excel yoluyla sınıflandırılarak ger birim için Ocak-Temmuz raporuna eklenmesi