Erken dmaic aşamalari iÇİn genel şablonlar son derece kullanişlidir

Bu makale, ASQ (American Society for Quality) tarafından yayınlanan Six Sigma Forum Magazine dergisinin 2006 yılı Ağustos sayısından alınarak aslına uygun olarak tercüme edilmiştir.
Sağlık projelerinin

Standartlaştırılması

Ronald J.M.M. Does / Thijs M. B. Vermaat

Henk de Koning ve Soren Bisgaard / University of Amsterdam

Jaap van den Heuvel / Canisius Wilhelmina Hospital
ERKEN DMAIC AŞAMALARI İÇİN GENEL ŞABLONLAR SON DERECE KULLANIŞLIDIR.

Ekiplerin proje yönelimli olarak bazı iyi tanımlanmış kronik sorunların çözümü için görevlendirilmeleri, Altı Sigma'nın temelinde yatan bir olgudur. Gerçekten de bu, J.M. Juran'ın “kalite sorunları yalnızca proje proje çözülürler, başka bir yöntem yoktur” şeklindeki zekice gözlemini destekliyor. (1)

Başarısız proje tanımlarının ve planlamayı erken aşamada yapmanın, genellikle projelerin başarısızlığına neden olduğunu biliyoruz. Proje programında bulunan proje tanımı, değişkenleri ve diğer çeşitli verileri belirtir. Değişkenler, proje tamamlandığında elde edilmesi beklenen ve miktarı belirtilebilen faydalardır.

Ancak, beklenen değişkenler genellikle belirsizdir ve iyi bir şekilde belirtilmemiştir. Bunun sonucunda, Kara Kuşak (BB) ve Yeşil Kuşak (GB) proje liderleri ve proje sahiplerinin (şampiyonlar), yani proje geliştiricilerin başarılı proje tanımı oldukça değişken olmaktadır. Boşa harcanan emekler, gecikmeler ve hatta çatışmalar ortaya çıkabilir.

Sağlık Projesi Kategorileri

Sağlık sektöründe Altı Sigma projelerinin uygulamaya nasıl geçtiğini inceleyerek (bkz. “Hastane Uygulamalarına Örnekler” bölümü) ve projelerin altındaki yapıyı yeniden oluşturarak, sağlık ile ilgili Altı Sigma projelerimizin %90'ının aşağıdaki altı genel proje kategorisine ayrıldığına bulduk:

1. Hasta kabul sayısının arttırılması.

2. Süreç veriminin arttırılması.

3. Kötü malzeme kullanımının azaltılması.

4. Yetersizliklerin azaltılması.

5. İnsan kaynakları planlama ve programlamasının iyileştirilmesi.

6. Tesis ve donanımdan faydalanmanın iyileştirilmesi.

Açıkça görülmektedir ki, örneğimiz bilimsel bir araştırma değildir. Ancak yine de belirli bir düzen görülmektedir. Dikkat ederseniz, bu kategorileri bulmak için destekli bir teoriden faydalandık. (2,3)

Her bir genel proje kategorisinin belirli tanımlama ve ölçüm aşamaları vardır. (4) Bunlar genellikle özlü ve yüksek seviyeli süreç tanımları ile belirlenebilirler. Bu tanımlar, kalite için kritik önem taşıyan akışlar ve seçilen dahili CTQ'ların (kalite için kritik önem taşıyan olgular) işlevsel tanımlarıdır.

Böylece, çok sayıda sağlık ile ilgili Altı Sigma projesini inceleyerek farklı genel proje kategorilerini oluşturmak için deneysel olarak birkaç genel şablon oluşturduk (bu, Pareto ilkesinin uygulamalı bir örneğidir).

Proje tanımlarını içeren bu standart şablon grubu, yukarıda bahsettiğimiz altı genel proje kategorisi için belirli proje değişkenlerini formüle etmeyi kolaylaştırabilir.

Açıkça belirtilmiş hedefleri olan net bir proje tanımı, özellikle deneyimsiz Altı Sigma ekipleri için projenin başarılı tamamlanma şansını büyük miktarda arttırır. Şablonlar, daha ayrıntılı araştırmalar için bir ön hazırlık ve iyi bir başlangıç noktası olarak görülmelidir. Gerçekten de, şablonların biçimi daha genel Altı Sigma projelerine de genişletilebilir.

Hollanda ve Belçika'da birlikte çalıştığımız hastanelerin projeleri, bir günlük tanıtıcı oryantasyon ile başladı ve üst yönetim ve yöneticilerin eğitimi ile devam etti. Bu eğitimden sonra 15 yeşil kuşak daha ayrıntılı Altı Sigma eğitimi aldı ve bu eğitimler genellikle beş aylık bir süre içinde toplam sekiz gün sürdü.

Katılımcılar, kendilerini tamamen Altı Sigma'ya adamış şekilde çalışmak için kendi projelerini seçme hakkına sahipti. Proje sayısı arttıkça, Altı Sigma programını daha yakından düzenleme ve yönetme ihtiyacı ortaya çıktı, çünkü yeşil kuşaklar projelerini tamamlamakta zorluk çekiyorlardı.

Projelerin durumunu değerlendirme ve yeşil kuşaklara projelerinde destek olma amaçlı bir proje yönetim kontrol sistemini başlatacak bir Uzman Kara Kuşak (MBB) atandı. MBB, gerekli eğitim programlarını düzenledi ve bir önceki proje tamamlandıktan sonra ekiplere yeni projeleri atama sürecini yerine getirdi.

Her bir kuruluşta Altı Sigma uygulanmaya başladıktan sonra genellikle diğer çalışanlar da yeşil kuşak eğitimine ilgi gösterdiler. Altı ayda bir yaklaşık 15 çalışandan oluşan yeni gruplar için yeşil kuşak eğitim programları düzenlendi. Katılımcılar, kuruluş içindeki farklı bölüm ve konu alanlarından gelmekteydi.

Ayrıca tıp uzmanları için özel bir eğitim programı geliştirdik ve ortak kuruluşların çalışanlarını da eğitmeye başladık. Örneğin, evde bakım ve bakım evi çalışanları da proje başlatmak istediler. Bu projeler genellikle kuruluşlar arası yardımlaşmayı, iletişimi ve en önemlisi bakım kalitesini iyileştirme amaçlıydı.

Sağlık Projelerini Tanımlamak

Altı Sigma projeleri, tanımla, ölç, analiz et, iyileştir ve kontrol (DMAIC) stratejisine sıkıca bağlı kalarak yönetilirler. Her bir aşama, ancak belirli koşullar gerçekleştiği zaman tamamlanmış kabul edilir. Herhangi bir anda bir projenin durumunu bölümler ve tüm kuruluş çapında standartlaştırılmış bir şekilde değerlendirmek mümkündür. Bu, aşama-kapı yaklaşımına benzetilebilir. (5)

Tanımlama aşamasında projeler seçilir. Proje seçim süreci, proje hedeflerinin tanımlanmasını sağlar. Proje tanımlarına başlandığında belirlilik, hassasiyet ve tamamlanmış olma düzeyleri genellikle farklıdır. Hedefler, örneğin ölçüm yöntemleri veya performans göstergeleri açısından somut ve belirli olabilirler. Çoğu hedef somut ve belirli değildir. Genellikle işlevsel bir şekilleri yoktur ve değişkenleri belirsizdir.

Ölçüm aşaması, proje hedeflerinin ölçülebilir ve sayı ile ifade edilebilen göstergelerinin netleştirilmesine adanır. Bu adımın amacı, az çok belirli hale gelen proje tanımının bir veya daha fazla ölçülebilir gösterge ile ifade edilebilmesini sağlamaktır. Altı Sigma terminolojisinde bu tür ölçülebilir göstergelere CTQ adı verilir. (6)

Yaygın olarak proje tanımından CTQ'ya geçişte kullanılan araç, CTQ akışıdır. (7) Bu araç, CTQ'ların performans göstergeleri ve stratejik odak noktaları gibi yüksek seviye kavramlar ile ilişkilerini hiyerarşik olarak göstererek projenin mantığını açık hale getirir.

CTQ akışı, aşağı yönden incelendiğinde CTQ'ların belirli ölçümlerle ilişkilerini gösterir. Bu da işlevsel adı verilen tanımlar kullanarak yapılır. (8) Bu tanımlar, belirli bir ölçüm prosedürünü belirterek CTQ'ların ölçülebilmesini sağlarlar.

Ölçüm prosedürü seçmek, bir anlamda kullanılacak birim veya örneğin belirlenmesidir. Haftalık şikayet sayılarını ölçüyorsanız, biriminiz bir haftadır. Dosya başına toplam alma ve gönderme sürelerini ölçüyorsanız, biriminiz bir dosyadır. Hastaların hastanede kalma süresini ölçüyorsanız, biriminiz bir hastadır.

CTQ'lar için işlevsel tanımlar sunarak bir veri grubu için şablon (ölçüm planı) elde edilir. Ölçüm planları, veri matrisi yapısındadır. Veri matrisinin satırları, birimlere karşılık gelir. Her bir birim için veri matrisi veya veri kümesinde bir CTQ değeri, dolayısıyla bir satır vardır. Matrisin sütunları da CTQ'lara karşılık gelir.

100 projeden oluşan örneğimizin uygulamada karşılaşılan proje türlerini yeterince temsil ettiğini düşünüyoruz, ancak yine de diğer kültürel ortamlarda, projenin kara kuşak veya yeşil kuşak projesi olmasına bağlı olarak veya farklı geçmişlere sahip projeler veya ülkelerde farklı kategoriler bulunabilir.

Şekil-1'de gösterildiği gibi, verimi arttırmayı hedefleyen projeler %37, yetersizlikleri azaltmayı hedefleyen projeler %28, hasta kabul sayısını arttırmayı hedefleyen projeler %11 ve malzeme kullanımını azaltmayı hedefleyen projeler %7 oranındadır.

Toplamda, bu dört proje tipi karşılaştığımız projelerin %80'inden fazlasına karşılık gelmektedir. Örneğimizdeki projelerin yalnızca %4'ü iki veya daha fazla genel tipe dahildi.

Son olarak, projelerin yaklaşık %5'i bu genel kategorilerden hiçbirine girmiyordu. Gerçekten de bu projeler pazarlama veya yatırım kararları ile ilgiliydi. Burada da Pareto ilkesinin bir kez daha kendini gösterdiğine inanıyoruz.

Hasta kabul sayısını arttırma amaçlı proje sayısı ile proje verimini arttırma amaçlı proje sayısının bir miktar da olsa örtüştüğüne dikkat ediniz. Bu iki kategoriyi ayrı gösterdik, çünkü birincisi ekstra gelir ile ilgiliyken, ikincisi harcamaları azaltmaya odaklıdır.

Ayrıca, kaynakların planlanması ve programlanması ve tesis ve donanım kullanımının iyileştirilmesi arasında da örtüşme vardır. Bu iki kategoriyi ayrı ayrı göstermenin nedeni de, birincinin personel ile, ikincinin ise tesis ve donanım ile ilgili olmasıdır.

Kategori-1:

Hasta Kabul Sayısının Arttırılması

Hastaneler ve diğer sağlık kurumları, hasta alarak ve hastaları iyileştirerek para kazanırlar. Hollanda'daki hastane ödeme sisteminde hasta kabulü, ilk görüşme ve günlük bakım tedavileri için sabit ücretler vardır.

Yakın zamanda, Hollanda hükümeti kademeli olarak ABD'de de kullanımda olan teşhise bağlı grup sistemine benzer bir sistemi yürürlüğe sokmaya başladı. Bu sistemde, teşhis ve tedavi kombinasyonuna bağlı bir ücretlendirme uygulanıyor.

(Makalenin tamamını görselleri ile beraber basılı nüshada bulabilirsiniz.)