Facilitati de baza ale sistemului Excel

Modificarea datelor din foaia de lucru

Odata introduse datele în foaia de lucru, ele pot fi modificate prin operatii de editare.

Editarea valorii unei celule se realiza prin:

• 
  clic dublu cu mouse-ul pe celula respectiva;
  
• 
  selectarea celulei si apoi selectarea barei de formule;
  
• 
  apasarea tastei F2.
  

Dupa ce se realizeaza modificarile dorite, se tasteaza ENTER.

Pentru a realiza operatii de editare asupra unor zone din foaia de lucru, se aplica regula de baza de a selecta întâi zona supusa prelucrarii, iar apoi de a specifica actiunea dorita.

Selectarea se face prin deplasarea mouse-ului, cu butonul din stânga apasat, peste zona de celule dorita. O linie sau o coloana se mai pot selecta prin actionarea cu mouse-ul a antetului lor. De exemplu, daca se doreste selectarea întregii coloane C, se va efectua un clic cu mouse-ul pe zona care contine litera C din partea superioara a zonei de lucru.

Daca se doreste selectarea tuturor celulelor din zona de lucru, se efectueaza un clic cu mouse-ul pe butonul aflat la intersectia antetului de linie cu antetul de coloana (a se vedea figura nr.4).

Figura nr. 4 - Selectarea celulelor unei foi de lucru

Operatiile de editare posibile sunt descrise în continuare.

Mutarea unei zone selectate se poate realiza prin:

• 
  efectuarea unui clic cu mouse-ul pe una dintre marginile domeniului, mentinerea butonului mouse-ului apasat si deplasarea în noua pozitie; daca se doreste inserarea între alte date, se va tine tasta SHIFT apasata (implicit se scrie peste datele existente);
  
• 
  utilizarea optiunilor Edit - Cut si Edit - Paste;
  
• 
  utilizarea butoanele Cut si Paste din bara de instrumente.
  

Copierea unei zone selectate se poate realiza prin:

• 
  efectuarea acelorasi operatii ca si în cazul mutarii, doar ca se mentine tasta CTRL apasata;
  
• 
  utilizarea optiunilor Edit - Copy si Edit - Paste;
  
• 
  utilizarea butoanele Copy si Paste din bara de instrumente.
  

Observatie.

O facilitate speciala de copiere este oferita prin intermediul optiunii Edit - Paste Special (vezi figura nr.5), care permite selectarea unor elemente ce se doresc copiate din sursa marcata: doar valoarea, formula, formatul, comentariile etc. În plus, în cazul în care sursa este un domeniu, se
aliza operatii speciale la destinatie: transpunerea domeniului sau chiar realizarea unei operatii aritmetice sau matriciale între domeniile sursa si destinatie.

Figura nr. 5 – Fereastra Paste special

Stergerea continutului unei zone selectate se realizeaza prin utilizarea optiunii Edit - Clear cu una dintre urmatoarele variante:

• 
  All - stergerea întregului continut al zonei;
  
• 
  Contents - stergerea valorii sau formulei din zona respectiva;
  
• 
  Formats - eliminarea atributele de formatare a zonei;
  
• 
  Notes - stergerea comentariilor din zona de celule respectiva.
  

Observatii:

1. 
   Utilizarea comenzii Clear conduce doar la stergerea continutului zonei selectate, fara a se elimina liniile/coloanele (deci nu se realizeaza operatii de translatare de linii si coloane).
   
2. 
   Eliminarea continutului unor linii / coloane utilizând xclusiv mouse-ul se mai poate realiza selectând acea zona, pozitionând mouse-ul pe "handle" si deplasând mouse-ul, cu butonul stâng apasat, în sus pentru coloane, respectiv la stânga pentru linii.
   

Transpunerea liniilor si coloanelor se poate face la o copiere prin intermediul comenzii Paste Special, folosind comutatorul Transpose din fereastra de dialog Paste Special (a se vedea figura nr.5).

Inserarea de celule, linii si coloane vide se realizeaza prin intermediul optiunilor Cells, Rows si respectiv Columns din meniul Insert. De exemplu, prin intermediul comenzii Insert - Rows se va insera o linie întreaga înaintea liniei care contine celula curenta (selectata). O alta posibilitate de a insera o linie/coloana vida este de a utiliza meniul contextual al unei linii/coloane selectate.

Inserarea simultana a mai multor linii/coloane vide se realizeaza prin selectarea liniilor/coloanelor înaintea carora se vor realiza inserarile, apoi activarea optiunii     Insert - Rows/ Insert - Columns. Se va insera un numar de linii/coloane identic cu cel selectat.

Eliminarea unor celule, linii sau coloane:

• 
  eliminarea unui domeniu de celule selectat se realizeaza folosind comanda Edit - Delete. În fereastra de dialog care apare se precizeaza directia deplasarii celulelor din jurul domeniului (la stânga sau la dreapta) sau daca este vorba de o linie/coloana întreaga;
  
• 
  eliminarea unor linii/coloane: se selecteaza liniile/coloanele dorite (CTRL + clic pe antetul fiecareia), apoi se alege Edit - Delete sau optiunea similara din meniul contextual.
  

Observatie.

Prin utilizarea comenzii Edit - Delete, elementele specificate se elimina complet, celulele înconjuratoare luându-le locul prin translatie.

Identificarea unor celule din cadrul foii de lucru curente dupa anumite criterii (de obicei, un nume sau o referinta de domeniu) se realizeaza prin comanda Edit - Go To si optiunile ferestrei de dialog cu acelasi nume. Celule identificate vor fi automat selectate.

Cautare si înlocuire de valori - se selecteaza grupul de foi în care se face cautarea, apoi se utilizeaza comenzile Edit - Find sau Edit - Replace care functioneaza în mod identic cu cele din Word.

Facilitati de formatare

Daca dorim ca valorile din foaia de lucru sa apara afisate sub o anumita forma sau cu un anumit aspect, putem sa realizam acest lucru folosind facilitatile de formatare oferite de Excel. Formatarea se refera la:

1. 
   modul în care reprezentarea unei valori, dependenta de tipul ei, se reflecta în afisare;
   
2. 
   aspectul sub care se afiseaza pe ecran.
   

a. Referitor la modul de afisare, de exemplu, un numar poate reprezenta o suma de bani, un procentaj, un numar real, o data calendaristica sau un moment de timp.

Pentru reprezentarea valorilor, exista mai multe categorii de formate:

• 
  pentru numere: General, Number, Fraction, Scientific (întreg, real, cu exponent);
  
• 
  pentru date si ore: Date, Time;
  
• 
  pentru sume de bani: Currency, Percentage;
  
• 
  pentru coduri postale, numere de telefon etc.
  
• 
  definite de utilizator: Custom.
  

Aceste formate definesc doar valoarea care se afiseaza pe ecran, nu si reprezentarea din memorie. De exemplu, putem afisa un numar cu doua zecimale dar el se va reprezenta în memorie oricum cu 15 zecimale. Pentru o precizie cât mai buna, calculele se fac uzual cu reprezentarea din memorie.

b. Aspectul se refera la forma caracterelor, culoarea lor si a fondului, tipul chenarului (forma, dimensiune, culoare).

Formatarea se face prin asocierea unor atribute de format atasate celulelor sau chiar caracterelor din celule, atribute care se refera la aspectele descrise mai sus si intra în actiune în momentul afisarii valorilor. Atributele de format pot fi schimbate, inclusiv la nivel de caracter.

Asocierea atributelor de format se poate realiza prin utilizarea butoanelor de formatare continute în bara de instrumente Formatting sau a comenzii Format - Cells si a optiunilor ferestrei de dialog asociate acesteia (a se vedea figura nr.6).

Figura nr. 6 - Fereastra de dialog Format Cells

O combinatie de atribute de formatare alcatuieste un stil. Utilizatorul îsi poate defini, dupa necesitati, stiluri proprii sau poate folosi câteva stiluri predefinite. Exista de asemenea facilitati de formatare automata (functia AutoFormat, similara cu cea din Word).